Кто занимается закупкой материалов для строительства

Строительство имеет характерные отличия от других отраслей производства – по техническим, экономически и организационным признакам. Одну из ключевых ролей играет отдел материально-технического обеспечения, бесперебойная работа которого оказывает влияние на процессы реализации строительных проектов по срокам и стоимости. Сэкономить на покупке стройматериалов можно — нужно только знать правильную тактику снижения накладных расходов.

Организация работы отдела снабжения строительной компании

В небольших компаниях опции обеспечения могут выполнять несколько сотрудников по совместительству с основными обязанностями. Но в крупных строительных компаниях, в особенности тех, которые получили подряд на возведение объектов специфических отраслей, работа с поставщиками строительных материалов должна вестись отдельным отделом.

Отдел снабжения строительства выполняет следующие функции:

• несет ответственность за обеспечение строительными материалами объектов строительства;
• осуществляет заказ материалов по заявке;
• отслеживает наличие необходимого оборудования и инструментов для работы и строителей.

Какими качествами должен обладать снабженец:

Управление закупками — С чего начать и чем закончить…

• внимательность к деталям;
• устойчивость к конфликтным ситуациям;
• организованность;
• многозадачность;
• ответственность;
• аналитический склад ума;
• коммуникабельность.

Специалист отдела снабжения должен иметь представление о логистической работе, транспортировке груза, их хранении и приеме. Зачастую снабженцам приходится работать и с бухгалтерской документацией.

Эффективность работы отдела должна регулярно контролироваться. Эта функция может быть возложена на генерального или коммерческого директора. Отслеживаются следующие действия:

• планирование заказов во избежание приобретения ненужных материалов;
• выбор поставщиков, список претендентов в обязательном порядке должен быть согласован с финансовой службой;
• замена поставщиков, если условия соглашений нарушаются;
• строительная компания закупка материалов на основании конкурсов – закрытых и открытых по приоритетным направлениям компании.

В сложных экономических условиях, в которых работает большая часть компаний на сегодняшний день, деятельность отдела снабжения должна оптимизироваться:

• представителям малого бизнеса не следует заниматься долгосрочным планированием. Оптимальное решение – рассчитывать реальные потребности на месяц. Запросы по материалам желательно удовлетворять лишь по живым заявкам;
• необходимо пересмотреть отношения с поставщиками, так как цены регулярно меняются. На рынке появляются новые компании, согласные на сотрудничество на более выгодных условиях;
• с недобросовестными партнерами, которые систематически нарушают условия договоров, нужно разрывать контракты;
• не нужно стесняться торговаться с поставщиками. Отдел снабжения может требовать скидок, пересмотра графика выплат за поставки;
• регулярно должна проводиться инвентаризация запасов для выявления невостребованных материалов. Излишки можно использовать под нужды компании.

Как выбрать поставщика строительных материалов

При любом строительстве одна из самых существенных статей расхода – это строительные материалы. Суммарная величина зависит не только от количества/качества материалов, но и от логистики/доставки. Сотрудничество с надежным поставщиком, который может организовать своевременную доставку, а также инструменты контроля расхода материалов, положительным образом повлияют на стоимость и сроки строительства

Как выбрать надежного поставщика:

• оценить репутацию компании и опыт работы;
• выяснить специализацию;
• обратить внимание на соблюдение условий сотрудничества с другими клиентами;
• мобильность поставщика.

Когда вы взаимодействуете только с одним поставщиком, хоть и с тем, который уже неоднократно себя показывал с положительной стороны, вы автоматически соглашаетесь с предложенными им ценами. Однако, сотрудничая с несколькими поставщиками, вы можете рассчитывать на скидку или более привлекательные условия.

Лучше всего запросить как минимум три предложения от разных поставщиков, чтобы получить справедливую и конкурентоспособную цену. Желательно получить расценки в письменной форме (в виде коммерческого предложения), что упрощает последующее сравнение не только цен, но и условий поставки (сроки, гарантии замены дефектных материалов и т.д.).

Автоматизация закупок строительных материалов

Эффективным способом сократить издержки в строительстве является автоматизация управления движением материалов и контроля их расхода. Программный продукт БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Снабжение и склад предназначен автоматизировать процессы снабжения в строительстве и включает следующие функциональные возможности:

• информация загружается из сметных программ;
• ведется учет заявок на материалы;
• формируются заказы поставщикам;
• контролируется расход материалов;
• реализована возможность списания материалов по себестоимости;
• доступна интеграция с терминалом сбора данных (ТСД) и мобильное приложение прораба;
• резервируются материалы на складе из свободного остатка;
• заказы на закупку формируются по нескольким заявкам;
• событийный интерфейс позволяет организовать взаимодействие между всеми участниками процесса.

Преимущество системы – ведение учета и закупок в разрезе строительных площадок/складов.

Автоматизация дает возможность снизить расходы на материалы до 20% и обеспечивает своевременные поставки. С помощью софта можно выявить излишки и недостачи, провести план-фактный анализ. Заявки на материалы формируются с указанием склада, объекта и инициатора. В программе отражается и дата исполнения, контроль осуществляется на каждом этапе процесса снабжения.

В программе можно составить несколько видов отчетов по ресурсной и лимитно-разделительной ведомости. Так, например, план-фактный анализ расхода МПЗ позволяет своевременно выявить отклонения от сметных норм.

Пример отчета «План-фактный анализ расхода МПЗ» в программе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО

Работа с тендерными площадками

Продукт БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Тендерные закупки с модулем «Снабжение и Склад», служит дополнением к основным его возможностям, связанным с выбором поставщика материалов. Решение в особенности будет полезно специалистам отдела закупок.

• определение оптимальной стоимости поставки материалов;
• отправка предложений в автоматическом и ручном режимах;
• взаимодействие с торговыми площадками через внешний интерфейс;
• предусмотрено формирование печатной версии документов для рассылки запросов.

Как эффективно управлять материально-производственными запасами строительной компании с помощью модулей программы БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО? В видеообзоре эксперт компании расскажет о рекомендуемых модулях и функционале решений, которые помогут взять ситуацию с материалами под контроль.

Хотите внедрить БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО в своей компании и бесплатно протестировать возможности программы? Для этого достаточно оставить заявку на сайте или написать онлайн-консультантам в чат.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Источник: www.1cbit.kz

Кто занимается закупкой материалов для строительства

С трудностями в процессе проведения торгов может столкнуться даже квалифицированный специалист по закупкам. Например, поставщики могут совершать ошибки в оформлении документов, а технические описки в заявке наверняка приведут к тому, что заявку отклонят.

Заказчики могут забыть указать в техническом задании некоторые параметры, которые позволят предложить товар, фактически не подходящий заказчику, или оборудование, которое не будет взаимодействовать с уже имеющимся в одной рабочей среде.

Нередки случаи, когда в условиях контракта указаны или, наоборот, не прописаны существенные моменты, влияющие на ценообразование контракта и его дальнейшее исполнение. Например, заказчик не указал необходимость сборки мебели после ее поставки, и возникла необходимость закупать услуги по сборке отдельно.

Закупки в сфере строительства являются одними из самых важных при размещении государственного и муниципального заказа и обычно находятся на особом контроле, поэтому допускать ошибки при их проведении крайне нежелательно.

Ошибки на этапе разработки проектной документации

С первыми ошибками специалисты по закупкам могут столкнуться уже при составлении проектной документации. Попытка сэкономить на этом этапе во много раз повышает риск привлечения неопытных проектировщиков, что может дать на выходе некорректно составленные документы. В итоге скрытые дефекты будут выявлены только подрядной организацией уже на этапе исполнения работ по капремонту, что повлечет за собой в лучшем случае удорожание стоимости исполнения контракта, в худшем — невозможность его дальнейшего исполнения.

Подрядчик-проектировщик может отдать проект на субподряд внутри своей же организации (например, проектированием вентиляции будет заниматься один отдел, а системой противопожарной безопасности — другой). Отдельные проектировщики не видят картину в целом, что может привести к противоречиям в финальном сведенном документе и к серьезным проблемам при выполнении работ строительным подрядчиком.

Чтобы избежать таких ошибок, необходимо осуществлять конкурсный отбор проектировщиков, учитывая не только цену исполняемого контракта, но и опыт и квалификацию самих участников.

Ошибки на этапе обоснования начальной максимальной цены

Часто заказчики допускают ошибки при обосновании НМЦК закупки. Большинство заказчиков считает, что сметной стоимости достаточно, чтобы объявить НМЦК и проводить закупку по этой цене. Минстроем России принят приказ №841/пр, который определяет порядок обоснования НМЦК при проведении закупок в рамках градостроительной деятельности. В соответствии с этим приказом следует разграничивать понятия «сметная стоимость» и «НМЦК».

Сметная стоимость — это суммарная стоимость видов работ, оборудования, материалов и т.д. НМЦК — это цена, от которой мы готовы проводить данную закупку. Согласно приказу Минстроя, она определяется как стоимость сметных работ, увеличенная на показатель инфляции, который предполагает, что работы будут проводиться некоторое время и рыночная конъюнктура может поменяться.

Например, может произойти удорожание строительных материалов или изменение курса валют, которое также приведет к удорожанию материалов, затратам на з/п сотрудников и пр. В связи с этим заказчики, которые проводят закупку, исходя исключительно из сметной стоимости, часто получают жалобы от участников закупок. Применение приказа Минстроя для правильного расчета НМЦК позволит избежать конфликтов и ошибок.

Ошибки на этапе осуществления закупки

Серьезные и обидные ошибки могут возникнуть уже при осуществлении самой закупки. Для проведения крупной закупки в области строительства и капитального ремонта заказчик может выбрать либо электронный аукцион, либо открытый конкурс в электронной форме.

Если заказчик выбирает электронный аукцион, то важно помнить, что к участникам закупок на сумму от 5 млн рублей и выше устанавливается дополнительное требование — наличие как минимум одного ранее выполненного контракта. Перед подачей заявки участник закупки должен заблаговременно предоставить данную информацию оператору электронной площадки.

Нарушение этого требования приводит к невозможности подачи заявки на участие, и закупка может не состояться в связи с отсутствием поданных заявок. Единственная рекомендация в данном случае — заранее провести подготовительную работу перед публикацией закупки, пригласить участников и предупредить их о необходимости заранее предоставить документы оператору ЭТП.

В рамках проведения конкурсной процедуры заказчики могут неправильно выбрать способ закупки в виде конкурса с ограниченным участием, ориентируясь на необходимость установления дополнительных требований к участникам по аналогии с аукционом.

Но, к сожалению, на строительство и капитальный ремонт дополнительные требования устанавливаются только в рамках электронного аукциона, и проведение такой закупки в виде конкурса с ограниченным участием не предусмотрено законом, за исключением работ по сохранению объектов культурного наследия, а также строительства в сфере атомной энергетики.

При проведении открытого конкурса заказчик должен установить критерии оценки в соответствии с постановлением Правительства № 1085. Некоторые заказчики не принимают к подтверждению квалификации участников закупки контракты на исполнение сноса объектов капитального строительства.

Они объясняют это тем, что при закупке на строительство и капремонт они рассматривают контракты, которые относятся именно к такой сфере деятельности, а снос не может в полной мере отображать опыт исполнения подобных контрактов.

Однако практика ФАС показывает, что применять постановление правительства № 1085 нужно с точностью до запятой. В постановлении, в частности, указано, что к контрактам, подтверждающим квалификацию участника, относятся в том числе и контракты на снос объектов капитального строительства. Как бы заказчику ни хотелось применить принцип «ломать — не строить», практика применения постановления у нас уже сложилась.

Ошибка на этапе исполнения контракта

В рамках исполнения контракта подрядчик также может столкнуться с рядом трудностей. Например, обнаруженные скрытые дефекты или удорожание строительных материалов, погодные условия, которые повлекли за собой невозможность в данный период осуществлять работы. Что делать в таких случаях?

Подрядчик обязан своевременно уведомить заказчика о сложностях, которые возникают при исполнении контракта. Данное положение прописано в статье 94 закона №44-ФЗ. Тем не менее некоторые подрядчики этого не делают и констатируют факт невыполнения работы только на этапе сдачи.

С одной стороны, заказчик должен применить соответствующие санкции в отношении данного участника, назначить неустойки. С другой стороны, подрядчик не готов нести наказание, потому что выполнить эти работы он не смог по объективным причинам.

Решить вопрос можно, если проинформировать заказчика заранее и согласовать внесение изменений в проектную документацию и в условия контракта. Согласовав это с органами власти, стороны получат возможность внесения изменения в контракт на строительство, заключенный на срок больше года.

Ошибки на этапе экспертизы исполнения контракта

Еще одна головная боль заказчиков — экспертиза исполнения контракта и привлечение экспертов. Во-первых, в качестве эксперта можно привлечь разработчика проектной документации — это разрешается в рамках закупки у единственного поставщика в части авторского надзора. Во-вторых, экспертов также можно найти путем конкурентных процедур.

Тем не менее некоторые заказчики проводят экспертизу собственными силами, при этом далеко не всегда обладая необходимым экспертным уровнем, чтобы найти скрытые дефекты. В результате дефекты выявятся на этапе эксплуатации, что может привести к серьезным последствиям вплоть до угрозы жизни людей.

Источник: rb.ru

Обязанности специалиста по закупкам

Обучение по 44-ФЗ Обучение для госзаказчиков Обучение для поставщиков Повышение квалификации Профпереподготовка Обучение контрактных управляющих Обучение по 223-ФЗ Обучение для заказчиков Обучение для поставщиков Повышение квалификации Профпереподготовка

Антикризисное предложение до 10 октября

Обязанности специалиста по закупкам: что в них входит?

Полезные материалы для скачивания

Видеообзор изменений в госзакупках в связи с COVID-19

Изменения в законодательстве по госзакупкам

Закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

Новые условия заключения прямого договора

Аукцион в электронной форме

Обзор нормативной базы и порядка проведения и участия

Планирование закупок по 44-ФЗ

Кадровое обеспечение по 44-ФЗ

Требования к контрактной службе, комиссии по осуществлению закупок,
приемочной коммисии, профстандарты

При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам

Из этой статьи вы узнаете:

• Чем конкретно занимается специалист по закупкам
• Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
• В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя.

Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.

Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.

Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:

• подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
• контроль всех этапов процесса;
• анализ расходов;
• ведение базы заказов;
• возвращение залога участникам торгов;
• аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
• анализ заявок участников, их прием и отклонение.

В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:

• поиск закупок по профилю компании;
• сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
• формирование предложений о ценах;
• подача документов в сроки, установленные заказчиком;
• соблюдение условий, установленных процедурой.

Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст.

38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).

В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.

Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.

Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.

Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.

Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.

В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?

1. В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
2. Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
3. После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
4. Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.

Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.

Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.

Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:

• составление плана закупок на определенный период;
• контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
• определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
• постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.

Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.

Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:

• требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
• основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
• основы антимонопольного законодательства;
• основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
• особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
• методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
• основы информатики в части применения к закупкам;
• этика делового общения и правила ведения переговоров;
• дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
• требования охраны труда.

К умениям специалиста по закупкам относится:

• мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
• составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
• анализ заявок поставщиков;
• отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
• ведение переговоров, составление заявок и предложений;
• отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
• создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
• анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
• взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.

Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:

• законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
• должностная инструкция;
• трудовой договор;
• внутренние акты компании.

Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:

• сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
• организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
• подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
• организация и проведение всех закупочных мероприятий;
• подведение итогов закупки;
• выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.

Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.

Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.

Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.

Обучение госзакупкам без отрыва
от работы, с практикой на электронной
площадке РТС-Тендер и на
тренажере ЕИС

Источник: cett.biz