В трудовом законодательстве нет четкого определения разъездной работы. Как определить, носит ли работа разъездной характер? Работодатель имеет право самостоятельно принять решение об определении некоторых видов работы к разъездной. На практике под разъездным характером работы подразумевают работу, для выполнения которой необходимо постоянное или очень частое перемещение работника между населенными пунктами, территориями организаций. Например, логично установить разъездной характер работы для водителей или курьеров. Так, к деятельности с разъездным характером работ относят работы, которые:
- осуществляются в пути;
- экспедиционного характера;
- осуществляются в полевых условиях;
- предполагают очень частые или постоянные разъезды.
Характер работы – какие бывают?
В трудовом законодательстве упоминаются следующие характеры работы: подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы.
Если работодатель решил установить работнику особый характер работы, то условие об этом необходимо включить в трудовой договор. Однако работодателям стоит помнить, что необходимо не только включить в трудовой договор условие о такой специфике выполнения рабочих обязанностей, но и утвердить список работников с данным характером работы, а также условия возмещения понесенных расходов на рабочие поездки.
История. Эстонская ж/д. 1996-97 гг.
Перечень работ, профессий, должностей сотрудников с разъездным характером работы можно сделать приложением к Правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору или утвердить приказом работодателя.
Образец приказа о разъездном характере работы
Если у работодателя трудится довольно много людей, имеющих разъездной характер работы, удобно разработать специальный документ – положение о разъездном характере работы, в котором предусмотреть все вопросы, связанные с выполнением данного вида работы. Унифицированная форма положения о разъездном характере работы не утверждена, поэтому организация вправе разработать данный документ самостоятельно.
Почему целесообразно разработать данный документ? В Положении работодатель может прописать основные принципы и порядок выполнения трудовых обязанностей работниками с разъездным характером работы:
- список профессий, должностей работников, имеющих разъездной характер работы;
- список документов, которые должны быть оформлены при разъездном характере работы;
- размер доплат и компенсаций за особый характер работы;
- другие вопросы, связанные с разъездным характером работы.
Образец положения о разъездном характере работы, актуальный для 2017 года, можно скачать ниже.
Многих работодателей интересует вопрос – что указывать в графе «характер работы» в личной карточке Т-2? Однако не стоит путать, в личной карточке не указывают разъездной характер работы: при заключении с работником трудового договора на неопределенный срок характер работы в личной карточке Т-2 нужно указать «постоянно», при заключении срочного трудового договора – «временно».
Находим ответ. Режим рабочего времени и отдыха водителей
Доплата за разъездной характер работы
Работникам, которые большую часть времени находятся в разъездах, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, а именно:
- расходы на проезд;
- расходы по аренде помещения для проживания;
- другие расходы, совершенные работниками и согласованные с работодателем.
Для начисления компенсации являются основанием следующие документы:
- Документ организации, в котором перечислен список работников, которым назначен особый характер работы. Например, приказ;
- Трудовой договор с работником или доп.соглашение к договору, в котором прописан характер работы работника;
- Документы, в которых указан размер компенсации работнику (он может быть установлен, например, и в трудовом договоре);
- Документы, подтверждающие траты работника, а также его нахождение в разъездах. Это могут быть отчеты о выполненной работе, авансовые документы и документы, подтверждающие понесенные расходы.
Разъездной характер работы для водителей
Работа водителя предполагает постоянные разъезды и нахождение вне территории организации. Несмотря на то, что постоянные разъезды даже необходимы для выполнения работы водителя, характер работы необходимо указать в трудовом договоре.
В трудовом договоре с водителем не стоит указывать определенный регион, в пределах которого он выполняет свою работу. Если работодатель укажет определенный регион, например, г. Санкт-Петербург, то в случае, если работнику придется поехать по работе в другой регион, например, в Московскую область, работодателю потребуется оформить командировку.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: spmag.ru
Чем отличается разъездной характер работы от командировки?
Владимир спрашивает: «У меня работает водитель. В трудовом договоре с ним прописано, что характер работы — разъездной. Сейчас нужно съездить на день в другой город, чтобы осмотреть и купить машину с рук. Должен ли я оформлять эту поездку как командировку? И какие еще есть отличия между разъездным характером работы и командировкой?»
Командировки бывают периодически, а разъездная работа — постоянно
Основные отличия между командировкой и разъездной работой — в таблице.
| Для кого | Только для штатных работников | Для любых работников, в том числе исполнителей по договору ГПХ |
| Нужны ли документы на поездку | Да, письменный приказ работодателя | Не нужны |
| Как часто бывают поездки | Периодически | Постоянно |
| Перерывы между разъездами | Обязательны | Не обязательны |
| Как оплачивают | Платят средний заработок за время поездки, и есть лимит суточных, который не облагается НДФЛ и взносами | Платят только оклад, а суточные не облагаются НДФЛ и взносами в любой сумме |
Расскажем о каждом случае подробнее.
Командировка. По закону служебная командировка — это поездка сотрудника в другую местность по рабочему поручению работодателя. Под другой местностью обычно подразумевают другой город, регион или страну.
Сергей живет в Москве и работает руководителем отдела продаж. Компания планирует открывать филиал в Казани, и Сергей едет туда в командировку на месяц, чтобы найти помещения под склад и офис.
В командировки могут ездить только сотрудники, которые работают по трудовому договору. Других исполнителей, например, по договору ГПХ отправить в командировку по указанию заказчика нельзя. Чтобы исполнитель куда-то поехал, с ним нужно заключить дополнительное соглашение к исходному договору, и это не будет командировкой.
Павел работает инженером в казанской компании по обслуживанию банкоматов. Другая компания предложила ему съездить в шесть городов Татарстана, чтобы установить терминалы к уже работающим банкоматам. Для этого с Павлом подписали договор ГПХ и согласовали фиксированную сумму за поездку.
Один из критериев командировки — временность, то есть у нее есть даты начала и окончания, а по возвращении сотрудник работает в своем привычном режиме. Например, аккаунт-менеджер каждый месяц ездит в Москву на неделю для встречи с заказчиками, а потом возвращается и работает в офисе.
Законом не предусмотрены ограничения длительности командировок. Работодатель может отправить сотрудника в рабочую поездку на один день или на несколько месяцев. Однако между командировками обязательно должны быть перерывы. В законе нет требований по длительности перерывов, но если их нет совсем, такая работа считается разъездной и эту формулировку отдельно прописывают в трудовом договоре.
За каждый день командировки сотруднику полагаются деньги на суточные расходы. Лимит, не облагаемый НДФЛ и взносами, — 700 ₽ в день на поездки по России и 2500 ₽ — на заграничные. По своему усмотрению работодатель может установить как меньшую, так и большую сумму. Кроме этого, во время рабочей поездки работнику платят средний заработок.
Разъездная работа — это постоянный характер работы, который прописывают в трудовом договоре.
При разъездной работе сотрудник выполняет трудовые обязанности вне места, где находится работодатель. По такому принципу работают, например, водители, курьеры и выездные инженеры.
Компания по доставке продуктов в Набережных Челнах нанимает курьера. В его обязанности входит ездить по городу и развозить продукты по адресам покупателей. В трудовом договоре прописано, что характер работы — разъездной.
Разъездной характер работы не влияет на командировки. Если сотруднику дали поручение, например съездить в другой город, чего он по своей работе делать не должен, это уже считается командировкой. Это применимо и к вопросу от читателя. Если ездить в другой город — не постоянная работа водителя, которая указана в трудовом договоре, то поездку на осмотр и покупку машины нужно оформить как командировку.
При разъездной работе лимита суточных без НДФЛ и взносов нет, главное, указать конкретную сумму в локальном нормативном акте. Также при разъездной работе не платят средний заработок — сотруднику полагается только оклад.
Спросите у эксперта
Источник: secrets.tinkoff.ru
Разъездные сотрудники
Практически в каждой организации имеются сотрудники, работа которых проходит в дороге. Данные поездки не являются командировками, в то же время таким работникам оплачиваются затраты на проезд, по найму жилья, суточные и иные расходы. Причем возмещение работодателем указанных затрат становится возможным только в случае правильного оформления трудовых отношений с работниками, утверждения «разъездного» перечня и порядка возмещения затрат.
«Разъездные» работники
В ТК РФ выделены следующие формы работ для сотрудников, не сидящих на рабочих местах (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):
— работа в полевых условиях;
— работа экспедиционного характера;
— разъездной характер работы.
При этом в Кодексе отсутствует определение указанных работ. В ч. 1 ст. 166 ТК РФ лишь сказано, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Так что обратимся к иным нормативным правовым актам, где дана характеристика указанных работ.
Работа в пути
Обычно к работе, осуществляемой в пути, относят работу, выполняемую при движении транспортного средства.
Приведем примеры работ в пути, рассмотренные в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков». Речь здесь идет о капитанах-наставниках, лоцманах, контролерах пассажирского транспорта, кондукторах, водителях, постоянно работающих на междугородных перевозках, и т.д.
Работа в полевых условиях
Полевые условия — это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Это определение дано в п. 2 ныне не действующего Положения о выплате полевого довольствия .
Распространим это определение и на другие отрасли. Полевые условия — это особые условия работы, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.
Работы экспедиционного характера
Законодатель не разъясняет понятие работ экспедиционного характера. Думаем, что в данном случае имеется в виду деятельность экспедиторов. Поэтому в качестве примера рассмотрим транспортную экспедицию.
По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (ч. 1 ст. 801 Гражданского кодекса РФ). Экспедитор — это лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554).
В обязанности экспедитора по перевозке грузов входит сопровождение груза к месту назначения, обеспечение необходимого режима хранения и сохранность груза при транспортировке, сдача доставленного груза и оформление приемо-сдаточной документации. На это указано в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что к работам экспедиционного характера относится сопровождение груза к месту назначения.
Разъездной характер работы
Согласно п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе МЧС (утверждена приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3) разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. Заметим, что указанное определение также относится к работам в пути.
Обратимся к Положению о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденному постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87. Разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.
Так что разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок. К этой категории относятся следующие работники: курьеры, торговые агенты, почтальоны и т.д.
Определяем характер работ
Как видите, в действующем законодательстве отсутствуют четкие понятия разъездной работы, работы в пути, в полевых условиях и работ экспедиционного характера. Порой одна и та же работа может попадать под несколько видов. К примеру, работа водителя может быть разъездной, в пути или экспедиционного характера.
В принципе нам не столь важно, к какой конкретно форме относится работа. Главное — правильно это оформить. Тем более что представители Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 указали, что решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается организацией самостоятельно.
При этом важно не перепутать разъездную работу с командировками. Согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Однако служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Таким образом, разовые поездки сотрудников к разъездному характеру работы не имеют никакого отношения. Например, поездки водителей грузовых автомобилей, которые не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, следует рассматривать как служебные командировки (письмо Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168).
Компенсационные выплаты
Виды расходов
В соответствии с ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством.
Сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется при следующих условиях (письмо ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488):
1) перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;
2) размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (указанных в ст. 168.1 ТК РФ), установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.
Учтите, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (письмо Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735).
К сведению. Чиновники в письме ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 отметили, что перечень возмещаемых работнику расходов на основании ст. 168.1 ТК РФ является открытым. Так что допускается возмещение и иных расходов, связанных со служебными поездками, произведенными работниками с разрешения или ведома работодателя.
Между тем если затраты не зависят от характера выполняемой сотрудником работы, они не относятся к расходам, связанным со служебными поездками. В частности, расходы по возмещению стоимости питания следует рассматривать как выплаты в пользу работника.
Налоговые нюансы
Возмещение сотрудникам расходов, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера:
— учитывается при определении базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 13.05.2013 N 03-04-06/16384, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211);
— не учитывается при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174, ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943);
— не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее — Закон N 212-ФЗ, письма ФСС России от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526 и Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19);
— не облагается взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», далее — Закон N 125-ФЗ; письмо ФСС России от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
К сведению. Существует еще так называемый подвижной характер работы. Это разновидность служебных поездок работников, постоянная работа которых осуществляется в пути. К примеру, в строительстве подвижной характер работ предусматривает частую передислокацию организации (перемещение работников) или их оторванность от постоянного места жительства. Это следует из п. 3.12 Федерального отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2011-2013 годы (от 02.02.2011 N 168/11-13).
Между тем, судя по формулировке, данной в абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, подвижной характер работы, работа в пути и разъездная работа — это разные формы работ. При этом в ст. 168.1 не упоминаются подвижные работы.
Так что в целях возмещения затрат таким сотрудникам советуем подвижные работы «переименовать» в работы разъездного характера либо работы в пути.
Надбавки
Размер надбавок
Чаще всего размеры надбавок зависят от «щедрости» руководства компании. Правда, при установлении «разъездных» доплат работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, придется еще учесть и его положения (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).
Указанные суммы повышают размер оплаты труда «разъездных» работников и не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Дело в том, что все случаи предоставления компенсаций прописаны в ТК РФ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76 и от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).
Таблица. Надбавки за разъездной характер работы в соответствии с отраслевыми тарифными соглашениями, заключенными на федеральном уровне социального партнерства
Надбавки/доплаты за разъездной характер работы
Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике РФ на 2013-2015 гг. (от 09.04.2013 N 222/13-15)
Не менее 12,5% тарифной составляющей расходов (средств), направляемых на оплату труда
Отраслевое тарифное соглашение в жилищно-коммунальном хозяйстве РФ на 2008-2010 гг. (от 05.09.2007 N 71/08-10). Продлено по 01.01.2014 (от 02.04.2010 N 145/11-14)*
Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2011-2013 гг. (от 02.02.2011 N 168/11-13)*
В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно за день составляют не менее трех часов, суточные рекомендуется устанавливать в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках, а при поездках длительностью не менее двух часов — до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках
Федеральное отраслевое соглашение по дорожному хозяйству на 2008-2010 гг. (от 21.05.2008 N 100/08-10). Продлено на 2011-2013 гг. (от 14.01.2011 N 162/11-13)*
Если продолжительность разъездной работы либо работы, которая протекает в пути:
12 и более дней в месяц, то надбавка составляет до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада;
менее 12 дней в месяц, то надбавка составляет до 15% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат.
Если время проезда в нерабочее время от места нахождения организации или от сборного пункта до места работы и обратно в день составляет:
не менее 3 часов, выплачивается надбавка в размере до 20% месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат;
не менее 2 часов — до 15%
* Соглашения, по которым поступало предложение о присоединении
Налоговые нюансы
Расходы на выплату надбавок за разъездной характер работы:
— учитывают при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 2 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);
— учитывают при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
— облагают НДФЛ (п. 1 ст. 210 и ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);
— облагают страховыми взносами на обязательное социальное страхование (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 212-ФЗ);
— облагают взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 и ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).
Оформляем разъездную работу
Перечень «разъездных» работников
Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Рекомендуем разъездные категории работников прописать именно в приказе, поскольку внести изменения в коллективный договор гораздо сложнее.
Положение о разъездном характере работы
Немаловажно утвердить Положение о разъездном характере работ, где будут прописаны понятие разъездных работ, компенсационные выплаты, порядок осуществления расчетов с работником и т.д.
Положение о служебных поездках работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и размеры возмещения расходов Работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.
1.2. Разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок.
1.3. Работа, осуществляемая в пути, — это работа, выполняемая при движении транспортного средства.
1.4. Перечень должностей и профессий работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути, утверждается директором.
1.5. Условия, определяющие характер работы (разъездной, в пути), должны быть прописаны в трудовых договорах и должностных инструкциях (рабочих инструкциях) Работников.
1.6. Данное Положение обязательно для всех Работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.
2. Основание для направления работника в служебную поездку
2.1. Основанием для отправления Работника в служебную поездку является маршрутный лист.
2.2. Прием и выдачу маршрутных листов осуществляет отдел кадров.
2.3. На следующий после окончания служебной поездки день Работник сдает маршрутный лист руководителю подразделения, который его визирует и сдает в отдел кадров в этот же день.
3. Компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда
3.1. К окладам работников устанавливаются следующие надбавки:
3.1.1. за разъездной характер работ — 20%;
3.1.2. за работу, осуществляемую в пути, — 15%.
4. Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей
4.1. Работнику возмещаются расходы по проезду:
4.1.1. в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — в любом автотранспортном средстве (включая такси);
4.1.2. ежемесячно в размере стоимости проездных билетов на городской общественный транспорт — работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер.
4.2. Расходы по проезду, указанные в пункте 4.1.1 настоящего Положения, возмещаются в размере стоимости проезда на транспорте, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
4.3. Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения при предъявлении подтверждающих документов в размере фактических затрат, но не более 2500 руб. в сутки. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
4.4. Работнику оплачиваются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере 1000 руб. в день.
4.5. Работникам возмещаются расходы на услуги связи в пределах лимита, установленного приказом директора, и при наличии докладной записки Работника, подтверждающей экономическую обоснованность расходов.
4.6. Работодатель возмещает расходы Работнику только в том случае, если поездки являлись служебными и соответствовали трудовой функции Работника либо были выполнены по распоряжению непосредственного руководителя Работника.
5. Порядок осуществления расчетов и оформления отчетности
5.1. Работники обязаны сохранять все документы, подтверждающие расходы.
5.2. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала следующего месяца руководителем подразделения оформляется служебное задание с описанием основных направлений работы сотрудника в служебных поездках на соответствующий месяц.
5.3. Работнику выдается аванс на расходы, связанные со служебными поездками, в пределах сумм, причитающихся по утвержденному директором служебному заданию.
5.4. Работники обязаны до 5 числа календарного месяца, следующего за отчетным, представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи со служебными поездками денежными средствами. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: документы о найме жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и по иным связанным со служебными поездками расходам.
5.5. Работники обязаны до 7 числа месяца, следующего за отчетным, возвратить в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на служебные поездки.
5.6. В случае перерасхода денежных средств работодатель в течение 3 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета компенсирует работнику суммы, утвержденные директором организации.
Особенности приема на работу
Согласно абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются, в частности, условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (разъездной, в пути). Образец формулировки трудового договора с сотрудником, трудящимся на работе, имеющей разъездной характер, см. в Примере 3.
На разъездной характер служебной деятельности работника должно быть указано в должностных обязанностях работника.
Разъездной лист
Чаще всего в качестве обоснования служебных поездок на предприятиях ведут журнал поездок либо сотрудникам выдают разъездные (маршрутные) листы, где они ставят отметки о своих перемещениях. Нередки случаи, когда работникам вменяется заполнение отчетов о служебных поездках. Все эти документы организация разрабатывает самостоятельно.
К сведению. Каждая самостоятельно разработанная форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных п. 6 данного списка, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Стационарные рабочие места и разъездная работа
Зачастую организации заключают трудовые договоры с работниками для выполнения разъездной работы в других городах либо субъектах нашей страны. При этом возникает вопрос: следует ли организациям осуществлять постановку на учет в налоговых органах по месту выполнения трудовой функции каждого из этих работников?
Вопрос не праздный. Дело в том, что организации подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). При этом обособленным подразделением компании признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (п. 2 ст.
11 НК РФ). Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).
Между тем если указанные сотрудники не будут осуществлять деятельность в офисе организации, то речи о создании стационарных рабочих мест идти не может. Ведь под оборудованием стационарного рабочего места понимается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей (письма Минфина России от 20.05.2013 N 03-02-07/1/17743, от 18.03.2013 N 03-02-07/1/8192, от 01.03.2012 N 03-02-07/1-50). Так что при осуществлении деятельности, имеющей разъездной характер, без создания стационарного рабочего места оснований для постановки на учет организации в налоговом органе по месту осуществления указанной деятельности не возникает. Данный вывод подтверждают следующие письма Минфина России: от 24.05.2013 N 03-02-07/1/18634, от 01.03.2012 N 03-02-07/1-50 и от 28.07.2011 N 03-02-07/1-265.
Источник: info-personal.ru
Разъездные проблемы
Согласно ст. 57 ТК РФ условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути), подлежат обязательному включению в трудовой договор. Однако в действующем законодательстве отсутствует определение работы, имеющей разъездной характер. Кто же такие «разъездные работники»? Курьеры? Водители?
Или, может, экспедиторы? Попробуем разобраться.
Признаки разъездного характера
Как известно, служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Сразу же напомним определение служебной командировки. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Теперь рассмотрим те нормативно-правовые акты, где приведена хоть какая-то характеристика разъездной работы. Так, согласно п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе МЧС (утв. Приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3) разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
Теперь обратимся к Положению о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденному Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87. В нем указано, что подвижной характер работ связан с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства. При этом разъездной характер работ устанавливают сотрудникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.
Среди специалистов бытует и такое определение разъездной работы: это работа, выполнение которой связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам либо от одного населенного пункта к другому.
С точки зрения чиновников, работа в следующих должностях и отраслях может носить разъездной либо подвижной характер:
— некоторые работники эксплуатационных предприятий и организаций связи (Перечень должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы, утвержденный Приказом Минсвязи СССР от 14.02.1961 N 88);
— некоторые работники речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог (Перечни профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков, утвержденный Постановлением Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579);
— экспедиторы; работники, занятые на техобслуживании и ремонте автотранспортных средств на линии; работники, непосредственно занятые организацией и контролем за работой транспорта на строительных объектах (Перечень профессий, должностей и категорий работников автомобильного и железнодорожного транспорта, занятых в строительно-монтажных организациях Министерства энергетики и электрификации СССР, которым выплачиваются надбавки за разъездной характер работы и за служебные поездки в пределах обслуживаемых ими участков, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20.10.1988 N 554/25-39);
— экипажи судов заграничного плавания морского флота российских судоходных компаний и судов заграничного плавания флота рыбной промышленности (Письмо Минфина России от 21.12.2004 N 03-05-02-04/72, Постановления ФАС Дальневосточного округа от 21.06.2007 N Ф03-А24/07-2/1487, ФАС Северо-Западного округа от 22.06.2007 N А42-2218/2006, а также ФАС Северо-Кавказского округа от 14.03.2006 N Ф08-801/2006-351А);
— менеджеры-экспедиторы (Постановления ФАС Московского округа от 12.10.2006 N КА-А40/9961-06, 22.09.2006 N КА-А40/9065-06).
Учтите, что разовые поездки сотрудников к разъездному характеру работы не имеют никакого отношения. Например, поездки водителей грузовых автомобилей, которые не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, следует рассматривать как служебные командировки (Письмо Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168).
Получается, что отличие разъездной работы от командировок в следующем: разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции работника.
На основании сказанного определим, что разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок. Таким образом, «разъездными» работниками являются курьеры, снабженцы, торговые агенты, почтальоны и т.д.
К работе, осуществляемой в пути, относится работа, выполняемая при движении транспортного средства. Работниками «в пути» считаются, например, проводники, экспедиторы, кондукторы.
Подвижной характер работы связан с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства. Поэтому «подвижными» работниками можно назвать лесозаготовителей, строителей, монтажников и т.д.
Согласно ст. 168.1 Трудового кодекса РФ конкретный перечень работ, профессий, должностей разъездных работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (см. пример 1). На наш взгляд, лучше всего закрепить этот перечень в приказе, поскольку внести изменения в тот же коллективный договор гораздо сложнее.
Общество с ограниченной ответственностью «КУРЬЕР»
Об утверждении перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет развернутый характер или протекает в пути.
Во исполнение положений ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации
1. Работниками, постоянная работа которых имеет разъездной характер, считать:
2. Работниками, постоянная работа которых протекает в пути, считать:
— экспедитора по перевозке грузов.
Генеральный директор Аношкин С.В. Аношкин
Учтите, что на разъездной характер служебной деятельности работника должно быть указание и в его должностной инструкции (либо в приложении к трудовому договору, содержащем перечень должностных обязанностей работника). Такой вывод сделали чиновники в Письме ФНС России от 18.05.2005 N 04-2-03/67.
Судебно-арбитражная практика. Для арбитров Московского округа подтверждением разъездного характера деятельности сотрудников УП «Мосгортепло» послужили должностные инструкции указанных лиц. Представители организации отметили, что деятельность, которую осуществляет теплоснабжающее предприятие, предполагает большое количество поездок работников в пределах города для заключения договоров теплоснабжения, снятия показаний счетчиков, мелкого ремонта тепло — и электросетей, что и было зафиксировано в должностных инструкциях работников (Постановление ФАС от 02.02.2006 N КА-А41/14222-05).
Подведем небольшой итог сказанному. Итак, если в организации работают «разъездные» сотрудники, то при проверке трудовые и налоговые инспекторы могут потребовать:
— трудовой договор, где указано на разъездной характер работы;
— должностные инструкции, в которых прописаны обязанности сотрудника, связанные со служебными поездками;
— приказ, где закреплен перечень «разъездных» работников;
— коллективный договор или положение о поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, где утверждены конкретные размеры и порядок возмещения затрат, связанных со служебными поездками.
Для некоторых категорий работников Трудовой кодекс предполагает некие гарантии и компенсации, связанные с «нестандартными» условиями их работы. Поскольку «разъездных» работников по праву можно отнести к таким «особым» категориям, для них существует два вида компенсационных выплат (см. схему).
│ Компенсационные выплаты сотрудникам, постоянная работа которых │
│ осуществляется в пути или имеет разъездной характер │
│ Компенсационные выплаты, │ │ Компенсационные выплаты, │
│ связанные с особыми условиями │ + │ связанные с выполнением трудовых │
Первые — это выплаты, связанные с особыми условиями труда, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ).
Второй вид компенсаций — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
Рассмотрим их подробнее.
Еще в 2004 г. Постановлением Минтруда России от 26.04.2004 N 60 был отменен единственный нормативный акт, регулирующий порядок выплаты и размер надбавок за подвижной и разъездной характер работы. Речь идет о Постановлении от 29.06.1994 N 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации».
В настоящее время размеры надбавок зависят исключительно от «щедрости» руководства организации. Правда, при установлении «разъездных» доплат работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, придется еще учесть и его положения (ст. ст. 8, 45 и 48 ТК РФ).
Перечень Отраслевых соглашений, в которых прописаны
положения о доплатах и надбавках за разъездной характер
Отраслевое тарифное соглашение
в электроэнергетике на 2009 —
2011 годы
Доплата за разъездной характер работы
составляет не менее 12,5% тарифной
составляющей расходов (средств),
направляемых на оплату труда
Отраслевое тарифное соглашение
в жилищно-коммунальном
хозяйстве на 2008 — 2010 годы
Отраслевое тарифное соглашение
по организациям и предприятиям
сферы бытового обслуживания
населения на 2008 — 2010 годы
Федеральное отраслевое
соглашение по дорожному
хозяйству на 2008 — 2010 годы
В случаях, когда продолжительность
разъездной работы либо работы, которая
протекает в пути, составляет:
— 12 и более дней в месяц, выплачивается
надбавка до 20% месячной тарифной ставки
(должностного оклада);
— менее 12 дней в месяц, то надбавка
составляет до 15% месячной тарифной ставки
(должностного оклада) без учета
коэффициентов и доплат.
В случаях, когда время проезда в нерабочее
время от места нахождения организации
или от сборного пункта до места работы
и обратно в день составляет:
— не менее 3 часов, выплачивается
надбавка в размере до 20% месячной
тарифной ставки (должностного оклада)
без учета коэффициентов и доплат;
— не менее 2 часов — до 15%.
Надбавка за подвижной характер работы
начисляется в процентах к тарифной ставке
(должностному окладу) без учета
коэффициентов и доплат:
— в районах Крайнего Севера и
в приравненных к ним местностях, а также
в Хабаровском, Приморском краях и
в Амурской области — 40%;
— в других районах страны — 30%
Отраслевое соглашение
по транспортному строительству
на 2007 — 2009 годы
Размеры всех надбавок не должны превышать
размера нормы суточных, установленных
Правительством РФ для организаций,
финансируемых из федерального бюджета
при командировках на территории Российской
Федерации
Федеральное отраслевое
соглашение по строительству и
промышленности строительных
материалов на 2008 — 2010 годы
— За подвижной характер работ — 30 — 40%
к тарифным ставкам и должностным окладам
— за разъездной характер работ — 15 — 20%
Отраслевое соглашение по
межотраслевому промышленному
железнодорожному транспорту
на 2007 — 2009 годы
Надбавка за разъездной характер работы
производится в размере 3% тарифной
ставки в сутки
Напомним, что надбавки повышают заработную плату сотрудников, работа которых носит подвижной либо разъездной характер, и не могут рассматриваться в качестве компенсаций в целях применения ст. 164 Трудового кодекса (Письмо Минфина России от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).
Судебно-арбитражная практика. Работникам филиала ООО «Газпромтранс» выплачивалась надбавка за разъездной характер работы в размере:
— до 20%, если место проезда в нерабочее время от места нахождения до места работы и обратно в день составляло не менее трех часов,
— до 15%, если время проезда составляло не менее двух часов.
Однако в данном случае доплата за разъездной характер работ, введенная локальными нормативными актами общества, носила компенсационный характер и была обусловлена особыми условиями труда, в которых работало лицо, вынужденное затрачивать на поездку к месту работы несколько часов ежедневно.
Такой вывод сделали судьи в Постановлении ФАС Поволжского округа от 21.09.2007 N А06-7000/06-14.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. А именно:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Как видите, в отличие от ст. 57 Трудового кодекса, здесь речь идет только о работе, осуществляемой в пути или имеющей разъездной характер. Поэтому если в локальном нормативном акте организации и трудовом договоре некоторые сотрудники записаны как «подвижные», компенсировать им указанные выше расходы и отнести их на затраты предприятия по ст. 168.1 ТК РФ не удастся. Напомните это бухгалтерам.
Как мы уже говорили, конкретные размеры и порядок возмещения затрат устанавливаются в коллективном договоре, в соглашении либо в иных локальных нормативных актах. Кстати, работодатель вправе закрепить указанные нормы и в приложении к трудовому договору, которое без утверждения должностной инструкции будет являться его неотъемлемой частью (Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153).
В качестве образца подобного документа приведем пример положения о поездках работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (см. пример 2).
Общество с ограниченной ответственностью «ГАЛАН»
22 декабря 2008 г.
Положение о служебных поездках работников,
постоянная работа которых имеет разъездной характер
или протекает в пути
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и размеры возмещения расходов работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.
1.2. Разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок.
1.3. К работе, осуществляемой в пути, относится работа, выполняемая при движении транспортного средства.
1.4. Перечень должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути, утверждается генеральным директором Общества.
1.5. Условия, определяющие характер работы (разъездной, в пути), должны быть прописаны в трудовых договорах с работниками.
1.6. Данное Положение обязательно для всех сотрудников организации, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.
2. Компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда
2.1. К тарифным ставкам и должностным окладам работников устанавливаются следующие надбавки и доплаты:
2.1.1. За разъездной характер работ — 15%.
2.1.2. За работу, осуществляемую в пути, — 30%.
3. Компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей
3.1. Работнику возмещаются расходы по проезду:
3.1.1. В размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — в любом автотранспортном средстве (такси).
3.1.2. Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, — ежемесячно в размере стоимости проездных билетов на городской общественный транспорт.
3.2. Расходы по проезду, указанные в п. 3.1.1 настоящего Положения, возмещаются в размере стоимости транспорта, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
3.3. Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения при предъявлении подтверждающих документов в размере фактических затрат, но не более 2000 руб. в сутки. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
3.4. Работнику оплачиваются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере 500 руб. в день.
3.5. Работникам возмещаются расходы на услуги связи в пределах лимита, установленного приказом генерального директора Общества, и при наличии пояснительной записки работника, подтверждающей экономическую обоснованность расходов.
3.6. Работодатель возмещает расходы работнику только в том случае, если поездки являлись служебными и соответствовали трудовой функции работника либо были выполнены по распоряжению непосредственного руководителя работника.
4. Порядок осуществления расчетов и оформления отчетности
4.1. Работники обязаны сохранять все документы, подтверждающие расходы.
4.2. За 5 дней до начала месяца руководителем подразделения оформляется служебное задание с описанием основных направлений работы сотрудника в служебных поездках.
4.3. Работнику выдается аванс на расходы, связанные со служебными поездками, в пределах сумм, причитающихся по утвержденному генеральным директором служебному заданию.
4.4. Работники обязаны до 5 числа месяца, следующего за отчетным, представить в бухгалтерию Общества авансовый отчет (по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи со служебными поездками денежными средствами. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: документы о найме жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и по иным связанным со служебными поездками расходам.
4.5. Работники обязаны до 7 числа месяца, следующего за отчетным, возвратить в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на служебные поездки.
4.6. В случае перерасхода денежных средств организация в течение 3 дней с даты утверждения авансового отчета компенсирует работнику суммы, утвержденные руководителем организации.
Имейте в виду, что на все расходы должны быть представлены оправдательные документы. Причем работодатель возмещает затраты сотруднику только в том случае, если поездки являлись служебными и соответствовали трудовой функции работника либо были выполнены по распоряжению руководителя.
Так, для обоснования служебных поездок на предприятиях ведут журнал поездок либо сотрудникам выдают разъездные (маршрутные) листы (см. пример 3), где они ставят отметки о своем перемещении.
Источник: hr-portal.ru