Для чего нужен дефектный акт в строительстве

К документации первичного учета причисляется дефектный акт, который используется в различных областях деятельности. Обычно он встречается в сфере строительства, причем каждая компания или ИП самостоятельно могут разработать образец, по которому будут составляться акты.

Это обусловлено тем, что по российскому законодательству не разработана и не утверждена четко унифицированная форма.

Что такое акт дефектовки

Он представлен учетной документацией, относящейся к первичным бумагам любой компании или ИП. Основное предназначение данного акта заключается в фиксации всех обнаруженных дефектов или недостатков.

Он составляется при изучении состояния оборудования, зданий или другого имущества. Акт обязательно необходим, если выявляется неисправное оборудование или нарушения в работе других элементов. Он формируется после детального осмотра выявленных повреждений, для чего на предприятии организуется экспертная комиссия.

Как оформить «Дефектную ведомость» и «Дефектный акт»

Составляется дефектный акт представителями бизнеса при различных ситуациях, например:

• неисправность, брак и сложности в работе сложного оборудования;
• выполнение строительных или ремонтных работ;
• ремонт оборудования и автомобилей;
• укладка тротуарной плитки;
• установка или наладка пожарной сигнализации;
• ремонт кровельного покрытия.

В каждом случае применяется собственный образец акта, который содержит необходимые пункты и сведения. Но при его заполнении обязательно указывается, какие нарушения и проблемы выявлены. Обычно приводятся нарушения норм, утвержденных государственными органами.

Правила составления

Хотя каждая организация может самостоятельно разрабатывать образец данного документа, но он всегда должен содержать обязательные реквизиты, без которых не обладает юридической значимостью. Составлением акта занимается экспертная комиссия компании.

Если во время осмотра оборудования или зданий обнаруживаются дефекты или иные повреждения, которые необходимо экстренно устранить, то формируется аварийная схема, что непременно указывается в акте.

К правилам формирования данного документа относится:

1. составлением акта занимается исключительно специальная экспертная комиссия, формируемая на предприятии;
2. выбираются члены комиссии руководством предприятия или возводимого объекта;
3. в документ вносятся все обнаруженные дефекты, нарушения, повреждения и брак;
4. обязательно указывается наименование объекта, на котором производится проверка;
5. устанавливается степень износа разных элементов;
6. приводятся ФИО и должности всех лиц, представленных членами комиссии, поскольку именно они занимаются исследованием оборудования, строительной площадки или иного объекта;
7. поскольку члены комиссии являются специалистами в конкретной области, то они могут оставить свои рекомендации относительно возможного устранения выявленных дефектов, например, допускается указывать необходимость выполнения ремонта или покупки новых комплектующих;
8. на основании этой документации принимается решение относительно восстановления, ремонта или замены исследуемого объекта.

Если изучается какое-либо дорогостоящее оборудование, которое сломалось и должно быть заменено, то обязательно приводится сметная стоимость данного изделия.

Представители компании или другие лица могут не соглашаться с результатами исследования. После изучения дефектного акта заинтересованные лица имеют право направить директору компании претензию. Если не удается уладить разногласия мирным способом, то подается исковое заявление в суд.

Инструкция по заполнению

Члены экспертной комиссии должны разбираться в правилах составления данного документа. Процесс заполнения бланка делится на последовательные этапы:

1. приводится дата и номер приказа, на основании которого утверждена форма документации, используемой в одной компании;
2. вписывается информация о фирме, для чего указывается ее название, организационная форма, а также юридический адрес и другие важные сведения;
3. если оборудование или техника состоят на балансе филиала или подразделения, то приводятся данные об этом отделении;
4. вносятся сведения о директоре предприятия, который инициирует проверку;
5. указывается дата составления;
6. ставится печать, если она используется на предприятии;
7. приводится наименование документации и ее номер, для чего учитывается нумерация по внутреннему документообороту фирмы;
8. вводится адрес, по которому располагается исследуемый объект;
9. номер и дата формирования приказа, на основании которого созвана экспертная комиссия;
10. указываются все лица, входящие в состав комиссии, причем приводятся не только их ФИО, но и занимаемые должности;
11. вписываются основные характеристики исследуемого оборудования, зданий и иных объектов;
12. если изучается состояние техники, то указывается ее наименование, номер и серия, дата выпуска и дата, когда оборудование введено в эксплуатацию;
13. перечисляются все дефекты, повреждения, брак и иные недостатки, выявленные экспертами;
14. предлагаются способы устранения дефектов;
15. если неисправности невозможно изменить, то приводятся рекомендации по замене комплектующих или всего оборудования;
16. в конце документа члены комиссии ставят свои подписи.

При описании всех повреждений важно пользоваться только точными и понятными формулировками, что позволяет избежать двусмысленности.

Источник: akti-vipolnnenyh-rabot.ru

Как составить акт дефектовки — образец и порядок оформления

Гражданское право

На любом предприятии находится различное оборудование, которое имеет дефекты, серьезно нарушающие его функциональные возможности. Что делать с такой техникой? Составить дефектный акт. Этот документ поможет профессионально оценить состояние оборудование и его дальнейшую судьбу. Чтобы все было в рамках закона, следует ознакомиться с основными правилами и рекомендациями по составлению акта, а также скачать образцы актов.

Основное назначение дефектного акта

Дефектный акт (ДА) представляет собой первичный учетный документ, в котором фиксируются все недостатки материальных ценностей, числящихся на балансе организации, выявленные специально созданной комиссией. По сути, это экспертное заключение специалистов о возможности использования оборудования и инвентаря.

Для чего нужен документ? В процессе эксплуатации возникают различные поломки техники, выявляются дефекты, происходит физический износ. Возникает естественный вопрос: проводить ремонт или списать? Его решить можно только после профессиональной оценки состояния инвентаря, для чего проводится осмотр специалистами (экспертами).

Именно в ДА отмечаются все выявленные недостатки и делаются соответствующие выводы. Только на основании их можно произвести затраты на ремонт или списать материальные ценности из-за выявленных дефектов.

Составляться акт дефектовки может при приемке техники и введении ее в эксплуатацию, во время проведения инвентаризации, при плановом осмотре, при появлении сбоев в работе оборудования. На основании этого документа составляется дефектная ведомость на ремонт оборудования или производится списание материальных ценностей. Если ДА отсутствует или составлен неправильно, то налоговый орган может не признать произведенные расходы или списание в бухгалтерском учете. Это приводит к доначислению базы налоговых выплат и штрафным санкциям.

Правила составления акта

Бухгалтерский учет в РФ регулируется Законом от 06.12.2011 №402-ФЗ, в т.ч. и в части составления ДА. Документ составляется по результатам осмотра дефектного инвентаря. Для этого назначается комиссия, включающая специалистов и представителей заинтересованных сторон. В результате проведения необходимой процедуры выявляются все дефекты и поломки, вносимые в таблицу.

К акту дефектовки прилагаются, при необходимости, дополнительные экспертные заключения и техдокументы. Все члены комиссии должны подписать документ. Возражения оформляются в виде особого мнения члена комиссии, прилагаемого к ДА. Документ согласовывается с главным бухгалтером организации, и утверждается ее руководителем.

Все выявленные дефекты исследуются по степени влияния на работоспособность и возможность устранения. Комиссия делает выводы о необходимости проведения ремонтно-восстановительных работ и их объема, а при невозможности дальнейшей эксплуатации – списании материальных ценностей.

Требования к содержанию дефектного акта

На законодательном уровне жесткой формы ДА не установлено. Каждое предприятие имеет право устанавливать ее самостоятельно или составлять в свободном стиле. Важно при этом соблюдать общие требования к содержанию, установленные п.2 ст.9 Закона №402-ФЗ. Следует также учитывать рекомендации Постановления Госкомстата РФ от 21.01.2003 №7.

Как правило, ДА оформляется на бланке организации, но может писаться и на чистом листе формата А4. Документ включает перечень дефектов (поломок) в виде списка или таблицы с их описанием и возможность их устранения. В заключительной части делаются выводы о состоянии инвентаря и путях его дальнейшего использования (списания).

В текст ДА необходимо включить следующие пункты:

• Наименование организации — владельца обследуемых материальных ценностей с указанием адреса расположения объекта и сведений о руководителе, утверждающем документ. Уточняется организационно-правовая форма и подразделение, в котором проводится процедура.
• Полное и точное название обследуемого объекта с указанием инвентарного номера. Следует указать дату выпуска и ввода в эксплуатацию (постановки на баланс).
• Состав комиссии с указанием ФИО, должностей и места работы. Указываются реквизиты приказа о ее назначении.
• Сроки проведения осмотра и его особенности, в т.ч. используемые методики и приборы.
• Перечень выявленных дефектов и их описание, степень их влияния на работоспособность всего объекта. Количественная оценка производится в общепринятых единицах. Формулировки должны быть четкими и технически правильными.
• Выводы о работоспособности объекта, необходимости ремонта или списания.

Если форма ДА утверждена на данном предприятии, то в «шапке» документа приводятся реквизиты приказа об ее установлении. Количество экземпляров акта должно соответствовать числу заинтересованных сторон.

[attention type=yellow]В ДА не дается оценка стоимости, не приводятся сметы и калькуляции, стоимость оборудования. Все финансовые расчеты делаются позже на основании технических выводов, изложенных в документе.[/attention]

Требования к составу проверяющей комиссии

Экспертную комиссию для проведения дефектовки назначает руководитель организации (владелец актива) своим приказом. В состав комиссии необходимо включить:

1. Представители организации-владельца актива: технические специалисты, работники, непосредственно использующие обследуемый объект и выявившие дефект, представители бухгалтерии и администрации (владельца), сотрудники ОТК и другие сотрудники при необходимости.
2. Представители заинтересованных сторон: поставщики, покупатели, подрядчики, транспортировщики, изготовители, специалисты ремонтных организаций и иные заинтересованные лица.
3. Эксперты. Желательно привлечение сторонних, независимых специалистов.

В работе комиссии обязательно привлекается материальное лицо, в чем ведении находится обследуемый объект. Состав комиссии во многом зависит от цели составления ДА и носит индивидуальный характер. Если в дальнейшем предусмотрено выставление претензии, то обязательно участие представителей ответчиков. Если решается вопрос о технической поломке, то часто достаточно привлечение специалистов своей организации (без постороннего участия).

Отсутствие представителей заинтересованной стороны может привести к признанию результатов работы комиссии недействительными.

Применение унифицированной формы ОС-16

Любое предприятие имеет право самостоятельно устанавливать форму ДА. Для облегчения этой задачи Госкомстат РФ своим Постановлением от 21.01.2003 №7 предложил унифицированную форму (Акт о выявленных дефектах оборудования — форма № ОС-16). Она подходит для дефектовки в процессе приемки, установки, пуска и испытаний нового оборудования, но может использоваться и в других случаях обследования объектов.

Форма ОС-16 представляет собой двухсторонний бланк. На лицевой стороне заполняются следующие пункты:

1. Сведения о владельце обследуемого объекта (код ОКПО) с указанием структурного подразделения.
2. Местонахождение объекта ( адрес организации, подразделения).
3. Номер и дата данного акта и документов, относящихся к обследуемому объекту.
4. Наименование сторон, участвовавших в поставке объекта: производитель (страна-производитель), поставщик (продавец), грузоотправитель и транспортная организация (перевозчик), монтажная организация (наладчик) с указанием кодов ОКПО.
5. Стадия, на которой производится обследование (приемка, наладка, испытание, установка и т.д.).
6. Перечень выявленных дефектов в виде таблицы с указанием сведений об оборудовании и технической документации на него (в т.ч. дата изготовления, паспортные данные, марка и т.д.).

На обратной стороне акта размещаются выводы комиссии и рекомендации по мерам, которые необходимо принять для устранения дефектов. Заключение должны подписать все члены комиссии.

Образец заполнения дефектного акта

В зависимости от назначения ДА и стадии эксплуатации объекта могут использоваться различные формы документа. Можно выделить 2 характерные разновидности:

• Дефектный акт на списание. Правила его оформления не отличаются от стандартных. Руководитель назначает комиссию. В ее состав следует включить технического специалиста (сотрудника ОТК), материальное лица, в подотчетности которого находится объект, главного бухгалтера. При необходимости привлекается представитель поставщика или наладчика. Председатель комиссии назначается приказом. Им может быть сам руководитель организации или иное лицо. В тексте акта должны быть приведены полные сведения об обследуемом объекте, в т.ч. дата изготовления и ввода в эксплуатацию. В заключительной части обязательно указываются причины невозможности восстановления и делается вывод о необходимости списания объекта. Акт на списание составляется на каждый объект отдельно. Образец этого ДА можно скачать здесь.

• Дефектный акт на текущий ремонт. По своей структуре он не отличается от иных подобных документов. Важно в перечне подробно описать выявленные дефекты и возможные методы устранения (ремонт самой детали, замена новой и т.д.). В заключении даются рекомендации о проведении ремонтно-восстановительных работ. В работе комиссии следует привлечь представителей ремонтных и наладочных организаций, с которыми планируется заключить соглашение. Они подтвердят возможность проведения ремонта.

Организация сама определяет форму ДА. Важно учитывать, что недостаточно обоснованная дефектация объекта может вызвать споры, способные вызвать финансовые последствия. При составлении документа необходимо использовать четкие формулировки, не допускающие двусмысленного толкования. Не допускаются исправления. Отсутствие единого мнения членов комиссии о состоянии объекта требует подключения независимых экспертов, мнение которых поможет установить истину.

Дефектный акт – это важный и необходимый документ, без которого нельзя списать материальные ценности или затраты на ремонт. Он может составляться в произвольной форме, а состав экспертной комиссии определяет руководитель организации-собственника обследуемого объекта, но следует помнить, что неточности и недостаточное обоснование выводов может привести к признанию результатов обследования недействительными. Для законного списания необходимо правильное оформление документа.

Источник: isk.guru

Роль дефектного акта в хозяйственной деятельности предприятия

На любом предприятии со временем появляется оборудование, которое приходит в негодность по тем или иным причинам. Для фиксирования подобных поломок существует специальная документация, которую заполняет ответственное лицо, устанавливая недочеты и фиксируя выполнение необходимых мероприятий для их исправления.

Какой документ составляется при обнаружении дефекта

Дефектный акт – это бумага фиксирующая поломки, неисправности и недочеты в любом оборудовании или объекте. Такой документ имеет отношение к первичной документации и основывается на составленном выводе комиссии.

Именно дефектный акт может явиться основанием для списания ОС или изделия, так как в него вносятся данные относительно выявленных недочетов в оборудовании, также в акте указывается вариант их исправления, если комиссия установила, что оборудование подлежит восстановлению.

Важно: дефектный акт необходимо составлять по всем требованиям, так как его неточное формирование зачастую служит отказом налоговой службы в признании расходов на ремонт, что повлечет начисление дополнительных налогов и штрафов.

Акт не содержит цены ремонтных работ или полученного ущерба, он является основанием для составления:

• Сметы для ремонта;
• Отчета о целесообразности проведения ремонта;
• Приказа на выполнение ремонтных работ;
• Списания изношенного объекта. Тут вы узнаете, как правильно составить приказ о списании основных средств.

Важно: документ в обязательном порядке формируется, если оборудование находится на гарантии или сервисном обслуживании.

Как правильно составить и отредактировать дефектную ведомость вы узнаете в этом видео:

Кто и когда составляет акт

При поломке техники для выяснения обстоятельств и размера ущерба собирается специальная комиссия по приказу руководителя организации, которая и занимается составлением подобной документации.

На документе в обязательном порядке должны стоять подписи всех участников осмотра оборудования.

Форма и реквизиты дефектного акта

Данный документ имеет унифицированную форму ОС-16 от 2011 года, однако организация вправе разработать внутренний бланк документа. Обычно это таблица или вариант перечня.

В любом случае документ должен содержать основные данные:

• Название предприятия и сведения о руководстве;
• Порядковый номер акта и дата формирования;
• Основание для составления;
• Перечень комиссии;
• Сведения об оборудовании;
• Данные о выявленных дефектах;
• Рекомендации уполномоченных лиц;
• Выводы;
• Подписи.

Пошаговая инструкция формирования

Формировать документ доступно посредством унифицированной формы или собственного разработанного на предприятии образца, для этого достаточно взять фирменный бланк предприятия с логотипом или лист формата А4.

Что представляет собой акт о браке товара и чем он отличается от дефектного акта вы узнаете по ссылке.

Заполнять документ проще в форме таблицы, в которую доступно отдельными графами внести:

• Наименование оборудования;
• Марку;
• Серийный номер;
• Даты изготовления и поступления оборудования;
• Наименование производителя;
• Виды обнаруженных дефектов.

Важно: напротив каждой детали необходимо указывать размер фактического износа в процентах.

Образец заполнения дефектного акта на ремонт.

Акт в обязательном порядке подписывается всеми участниками осмотра и содержит необходимые рекомендации.

Также документ доступно сопровождать необходимой документацией:

• Чертежами;
• Исполнительными схемами;
• Фотоматериалами.

Нюансы заполнения

Документ должен содержать подробные сведения о выявленных дефектах, так как они будут служить основанием для определения размера текущих расходов на ремонтные работы.

Название предстоящих расходов и работ должны излагаться предельно ясно, так чтобы у специалиста, составляющего локальную смету не возникало проблем с документацией.

Мера измерения должна указываться согласно измерителю, принятому в нормативных документах.

В акте необходимо подробно указывать, какого именно рода работы необходимо провести, так чтобы у исполнителя не появлялось желания добавит самостоятельно какие-либо мероприятия.

Особенности составления акта в различных ситуациях

После детального изучения объекта комиссия может прийти к различным выводам, и в зависимости от ее решения составляется документ.

На ремонт

В таком документе необходимо подробно отобразить все предстоящие мероприятия:

• Прочистка;
• Шлифовка;
• Восстановление, каких именно деталей с указанием их серийного номера, размеров самих деталей и составляющих;
• Полная замена каких-либо деталей и прочее.

На замену

Если в процессе осмотра комиссия установила, что ремонт существующего оборудования будет стоить дороже, нежели установка нового, то необходимо в акте указать процентное соотношение износа такой детали, указать на полные ее выход из строя и необходимость в приобретение нового изделия.

Важно: в этом случае документ является основанием для списания определенной части механизма, но если он составляется в период гарантийного обслуживания, появляется необходимость в формировании претензии производителю.

Пример заполненного бланка дефектного акта.

Списание основных средств

Перед проведением подобного мероприятия в состав комиссии в обязательном порядке должен входить специалист, способный дать объективную оценку, если штат предприятия не располагает таким сотрудником необходимо пригласить его из вне.

Как оформить акт на списание основных средств по форме ОС-4 вы узнаете в этой статье.

В данном случае акт должен содержать кроме основных данных и реквизитов:

• Перечень дефектов, признанных неустранимыми;
• Технические параметры изъянов с указанием соответствующих нормативным стандартам замеров.

Списание оборудования

Для списания оборудования, которое считается имуществом организации необходимо составлять бумагу о выявленных недочетах в процессе инвентаризации, обычно данное мероприятие осуществляется перед сдачей годового бухгалтерского отчета.

При плановом осмотре выявляются поломки, признаки износа, которые не возможны к восстановлению, при этом для списания оборудования следует учитывать не первичную цену оборудования, а амортизационный износ.

Важно: акт должен содержать первоначальную цену объекта и сумму затраченную на амортизацию оборудования, и если затраты на ремонт превышают остаточную стоимость следует оборудование списывать.

Что представляет собой акт ввода в эксплуатацию оборудования и как его составить правильно – узнайте по ссылке.

Заключение

Дефектный акт в роли первичного документа является основанием для составления большого количества документов, а также списания расходов на ремонт при исчислении налога.

Это все указывает на то, что к его составлению необходимо подойти со всей ответственностью, включив в документ, как можно больше подробностей относительно степени износа, размеров, технического состояния и характеристик объекта, так чтобы комиссия смогла сделать объективное заключение по поводу целесообразности проведения ремонтных работ.

Как осуществляется расчет по дефектной ведомости стоимости работ вы узнаете тут:

Источник: fbm.ru