Что такое сэд в строительстве

Целью данной дипломной работы является внедрение эффективного электронного документооборота на конкретном предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Задачами дипломной работы являются:
— анализ строительной отрасли и перспективы ее развития,
— изучение современного состояния и использования систем документационного обеспечения предприятий строительной отрасли на региональном уровне,
— изучение организации документального обеспечения управления на строительных предприятиях,
— проведение анализа финансово – хозяйственного положения предприятия,
— проведение оценки системы управления предприятием,
— проведение оценки возможности внедрения электронного документооброта на предприятии,
— разработка программы внедрения технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли
— выполнение оценки экономической эффективности внедрения корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках исследуемого предприятия.

Что такое СЭД и как ее внедрять? Часть 11/15

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ 6
1.1. Анализ строительной отрасли: стратегические возможности и оценка привлекательности 6
1.2. Исследование современного состояния и использования систем документационного обеспечения предприятий строительной отрасли на региональном уровне 19
1.3. Организация документационного обеспечения управления в строительных организациях 27
2 КОМПЛЕКСНЫЙ АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» 34
2.1 Общая характеристика деятельности предприятия 34
2.2 Анализ внешней среды предприятия 35
2.3 Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия 43
2.4 Оценка системы управления предприятия 64
2.5 Оценка возможностей внедрения информационной системы документационного обеспечений управления 69
Глава 3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ МОДЕРНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» НА ОСНОВЕ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ………………………………. 74
3.1 Программа внедрения технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли 74
3.2 Проект организации внедрения электронного документооборота в деятельность ЗАО ФСК «Чайка» 80
3.3 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий……………………………
ЗАКЛЮЧЕНИ Е 94
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 98

Работа состоит из 1 файл

Целесообразно с целью экономии ресурсов планировать программу типа – Клиент-Сервер. Тогда необходимо будет приобрести только мощный сервер для хранения, обработки информации, а клиентские места оставить без изменений и модификаций.

Рисунок 3.1 Схема ПО типа Клиент-Сервер

Условно можно выделить пять этапов процесса внедрения СЭД (см. Рис. 3.2):

1. Предпроектное и информационное обследование объекта внедрения СЭД (результат концептуальная или инфологическая модель);
2. Анализ объекта внедрения СЭД и построение даталогической или логической модели;
3. Физическая реализация: разработка, настройка, доработка и тестирование ИС (результат: физическая модель);
4. Опытно-промышленная эксплуатация СЭД: установка и настройка ПО, обучение персонала, устранение ошибок в работе системы, доработка СЭД;
5. Промышленная эксплуатация СЭД.

Рисунок 3.1 Схема процесса внедрения СЭД на строительном предприятии

Необходимо учесть, что при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

— в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;

— слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;

— СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);

— наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия («сопротивление изменениям»), нередко вызванного нежеланием какой-либо «прозрачности» своей деятельности;

— отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Проблему «сопротивления изменениям» можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении. Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения.

Электронный документооборот применяется для достижения максимально возможной эффективности и выгодности проекта строительства, а также для того, чтобы сократить сроки предоставления документации. Имеет он также и следующие задачи:

•Способствование сокращению сроков строительства, путем своевременной подготовки документации

•Сокращение времени обработки информации

•Повышение качества и оперативности управления строительным объектом

•Повышение эффективности сбора и регистрации первоначальной информации

При этом можно выделить еще несколько преимуществ использования системы электронного документооборота для строительных предприятий:

•Значительно быстрее происходит обмен информацией внутри организации, отпадает проблема задержек и несвоевременного информирования сотрудников об изменениях документации, отпадает риск использовать документы, которые утратили актуальность

•Происходит стандартизация работы с документами, контроль за её исполнением также строится на единых правилах

•Информация становится более защищённой

•Становится удобнее работать с информацией, ведь она четко структурирована

•Упрощается сбор первоначальной информации, поскольку заполнение различных форм полностью стандартизировано

•Эффективность труда работников возрастает, практически исчезают проблемы соответствия квалификации сотрудников

•Создается единое информационное пространство на основе коммуникаций, которыми связаны все работники организации, которые объединены одними деловыми процессами

•Применяются единые средства и технологии для обмена информацией между структурными подразделениями организации

•Автоматизируются процессы подготовки и принятия управленческих и организационных решений

•Создается база для применения безбумажной технологии работы с необходимыми документами

Таким образом, электронный документооборот для строительных предприятий выполняет все необходимые функции для осуществления бизнес-процессов — сокращает то время, которое обычно затрачивается на выполнение работы; качественно улучшает результаты операций; позволяет экономить ресурсы; делает деятельность сотрудников более прозрачной и др.

3.2 Проект организации внедрения электронного документооборота в деятельность ЗАО ФСК «Чайка»

В п.3.1 был рассмотрен процесс внедрения СЭД на строительном предприятии. Выполним детализацию этого процесса и рассмотрим более подробно этапы реализации программы по внедрению СЭД:

Этап 1. Разработка ТЗ для создания ПО.

Этап 2. Реализация ПО.

Этап 3. Пилотный проект проходит апробацию на месте.

Этап 4. Консолидирование замечаний. Выполнение доработок в пилотном ПО.

Этап 5. Создание инструкции пользователя ПО.

Этап 6. Установка ПО на рабочие места пользователей.

Этап 6. Обучение пользователей. Формирование базы данных.

Кроме того, при формировании исходной базы необходимо выполнить электронную копию бумажного документа. Цель подобных действий – снятие пиковых нагрузок, характерных для бумажной технологии, поскольку сканирование документов с подлинников и их печать из электронного архива могут выполняться в разное время и в разных местах. Кроме того, решается задача верификации – идентичности бумажной и электронной версий документации, изготовленных с одной и той же компьютерной копии подлинника из электронного архива.

Для реализации указанной цели разработана следующая схема функционирования системы.

Этап 1. Разработка Технического требования и реализация программного обеспечения.

Этап 2. Создание электронной копии бумажного документа.

Этап 3. Изготовление проектной документации с электронной копии.

Выпуск документации для заказчика осуществляется следующим образом. С помощью компьютера отслеживает поступление комплектов проектной документации разных разделов в электронный архив. Далее просматривает ее на компьютере, «выписываются» накладные на документы платежного этапа и передает ее в группу выпуска проектной продукции. В накладной, помимо реквизитов объекта и наименований комплектов, указываются наименование этапа, архивные номера комплектов, количество экземпляров, указания по фальцовке, брошюровке и другому оформлению документов.

Группа выпуска проверяет в электронном архиве наличие документации, указанной в накладной. Далее печатает с компьютера заданное количество экземпляров, контролирует готовую продукцию и передает ее в установленном порядке заказчику.

Рассмотрим более подробно этапу работу, касающиеся непосредственно пользователей программы, без подробного анализа работы программистов и отдела ИТ.

Этап 1. Разработка Технического требования и реализация программного обеспечения.

К основным шагам проектирования базы данных относятся:

• определение информационных потребностей базы данных;
• анализ объектов реального мира, которые необходимо смоделировать в базе данных. Сформировать из этих объектов сущности и характеристики этих сущностей (например, для сущности “деталь” характеристиками могут быть “название”, “цвет”, “вес” и т.п.) и сформировать их список;
• поставить в соответствие сущностям и характеристикам — таблицы и столбцы (поля) в нотации выбранной СУБД (Paradox, dBase, FoxPro, Access, Clipper, InterBase, Sybase, Informix, Oracle и т.д.);
• определить атрибуты, которые уникальным образом идентифицируют каждый объект;
• выработать правила, которые будут устанавливать и поддерживать целостность данных;
• установить связи между объектами (таблицами и столбцами), провести нормализацию таблиц;
• спланировать вопросы надежности данных и, при необходимости, сохранения секретности информации.

Спроектированная база данных должна отвечать следующим условиям:

• удовлетворять всем требованиям пользователей к содержимому базы данных. Перед проектированием базы необходимо провести обширные исследования требований пользователей к функционированию базы данных;
• гарантировать непротиворечивость и целостность данных. При проектировании таблиц нужно определить их атрибуты и некоторые правила, ограничивающие возможность ввода пользователем неверных значений. Для верификации данных перед непосредственной записью их в таблицу база данных должна осуществлять вызов правил модели данных и тем самым гарантировать сохранение целостности информации;
• обеспечивать естественное, легкое для восприятия структурирование информации. Качественное построение базы позволяет делать запросы к базе более “прозрачными” и легкими для понимания; следовательно, снижается вероятность внесения некорректных данных и улучшается качество сопровождения базы.
• удовлетворять требованиям пользователей к производительности базы данных. При больших объемах информации вопросы сохранения производительности начинают играть главную роль, сразу “высвечивая” все недочеты этапа проектирования.

Для эффективной работы разрабатываемой программы необходимы минимальные и рекомендуемые параметры ПК (Таблица 3.1).

Источник: www.freepapers.ru

Переход на электронный документооборот в строительной сфере

Фото: sceramic.ru

Тенденция перехода с бумажного документооборота на электронный в последние годы активно развивается в строительной сфере.

В ходе пилотной работы в Московском регионе и СЗФО электронная система подключения новых строительных объектов к инженерным коммуникациям уже доказала свою эффективность, сроки строительства сократились, несколько снизились административные барьеры.

В Москве и Московской области подача электронных заявок на подключение к сетям инженерно-технического обеспечения реализована на базе официального портала Правительства Москвы, портала государственных и муниципальных услуг Московской области. В настоящее время в электронном виде можно получить технические условия, договор и акт о технологическом присоединении к сетям.

Эта возможность упростила взаимодействие застройщиков и ресурсоснабжающих организаций. Нет необходимости тратить время на дорогу, и стояние в очередях. Реализована возможность подачи заявки одновременно по всем видам требуемых ресурсов, это очень удобно. Кроме того, если требуется приложить к заявке дополнительные документы и сведения, в личном кабинете существует возможность их догрузки. При этом срок рассмотрения заявки увеличивается лишь на то время, которое требуется для догрузки новых документов.

Преимущества перехода на электронный документооборот

Удобство электронного документооборота по достоинству оценили строители и девелоперы. Поэтому Правительство РФ планирует внедрить электронную систему подключения в Татарстане и ДФО, и в дальнейшем по всей России. Электронный документооборот, безусловно, помогает сократить время строительства, и упрощает взаимодействие коммерческих структур с государственными учреждениями и ресурсоснабжающими организациями, снижает административные барьеры. Тем не менее, существует большое количество других факторов, в том числе и административных, устранение которых существенно повлияло бы как на скорость строительства, так и на реализацию национальных строительных инициатив.

Источник: promdevelop.com

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, внедрение

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой.

Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Внедрение ЭДО дает возможность:

• контролировать сроки действия договоров;
• ускорить согласование документов;
• создать единую базу данных;
• отказаться от бумажных носителей.

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно

Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

1. однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
2. параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
3. непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
4. единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
5. результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
6. эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

• производственный ЭДО;
• управленческий ЭДО;
• архивное дело;
• кадровый ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

• создание электронной версии документа;
• создание атрибутной карточки документа;
• формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
• поиск карточек документов;
• формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
• сохранение документов в различных форматах;
• создание маршрутов документа и управление его движением;
• ведение журналов, классификаторов и справочников;
• регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
• рассылка напоминаний и уведомлений;
• согласование документов;
• формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

• сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
• экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

• рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
• снижение рисков потери документов;
• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.

Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

1. Хранение и поиск документов.
2. Поддержка делопроизводства.
3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
2. Соответствие стандарту отрасли организации.
3. Соответствие целям и задачам компании.
4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

• повысить производительность бизнес-процессов;
• оптимизировать расходы;
• повысить прибыль.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

• провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
• оценить стоимость владения той или иной программой;
• изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
• ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
• изучить демонстрационные видеоматериалы;
• установить демо-версию программы;
• изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

1. Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
2. Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
3. Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
4. Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно

Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

1. Разработка технического задания.
2. Выбор IT-решения.
3. Описание бизнес-процессов.
4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
5. Внедрение электронного документооборота.
6. Тестирование программы.
7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы.

К основным рискам можно отнести следующие:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность работников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

P.S. КСК групп работает на рынке бизнес-консалтинга более 20-ти лет. Компания оказывает услуги по аудиту, строительному, управленческому и юридическому консалтингу, комплексной автоматизации бизнес-процессов и оценке активов.

Источник: www.kp.ru