1. Заполнение и согласование служебного задания для направления работника в командировку. Служебное задание для направления работника в командировку заполняется командируемым работником, согласовывается с непосредственным руководителем, Планово-экономическим отделом и утверждается Директором НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург.
2. Утвержденное и подписанное служебное задание передается в Отдел кадров ответственному работнику.
Сроки предоставления служебного задания в Отдел кадров:
— не позднее чем за 20 рабочих дней до начала командировки.
3. Отдел кадров издает приказ о направлении сотрудника в командировку.
4. В случае посещения Московского кампуса НИУ ВШЭ и в случае необходимости получения электронного пропуска подготовить Служебную записку на имя заместителя директора по безопасности.
Днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (Санкт-Петербург), а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы (Санкт-Петербург).
Командировка — Елена А. Пономарева
При отправлении транспортного средства до 23:59 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее – последующие сутки.
Начало и окончание командировки, согласно выданному командировочному удостоверению, должны соответствовать датам в проездных билетах.
ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТА ПО КОМАНДИРОВКЕ:
1. Согласно п.26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки обязан представить в Бухгалтерию в течение трех рабочих дней следующие документы:
— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
— копии страниц заграничного паспорта с данными работника и с отметкой о пересечении границы (при командировании за рубеж);
— документы о найме жилого помещения;
— документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).
ВНИМАНИЕ! Возмещение расходов по оплате авиабилетов производится только при наличии посадочных талонов.
2. Авансовый отчет о командировке передается в Бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения. Бланк финансового отчета можно получить непосредственно в Бухгалтерии.
ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ:
1. В случае несоответствия дат отъезда и приезда необходимо в течение трех рабочих дней , после возвращения из командировки, написать служебную записку на имя директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург о внесении изменений в приказ о командировке, а также приложить копию проездных документов.
2. Если работник направляется в командировку находясь в отпуске, ему необходимо написать заявление об отзыве из отпуска.
3. Необходимо сообщить ответственному за ведение табеля учета рабочего времени об изменениях дат командировки.
Командировка — как оформить: Приказ, Служебное задание и Командировочное удостоверение
Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.
Источник: spb.hse.ru
Документальное оформление служебной командировки
Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.
- Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Из этого определения следует:
- В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
- Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.
Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.
- Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.
Пример. Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.Дистанционного работника тоже можно направить в командировку, но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу. Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).
Положение о направлении в командировки работников организации
Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.
Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует.
Совет: включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций. Вариант документа смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Запреты и ограничения
Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:
- Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):
- нет письменного согласия на командировку;
- командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
- сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.
- Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.
- Работников, имеющих детей-инвалидов.
- Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.
У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно
В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки, иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст. 167 ТК РФ.
Образец уведомления вы найдете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Приказ о направлении работника в командировку
Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку.
Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то перечислить необходимо все.
Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно, например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.
Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение. С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении. Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.
Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию организация может вести этот журнал.
Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».
Изменение срока командировки
На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или, наоборот, сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:
- Издать приказ об изменении (продлении или сокращении) срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
- Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи или с помощью электронного документооборота при наличии у сотрудника электронной подписи.
- Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.
Формы приказов смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Отчетность по командировке
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.
Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.
К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.
Источник: school.kontur.ru