Функции лица ответственного за строительство

Статья 52. Осуществление строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства

Статья 52. Осуществление строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства
| Статья 52. Осуществление строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства

1. Строительство, реконструкция объектов капитального строительства, а также их капитальный ремонт регулируется настоящим Кодексом, другими федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.1. До выдачи разрешения на строительство объекта федерального значения, объекта регионального значения, объекта местного значения подготовительные работы, не причиняющие существенного вреда окружающей среде и ее компонентам, могут выполняться со дня направления проектной документации указанных объектов на экспертизу такой проектной документации либо в случае, предусмотренном частью 15.5 статьи 48 настоящего Кодекса, — со дня согласования органом исполнительной власти или организацией, уполномоченными на проведение экспертизы проектной документации, разделов проектной документации, изменений в них. Выполнение таких подготовительных работ допускается в отношении земель и (или) земельных участков, которые находятся в государственной либо муниципальной собственности, либо земель и (или) земельных участков, государственная собственность на которые не разграничена, при условии, что такие земли и (или) земельные участки не обременены правами третьих лиц (за исключением сервитута, публичного сервитута). Перечень видов таких работ, порядок их выполнения, экологические требования к их выполнению устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Fox Manager BPA 2.5: Базовый функционал

1.2. Строительство, реконструкция объектов капитального строительства осуществляются в соответствии с проектной документацией и рабочей документацией.

1.3. В случае внесения в рабочую документацию изменений, соответствующих требованиям, предусмотренным пунктами 1 — 5 части 3.8 статьи 49 настоящего Кодекса, приведение проектной документации в соответствие с такими изменениями, внесенными в рабочую документацию, не требуется при условии, что такие изменения в рабочую документацию утверждены застройщиком, техническим заказчиком в порядке, предусмотренном частью 15 статьи 48 настоящего Кодекса. В этом случае утвержденные застройщиком, техническим заказчиком изменения в рабочую документацию признаются частью проектной документации.

2. Работы по договорам о строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, заключенным с застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, региональным оператором (далее также — договор строительного подряда), должны выполняться только индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами, которые являются членами саморегулируемых организаций в области строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, если иное не установлено настоящей статьей. Выполнение работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства по таким договорам обеспечивается специалистами по организации строительства (главными инженерами проектов). Работы по договорам о строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, заключенным с иными лицами, могут выполняться индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами, не являющимися членами таких саморегулируемых организаций.

§51 Применение производной к построению графиков функций. Часть 3/3

2.1. Индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, не являющиеся членами саморегулируемых организаций в области строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, могут выполнять работы по договорам строительного подряда, заключенным с застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, региональным оператором, в случае, если размер обязательств по каждому из таких договоров не превышает десяти миллионов рублей.

2.2. Не требуется членство в саморегулируемых организациях в области строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства:

1) государственных и муниципальных унитарных предприятий, в том числе государственных и муниципальных казенных предприятий, государственных и муниципальных учреждений в случае заключения ими договоров строительного подряда с федеральными органами исполнительной власти, государственными корпорациями, осуществляющими нормативно-правовое регулирование в соответствующей области, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, в ведении которых находятся такие предприятия, учреждения, или в случае выполнения такими предприятиями, учреждениями функций технического заказчика от имени указанных федеральных органов исполнительной власти, государственных корпораций, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;

2) коммерческих организаций, в уставных (складочных) капиталах которых доля государственных и муниципальных унитарных предприятий, государственных и муниципальных автономных учреждений составляет более пятидесяти процентов, в случае заключения такими коммерческими организациями договоров строительного подряда с указанными предприятиями, учреждениями, а также с федеральными органами исполнительной власти, государственными корпорациями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, которые предусмотрены пунктом 1 настоящей части и в ведении которых находятся указанные предприятия, учреждения, или в случае выполнения такими коммерческими организациями функций технического заказчика от имени указанных предприятий, учреждений, федеральных органов исполнительной власти, государственных корпораций, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;

3) юридических лиц, созданных публично-правовыми образованиями (за исключением юридических лиц, предусмотренных пунктом 1 настоящей части), в случае заключения указанными юридическими лицами договоров строительного подряда в установленных сферах деятельности (в областях, для целей осуществления деятельности в которых созданы такие юридические лица), а также коммерческих организаций, в уставных (складочных) капиталах которых доля указанных юридических лиц составляет более пятидесяти процентов, в случае заключения такими коммерческими организациями договоров строительного подряда с указанными юридическими лицами или в случае выполнения такими коммерческими организациями функций технического заказчика от имени указанных юридических лиц;

4) юридических лиц, в уставных (складочных) капиталах которых доля публично-правовых образований составляет более пятидесяти процентов, в случае заключения указанными юридическими лицами договоров строительного подряда с федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, в установленных сферах деятельности которых указанные юридические лица осуществляют уставную деятельность, или в случае выполнения указанными юридическими лицами функций технического заказчика от имени этих федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также коммерческих организаций, в уставных (складочных) капиталах которых доля указанных юридических лиц составляет более пятидесяти процентов, в случае заключения такими коммерческими организациями договоров строительного подряда с указанными федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, юридическими лицами или в случае выполнения такими коммерческими организациями функций технического заказчика от имени указанных федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц;

5) лиц, осуществляющих строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объектов, указанных в пунктах 1 — 3 части 17 статьи 51 настоящего Кодекса.

3. Лицом, осуществляющим строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объекта капитального строительства (далее — лицо, осуществляющее строительство), может являться застройщик либо индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, заключившие договор строительного подряда. Лицо, осуществляющее строительство, обеспечивает соблюдение требований проектной документации, технических регламентов, техники безопасности в процессе указанных работ и несет ответственность за качество выполненных работ и их соответствие требованиям проектной документации и (или) информационной модели (в случае, если формирование и ведение информационной модели являются обязательными в соответствии с требованиями настоящего Кодекса).

3.1. Застройщик вправе осуществлять строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объектов капитального строительства самостоятельно при условии, что он является членом саморегулируемой организации в области строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, если иное не предусмотрено настоящей статьей, либо с привлечением иных лиц по договору строительного подряда.

3.2. В случае выдачи разрешения на отдельные этапы строительства, реконструкции объектов капитального строительства или в случае выделения этапов строительства, реконструкции линейного объекта, иных объектов капитального строительства, входящих в состав линейного объекта, в соответствии с частью 3.3 настоящей статьи индивидуальные предприниматели или юридические лица, являющиеся членами саморегулируемой организации в области строительства, реконструкции объектов капитального строительства (если иное не предусмотрено настоящей статьей), могут привлекаться застройщиком или техническим заказчиком на основании договора строительного подряда на осуществление отдельных этапов строительства, реконструкции объекта капитального строительства.

3.3. По решению застройщика или технического заказчика этапы строительства, реконструкции линейного объекта, иных объектов капитального строительства, входящих в состав линейного объекта, могут быть выделены после получения разрешения на строительство объекта путем внесения изменений в проектную документацию соответствующего объекта в порядке, установленном настоящим Кодексом.

4. При осуществлении строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства на основании договора строительного подряда с застройщиком или техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, региональным оператором указанные лица должны подготовить земельный участок для строительства и (или) объект капитального строительства для реконструкции или капитального ремонта, а также передать индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу, с которыми заключен такой договор, материалы и результаты инженерных изысканий, проектную документацию, разрешение на строительство. При необходимости прекращения работ или их приостановления более чем на шесть месяцев застройщик или технический заказчик должен обеспечить консервацию объекта капитального строительства.

5. В случае, если в соответствии с настоящим Кодексом при осуществлении строительства, реконструкции объекта капитального строительства предусмотрен государственный строительный надзор, застройщик или технический заказчик заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции объекта капитального строительства должен направить в уполномоченные на осуществление государственного строительного надзора федеральный орган исполнительной власти, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации или Государственную корпорацию по атомной энергии «Росатом» (далее также — органы государственного строительного надзора), а в случае, если в соответствии с настоящим Кодексом при осуществлении строительства, реконструкции объекта капитального строительства предусмотрен федеральный государственный экологический контроль (надзор), в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление федерального государственного экологического контроля (надзора), извещение о начале таких работ, к которому прилагаются следующие документы:

1) копия разрешения на строительство;

2) проектная документация в полном объеме, а в случаях выдачи разрешения на отдельный этап строительства, реконструкции в объеме, необходимом для осуществления соответствующего этапа строительства;

3) копия документа о вынесении на местность линий отступа от красных линий;

4) общий и специальные журналы, в которых ведется учет выполнения работ;

5) положительное заключение экспертизы проектной документации в случае, если проектная документация объекта капитального строительства подлежит экспертизе в соответствии со статьей 49 настоящего Кодекса.

5.1. Лицо, осуществляющее строительство, вправе не представлять документы, предусмотренные пунктами 1 и 5 части 5 настоящей статьи. В этом случае органы государственного строительного надзора самостоятельно запрашивают указанные документы (сведения, содержащиеся в них) в органе, выдавшем разрешение на строительство.

5.2. В случае внесения изменений в проектную документацию, получившую положительное заключение экспертизы проектной документации, в соответствии с частями 3.8 и 3.9 статьи 49 настоящего Кодекса после получения разрешения на строительство объекта капитального строительства застройщик или технический заказчик не позднее десяти рабочих дней со дня утверждения таких изменений в соответствии с частями 15.2 и 15.3 статьи 48 настоящего Кодекса направляет их в органы государственного строительного надзора.

5.3. В случаях, установленных Правительством Российской Федерации, документы (их копии или сведения, содержащиеся в них), указанные в пунктах 1 — 5 части 5 настоящей статьи, предоставляются застройщиком или техническим заказчиком в форме информационной модели.

6. Лицо, осуществляющее строительство, обязано осуществлять строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объекта капитального строительства в соответствии с заданием на проектирование, проектной документацией и (или) информационной моделью (в случае, если формирование и ведение информационной модели являются обязательными в соответствии с требованиями настоящего Кодекса), требованиями к строительству, реконструкции объекта капитального строительства, установленными на дату выдачи представленного для получения разрешения на строительство градостроительного плана земельного участка, разрешенным использованием земельного участка, ограничениями, установленными в соответствии с земельным и иным законодательством Российской Федерации, требованиями технических регламентов и при этом обеспечивать безопасность работ для третьих лиц и окружающей среды, выполнение требований безопасности труда, сохранности объектов культурного наследия. Лицо, осуществляющее строительство, также обязано обеспечивать доступ на территорию, на которой осуществляются строительство, реконструкция, капитальный ремонт объекта капитального строительства, представителей застройщика, технического заказчика, лица, ответственного за эксплуатацию здания, сооружения, или регионального оператора, органов государственного строительного надзора, предоставлять им необходимую документацию, проводить строительный контроль, обеспечивать ведение исполнительной документации, извещать застройщика, технического заказчика, лицо, ответственное за эксплуатацию здания, сооружения, или регионального оператора, представителей органов государственного строительного надзора о сроках завершения работ, которые подлежат проверке, обеспечивать устранение выявленных недостатков и не приступать к продолжению работ до составления актов об устранении выявленных недостатков, обеспечивать контроль за качеством применяемых строительных материалов.

7. Отклонение параметров объекта капитального строительства от проектной документации, необходимость которого выявилась в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта такого объекта, допускается только на основании вновь утвержденной застройщиком, техническим заказчиком, лицом, ответственным за эксплуатацию здания, сооружения, или региональным оператором проектной документации после внесения в нее соответствующих изменений в соответствии с настоящим Кодексом, в том числе в порядке, предусмотренном частями 3.8 и 3.9 статьи 49 настоящего Кодекса.

8. В случае обнаружения объекта, обладающего признаками объекта культурного наследия, в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта лицо, осуществляющее строительство, должно приостановить строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, известить об обнаружении такого объекта органы, предусмотренные законодательством Российской Федерации об объектах культурного наследия.

9. Требования к подготовке земельных участков для строительства и объекта капитального строительства для реконструкции, капитального ремонта, состав и порядок ведения исполнительной документации, форма и порядок ведения общего и специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ, порядок осуществления строительства, реконструкции, капитального ремонта, порядок консервации объекта капитального строительства могут устанавливаться нормативными правовыми актами Российской Федерации.

10. При осуществлении капитального ремонта линейных объектов, являющихся магистральными газопроводами, нефтепроводами, нефтепродуктопроводами, допускается повышение их категории, в том числе влекущее изменение охранных зон, установленных в связи с их размещением.

11. В случаях, определенных Правительством Российской Федерации, при осуществлении капитального ремонта зданий, сооружений могут осуществляться замена и (или) восстановление несущих строительных конструкций объекта капитального строительства.

Источник: ozpp.ru

Квалификационные требования к ответственному за производственный контроль

Ответственность за своевременность организации производственного контроля — это обязанность по проверке соблюдения санитарно-гигиенических нормативов, а также норм безопасности на предприятии. Этими функциями наделяют сотрудника, обладающего подходящей квалификацией.

Как осуществляется производственный контроль

Компании, действующие на территории Российской Федерации, обязаны следить за качеством выпускаемой продукции, чтобы не допустить причинения вреда здоровью потребителей в результате ее использования или других возможных негативных последствий. Организация и осуществление производственного контроля на предприятии требуется для мониторинга качества продукции и технических условий ее производства в соответствии с действующим законодательством.

Чаще всего осуществление производственного контроля предполагает проверку соблюдения эпидемиологических и профилактических требований в ходе изготовления продукции. В соответствии со статьей 32 федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ такой контроль должны проводить все компании, занимающиеся производством продукции или оказанием услуг.

Производственный контроль осуществляется по продуманной схеме, учитывающей особенности технического процесса.

Лицом, ответственным за проведение ПК, назначается конкретный сотрудник, отвечающий установленным требованиям к уровню квалификации. Порядок организации ПК определяется приказом руководителя предприятия, который указывает, на кого возлагается общее руководство организацией и осуществлением производственного контроля в компании. Кроме этого, права и обязанности тех, кто несет ответственность за ПК, должны закрепляться в Положении о производственном контроле. Также данная информация должна присутствовать в должностных инструкциях и договорах с сотрудниками, которые ответственны за эту задачу.

Программа ПК

Типовая программа ПК, которая подойдет большинству учреждений, включает в себя следующие разделы:

• издание санитарных правил, методик и методов осуществления контроля основных параметров технологической среды;
• проведение лабораторных испытаний в целях осуществления такого контроля. Соответствующие проверки по соблюдению установленных требований организуются в отношении всех составляющих производственного процесса, включая сырье, материалы, полуфабрикаты, готовую продукцию и отходы производства, и самой технологии. Кроме того, контролю подвергается воздух на границе защитной зоны с целью обнаружения возможного негативного влияния его характеристик на работников компании, людей, живущих поблизости от объекта, и состояния окружающей среды;
• проведение регулярных медицинских освидетельствований для выявления состояния здоровья особых категорий ответственных работников. Освидетельствования проводятся для сотрудников, которые занимаются педагогической деятельностью и непосредственно контактируют с детьми, задействованы в производстве продуктов питания или предоставлении коммунальных и бытовых услуг;
• организация контроля за наличием обязательной документации для различных составляющих технологического процесса, включая санитарно-эпидемиологические заключения, санпаспорта, личные медицинские книжки работников и другие документы, подтверждающие качество и безопасность сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, и отсутствие проблем со здоровьем у персонала;
• разработка обоснования безопасности используемых материалов и технических параметров производства с позиции отсутствия негативного влияния на здоровье работников, населения, проживающего в непосредственной близости от промышленного объекта, и состояния окружающей среды;
• организация документооборота и ведения отчетности по вопросам санитарно-эпидемиологической безопасности предприятия в соответствии с требованиями действующего законодательства;
• типовая матрица функционала ответственных лиц производственного контроля по охране труда и промышленной безопасности в компании;
• информирование местных органов власти, контролирующих государственных органов, населения и работников об авариях, несчастных случаях и других происшествиях, которые угрожают санитарно-эпидемиологическому благополучию граждан и территории;
• проведение регулярного мониторинга соблюдения действующих требований безопасности;
• порядок отслеживания выявленных нарушений.

Приведенная структура типовой программы дополняется и модифицируется в соответствии с характером технологической, юридической и иной деятельности компании или требованиями законодательства к данному виду деятельности.

Заказать расчет стоимости

Нормативная база

Нормативы действующего законодательства, определяющие, кто является ответственным лицом, осуществляющим производственный контроль на предприятии, сформулированы в следующих правовых актах:

, посвященный вопросам санитарно-эпидемиологического благополучия населения; о порядке организации ПК в компаниях, утвержденные постановлением Главного государственного санврача от 13 июля 2001 года N 18;
• постановление Правительства от 10 марта 1999 года N 263 о ПК на ОПО;
• другие нормативные документы.

Требования СанПин 1.1.1058-01

Общий порядок проведения ПК, применяемый для всех категорий учреждений, сформулирован в СанПин 1.1.1058-01. В этом нормативном документе указывается, что соответствующие требования распространяются на все категории компаний вне зависимости от их правовой формы, области деятельности и других особенностей; также обеспечивать организацию производственного и лабораторного контроля должен индивидуальный предприниматель. Каждый из них обязан разработать план ПК еще до начала работы, а затем по мере изменения характеристик технологического процесса, квалификационных нормативов или других параметров работы предприятия осуществлять корректировку плана и порядка осуществления соответствующих мероприятий.

При этом в разделе IV СанПин 1.1.1058-01 отмечается, что в зависимости от сферы, в которой работает компания, порядок проведения ПК имеет свою специфику. Особые требования к этой деятельности предъявляются к следующим категориям учреждений:

• промышленные производственные объекты;
• водные объекты, включая те, которые предназначены для хозяйственных и рекреационных целей;
• сети и иные объекты водоснабжения;
• общественные здания и сооружения, предназначенные для ведения медицинской деятельности;
• производственные объекты, на которых осуществляется выпуск специализированных средств для дератизации, дезинфекции и дезинсекции.

В таких компаниях ответственность за своевременность организации производственного контроля возложена на руководителя, а он вправе поручить это специалисту, отвечающему установленным квалификационным нормативам.

Постановление правительства РФ от 10 марта 1999 г. N 263

Для каждого из перечисленных типов объектов действуют особые требования к проведению производственного контроля. Но в отношении производств такие требования являются особенно строгими. Это обусловлено тем, что на таких объектах присутствует большое количество факторов риска, включая опасное производственное оборудование, загрязнение воздуха, повышенные температуры и другие неблагоприятные условия, способные подорвать здоровье людей и нарушить благополучие окружающей среды. Здесь функции ПК рекомендуется возлагать на специально назначенного решением руководителя организации работника, который занимается этим видом деятельности и отвечает установленным квалификационным нормам.

Условие о необходимости осуществления производственного контроля на предприятии, представляющем повышенную опасность для людей и окружающей среды, установлено ст. 9 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 116-ФЗ, посвященного вопросам промышленной безопасности. Ст. 11 данного нормативно-правового акта описывает правила осуществления такого контроля. ПК на таких объектах осуществляется с применением требований особого нормативного документа – постановления Правительства № 263. Согласно требованиям этих правовых актов ключевыми задачами контроля на ОПО являются:

• обеспечение выполнения требований промышленной безопасности;
• анализ состояния промбезопасности в компании различными методами, включая проведение специализированных экспертиз;
• разработка и внедрение мер по улучшению защищенности работников и состояния окружающей среды;
• проведение работ по профилактике возникновения аварий, несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
• своевременное проведение необходимых испытаний и поверок, обеспечивающих исправность и безаварийную работу оборудования;
• контроль за соблюдением требований производственной и технологической дисциплины.

Информация о параметрах ПК на предприятии и о том, какие квалификационные требования предъявляются к работнику, ответственному за осуществление производственного контроля, предоставляются в Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор). Они направляются и в другие контролирующие государственные органы, если такое требование предусмотрено для данной категории предприятий действующим законодательством. В соответствии со статьей 11 федерального закона № 116-ФЗ соответствующая информация направляется в Ростехнадзор не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

В соответствии с постановлением Правительства от 6 августа 2020 г. N 1192 с 1 января 2021 года постановление № 263, регулирующее правила проведения производственного контроля на ОПО, утратит силу. Такое решение было принято Правительством в рамках реализации программы регуляторной гильотины, предполагающей ликвидацию или пересмотр большого количества нормативных документов, содержащих избыточные или устаревшие регулятивные нормы. С 2021 года основным нормативным документом, регулирующим требования к выполнению ПК на ОПО, станет федеральный закон № 116-ФЗ.

Ответственное лицо, уполномоченное организовывать производственный контроль

В п. 8 постановления № 263 приводятся рекомендации по выбору ответственного сотрудника и квалификационных требований к нему. Они уточняют, при какой численности работников эксплуатирующей организации, занятых на опасных производственных объектах, функции лица, ответственного за осуществление производственного контроля, рекомендуется возлагать на специально назначенного решением руководителя организации работника компании.

Численность сотрудников, непосредственно занятых в работе опасных промышленных объектов

Лицо, ответственное за проведение ПК

Менее 150 человек

Заместитель руководителя эксплуатирующей компании, ответственный за проведение ПК параллельно с другими должностными функциями

От 150 до 500 человек

Один ответственный сотрудник, отвечающий квалификационным нормативам, для которого проведение ПК станет основной должностной задачей

Свыше 500 человек

Руководитель созданной службы ПК с распределением задач на ответственных сотрудников этой службы, отвечающих квалификационным нормативам

Так, при численности рабочих эксплуатирующей организации, занятых на опасных производственных объектах, составляющей более 500, в учреждении следует создать отдельную службу, которая будет заниматься только вопросами ПК. Ее сотрудники должны отвечать установленным квалификационным нормативам

Квалификационные требования к ответственному лицу

Вне зависимости от того, какова численность сотрудников предприятия, относящегося к категории опасных объектов, ответственность за своевременность организации, полноту и достоверность осуществляемого производственного контроля несут сотрудники, удовлетворяющие следующим квалификационным требованиям:

• наличие высшего образования технической направленности, профиль которой соответствует специфике деятельности объекта;
• наличие стажа работы на предприятии соответствующего профиля, составляющего не менее трех лет;
• наличие действующего квалификационного удостоверения, свидетельствующего о прохождении обучения по промышленной безопасности.

Права и обязанности ответственного лица

Должностные функции лица, ответственного за осуществление производственного контроля, рекомендуется возлагать на специально назначенного решением руководителя организации работника, способного решать следующие задачи:

• планирование и анализ результативности обеспечения производственной безопасности, проверок знаний ответственных сотрудников в соответствующих областях, профилактики и устранения последствий аварийных ситуаций и проч.;
• планирование модернизации оборудования, обучения персонала в области безопасных технологий труда, новых требований законодательства и промышленной безопасности;
• формирование и внесение предложений руководству относительно повышения эффективности различных составляющих ПК и квалификационных характеристик сотрудников.

Что касается трудовых прав такого сотрудника, работник, ответственный за осуществление производственного контроля, должен иметь возможность:

• беспрепятственного доступа на объект вне зависимости от времени суток и ознакомления с необходимыми документами;
• осуществления разработки деклараций промышленной безопасности;
• участия в расследовании аварийных ситуаций;
• внесения предложений о поощрении ответственных сотрудников, деятельно участвующих в повышении уровня промышленной безопасности на предприятии и квалификационных нормативов.

Результаты производственного контроля

Результаты производственного контроля на предприятии подлежат обязательной тщательной фиксации. Это делается не только чтобы иметь возможность предъявить данные сотрудникам контролирующих органов в случае возможной проверки, но для отслеживания динамики интенсивности воздействия негативных технологических факторов и иметь возможность оперативно принять меры в случае выявления опасных тенденций.

Заказать расчет стоимости

Фиксация результатов ПК осуществляется в особом журнале. Логика его ведения базируется на том, что используемая форма журнала включает информацию обо всех пунктах, предусмотренных в учреждении. Типовой бланк журнала содержит следующие сведения:

• название проверяемого объекта;
• дата проведения проверки;
• список обнаруженных нарушений и несоответствий;
• указания по устранению нарушений;
• фамилия, имя, отчество и должность лица, выполнившего проверку, его квалификационные характеристики;
• срок, отведенный на устранение выявленных нарушений;
• фамилия, имя, отчество и должность лица, ответственного за устранение нарушений, его квалификационные характеристики;
• дата фактического устранения.

После реализации соответствующих работ данные о выполнении или невыполнении соответствующих требований с указанием причин вносятся в этот журнал. Если речь идет о проведении измерений или испытаний с применением лабораторного оборудования, их итоги должны отмечаться в протоколах установленного образца, а сами протоколы – прилагаться к журналу. После того, как журнал заполнен целиком, он подлежит хранению в архивах в течение как минимум пяти лет.

Источник: www.centrattek.ru

ФУНКЦИИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ,

Изучение зарубежного и российского опыта создания организационных структур подразделений ЦТ позволило выявить ряд типовых направлений, целей, задач и функций. В данном разделе приводится результат анализа ключевых функций, которые чаще всего выполняют подразделения ЦТ ФОИВ и подведомственные организации.

Каждый ФОИВ имеет свои функциональные, отраслевые особенности, у него могут быть подведомственные организации, причем их количество может быть разным. Поэтому направленность деятельности, штатная численность сотрудников, количество структурных единиц (управлений, отделов и др.) подразделения ЦТ варьируют и обладают спецификой. Кроме того, часть функций может быть передана подведомственным учреждениям или на аутсорсинг.

К типовым направлениям деятельности стоит отнести:

• развитие ИТ-архитектуры;
• развитие цифровых продуктов и управление процессами;
• управление данными; .

Для выполнения задач в рамках выделенных направлений целесообразно создать структурные единицы и определить выполняемые функции, примерный состав специалистов для их реализации. Рассмотрим специфику выделенных направлений.

Развитие ИТ-архитектуры

Ключевые цели — формирование и развитие целостной ИТ-архитектуры, включая разработку и реализацию стратегий и планов развития ИТ-инфраструктуры и ее эксплуатации, управление комплексными инфраструктурными проектами (планирование и создание новых цифровых услуг и элементов ИТ-инфраструктуры, оптимизацию и модернизацию существующих решений).

разрабатывают проекты стратегий, программ, проектов, мероприятий, направленных на устойчивое функционирование ИС и развитие ИТ-инфраструктуры;

обеспечивают актуализацию компонентов ИС и схем их взаимодействия для реализации функциональных требований и интеграционных решений при создании, развитии и эксплуатации ИС;

разрабатывают технологические решения в части ИТ-архитектуры и входящих в ИТ-инфраструктуру компонентов, применяемые при создании, развитии и эксплуатации ИС;

разрабатывают и поддерживают в актуальном состоянии технические стандарты в части ИТ-архитектуры и нормативно-справочной информации;

организуют получение и обработку обратной связи от пользователей, касающейся качества функционирования ИС;

осуществляют организационную и консультационную поддержку структурных подразделений по вопросам, касающимся технической поддержки;

проводят анализ и количественную оценку информатизации структурных подразделений, разработку предложений по комплексной автоматизации выполняемых ими задач и функций.

В подведомственных организациях и/или на аутсорсинге для реализации задач направления необходимы технические писатели, системные администраторы, разработчики, программисты, специалисты службы поддержки и др. В функциональных подразделениях нужны функциональные заказчики, владельцы продуктов.

Развитие цифровых продуктов и управление процессами

Ключевые цели — проектирование, организация разработки, внедрения и развитие ИС (для внешних и внутренних клиентов) с учетом результатов исследования пользовательского опыта и проведенного реинжиниринга процессов в ФОИВ.

организуют анализ, моделирование, оптимизацию (в том числе кросс-функционального взаимодействия и сквозных процессов), регламентацию, нормирование процессов в соответствии со стратегическими целями цифровой трансформации ФОИВ;

формируют и развивают цифровую культуру в ФОИВ, вовлекают его сотрудников в процесс цифровой трансформации;

собирают и систематизируют требования к ИС, совместно с функциональными заказчиками осуществляют разработку и согласование технических заданий, проектной и рабочей документации;

выстраивают взаимодействие между функциональными заказчиками и исполнителями, разработчиками, подрядчиками проектов при создании и развитии ИС;

формируют и развивают проектные команды, координируют и выстраивают эффективные коммуникации между участниками проектов;

определяют критерии лучшего пользовательского опыта посредством изучения стандартов, лучших практик и целевых показателей удовлетворенности пользователей;

обеспечивают построение процесса создания ИС в командах с применением классической, гибкой и гибридной методологий управления проектами;

осуществляют контроль и мониторинг сроков проведения мероприятий, получения результатов, предоставления отчетности по проектам;

осуществляют функции заказчика (по согласованию с функциональными подразделениями) и функции сопровождения интеграции ИС в инфраструктуру ФОИВ.

В подведомственных организациях и/или на аутсорсинге для реализации задач направления необходимы Scrum-мастер, разработчики (back-end, front-end), специалист по тестированию, дизайнер интерфейсов (UX-, UI-дизайнер), эксперт по клиентскому опыту и др.

В функциональных подразделениях нужны функциональные заказчики, владельцы и администраторы процессов.

Управление данными

Ключевые цели — сбор, создание (интеграция данных из файловых хранилищ и внешних источников данных), изменение (очистка и нормализация), структурирование и обеспечение качества (обработка, анализ целостности и актуальности) данных, настраивание системы учета и хранения данных, их интерпретация, включая предиктивную аналитику (прогнозирование), а также внедрение механизмов автоматического принятия управленческих решений.

формируют политику по формированию данных, регламентам обработки, порядку хранения, обращения, архивирования, уничтожения, а также по управлению мастер-данными;

организуют инвентаризацию данных для анализа процессов сбора, систематизации, хранения, использования данных в структурных подразделениях ФОИВ;

организуют создание аналитической платформы, разработку и поддержку ETL-процессов, управляют проектированием, созданием, тестированием и обслуживанием системы управления данными;

рассматривают различные сегменты данных, определяют тенденции и зависимости, применяя аналитические инструменты для обработки данных;

извлекают из массивов данных полезную информацию, строят алгоритмы обработки этих данных и автоматизируют процессы, подкрепляя свою работу научно-практическими обоснованиями;

исследуют, структурируют, преобразуют данные, осуществляют моделирование на основе данных и проверку гипотез, находят закономерности, делают выводы для принятия решений;

формируют систему принятия решений на основе данных, систему внедрения механизмов автоматического принятия управленческих решений, в том числе с использованием технологий искусственного интеллекта.

В подведомственных организациях и/или на аутсорсинге для реализации задач направления необходимы исследователь данных (Data Scientist), аналитик данных, программист.

Обеспечение безопасности информации*

Ключевые цели — организация и координация работ, связанных с защитой информации, включая разработку политики информационной безопасности и организацию мероприятий по ее реализации.

*Организационно-правовой статус структурной единицы обеспечения безопасности информации определяется следующим образом:

• рекомендуется подчинение должностному лицу, которое не отвечает за внедрение ИС;
• сотрудники должны иметь право доступа во все помещения, где установлены технические средства ИС и ресурсы, и право требовать от руководства подразделений прекратить автоматизированную обработку информации при наличии непосредственной угрозы для защищаемой информации;
• руководителю направления должно быть предоставлено право запрещать ввод модернизированных ИС в эксплуатацию, если они не отвечают требованиям защиты информации

разрабатывают концепцию и политику информационной безопасности ФОИВ, включая модели угроз в отношении всех ИС ФОИВ, требований к средствам защиты информации, регламентов, руководств и должностных инструкций в части информационной безопасности;

организуют развитие компетенций работников ФОИВ в сфере информационной безопасности, проведение инструктажей и контролируют наличие знаний и практических навыков;

участвуют в рабочих группах для оценки рисков информационной безопасности при развитии (модернизации) ИС ФОИВ;

регулярно обеспечивают руководство ФОИВ аналитическими справками о текущем состоянии информационной безопасности и материалами о проведенных проверках выполнения политики безопасности.

специалисты по информационной безопасности (руководитель по информационной безопасности, эксперты по информационной безопасности).

Направление;Подразделение ЦТ ФОИВ;Подведомственная организация и/или аутсорсинг для выполнения задач отдела;Функциональное подразделение ФОИВ

Развитие ИТ архитектуры ;• ИТ-архитектор
• системный архитектор
• бизнес-архитектор
• архитектор данных
• системный аналитик;• Технические писатели
• системные администраторы
• разработчики
• программисты
• специалисты службы поддержки и др.;• Функциональные заказчики
• владельцы продуктов Развитие цифровых продуктов и управление процессами;• Руководитель по цифровому проектированию и процессам
• процессный аналитик
• руководитель проекта
• администратор проекта;• Scrum-мастер
• разработчики (back-end, front-end)
• специалист по тестированию
• дизайнер интерфейсов (UX-, UI-дизайнер)
• эксперт по клиентскому опыту (CJM-эксперт) и др.;• Функциональные заказчики
• владельцы и администраторы процессов Управление данными;• Руководитель по работе с данными
• аналитик данных
• инженер данных;• исследователь данных (Data Scientist)
• аналитик данных
• программист;• аналитики данных — эксперты в отраслевой специфике Обеспечение безопасности информации;• Специалисты по информационной безопасности (руководитель по информационной безопасности, эксперты по информационной безопасности)

Безусловно, представленный перечень функций и ролей не является исключительным и может быть изменен исходя из особенностей деятельности ФОИВ. При этом, учитывая ограничение штатной численности государственных гражданских служащих в ФОИВ, рекомендуется сформировать в подведомственных организациях службы технических заказчиков, с тем чтобы они участвовали в управлении проектами цифровой трансформации, управлении архитектурой ИС, проведении отраслевой экспертизы и в выполнении иных функций.

Реализация задач цифровой трансформации требует особого подхода к подбору кадров. Учитывая ИТ-специфику цифровых проектов и продуктов, а также необходимость реинжиниринга процессов в ФОИВ, целесообразно рассмотреть особенности формирования цифровых команд с акцентом на выявление ролей, которые берут на себя специалисты.

Данное направление может быть обособленным структурным подразделением, выведенным за пределы структуры подразделения, ответственного за цифровую трансформацию.

Источник: hr.cdto.ranepa.ru

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № ­59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции. ».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардны.

См. новость «Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардный рубеж»

См. новость «За отсутствие бухгалтерских документов грозит дисквалификация!»

См. новость «За сохранность научно-технической документации (в отличие от финансово-хозяйственной) директор ответственности не несет!»

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.

К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
• ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библио­течному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

См. статью «Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015» о стандарте, вступившем в силу 1 июля 2016 г. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа

Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.

Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

См. статью «Штатная численность службы документационного обеспечения». В ней предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр как минимум поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а как максимум – обосновать наем новых

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

• в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
• или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.

При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько.

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.

Первый способ, при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная, при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть – в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:

• в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:

• «управление делами осуществляет. »,
• «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет. »;

Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

См. статью «Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту»

Третий способ, самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть – децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»

Делопроизводство представляет собой технологию, в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо про­анализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства – выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.

Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.

Только с таких позиций мы рекомендуем распределять ответственность за делопроизводство, закреплять ее в «цепочке» соответствующих документов (как минимум инструкция по делопроизводству + должностная инструкция + приказ). На этой организационной основе строится система управления документами и осуществляется выбор ее инструментов: СЭД и других информационных систем, средств передачи документов и информации.

Пример 5. Распределение функций по ведению делопроизводства между «центром» и «ответственными»

Источник: delo-press.ru