Нередко в бухгалтерии компании или у индивидуального предпринимателя представители контрагента запрашивают акт сверки взаиморасчетов, отражающий состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Так ли нужен этот документ, кем и для чего он используется, как заполняется – рассмотрим подробнее.
Для чего нужен акт сверки
Руководители предприятий или ИП в своей работе постоянно сталкиваются с необходимостью понять, кто, сколько и кому должен. Получить необходимую информацию можно из бухгалтерских программ и регистров, но что делать, если с ней контрагент не согласен? Для проверки правильности учета документов, выведения сальдо применяется специальный документ – акт сверки взаиморасчетов. На его основании легче обнаружить расхождения и подтвердить наличие или отсутствие дебиторской/кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета.
Кто заполняет и подписывает акт
Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.
Акт сверки с ПОСТАВЩИКОМ образец
Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:
Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.
Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи.
Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.
Бланк «Акт сверки взаиморасчетов», образец оформления приведены далее.
Последствия подписания акта
Для бухгалтерского и налогового учета
Акт сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности (в общих случаях 3 года в соответствии со ст. 196 ГК), т.е. после его подписания сторонами указанный срок начинает исчисляться снова. Поэтому подписание документа котрагентом свидетельствует, что эта сторона долг признает (в том числе просроченный по договору), но пока не оплачивает его, а вторая сторона с этим согласна. В таких случаях при истечении срока исковой давности, в налоговом учете необходимо включить просроченную «дебиторку» или «кредиторку» во внереализационные расходы или доходы соответственно.
06 Акты выполненных работ по существующим сметам
Для взыскания долга
Акт сверки — документ, признаваемый в суде при рассмотрении дел по долговым, денежным обязательствам, если он полностью заполнен с указанием всех необходимых реквизитов и подписан уполномоченными лицами. Основаниями требований все же являются первичные документы (договор, товарные, товарно-транспортные накладные, акты по выполненным работам и услугам, счета-фактуры и УПД, платежные поручения, кассовые ордера и прочие), но при их отсутствии акт служит доказательством существовавшего на момент его подписания обязательства. При наличии акта сверки можно не хранить часть документов свыше 5-летнего срока по текущему договору.
Порядок заполнения
Для акта сверки взаиморасчетов бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.
В верхней части («шапке» документа):
между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;
договор, в рамках которого произведены операции;
Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.
Акт сверки взаиморасчетов, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.
Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:
сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;
названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.
В заключение указывается:
итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;
указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.
Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть — лучше заверить ею документ.
Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.
После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).
Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.
Акт сверки взаиморасчетов – образец заполнения:
Бланк «Акт сверки взаиморасчетов» скачать можно ниже.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: spmag.ru
Акт сверки взаиморасчётов
Акт сверки взаиморасчётов составляется при возникновении необходимости сравнить дебет и кредит организаций-контрагентов, которые на протяжении какого-то промежутка времени осуществляли сотрудничество по тем или иным договором.
Что это за документ
Акт сверки является документом организации, составляемым её бухгалтерским отделом. В нём отражается перечень расчётов, произведённых между предприятиями за определенный период времени. В документ включают расчёты за последний календарный год. В нём предприятия определяют схождение дебета с кредитом. В качестве приложения к акту идут документы, на которые в акте оставлены ссылки: договоры, счета фактуры и т.д.
Когда организации производят сверки взаиморасчётов
Существует множество причин составления акта сверки взаиморасчётов между организациями, например:
- по требованию организации-контрагента в случае возникновения между организациями споров по поводу расчётов друг с другом;
- за три месяца до формирования годового финансового отчёта организации в рамках инвентаризации дебиторской и кредиторских задолженностей;
- в случае, если пункт о составлении акта сверки присутствует в заключаемом между контрагентами договоре.
Зачем нужно составлять этот акт
Законом не предусмотрена обязанность предприятий составлять такой акт, однако организации не пренебрегают его составлением. Целью составления акта в первую очередь является определение наличия или отсутствия задолженностей у контрагентов перед друг другом. Законом предусмотрен срок давности обращения в судебные органы по делам о задолженности в три года.
Если организация три года к ряду после выявления наличия задолженностей перед контрагентом не погасила имеющуюся задолженностью, он, в свою очередь, может обратиться с иском в суд. Акт сверки будет служить основанием для приостановления течения сроков исковой давности по делу о задолженности. Такая норма прописана в статье 203 Гражданского кодекса. Если контрагент и после подписания акта сверки продолжает уклоняться от уплаты задолженности, контрагенту ничего не останется, кроме как обратиться в суд.
Своевременное выявление задолженности поможет сторонам договориться о сроке её погашения. Правильно составленный и подписанный сторонами акт сверки с приложениями к нему в виде договоров, актов сверки и т.д. будут служить доказательствами в суде.
Так как документ является двусторонним, составить его необходимо в двух экземплярах, по одному для каждой из договаривающихся сторон. Экземпляры подписываются уполномоченными на то должностными лицами предприятий с обязательной расшифровкой поставленной подписи. Оба экземпляра после подписания контрагентами имеют равную перед законом юридическую силу. В практике составление акта ложится на плечи кредитора.
Особенности составления документа
Законодательство не предлагает единой формы такого акта, что позволяет контрагентам составить акт в свободной форме с соблюдением общих требованиям к договорам. Бухгалтерский отдел предприятия может составить единую для своей организации форму и пользоваться ей на постоянной основе. В случае отсутствия таковой, для бухгалтера не составит труда составить акт самостоятельно, используя лист бумаги формата А4.
Краткая инструкция по составлению акта
В преамбуле акта следует указать стандартные для любого подобного документа моменты:
- место и дата составления настоящего акта;
- полное наименования организация, расчёты между которыми будут зафиксированы в акте, с указанием представителей организаций, уполномоченных на его подписание организацией.
Преамбула акта должна выглядеть следующим образом:
Г. Курган 3 апреля 2024 года
ОАО «ДебетПлюс» ОГРН 3456256978123, ИНН 1479853101472 в лице старшего юриста Матвиенко Павла Владимировича, действующего на основании генеральной доверенности от 02.03.2024 г., с одной стороны, и
ООО «КредитМинус» ОГРН 1246789675432 ИНН 446785678923 в лице ген. Директора Наумова Николая Петровича, действующего на основании Устава, с другой стороны, в свою очередь, составили акт сверки взаимных расчётов о том, что их состояние является следящим:
Основная часть акта
Основная часть документа выполняется в виде таблицы, в которой будут указаны:
- наименования операций и документы их сопровождающие;
- документы, по которым проводились расчёты между организациями с указанием присвоенных их номеров и дат их составления;
- списания и поступления (дебет и кредит) по счетам организаций в рамках заключенных между контрагентами соглашениями;
- остаток на счетах организация на начало и конец рассматриваемого периода.
Таблица должна выглядеть следующим образом:
Ниже по документу следует в буквенном формате указать остатки на счетах контрагентов по представленными ими данными. Буквенная форма поможет избежать машинной опечатки, а также недобросовестности контрагентов.
По данным ОАО «ДебетПлюс» задолженность на момент 03.03.2024 г. в пользу ООО «КредитМинус» составляет 200 000 руб. (двести тысяч рублей).
По данным ОАО «КредитМинус» задолженность на момент 03.03.2024 г. в пользу ООО «КредитМинус» составляет 200 000 руб. (двести тысяч рублей).
Составление основной части акта закончено. Далее следует подписание акта контрагентами. Подписывая акт, сторона договора соглашается с указанными в ней значениями дебета и кредита, а также с итоговой суммой возможной задолженности одного предприятия другому. Печати участвующих организаций ставить на бланке не обязательно.
Как показывает практика, лицо, подписывающее акт, также имеет значение для возможных судебных разбирательств в будущем. Подпись руководителя предприятия имеет больший вес, нежели подпись бухгалтера.
В случае несогласия с указанными в акте значениями или расхождениями в значениях кредитор указывает своё несогласия в самом акте. Также следует указать итоговую сумму расхождений и запросить у контрагента первичные документы, указанные им в акте сверки.
Источник: bazanpa.ru
Как сделать акт сверки?
Акт сверки – специальный документ, отображающий взаиморасчеты между контрагентами за определенный временной период с целью согласования платежей и определения наличия/отсутствия долгов по выставленным счетам.
Акт сверки не относится к бухгалтерской первичке, соответственно, законодатель не возлагает на стороны договорных отношений обязанность по его составлению. Акт сверки оформляется только в случае, если оба контрагента изъявили желание его подписать.
Как показывает практика, большинство субъектов хозяйствования регулярно проводят сверку взаиморасчетов, чтобы выявить и зафиксировать расхождения в поступлении денежных средств, а также уберечься от возможных ошибок в налоговой отчетности. Выявленные долговые обязательства помогают контрагентам договориться о сроках их погашения. Основной договор, выставленные счета на оплату, подписанный сторонами акт сверки – все это засвидетельствует о признании долга, а также поможет определить точную дату для старта отсчета сроков исковой давности для обращения, при необходимости, в судебную инстанцию. По общему правилу, контрагент вправе подать иск на взыскание задолженности с должника в течение трех лет с момента ее обнаружения.
Составление акта сверки
Инициировать проведение сверки взаиморасчетов может любая сторона договорных отношений. Как сделать акт сверки, знает любой бухгалтер по финансовым документам. К тому же, унифицированной формы документа не существует, поэтому формат акта разрабатывается непосредственно контрагентами.
Как правило, акт сверки состоит из:
- вводной части (в ней указывается название, дата выпуска документа, реквизиты контрагентов, период сверки);
- отсылок к первичным документам (товарным накладным, актам приема-передачи, платежкам, кассовым ордерам и т.д.);
- таблицы с указанием денежных сумм, дат их перечисления, ведомостей касательно подтверждающих платежных документов, сумм дебета и кредита, а также конечное сальдо.
Акцентируем внимание, что это только лишь примерный перечень основных составляющих акта сверки. Упущение какого-либо реквизита, либо, наоборот, добавление иного пункта, не повлечет недействительность акта, ведь он составляется в свободной форме, удобной сторонам.
Акт сверки издается в двух экземплярах – для каждой стороны договорных отношений. Верифицируется документ подписями уполномоченных лиц обоих контрагентов: гендиректором ООО, единолично ИП либо представителем субъекта хозяйствования, действующим на основании нотариально заверенной доверенности. Напоминаем, что акт сверки признается действительным только после подписания его каждой из сторон. Печать предприятия (ИП) с недавних пор не является обязательным атрибутом акта сверки, она проставляется по желанию контрагентов.
Скачать акт сверки в excel
Eсли у вас нет желания заполнять Акт сверки (и другие документы) в екселе или ворде, получите БЕСПЛАТНЫЙ доступ к бухгалтерской программе и делайте первичные документы за 2 минуты: реквизиты заполняются автоматически, формы всегда актуальные. Оформить доступ можно на этой странице: https://kolomna-bc.ru/outsource/
Применение акта сверки
Использовать акт сверки в ходе осуществления хозяйственной деятельности совсем не обязательно, однако, большинство бухгалтеров признают его важность и активно применяют в работе.
Акт сверки остро необходим в случае:
- систематического оказания услуг или продажи продукции на постоянной основе;
- предоставления продавцом/поставщиком отсрочки по платежам;
- когда в предмет договора включен большой ассортимент продуктов/услуг;
- заключения ряда договоров с одним контрагентом либо допсоглашений к действующим договорам.
В зависимости от целей сверки взаиморасчетов акт формируется по всем соглашениям с контрагентом либо по отдельно выбранному договору.
Итак, в бизнес-практике акт сверки взаиморасчетов считается неотъемлемой частью партнерского сотрудничества. Периодичность и своевременность сверки платежей позволяет избежать многих ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.
Источник: kolomna-bc.ru
Как составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентами
Компании обязаны проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами раз в год, во время ежегодной инвентаризации. Но сверки проводятся и добровольно, по инициативе любой из сторон договора.
Зачем нужен акт сверки
Когда компании и ИП долго работают вместе, им нужно отслеживать движение денег, работ, товаров и услуг. Одна из главных задач регулярных сверок друг с другом — обнаружить просроченные и безнадежные долги, чтобы их вовремя взыскать или просто списать.
Обычно сверку по действующим договорам проводят в конце отчетного периода, например в последний день года, чтобы правильно заполнить бухгалтерский баланс. Также можно запросить сверку, когда истек договор с контрагентом или закончился один из этапов работ по договору.
Если контрагент не платит долг, а вторая сторона сразу не обратилась в суд, то через три года истечет срок исковой давности и ничего взыскать не получится. Акт сверки может продлить срок для взыскания. Например, с возникновения задолженности прошло 2,5 года. Если контрагенты подписали акт сверки, то срок обнуляется и у кредитора снова появляется три года для взыскания.
Если одному из контрагентов придется обращаться в суд, акт сверки нужно приложить к договору и другим платежным документам. Тогда подписанный акт дополнительно доказывает суду существование долга и его размер.
Как оформить акт сверки
Акт сверки — это таблица со списком хозяйственных операций: отгрузок, поставок, платежей. Его составляют на основании данных из учетных программ, а также документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ. Правую часть заполняют данными инициатора сверки, левую — контрагента.
Чаще всего инициатор сверки сам заполняет обе части документа, распечатывает акт в двух экземплярах и подписывает. Право подписывать акты имеет директор или сотрудник с доверенностью, в которой прописано право признавать долги компании. Можно дополнительно заверить акт печатью, если она есть у организации.
Единой формы для акта сверки не существует. Его можно взять из учетной программы, например 1С, составить в Excel или гугл-таблицах.
Акт сверки, готовый к отправке контрагенту. Если разногласий нет, он просто подпишет акт. В противном случае пришлет протокол разногласий или акт сверки с его данными
Удобно воспользоваться шаблоном, который предлагают учетные программы. ИП и компании с расчетным счетом в Тинькофф Бизнесе могут создать акт сверки за пару кликов в личном кабинете.
На главной в личном кабинете Тинькофф Бизнеса нужно выбрать «Выставление счета». Затем нажать кнопку «Создать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
Получив акт, контрагент сверяет его со своими данными, и если разногласий нет, то подписывает и отправляет один экземпляр обратно, а другой оставляет у себя. На этом работа по сверке заканчивается.
Акт можно направить и через систему электронного документооборота, заверив квалифицированной электронной подписью, или просто с почтового ящика. Каким образом стороны обмениваются электронными документами, с какого адреса их отправляют и какой подписью заверяют, обычно прописывают в договоре.
Бывает так, что конечные суммы у контрагентов разные. Это может случиться ошибки в учете, когда внесли не все документы. В этом случае стороны начинают вторую сверку, запрашивают недостающие документы и выясняют, где ошибка. Если вторая сторона не признает долг, можно составить досудебную претензию. Если и это не помогло — обратиться в суд.
Главное
- Акт сверки составляют компании и ИП, чтобы обнаружить просроченные либо безнадежные долги. Первые надо попытаться взыскать, вторые — списать.
- Сверку инициирует один из контрагентов в любое время. Также компании обязаны раз в год проводить сверки в рамках инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
- Подписанный акт сверки означает, что контрагент признал долг, и дополняет другие юридические доказательства задолженности в суде.
- Подписанный акт сверки обнуляет срок исковой давности. Как только сторона признает задолженность и подтверждает это подписью, срок начинает отсчитываться заново.
Подписка на новое в
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Источник: secrets.tinkoff.ru