Строительство любого объекта, будь это загородный коттедж или промышленное предприятие, сопровождается работой с технической и управленческой документацией. В пакет документов входят договора, контракты, сметы, чертежи, данные по проектно изыскательским мероприятиям, всевозможные справки, информация по строителям и другим сотрудникам. Только профессионально организованный архив строительных организаций поможет систематизировать проектно-сметную, эксплуатационную и другую документацию, при необходимости обеспечить беспрепятственный доступ к ней и сохранить на необходимый срок (например, для технических документов – от 25 лет).
Кому и когда необходим архив строительных фирм?
Архив в строительных компаниях используется, как сотрудниками фирмы, так и другими участниками рынка: подрядчиками и субподрядчиками, поставщиками материалов и оборудования, пусконаладочными организациями. Архив строительных фирм необходим и в работе органов государственного экологического надзора, государственного пожарного надзора, государственной экспертизы и строительного надзора.
Электронные архивы: комплектование, сохранность электронных документов, принципы организации
Архив поможет осуществлять контроль:
- над реализацией проекта любого уровня сложности;
- над процессом хранения документации и управления ею;
- над взаимодействием с контролирующими органами.
Для еще большего удобства и надежности рекомендуем работать с электронными базами данных. Это позволит автоматизироваться большинство процессов, провести успешную интеграцию одного архива с другим.
Несколько секретов успешного сотрудничества с нами
Прежде всего, отметим, что архив в строительных компаниях создается исключительно профессионалами. Вам не нужно будет задумываться о работе собственного отдела, занимающегося решением вопросов архивирования документации. Второй важный момент – мы гарантируем 100% сохранность каждого документа, который попадает нам в руки.
Вместе с этим обязательно соблюдаются требования по конфиденциальности. В большинстве случаев мы советуем клиентам делать гибридный архив строительных организаций. Часть вашей документации будет заархивирована в бумажном виде, часть же мы переведем в электронный формат. Гибридные дела достаточно распространены в современном делопроизводстве.
Компания «Архивный Эксперт» много лет успешно занимается организацией архива строительных фирм, оказывая профессиональную поддержку клиентам. Подробности – по телефону +7 (495) 226-16-67.
Источник: archivexpert.ru
Ведение архива документов: советы по организации процесса
Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если организация небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса для ведения этого направления деятельности. Организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства для ведения архива – путь крупных компаний. При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать при хранении бумаг в архиве.
Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.
Во-первых, нужно определить функциональность архива
Архив предприятия может функционировать на правах:
- самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;
- структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.
Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив
Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.
Основу деятельности архивариуса составляют:
- организация работы архива;
- ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.
Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.
Обычно архивариус выполняет следующие функции:
- ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
- прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
- создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
- организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
- участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
- работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
Обратите внимание: рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.
В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации
Скачать образец положения об архиве
Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.
Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Именно здесь можно узнать, что такое:
Именно здесь можно узнать, что такое:
- документационное обеспечение (ДОУ);
- архивное дело (АД);
- документ (официальный, электронный, архивный);
- подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
- сроки хранения документов;
- многое другое.
Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов. Использование электронного архива в «1С», созданного с помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы. Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.
Держим низкие цены
Приобретите программу «Скан-Архив» до 14 октября и получите 21 000 рублей на ее внедрение.
Функции Архива организации
Давайте разберемся в том, какие функции существуют у архива документов в организации. Непосредственно хранение документов и ведение учета – лишь верхушка. Рассмотрим функции архива в организации подробнее.
Первая основная функция архива документов в организации – это организация приема этих документов. Такой прием может быть по документам временного или постоянного хранения. В архив поступают все документы, отражающие процессы в организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. Второй основной функцией архива является ведение учета документов, уже поступивших на хранение.
Архив в организации иногда должен работать с внешними государственными органами. Так, регулярно архив организации должен передавать информацию о документах, их хранении и ведении учета в государственные органы, контролирующие данное направление деятельности организации.
Когда документы поступили в архив, их, в первую очередь, необходимо систематизировать в соответствии с правилами ведения архивного учета в данной организации. После чего документы могут храниться, либо передаваться.
Кому архив может предоставить документы?
Документы их архива по правилам могут быть переданы на различные комиссионные рассмотрения или иные, например, когда необходима информация о составе работников организации, или о конкретном работнике, например, личное дело. Еще могут изыматься документы, которые более не подлежат хранению, учет по ним больше не ведется, а сами документы уничтожаются, согласно правилам.
В видении архива организация столкнется с экспертно-проверочной комиссией. Этот учреждение занимается периодической описью дел, подлежащих ведению и хранению в архиве организации. Им также по правилам можно передавать документы из архива.
Обратите внимание: такая комиссия должна быть наделена особым правом. Такое право на рассмотрение документов архива организации может предоставить государственный орган, осуществляющий контроль в данной сфере.
Согласно правилам ведения архива в организации, снять с хранения документ можно в случае передачи его руководителю организации. Есть ряд документов, которые руководитель, согласно правилам ведения архива, может получить. К таким документам относятся: документы постоянного и временного хранения, личные дела сотрудников организации, документы, срок хранения которых подошел к концу, а также акты об утраченных в ходе хранения документах.
Какие еще функции осуществляют в ходе ведения архива организации
- Организация обмена документами между архивом и иными структурами компании и контрагентами.
- Экспертиза документов, которые находятся на временном хранении в архиве.
- Обеспечение сохранности документов, с которыми работает архив организации.
- Поддержание надлежащего информационного обеспечения по вопросам ведения архива, хранения документов.
- Обеспечение навигации в поиске документов, хранящихся в архиве.
- При необходимости, организация работы с документами внутри архива, просмотр документов, ведения учета по взаимодействию с документами в архиве.
- Ведение учета по различным обращениям и запросам, которые поступают в архив.
- Полное ведение учета по всем операциям, совершаемым с документами, хранящимися в архиве.
- Разработка и внедрение поисковых регистров и инструментов для работы в архиве организации.
- Сотрудники архива, как правило, участвуют в создании документов, входящих в уставные положения организации, по всем вопросам, относящимся к архиву организации.
В ряде случаев работники архива могут выступить помощниками в методической работе других подразделений организации:
- Помощь сотрудникам службы делопроизводства, с организацией номенклатуры документов, их группированием и оформлением.
- Различным сотрудникам организации работники архива могут помочь подготовить документы к отправке в архив.
Права архива организации
Одним из основных прав, которыми наделен архив организации, в лице его сотрудников, это вносить рекомендации в правила ведения и работы с документами архива. Также, сотрудники архива могут производить запросы любых документов, необходимых им для работы. Специалисты могут напоминать сотрудникам иных структур организации о необходимости сдать тот или иной документ в архив.
Обратите внимание: сами сотрудники имеют право принимать участие в работе Центральных экспертно-проверочных комиссий. Это специальные контролирующие органы при Федеральном архивном агентстве.
Почему современные компании выбирают электронный архив документов
Преимущества электронного архива документов очевидны являются очевидными. Во-первых, хранение документов, в электронном архив занимает значительно меньше места. Во-вторых, само ведение учета в организации занимает меньше времени, как на поиск информации, так и на распределение документов, ведь система «Скан-Архив» делает это автоматически. Эти два фактора существенным образом снимают нагрузку с работников, занимающихся ведением архива, что повышает их эффективность и снижает вероятность ошибок, при работе с документами. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению электронного архива документов «Скан-Архив» совершенно бесплатно.
Заинтересованы в создании электронного архива?
Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архив»
Источник: scan-archive.ru
Архивная документация по строительству
Инструкция по проектированию архивов
Дата введения 1983-01-01
РАЗРАБОТАНЫ ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С.Мезенцева Госгражданстроя при участии Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
Редакторы — инж. Н.А.Глинкина (Государственный комитет по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР), канд. арх. А.М.Жугастр-Лушина, инж. В.А.Солдатов (ЦНИИЭП комплексов и зданий культуры, спорта и управления им. Б.С.Мезенцева), д-р техн. наук Ж.Ф.Сергазин (Московский государственный историко-архитектурный институт).
ВНЕСЕНЫ ЦНИИЭП им. Б.С.Мезенцева
УТВЕРЖДЕНЫ приказом Государственного комитета по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР от 26 февраля 1982 г. N 62
Содержит нормативные показатели и требования, предъявляемые к размещению на земельных участках зданий, предназначенных для устройства государственных архивов, их объемно-планировочному решению и инженерному оборудованию.
С введением в действие настоящей Инструкции утрачивают силу «Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов» (СН 426-71).
Для проектировщиков, работников архивных учреждений.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция распространяется на проектирование вновь строящихся и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов вместимостью от 0,15 до 2 млн. единиц хранения.
Примечания. 1. При проектировании зданий и помещений архивов следует соблюдать также требования главы СНиП по проектированию общественных зданий.
2. Здания государственных архивов другой вместимости следует проектировать по нормам настоящей Инструкции с учетом дополнительных требований, указываемых в задании на проектирование, согласованных с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
3. Требования Инструкции не распространяются на проектирование зданий и помещений для специализированных архивов кинофотофонодокументов.
1.2. Здания государственных архивов подразделяются на группы:
группа I — здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик;
группа II — здания государственных архивов автономных республик, областных (краевых), городских архивов, а также филиалов государственных архивов;
группа III — здания государственных районных архивов.
1.3. Расчетную вместимость проектируемых зданий архивов необходимо устанавливать по согласованию с органами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
2. ГЕНЕРАЛЬНЫЕ ПЛАНЫ
2.1. Здания архивов следует, как правило, размещать в селитебной зоне населенных пунктов или в других зонах на специально выделенных участках.
2.2. Земельные участки архивов, размещаемые вне селитебной зоны, должны быть удалены от промышленных предприятий, являющихся источниками загрязнения воздуха, на расстояния, установленные санитарными нормами проектирования промышленных предприятий, а от зданий и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями главы СНиП по проектированию генеральных планов промышленных предприятий.
2.3. Размеры земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл.1.
Вместимость архивов, млн. единиц хранения
Площадь, га, на объект
3. ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ И КОНСТРУКТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИЙ
Общая часть
3.1. Помещения архивов подразделяются на:
помещения хранения (хранилища);
помещения для работы с документами и служебно-бытовые.
3.2. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.
3.3. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей.
3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.
3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузопассажирские лифты.
Примечание. В зданиях архивов с количеством этажей два и более и с разницей в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.
3.6. В цокольном этаже допускается размещать вестибюль с гардеробной, методический кабинет, справочное бюро, бюро пропусков, мастерскую ремонта оборудования и инвентаря.
3.7. В подвальном этаже допускается размещать кладовые, помещения сбора и упаковки макулатуры, помещения, предназначенные для размещения инженерных сетей и оборудования.
Помещения хранения (хранилища)
3.8. К помещениям хранения следует относить: хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, книгохранилище, а также помещения ответственных хранителей фондов.
3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл.2.
Вид и размер упаковки единицы хранения*, мм
Нормы площади хранилищ на тысячу единиц хранения, м
1. Горизонтальное хранение, один ряд коробок** по высоте на стеллажной полке
Стационарные для хранения документов
(9 полок)
2. То же, два ряда коробок** по высоте на стеллажной полке
Стационарные для хранения документов
(5 полок)
3. Вертикальное хранение, один ряд папок*** на стеллажной полке
Стационарные книжные (6 полок)
* В качестве единицы хранения принята условная единица хранения документов с размерами: стандартный формат бумаги 210х297 мм, средняя толщина 17 мм. Для документов нестандартных форматов площади хранилищ соответственно пересчитываются в задании на проектирование с учетом рекомендаций Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
** В коробке 10 единиц хранения.
*** В папке 3 единицы хранения.
3.10. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкции помещений следует принимать согласно прил.1.
3.11. Нормы площади хранилищ крупноформатных документов следует принимать согласно табл.3.
Источник: docs.cntd.ru