Как вести объект строительства

Настройка стройки. Управленческий учет. Часть 1

Строительство ‒ понятие многогранное, объединяющее в себе разнообразные работы, труд множества людей и большие объемы различных материалов. В одиночку построить что-то серьезное и большое практически невозможно, разве что крошечный домик или песочный замок. Так как объемы ресурсов строительного процесса довольно значительные, ошибки в таком бизнесе стоят очень дорого.

Есть много материала про управленческий учет, но не всегда понятно как применять управленческий учет для конкретного бизнеса. Мы решили объяснить применимость управленческого учета для разных типов бизнеса. Этой статьей мы открываем серию статей в которых опишем специфику ведения управленческого учета для строительных компаний.

На конкретном примере мы разберем:

в чем основные отличия управленческого учета для строительных компаний от проектного учета;

в чем специфика сметы и отличия от бюджета проекта;

как определить требования к учету на начальном этапе, чтобы в результате получить необходимую информацию для принятия управленческих решений

Деятельность строительных компаний является проектно-ориентированной. В управленческом учете таких компаний отражают особенности проектной деятельности и добавляют строительную специфику:

Формула управленческого учета для строительного бизнеса:

Управленческий учет (основа) + проектная специфика + строительная специфика

Разберем специфику строительного, точнее строительно-проектного учета, который является продолжением управленческого и проектного учета, о которых я детально рассказывала в предыдущих статьях и здесь буду делать к ним отсылки.

Строительный учет необходим компаниям, которые ведут строительный бизнес и работают с такими видами реализации как:

услуги (генподряд, консультационные).

По сравнению с выполнением работ или услуг на обычных проектах, которые выполняются, по большей части, с использованием одного вида ресурсов — человеческого ресурса, при выполнении строительных проектов добавляется второй вид ресурсов — материальный ресурс. Учет материальных ресурсов по проектам является одной из специфик строительного учета.

Вторая специфика заключается в том, что компания может оказаться в разных ролях по видам оказываемых услуг: подрядчик, генподрядчик, заказчик, поставщик материальных ресурсов.

Общая структура деятельности строительных компаний

Ведение строительного учета — дело довольно хлопотное, и использовать его нужно осознанно.

В случае, когда объект строительства — это отдельно взятое здание или сооружение без вспомогательных или подсобных строений: например, жилой дом или школа; или если организация выполняет только субподрядные работы на одном проекте, для получения управленческой отчетности достаточно вести только проектный учет, не усложняя его дополнительной спецификой.

Проблема усложняется, например, когда компания ведет одновременно несколько видов деятельности или когда объект строительства — это комплекс зданий и сооружений.

Чтобы свести потери к минимуму, необходимо выполнять детализацию, контроль и анализ финансовых результатов на всех этапах строительства объекта. Для этих целей компании используют управленческую отчетность, как результат управленческого учета.

Итак, с чего начинается любой проект? С бюджета.

Бюджет

Бюджет проекта в строительном бизнесе — это смета, которая раскрывает суть проекта и содержит обоснование его целесообразности и реализуемости.

Смета формируется за рамками управленческого учета, и является ориентиром для руководителя при проведении анализа строительной отчетности.

Процедура формирования сметы — тема достаточно обширная и ей необходимо посвятить отдельный разговор. Отмечу, что смета бывает нескольких видов, в зависимости от ее «этапа жизни»: от начала формирования до передачи на исполнение. При движении от этапа к этапу точность расчета увеличивается.

Виды смет:

Рассмотрим весь процесс формирования управленческого учета для строительных компаний на примере компании «Строим все», которая строит один объект, состоящий из нескольких сооружений и выполняет СМР.

Структура деятельности «Строим все»

Как и при анализе любого проекта, начнем с Бюджета. В случае строительного учета ‒ сметы.

Рассмотрим смету, сформированную соответствующим подразделением для Сооружения 1.

Сооружение 1. Смета

Если провести сравнение Сметы и Бюджета проекта, то есть явные отличия:

В смете, кроме работ и услуг (собственных и привлеченных), в структуре затрат значительную часть составляют материалы.

Смета имеет гораздо большую детализацию статей.

Если в бюджете проекта мы все собственные затраты закладывали в ставку (себестоимость штатных сотрудников) и выделяли отдельно лишь несколько статей, то в смете, расходы формируются по каждому виду ресурсов, так как в ставку сотрудника нельзя уложить такие расходы как: стоимость материалов, оборудования техники. Необходима большая детализация.

Как я уже говорила, смета является внешним источником данных для проведения анализа на основе фактических и плановых данных, для формирования качественной и количественной оценки выполнения проекта. Используя данные анализа, вы сможете разработать различные варианты управленческих решений, направленных на устранение причин отклонений показателей выручки от ожидаемых.

Структура расчета фактических показателей

Получив смету и проведя предварительный анализ необходимых ресурсов, руководство компании «Строим все» приняло решение вести данный проект с использованием строительного учета. Цель руководства — получать управленческую отчетность для контроля распределения своих ресурсов, которые состоят из людей, материалов и техники между всеми проектами: два сооружения и СМР. И дальнейшей оценки эффективности использования этих ресурсов для принятия решений, оценки завершенности этапов работ, объемов использования материалов.

С чего нужно начать?

Построение строительного учета, как и проектного учета, осуществляется в три этапа.

Этап1. Определение требований к учету

Требования руководства компании к управленческому учету — это отчетность, которая содержит информацию, необходимую для управления и оценки деятельности.

На этом этапе уточняется состав и глубина детализации отчетов. Так как отчет представляет собой таблицу, столбцы такой таблицы ‒ это статьи аналитики, а строки ‒ деление по статьям доходов и расходов

Напомню, для строительного бизнеса, как проектно-ориентированного, управленческий учет строится на основе проектного учета с добавлением специфики.

Управленческий учет = Проектный учет + Специфика строительного бизнеса.

О требованиях в проектом учете:

Специфические отличия строительно-проектного учета:

По аналитике, то есть столбцам таблиц отчетов, требуется анализ по

отдельным сооружениям и конструкциям;

объектам разного назначения внутри одного объекта.

Столбцы аналитики, сформированные для компании «Строим все»

По строкам, то есть группировке статей расходов, структура, как минимум, трехъярусная:

прямые производственные (сырье, работа техники, трудовые ресурсы),

косвенные производственные (подготовка, проектные работы, благоустройство, временные сооружения и т.п), которые относятся целиком на объект договора. Соответственно, их необходимо распределять на этапы или отдельные объекты строительства, сооружения;

косвенные административные (офис).

Напомню, что в проектном учете до этого мы рассматривали двухъярусную структуру:

1. Прямые расходы на сотрудника ‒ например, заработная плата, командировочные расходы.

2. Косвенные административные расходы ‒ например, аренда офиса..

Результатом этих требований будет являться разработанная структура отчета

Отчет для компании «Строим все»

Выводы:

Подытожу, о чем я рассказала в этой статье:

о специфических особенностях строительного учета;

о видах смет и роли сметы в строительном учете;

о требованиях к построению строительного учета на примере строительной компании.

В следующих статьях рассмотрим как создать правила реализации поставленных требований (Этап 2) и какой подход применять для автоматизации созданных правил (Этап 3)

Обо всем этом детально в мастер классе

Хотите узнавать о новых публикациях и быть в курсе наших новостей?Подпишитесь

Источник

Как правильно вести учет в строительстве

Чтобы правильно вести бухгалтерский и налоговый учет в строительстве, необходимо учитывать специфику этой отрасли и применять в работе нормативные документы, регламентирующие порядок отражения хозяйственных операций в учете строительных организаций.

• Как правильно вести учет в строительстве
• Как вести учет материалов
• Как списывать затраты на строительство

Разработайте и утвердите приказом руководителя учетную политику с учетом спецификации строительной организации. Определите в документе порядок учета расходов. Установите также порядок и сроки проведения инвентаризации имущества.

Оформите обособленные подразделения (филиалы) в налоговой инспекции по месту нахождения стройплощадок, если строительные объекты организации расположены в различных регионах. Определите порядок и сроки передачи первичных документов из этих подразделений.

Используйте для фиксирования совершенных хозяйственных операций Типовые унифицированные формы первичных документов, действующие в строительстве (Постановление Госкомстата от 11.11.1999 №100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ»).

Отражайте научно-исследовательские, опытно-конструкторские работы в бухгалтерском учете следующими проводками:
— Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — учтены расходы по приобретению нематериальных активов;
— Дебет счета 04 «Нематериальные активы», Кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» — нематериальные активы приняты к учету.

Включайте в налоговом учете расходы на научные исследования и опытно-конструкторские работы в состав прочих расходов равномерно в течение одного года при условии их использования в производстве с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором такие исследования завершены (статья 262 Налогового кодекса РФ).

Отражайте затраты по каждому объекту в составе незавершенного производства с начала выполнения работ до конца завершения строительства (ПБУ 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство»), если организация выполняет работы по договору подряда.

Учитывайте затраты по объекту на счете 20 «Основное производство, если организация является подрядчиком или инвестором. Откройте к этому счету субсчета в разрезе каждого заказчика и строительного объекта. Спишите по окончании строительства стоимость объекта на счет 43 «Готовая продукция».

Ведите учет затрат на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», если организация является застройщиком. После завершения работ спишите стоимость объекта проводкой: Дебет счета 01 «Основные средства», Кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Источник

Учет закупок и ТМЦ в строительной организации: как навести порядок?

Учет закупок в строительной компании является одним из важнейших составляющих всего процесса строительства. От оперативности поставок и качества материалов зависит функционирование строительного производства и, соответственно, самой компании в целом. Поэтому в течение автоматизации данной отрасли особое внимание уделяется участкам закупок и учета ТМЦ, как одним из наиболее важных в работе отдела бухгалтерии, снабжения и строительных участков. В данной статье специалистов компании «Катран ПСК» приведен подробный анализ возникающих в учете строительной организации проблем и путей их решения на примере реализованного на реальном предприятии порядка.

Строительная компания «СибЛидер» в 2002 году первой из застройщиков осознала необходимость формирования марки жилья. Создание и выведение на рынок торговой марки «Кленовый ДВОРИК» является демонстрацией ответственности компании «СибЛидер».

За время своей деятельности компания заработала себе доброе имя и хорошую репутацию. Новаторский подход к такому традиционному виду деятельности, как строительство, в сочетании с социальной ориентированностью делают компанию одним из лидеров строительного рынка.

Начав свою деятельность с возведения домов в обжитых районах города Красноярска, компания значительно расширила масштабы строительства, предложив городу беспрецедентный проект — проект комплексной реконструкции целого района. Сейчас компания продолжает строительство социально ориентированного жилья, совершенствуя качество застройки и выводя на рынок недвижимости Красноярска новые объекты под торговой маркой «Кленовый ДВОРИК».

Для автоматизации учета крупной строительной компании лучше всего подходит специально разработанный программный продукт «1С:Управление строительной организацией 8».

Эта программа позволяет организовать единое информационное пространство внутри предприятия и вести полноценный учет всех отраслей деятельности, включая строительное производство, учет закупок и запасов, бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и учет заработной платы, бюджетирование.

В процессе автоматизации на предприятии обычно происходит переоценка работы всех отраслей, оптимизация взаимодействия отделов и выявление давно существующих проблем, которые негативно сказываются на работе компании.

Как правило, на этапе внедрения программы выявляются и устраняются причины проблем и, соответственно, негативные факторы, мешающие эффективной работе компании/отдела.

В данной статье мы опишем, какие проблемы строительной компании «СибЛидер» решила автоматизация с помощью «1С:Управления строительной организацией 8» на примере.

Проблема № 1: «пересортица» материалов и единиц измерения при списании в производство

Проблемы в организации учета могут возникнуть в ситуации, когда бухгалтер обнаруживает, что материал, который, судя по документам, был использован в производстве, не числится в учете.

Пример 1

Списание материалов в производство происходит в бухгалтерском учете следующим образом: начальник участка (прораб) ежемесячно подает в бухгалтерию собственноручно оформленные формы на списание материалов (форма М-19). В форме М-19 у прораба числится материал «Теплоизоляция» в количестве 20 кв. м.

Бухгалтер, анализируя оборотно-сальдовую ведомость по 10 счету по участку прораба, не видит там материала «Теплоизоляция», но зато там присутствуют материалы «Технолайт» в количестве 10 куб. м. и «Техноплекс» в количестве 5 кв. м.

По своему опыту, бухгалтер понимает, что эти два материала можно списать взамен материала «Теплоизоляция», заявленного прорабом, и начинает считать, сколько нужно списать кубических метров «Технолайта» и квадратных метров «Техноплекса», чтобы получилось нужное для списания количество материала «Теплоизоляция».

Причин подобной ситуации может быть несколько:

1. Поставщиков материалов, как правило, немало. А сколько поставщиков — столько и наименований одного и того же материала. Поэтому при оприходовании материалов на склад один и тот же материал можно назвать по-разному в зависимости от того, как он будет называться в документах на поступление.

2. Начальники участков, составляя формы на списание, используют наименования материалов, взятые из планово-проектной документации, которая порой содержит устаревшие наименования, не встречающиеся в реальной жизни.

3. При поступлении и списании использованы разные единицы измерения, которые также зависят от поставщика и норм, заложенных в проектную документацию, на которую ориентируется прораб.

Решениями данной проблемы в учете до автоматизации являлось заведение новых наименований материалов в справочнике Номенклатура, скрупулезное сравнение бухгалтером остатков по бухгалтерскому учету в программе и форм на списание, подготовленных прорабом.

Исходя из наличия и способа решения данной проблемы в учете, мы получаем следующие факторы, негативно влияющие на состояние учета организации и работу бухгалтера в целом:

• неэффективное расходование времени сотрудников бухгалтерии при списании материалов на перевод одних материалов в другие, подсчет разницы между единицами измерения и пр.;
• некорректные остатки на складе, на котором находятся разные наименования одного и того же материала;
• разросшийся справочник Номенклатура, который содержит несколько наименований одного и то же материала, что к тому же затрудняет выбор нужных материалов при оприходовании их на склад.

Выделяются следующие методы устранения причин проблемы.

1. Методическая проработка справочника Номенклатура. Целью этой проработки является уточнение наименований материалов, расширение ассортимента номенклатуры в тех случаях, где это необходимо. В результате при поступлении материалов экономится время на подбор нужного материала в документ, не приходится выбирать одно наименование, подразумевая при этом другое.

2. Разработка единой для всех отделов схемы учета закупок. Данная схема, объединяющая в единую работу все заинтересованные отделы (строительные участки, отдел снабжения, бухгалтерию), исключает возникновение «пересортицы» материалов и единиц измерения. Ведь еще на этапе заказа строительных материалов поставщикам все отделы, во-первых, работают с общим справочником материалов, во-вторых, пользуются одним блоком документов, по цепочке связанными один с другим.

Приведем описание решения в программе.

В справочнике Номенклатура был расширен ассортимент номенклатурных позиций, а для ряда материалов добавлены дополнительные характеристики (размеры, диаметры, состав материалов, давление), которые позволили уточнить сущность материалов, не добавляя при этом новых позиций номенклатуры в справочник.

Исходя из возможностей программы «1С:Управление строительной организацией» и особенностей предприятия была предложена единая схема закупки и документооборота, объединяющая все заинтересованные отделы (см. рис. 1):

• начальник участка (прораб) сам формирует в программе заявку на материалы при помощи документа Внутренний заказ, пользуясь общим для всех отделов справочником Номенклатура;
• руководитель отдела снабжения анализирует заявки прорабов при помощи отчета Анализ внутренних заказов; на основании внутренних заявок в программе автоматически формируются заказы поставщикам на поставку материалов;
• на бухгалтерских документах на поставку материалов, которые предоставили поставщики, инженеры отдела снабжения проставляют номер заказа поставщику и передают документы в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, на основании указанного заказа вводит документ Поступление товаров и услуг, изменяя при необходимости только количество и стоимость этих материалов.

Таким образом, начиная с заказа материалов и заканчивая их поступлением на участок, в программе обеспечивается единство наименований материалов и единиц измерения, что сводит проблему «пересортицы» к желаемому минимуму.

Проблема № 2: «красные» остатки в учете после списания материалов производство

Еще одной существенной учетной проблемой являются отрицательные остатки после списания материалов в производство.

Пример 2

В форме на списание материалов (форма М-19) прораб заявляет на списание 20 000 шт. кирпича. На остатках по бухгалтерскому учету в программе числится всего 18 000 шт. кирпича. Прораб не ошибся в количестве, просто документы в бухгалтерию на остальные кирпичи еще не подошли, а подойдут только в следующем месяце.

Причиной возникновения данной проблемы является неоперативное оформление в бухгалтерском учете поступления материалов на участки из-за отсутствия документов от поставщиков. Проблема очень часто встречающаяся практически на всех предприятиях. Ведь согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» мы не имеем права оприходовать в бухгалтерском учете материалы без оформленных должным образом сопроводительных документов.

Одним из вариантов решения проблемы для бухгалтера является фиксирование подобных фактов в отдельном месте (например, в специальной «красной» тетради), для того чтобы «досписать» эти материалы в следующем месяце после поступления документов. Данная проблема «красных» остатков порождает следующие тенденции, негативно влияющие на работу компании:

• невозможность получения оперативной информации о состоянии складских запасов для отделов бухгалтерии, снабжения и строительных участков;
• невозможность быстрого получения достоверной информации о закупках материалов для отделов компании, прежде всего для отдела снабжения, который проводит план-фактный анализ закупок;
• трения между отделом снабжения, ответственным за своевременный подвоз документов, и бухгалтерией, ответственной за списание материалов.

Вариантом решения этой проблемы является разделение поступления и списания материалов в программе на два вида учета: управленческий и бухгалтерский. Программа «1С:Управление строительной организацией 8» дает такую возможность: поступление материалов по разным видам учета оформляется разными документами, информация о складских остатках всегда актуальна и доступна в управленческих отчетах по складу, поступление по бухгалтерскому учету оформляется только при поступлении надлежащих документов, и только после этого информация о поступивших материалах отражается в оборотно-сальдовой ведомости по 10-му счету и других стандартных бухгалтерских отчетах. Списание материалов также оформляется разными документами: чтобы списать нужное количество материалов по управленческому учету, не нужно дожидаться поступления бухгалтерских документов от поставщика.

Такое решение дает возможность оперативно контролировать поступление и списание материалов, отслеживать разницу при списании материалов при помощи программы, а не вручную, получать информацию о реальных складских остатках.

В программе было реализовано следующее решение. Начальник участка (прораб) оформляет приход материалов на свой склад при помощи документа Приходный ордер на товары. Информация о поступлении и текущих складских запасах сразу же отражается в отчетах Ведомость по товарам организаций (см. рис. 2). Таким образом, у заинтересованных сотрудников всегда есть возможность оперативного получения информации о текущих складских запасах. Эта информация отражается только в управленческом учете, в бухгалтерском учете данные о поступивших материалах появятся только после оформления документов поступления в бухгалтерии.

Списание материалов по управленческому учету прораб также оформляет отдельно при помощи документа Требование-накладная.

После формирования и утверждения документа он передается в бухгалтерию, и бухгалтер на его основании вводит свой документ Требование-накладная, который проводится только по бухгалтерскому учету (см. рис. 3).

В результате разделения поступления и списания материалов на управленческий и бухгалтерский учет мы получаем возможность вести оперативный учет товарно-материальных ценностей, соблюдая законодательство и получая всю необходимую информацию о состоянии складских запасов.

Проблема № 3: задержка документов от поставщиков

Причиной возникновения данной проблемы является отсутствие контроля за документооборотом, возникшее по причине того, что бухгалтер не имеет представления, когда, в каком количестве и от кого материалы поступили на участок. Соответственно, он не знает, какие документы ему требовать от отдела снабжения и поставщиков.

Пример 3

Бывает, что бухгалтер, составляя акт сверки для того или иного поставщика, не находит у себя в программе какого-либо документа на поступление материалов, причем на серьезную сумму.

При этом отдел снабжения, ответственный за сбор документов с поставщиков, может утверждать, что все документы уже сданы, и никаких претензий к нему быть не должно.

Из-за подобной ситуации в документообороте бухгалтерия и руководство компании получают следующие неприятные результаты:

• проблемы при списании материалов, на которые еще не подошли документы;
• неадекватную информацию о кредиторской задолженности компании перед поставщиками;
• проблемы при составлении актов сверок и управленческих отчетов.

При помощи типового отчета в программе «1С:Управление строительной организацией» Ведомость по товарам к получению мы всегда можем получить информацию о том, по каким материалам, поставщикам и первичным накладным произошла задержка документов от поставщиков (см. рис. 4):

В отчете Ведомость по товарам к получению графа «Приход» обозначает количество поступивших материалов по управленческому учету, графа «Расход» — поступление материалов по бухгалтерскому учету, а «Конечный остаток» соответственно остаток материалов, по которому в бухгалтерию еще не поступили документы от поставщиков. Отчет можно расшифровать по поставщикам и конкретным документам поступления.

Из отзыва генерального директора ООО «СибЛидер» И.В. Шиманского:

«В результате внедрения нового программного продукта в строительной компании «СибЛидер» все ключевые участки учета были объединены в одном информационном пространстве для наиболее эффективного решения поставленных перед ними задач, сотрудники отделов получили удобный и действенный инструмент для выполнения своих должностных обязанностей, а руководство предприятия — возможность оперативного получения необходимой информации об оперативной, производственной и финансовой деятельности компании.»

Результаты внедрения

Кратко подытожим результаты автоматизации учета закупок и ТМЦ для компании и ее отделов.

Для отдела бухгалтерии удалось добиться:

• избавления от пересортицы в материалах и единицах измерения при поступлении и списании — теперь все отделы, благодаря единой схеме учета закупок работают с одними и теми же наименованиями материалов и единицами измерения;
• упрощения ввода информации о поступлении материаловдля бухгалтера — теперь документ Поступление товаров и услуг заполняется автоматически на основании указанного заказа поставщику;
• возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов;
• автоматизированный контроль «красных» остатков при списании материалов благодаря разделению поступления и списания материалов на два вида учета;
• эффективный инструмент для контроля документооборота — теперь бухгалтер точно знает, по каким материалам в бухгалтерию еще не поступили документы от поставщиков.

У отдела снабжения появилась:

• возможность быстрого получения достоверной информации о поступлении материалов на участки;
• возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов.

На строительных участках обеспечены:

• контроль поступления и списания материалов на строительных участках;
• возможность оперативного получения информации о состоянии складских запасов.

Итак, автоматизация учета закупок и запасов при помощи программы «1С:Управление строительной организацией 8» позволила ряду отделов строительной компании оптимизировать выполнение своих повседневных обязанностей, облегчила получение необходимой аналитической информации по деятельности компании, которая ранее была недоступной или труднодостижимой, открыла пути дальнейшего развития компании в части минимизации затрат, эффективного управления строительным производством, управления кредиторской задолженностью и развития отношений с поставщиками.

Источник