Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма
Скачать 332.08 Kb.
Департамент образования и науки Курганской области
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Курганский технологический колледж имени Героя Советского Союза Н.Я. Анфиногенова»
(ГБПОУ «КТК»)
Защищен с оценкой: ____
ОТЧЕТ
по преддипломной практике
ПМ 02 Организация архивной и справочно-информационной работы
в АО «СКТБ «КУРГАНПРИБОР»
Выполнила обучающаяся Злыднева Ульяна Владимировна группа № 341
Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Руководитель практики от организации:
___________________________________ ________________ _________________________
должность подпись расшифровка подписи
МП
Руководитель практики от колледжа:
Образец исполнительной документации в строительстве
_____________________________ _____________ ____________________
должность подпись расшифровка подписи
Задание № 1 — Инструктаж по охране труда, инструктаж на рабочем месте 5
Задание № 2 — Ознакомление со структурой организации 5
Задание № 3 — Составление исторической справки о фондообразователе 5
Задание № 4 — Составление и оформление документов по указанию руководства 6
Задание № 5 — Составление графической схемы учреждения 6
Задание № 6 – Анализ этапов обработки входящей и исходящей документации 6
Задание № 7 — Анализ оформления бланков документов 7
Задание № 8 — Регистрация документов организации 7
Задание № 9 — Изучение созданных базы данных 8
Задание № 10 — Организация контроля исполнительной документации 8
Задание № 11 — Анализ перечня документации, подлежащей контролю 9
Задание № 12 — Изучение положения об экспертной комиссии в организации 10
Задание № 13 — Анализ научно-справочной документации, используемой в архиве, схемы, классификация 10
Задание № 14 — Анализ определения качества оформления номенклатуры 10
Задание № 15 — Ознакомление с работой архива организации 11
Задание № 16 — Ознакомление с условиями хранения дел в архиве 11
Задание № 17 — Работа по группировке исполнительных документов в дела 12
Задание № 18 — Анализ порядка размещения документов в архиве 12
Задание № 19 — Анализ порядка проверок наличия документов в архиве 13
Задание № 20 — Анализ порядка проведения проверок по сохранности документов в архиве 13
Задание № 21 — Анализ порядка выдачи документов во временное пользование 13
Список использованных источников и литературы 15
Приложение 1 — Организационная структура АО«СКТБ«Курганприбор» 16
Приложение 2 – Графическая схема учреждения 17
Приложение 3 — Схема научно-справочного аппарата 18
Приложение 4 – Архив организации 19
Основные принципы формирования исполнительной документации в строительстве.
ВВЕДЕНИЕ
В соответствии с учебным планом, я проходила практику в организации АО «СКТБ «КУРГАНПРИБОР».
Целью практики является приобретение умений и профессиональных навыков, полученных в процессе теоретического обучения.
- Инструктаж по охране труда, инструктаж на рабочем месте;
- Ознакомление со структурой организации;
- Составление исторической справки о фондообразователе;
- Составление и оформление документов по указанию руководства;
- Составление графической схемы учреждения;
- Анализ этапов обработки входящей и исходящей документации;
- Анализ оформления бланков документов;
- Регистрация документов организации;
- Изучение созданных базы данных;
- Организация контроля исполнительной документации;
- Анализ перечня документации, подлежащей контролю;
- Изучение положения об экспертной комиссии в организации;
- Анализ научно-справочной документации, используемой в архиве, схемы, классификация;
- Анализ определения качества оформления номенклатуры;
- Ознакомление с работой архива организации;
- Ознакомление с условиями хранения дел в архиве;
- Работа по группировке исполнительных документов в дела;
- Анализ порядка размещения документов в архиве;
- Анализ порядка проверок наличия документов в архиве;
- Анализ порядка проведения проверок по сохранности документов в архиве;
- Анализ порядка выдачи документов во временное пользование.
В настоящее время организация имеет в собственности производственные здания, включающее в себя производственные цеха, лаборатории, складские помещения, которое отвечает высоким требованиям, как в отношении рабочего процесса, так и их обслуживании.
На заводе производится комплектующие для ракет, предназначенные для оборонного комплекса страны. В данный момент на предприятии работают более 450 человек. Оборудование на заводе частично — современное, немецкого производства. Общая стоимость только одного оборудования на заводе превышает 10 млн. долларов.
- 25.40 Производство оружия и боеприпасов.
- 26.51.2 Производство радиолокационной, радионавигационной аппаратуры и радиоаппаратуры дистанционного управления;
- 28.12.1 Производство гидравлических и пневматических силовых установок и двигателей;
- 71.20.4 Испытания, исследования и анализ целостных механических и электрических систем, энергетическое обследование.
Задание № 1 — Инструктаж по охране труда, инструктаж на рабочем месте
Вводный инструктаж по охране труда проводится со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности, с временными работниками, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику.
Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте проводится до начала работы руководителем подразделения или по его поручению мастером:
- общее ознакомление с технологическим процессом на данном участке работы;
- ознакомление с устройством оборудования, а также с опасными зонами оборудования и их ограждениями;
Организационная структура АО«СКТБ«Курганприбор» — это состав подразделений основного производства, вспомогательного производства, функциональных отделов. Организационная структура предприятия является тем стержнем, который позволяет оптимально распределить ответственность и полномочия внутри организации, и предоставлена в приложении 1.
Задание № 3 — Составление исторической справки о фондообразователе
Дата первого поступления фонда в архив организации — 14.01.2007
Количество дел предоставлены в таблице 1
Таблица 1 – Количество дел в организации
| Вид дела | Количество | Крайние даты дел |
| постоянного | 50 | 2007 – 2021 |
| долговременного | 450 | 2007 – 2021 |
| по личному составу | 450 | 2007 – 2021 |
Задание № 4 — Составление и оформление документов по указанию руководства
- наименование организации — автора документа;
- наименование вида документа — «Приказ»;
- дата, номер;
- место издания, заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- визы согласования;
- отметка об ознакомлении с приказом работника;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Схема предоставлена в приложении 2.
Задание № 6 – Анализ этапов обработки входящей и исходящей документации
- прием и первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- передачу на исполнение.
- составление чернового документа;
- подготовку проекта документа;
- его согласование (визирование);
- удостоверение документа;
- отправку документа.
Задание № 7 — Анализ оформления бланков документов
Для изготовления бланков документов, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148). Организация использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Задание № 8 — Регистрация документов организации
Регистрация документов организации предназначена для регистрации и ведения входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок, писем и т.д.) организации.
При внесении документа в журнал создается карточка. В карточке документа заполняются необходимые поля и, в случае необходимости, может быть назначен ответственный за его исполнение. Если документ должен быть выполнен к определенному сроку, то можно установить отметку о выдаче напоминания при загрузке программы
Задание № 9 — Изучение созданных базы данных
Все базы данных, создаваемые в архиве организации, разделяются на информационно-поисковые.
Информационно-поисковые базы данных
Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
- -использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
- создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
- создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.
Задание № 10 — Организация контроля исполнительной документации
Исполнительная документация представляет собой текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства , реконструкции , капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.
Исполнительная документация, оформленная соответствующим образом, является документом построенного здания или сооружения, облегчающим процесс эксплуатации, отражающим техническое состояние, дающим четкое представление об ответственных производителях работ по любому из видов выполненных работ.
Задание № 11 — Анализ перечня документации, подлежащей контролю
- документы вышестоящих органов;
- распорядительные документы данной организации;
- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учёт и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Задание № 12 — Изучение положения об экспертной комиссии в организации
Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.
ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.
Задание № 13 — Анализ научно-справочной документации, используемой в архиве, схемы, классификация
Справочно-поисковые средства к архивным документам – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Схема научно-справочного аппарата предоставлена в приложение 3.
Задание № 14 — Анализ определения качества оформления номенклатуры
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с перечнем.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел руководствуются уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Задание № 15 — Ознакомление с работой архива организации
Архив организации расположен в специально приспособленном для хранения документов отдельном помещении здания. Само архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не имеет общих с ними вентиляционных каналов. Помещение удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
Задание № 16 — Ознакомление с условиями хранения дел в архиве
В целях защиты документов заводится журнал, в котором указывается, кто взял определенный документ и на какой срок.
По архивным нормам температура должна быть 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%. Но в данном архиве эти требования не соблюдаются.
Хранение архивных документов производится в темноте. Для этого предназначены специальные архивные стеллажи, папки. В самом архивном хранилище как искусственное, так и естественное освещение.
Проходы между архивными стеллажами (75-120см). Расстояние между нижней полкой и полом не меньше 15см.
Задание № 17 — Работа по группировке исполнительных документов в дела
С наступлением нового календарного года организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. Правила группировки исполнительных документов предоставлена в таблице 2.
Таблица 2 – Группировка документов в дела
| Документы | Правила группировки документов в дела |
| Входящие | Группируются в дела по датам поступления |
| Исходящие | Группируются в дела по датам отправления |
| Приказы по личному составу | Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения |
| Личные карточки работников | Формируются в дело по алфавиту фамилий |
| Документы в личных делах | Располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления |
| Приказы по основной деятельности | Группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. |
Задание № 18 — Анализ порядка размещения документов в архиве
Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу. Ведутся алфавитные карточки, в которых, указаны ФИО работника, номер его личного дела и дата, когда оно было заведено. Распорядительные документы записываются в архивную книгу, указывается наименование документа, номер и отправляется в архив. Архив организации предоставлен в приложение 4.
Задание № 19 — Анализ порядка проверок наличия документов в архиве
Проверка наличия документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам. Проверка проводится раз в год, сверяются все номера с архивной книгой, журналом, в котором указывается, кто взял определенный документ и на какой срок.
Задание № 20 — Анализ порядка проведения проверок по сохранности документов в архиве
Проверка состояния документов проводится в целях выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Задание № 21 — Анализ порядка выдачи документов во временное пользование
Выдача документов из хранилища регистрируется в книге выдачи дел работникам организации.
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате прохождения практики цель была достигнута, все задачи решены в полном объёме, профессиональные компетенции приобретены.
Главной проблемой, которая характерна для организации документооборота в АО «СКТБ «КУРГАНПРИБОР» , является наличие большого количества информации на бумажных носителях. Нехватка места при традиционном способе хранения документов . Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.
Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.
Знания, умения, навыки, полученные за период практики, являются отличным стимулом для активной работы в освоении будущей специальности, позволили практически реализовать теоритически изученные моменты, получить первый профессиональный опыт работы и сформировать общее представление о специфике деятельности АО «СКТБ «КУРГАНПРИБОР» .
Список использованных источников и литературы
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Дата обращения 27.04.2021).
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Дата обращения 24.04.2021).
- Раскин, Д.И., Соколов, А.Р.: учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. — Москва: Издательство Юрайт, 2018. — 350 с. — (Профессиональное образование). Методика и практика архивоведения: учебник для среднего профессионального образования. (Дата обращения 21.04.2021).
- Документооборот и делопроизводство [Электронный ресурс]. — http://workpaper.ru/officework/1/5 (Дата обращения 25.04.2021).
Приложение 2 – Графическая схема учреждения
Источник: topuch.com