Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
ВГПО 1 класса заказное: что это за письмо?
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись.
Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас.
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.
В порядке исключения.
Ввиду особых обстоятельств.
В связи с завершением работ по.
В связи с принятием решения о.
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.
По взаимной договоренности между.
Согласно Вашей заявке.
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.
Ставим Вас в известность о том, что.
Организация извещает о.
Довожу до Вашего сведения, что.
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию.
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.
Назначить расследование по факту.
Изыскать дополнительные возможности для.
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес.
В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.
Убедительно прошу Вас решить вопрос о.
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.
Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Документация выслана в ваш адрес курьером.
Предпринимаются энергичные меры по.
Конфиденциальность информации обеспечена.
Содержание проекта оперативно корректируется.
Выявленные недостатки уже устраняются.
Выделены дополнительные средства на.
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.
В кратчайшие сроки организуется.
Обеспечен повседневный жесткий контроль за.
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный. наиболее важный.
наилучший эффект. наихудший результат.
оказать помощь. произвести проверку.
руководство считает возможным. организация не возражает.
срочно сообщите. немедленно устраните.
обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.
доложите предложения по. оптимальное решение.
вероятные сроки. подтвердите получение.
сообщите данные. направьте в мой адрес.
подготовьте к отправке. решите самостоятельно.
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
В отношении, относительно. О.
Благодаря тому факту, что. Потому что.
Принять во внимание. Учесть.
При сем прилагается. Приложение.
Оказывать влияние. Влиять.
За исключением. Кроме.
В том случае, если. Если.
В настоящее время. Сейчас.
Наращивать темпы. Ускорять.
Прилагать усилия. Пытаться.
Использование местоимений «я»,
Мы предлагаем вам.
Отказ от местоимений, замена их
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам.
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
Отчет необходимо подавать в срок.
Использование нейтральной лексики
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Замена глаголов абстрактными
Менеджер осуществлял руководство
Я с огорчением узнал о.
Мы были рады услышать.
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что.
Мероприятие имеет своей целью.
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Источник: www.adminta.ru
Распредписьма в строительстве: что это, порядок применения?
Бумажные письма почти не используют в нынешних сферах деятельности. Актуальными они остаются для государственных организаций, потому что такая пересылка документов прописана везде.
Да и то, они уже начинают уходить от этого, чтобы перейти на электронный документооборот. Также бумаги и письма используются в бухучете и юридическом отделе. Одни из немногих мест, где важна обычная подпись. Так что эти документы нужно уметь составлять, потому что иначе их завернут.
Оплата за третье лицо
В некоторых случаях, у организации возникает необходимость оплатить услуги третьему лицу. Кодекс позволяет сделать, используя некоторые возможности и документы.
При этом, самого определения третьего лица там не дается, так что нужно самостоятельно понимать, когда такие методы можно использовать, а когда не стоит. В большинстве случаев, под третьим лицом, понимается другая организация, с который нет прямых взаимоотношений и она не является вашим контрагентом.
То есть, вы у них ничего не покупали, им ничего не привозили, услуг не предоставляли и вообще, вас с ними ничего не связывает.
Возникает вопрос, а зачем вообще все это делать? Тут дело может быть в одном из ваших контрагентов. Который в данным момент не может закрыть долг перед той организацией и попросит это сделать вс. Конечно, в таких вопросах ничего не бывает просто. Ни один бухгалтер не может самостоятельно принять такое решение.
Только сам руководитель организации.
Распредписьмо – это как раз такое обязательство от одной фирме, оплатить другой фирме за третью компанию. Оформлять его нужно правильно, хотя и нет к нему особях требований.
Распредписьма в строительстве
Особых требований к порядку применения нет. Нужно только оформить письмо от организации вам с просьбой оплатить, указать в нем реквизиты всех предприятий и номер договора. Оплачивать можно и без письма, но только в некоторых, строго ограниченных законом случаях.
В случае применения в строительстве, следует внимательно изучить вопрос. Если организация является генеральным подрядчиком, то распердписьма нельзя использовать в некоторых случаях. Например, для уменьшения облагаемой налогом суммы.
Часто предъявляются требования налогового органа, предъявляемые к генподрядчику, об отсутствии у него оснований для зачета при расчетах с бюджетом по НДС сумм налога по принятым у субподрядчика, но еще не оплаченным ему работам.
Они полностью соответствуют положениям п.2 ст.7 Закона РФ от 06.12.91 N 1992-1 “О налоге на добавленную стоимость”, п.19 Инструкции Госналогслужбы РФ N 39 от 11.10.95 “О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость”.
Источник: siding-rdm.ru
Письмо Минстроя России от 24.06.2016 N 23573-ОГ/08
В Департаменте градостроительной деятельности и архитектуры Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации рассмотрено в рамках компетенции обращение от 21 июня 2016 г. N 12313 и сообщается.
Согласно статье 48 Градостроительного кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) архитектурно-строительное проектирование осуществляется путем подготовки проектной документации применительно к объектам капитального строительства и их частям, строящимся, реконструируемым в границах принадлежащего застройщику земельного участка, а также отдельных разделов проектной документации при проведении капитального ремонта объектов капитального строительства в соответствии с частью 12.2 указанной статьи.
Проектная документация представляет собой документацию, содержащую материалы в текстовой форме и в виде карт (схем) и определяющую архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции объектов капитального строительства, их частей, капитального ремонта.
Состав и требования к содержанию разделов проектной документации применительно к различным видам объектов капитального строительства, в том числе к линейным объектам, состав и требования к содержанию разделов проектной документации применительно к отдельным этапам строительства, реконструкции объектов капитального строительства, состав и требования к содержанию разделов проектной документации при проведении капитального ремонта объектов капитального строительства, а также состав и требования к содержанию разделов проектной документации, представляемой на экспертизу проектной документации и в органы государственного строительного надзора, устанавливаются Правительством Российской Федерации.
В Положении о составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. N 87, указано, что в целях реализации в процессе строительства архитектурных, технических и технологических решений, содержащихся в проектной документации на объект капитального строительства, разрабатывается рабочая документация, состоящая из документов в текстовой форме, рабочих чертежей, спецификации оборудования и изделий, по которой осуществляется строительство объектов, организуется и проводится государственный строительный надзор и строительный контроль (технический и авторский надзор).
Пунктом 7 статьи 52 Кодекса установлено, что отклонение параметров объекта капитального строительства от проектной документации, необходимость которого выявилась в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта такого объекта, допускается только на основании вновь утвержденной застройщиком или заказчиком проектной документации после внесения в нее соответствующих изменений в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
Пунктом 44 Положения «О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. N 145, установлено, что проектная документация и (или) результаты инженерных изысканий направляются повторно (2 и более раза) на государственную экспертизу после устранения недостатков, указанных в отрицательном заключении государственной экспертизы, или при внесении изменений в проектную документацию, получившую положительное заключение государственной экспертизы, в части изменения технических решений, которые влияют на конструктивную надежность и безопасность объекта капитального строительства.
В соответствии с пунктом 28 статьи 2 Федерального закона от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений» (далее — Федеральный закон 384-ФЗ) характеристики безопасности здания или сооружения — это количественные и качественные показатели свойств строительных конструкций, основания, материалов, элементов сетей инженерно-технического обеспечения и систем инженерно-технического обеспечения, посредством соблюдения которых обеспечивается соответствие здания или сооружения требованиям безопасности.
Необходимо также отметить, что качество подготовки рабочей документации напрямую влияет на показатели таких характеристик объекта капитального строительства как безопасность, качество, долговечность, энергоэффективность, сейсмоустойчивость и другие.
С учетом изложенного, следует сделать вывод о том, что рабочая документация при ее подготовке должна отвечать требованиям соответствующих нормативных правовых актов и нормативно-технических документов в области строительства.
Одновременно сообщаем, что в настоящее время основные требования к проектной документации объектов капитального строительства и рабочей документации всех видов объектов строительства установлены стандартом — ГОСТ 21.001-2013 «Система проектной документации для строительства. Общие положения».
Пунктом 2 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2014 г. N 1521 предусмотрено, что: «Принятые застройщиком или техническим заказчиком проектная документация и (или) результаты инженерных изысканий, разработка которых начата до 1 июля 2015 года и которые представлены на первичную или повторную государственную или негосударственную экспертизу проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий, проверяются на соответствие национальным стандартам и сводам правил (частям таких стандартов и сводов правил), включенным в перечень, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 21 июня 2010 года N 1047-р».
Таким образом, в настоящее время на соответствие строительным нормам и правилам, включенным в Перечень национальных стандартов и сводов правил (частей таких стандартов и сводов правил), в результате применения которых на обязательной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона от 30 декабря 2009 г. N 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружении», утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 21 июня 2010 г. N 1047-р, может проверяться только проектная документация, уже имеющая положительное заключение экспертизы, полученное до 1 июля 2015 г., и направляемая на экспертизу повторно после 1 июля 2015 года.
Дополнительно сообщаю, что приказом Минстроя России от 13 октября 2015 г. N 740/пр отменены Методические рекомендации по применению Перечня национальных стандартов и сводов правил (частей таких стандартов и сводов правил), в результате применения которых на обязательной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2014 г. N 1521.
И.о. директора
Департамента градостроительной
деятельности и архитектуры
А.Ю.СТЕПАНОВ
+7 (499) 703-46-71 — для жителей Москвы и Московской области
+7 (812) 309-95-68 — для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области
Источник: rulaws.ru