Функции планового отдела в строительстве

Не всем компаниям необходимо создавать планово-экономический отдел, так как часть его функций выполняют бухгалтера. И, если предприятие небольшое, то необходимости в организации нового структурного подразделения, отвечающего за сбор информации и анализ экономических показателей, нет.

Планово-экономический отдел: чем занимается

Планово-экономический отдел представляет собой структурное подразделение предприятия, работники которого занимаются изучением данных об экономическом состоянии фирмы, а также расчетом финансовых показателей и их планированием.

В небольших компаниях работу планово-экономического отдела зачастую выполняет бухгалтер или сам руководитель. В любом случае, деятельность по сбору и анализу информации об экономическом состоянии фирмы, а также планированию ее дальнейшей работы, существует на каждом предприятии, даже на самом маленьком.

Надо отметить тот факт, что, чем крупнее организация, тем больше трудовых ресурсов потребуется для осуществления планово-экономической деятельности. Именно поэтому крупные фирмы формируют специализированные отделы.

РАБОТА ПЛАНОВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА

ПЭО и его функции

Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.

На планово-экономический отдел возложены следующие функции:

• проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности компании;
• формирование плана (прогноза) будущих экономических результатов;
• мониторинг конечных финансовых результатов;
• выявление резервов повышения эффективности деятельности компании;
• регулирование производства;
• контроль над расходованием средств, над целевым использованием денежных ресурсов, над эффективностью их распределения;
• координация политики ценообразования;
• участие в распределении денежных средств.

Зачастую работники планово-экономического отдела, кроме выполнения основных функций, занимаются ведением управленческого учета.

Взаимосвязь деятельности предприятия и функций планово-экономического отдела

Деятельность всего предприятия тесно связана с функциями, которые выполняет планово-экономический отдел. Чтобы ясно увидеть данную корреляцию, работу компании делят на группы: основную, вспомогательную и обслуживающую:

Классификация деятельности компании	Вид деятельности фирмы	Функции планово-экономического отдела
Основная	Исследование и разработка новых видов производства	Прогнозирование, контроль проведения научно-исследовательских разработок, анализ результатов, расчет и планирование закупок сырья и НМА
	Реализация продукции	Прогнозирование уровня продаж, контроль над исполнением плана, анализ реализационной деятельности
	Производство товаров и услуг	Планирование объема производства, координация производственных цехов, анализ конечного результата отдела изготовления продукции.
	Закупки	Планирование объема приобретения сырья, материалов, ОС, НМА, управление деятельностью закупочного отдела, анализ объема закупок.
Вспомогательная	Выбор технологии производства	Анализ исследований, нормирование выработки, определение технологии и контроль над ее применением
Отслеживание качества	Разработка нормативов качества продукции, контроль над производством товаров без брака, проведение анализа в области лицензирования и сертификации.
Инженерная и капитальное строительство	Анализ, прогнозирование и управление ремонтно-конструкторскими работами
Транспортная деятельность	Разработка транспортной карты, определение вида транспорта, расчет топлива, прогноз затрат, анализ фактических показателей и регулирование этапов выполнения плана.
Обслуживающая	Обслуживание персонала	Прогнозирование, оценка и управление оплатой труда, созданием условий работы и затратами на управление сотрудниками
Проведение маркетинговой работы	Прогнозирование, оценка и регулирование затрат, направленных на осуществление маркетинговой деятельности
Финансовая деятельность	Прогнозирование, оценка и регулирование финансов.
Деятельность по юридическому сопровождению сделок	Прогнозирование, оценка и регулирование затрат работы юридического отдела
Административная работа	Прогнозирование, оценка и управление тратами на администрирование

Vitro Planner. Управление задачами при проектировании и строительстве.

Важно! В крупных компаниях остро стоит проблема взаимодействия планово-экономического отдела с другими структурными подразделениями. Но для эффективной работы аналитиков важно наладить эффективные коммуникации внутри фирмы.

Структура планово-экономического отдела

На практике, различают два вида организационной структуры планово-экономического отдела: линейную и линейно-штабную.

Линейная организационная структура планово-экономического отдела

Главным достоинством линейной организационной структуры планово-экономического отдела является простота управления. Такая иерархия – это классическая форма руководства подчиненными во главе с руководителем. Минус подобной структуры заключается в слабой коммуникации между другими структурными подразделениями. Аналитики получают информацию о деятельности предприятия с небольшой задержкой, что немного усложняет работу.

При линейной организационной конструкции, на работников планово-экономического отдела возлагаются следующие функции:

1. Сбор данных о предприятии. Специалисты самостоятельно занимаются извлечением полезной информации, поступающей от отделов.
2. Формирование порядка составления отчетности и планов. Экономисты принимают участие в разработке методологии структуры документации.
3. Исследование результатов работы предприятия, контроль. Планово-экономический отдел анализируют полученную информацию и управляет деятельностью компании.
4. Анализ конечного результата.

Важно! Линейная организационная структура подходит больше для средних компаний.

Пример линейной организационной структуры планово-экономического отдела

Если в компании сформирована линейная структура планово-экономического отдела, наблюдается следующая схема подчинения:

• во главе подразделения стоит руководитель;
• руководитель отдает приказы специалистам отдела;
• работники выполняют основные функции, в том числе, собирают информацию о компании, проводят анализ, составляют планы и отчеты;
• начальник отдела контролирует деятельность подчиненных, а специалисты отчитываются перед ним.

Линейно-штабная организационная структура планово-экономического отдела

При линейно-штабной организационной структуре классическая иерархия дополняется третьим органом – штабом. В планово-экономическом отделе в качестве такового выступает подразделение, занимающееся сбором информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Таким образом, специалисты самого отдела освобождаются от обязанности настраивать информационные коммуникации между подразделениями. Они работают на основании уже подготовленной ранее документации. При такой структуре экономисты выполняют следующие функции:

• формирование порядка составления отчетности, планов, методологии учетной политики и анализа предприятия;
• проведение исследования работы компании;
• контроль за деятельностью организации;
• планирование дальнейшей деятельности предприятия.

Достоинством линейно-штабной структуры является тот факт, что специалисты отдела не испытывают трудностей с получением информации. Обмен данными между отделами происходит в оперативном режиме.

Пример линейно-штабной организационной структуры планово-экономического отдела

Структура планово-экономического отдела при линейно-штабной иерархии дополняется третьим органом – экономистом, работающим в других подразделениях. Именно он осуществляет оперативное предоставление информации.

При такой конструкции наблюдается факт двойного подчинения в производственных подразделениях. Работниками может управлять как руководитель планово-экономического отдела, так и начальник самого цеха.

Организация планово-экономического отдела

Бывает так, что при образовании компании нет планово-экономического отдела, а в связи с расширением организации появляется необходимость в его формировании. В таком случае, подразделение нужно утвердить путем создания внутренней документации, регулирующей его деятельность.

Положение планово-экономического отдела должно включать в себя следующую информацию:

• назначение подразделения, наименование руководителя и перечень документации, на основании которой будет работать отдел;
• подробный список функций и задач отдела;
• схему организационной структуры подразделения предприятия;
• права и обязанности специалистов;
• правила коммуникации с другими отделами компании.

Важно назначить периодичность и срок предоставления отчетности планово-экономическим отделом. В дальнейшем положение структурного подразделения послужит отправной точкой для создания должностных инструкций специалистов отдела.

Сам факт утверждения нового отдела подтверждается приказом главы предприятия. Вся дальнейшая работа планово-экономического подразделения будет проходить под надзором директора предприятия.

Источник: finzz.ru

Планово-экономический отдел: его функции и задачи. Положение о планово-экономическом отделе

Планово-экономические отделы (далее ПЭО) создаются для эффективной организации экономики организаций и предприятий. Хотя зачастую работа таких отделов четко не регламентирована. Каким же образом они должны быть организованы, какой структурой обладать и какие функции выполнять?

Введение

В любом учебнике по экономике сказано, что ПЭО занимается сбором экономических показателей детальности компании, их анализом и составлением планов развития на основе выводов, полученных в ходе анализа.

Вам будет интересно: Развитие организации: методы, технологии, задачи и цели

Если речь идет о малом бизнесе, то эту функцию может выполнять руководитель компании (или ИП), по мере роста масштабов деятельности эти полномочия могут быть переданы другому лицу или даже группе лиц. Чем крупнее организация, тем больше человек в ней отвечает за экономическое планирование. Для удобства работы этих людей объединяют в ПЭО.

Структура ПЭО

ПЭО имеет стандартную структуру. Во главе данного отдела стоит лицо, которое напрямую подчиняется финансовому руководителю, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от структуры организации компании в целом.

Вам будет интересно: Стратегия компании — это. Определение термина, цели, задачи, процесс формирования

Выделяют два типа структурной организации ПЭО:

Последний тип организации характерен для производственных компаний.

Преимущество первого типа организации состоит в том, что работу такой структурной единицы компании легко контролировать. Недостаток же заключается в том, что информация до сотрудников ПЭО поступает не всегда своевременно.

Если использовать первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то за его сотрудниками следует закрепить следующие функции:

• получение первичных данных от финансовых источников и структурных подразделений;
• создание методов планирования, а также управленческой отчетности;
• непосредственное создание управленческой отчетности;
• контроль и анализ работы фирмы в целом.

Не реже используется и второй метод организации ПЭО. В таком случае сотрудникам отдела следует доверить следующие функции:

• контроль за выполнением разработанных планов;
• контроль за реализацией бюджета конкретного подразделения;
• анализ эффективности работы конкретного подразделения.

Вам будет интересно: Архитектура предприятия — это. Определение и принципы управления

Важно, чтобы сотрудникам ПЭО, работающим вне своего подразделения, предоставляли всю необходимую для дальнейшего анализа и построения планов относительно экономики организаций и предприятий.

Работники ПЭО могут быть подчинены и непосредственно руководителю отдела, и руководителю какого-либо производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором – административным. Так выглядит двойное подчинение.

За экономистом планово-экономического отдела следует закрепить следующие функции:

Преимущества данного типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам подразделения без задержек. Недостатком является слабый контроль работы экономистов, которые работают вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.

Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданных размеров.

Пример структуры ПЭО на различных предприятиях

Если речь идет о компаниях среднего размера, то чаще всего ПЭО в них имеет следующую структуру: руководителем является начальник отдела, а в его подчинении находятся три специалиста ПЭО.

Если же речь идет о крупном предприятии, то структура планово-экономического отдела на нем выглядит следующим образом: руководит отделом начальник ПЭО, в его подчинении находится заместитель ПЭО, которому напрямую подчиняется и главный экономист отдела, и ведущий экономист отдела. Главному экономисту подчиняются два экономиста ПЭО.

Задачи ПЭО

В задачи данного подразделения компании входит составление следующих документов и приложений:

• планов развития фирмы и прогнозов;
• отчетной документации различного характера (разовой и регулярной);
• необходимых справок и аналитических пояснений;
• экономических расчетов;
• инвестиционных проектов, а также бизнес-планов.

ПЭО имеет и определенные функции, которые должны быть четко обозначены в регламентирующей документации фирмы.

Функции ПЭО

Вам будет интересно: Как открыть свой магазин в деревне

Функции ПЭО состоят в следующем:

• анализ эффективности работы фирмы;
• составление прогнозов относительно результатов работы компании;
• оценка финансового состояния организации;
• составление нормативов для процессов производства продукции;
• контроль формирования и изменения себестоимости продукции;
• контроль образования цен на продукцию;
• составление управленческой отчетности;
• участие в формировании бюджетов подразделений.

Все функции ПЭО взаимосвязаны с бизнес-процессами, происходящими в фирме. Далее описано, какая связь существует между этими понятиями.

Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме

Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:

• продажи;
• производство;
• закупки;
• научно-исследовательские и экспериментальные разработки.

Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.

При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.

Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.

Планирование, контроль и анализ – три обязанности экономиста на предприятии при работе с основными бизнес-процессами. Зачем этим заниматься? Чтобы в дальнейшем эти же процессы оптимизировать.

Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:

• технологии производства;
• качество производимой продукции;
• инженерию;
• капитальное строительство объектов;
• логистику.

Какие задачи у ПЭО в данном случае? Те же: планирование, контроль и анализ. В первом случае работа ведется над технологией производства опытных разработок, во втором – над сертификацией, лицензированием и метрологией, в третьем – над обслуживанием техники и энергообеспечением, в четвертом – над строительством зданий, в пятом – над транспортными расходами.

Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:

• работа с персоналом;
• маркетинг;
• управление финансами;
• юридическое обслуживание;
• общее администрирование.

В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.

Регламентация работы ПЭО

Некоторые компании создают ПЭО, но совершенно не заботятся о регламентации работы этого структурного подразделения. Не создается никакого положения о планово-экономическом отделе.

Если в организации никак не регламентирована работа ПЭО, нужно срочно подготовить документ, который решит этот недочет. Данный документ станет базой для создания должностных инструкций сотрудников, работающих в ПОЭ, что позволит решить проблемы, описанные в начале статьи.

Стандартный регламентирующий документ планово-экономического отдела и его функций содержит следующие пункты:

Далее будет более подробно описана структура документа, регламентирующего работу и задачи планово-экономического отдела.

Структура регламентирующего работу ПЭО документа

В разделе «Общие положения» содержатся общие данные о данном подразделении. Указывается:

• цель создания отдела в соответствии с экономической политикой предприятия;
• основные термины;
• лицо, назначенное руководителем;
• документы, которыми данный отдел руководствуется при осуществлении своих обязанностей.

В разделе «Структура отдела» содержится информация о структуре ПЭО и его количественном составе.

В разделе «Основные задачи отдела» описываются ключевые задачи ПЭО, а также перечни отчетности и планов, которые его сотрудники должны предоставлять на рассмотрение руководству.

Основные задачи ПЭО

К основным задачам планово-экономического отдела, которые стоит указать в регламентирующем документе, относятся:

Основные функции ПЭО

К основным функциям ПЭО, которые обычно указываются в регламентирующей документации, относятся:

Вам будет интересно: Как открыть пивнушку

Это далеко не полный список основных функций, которые обязан выполнять планово-экономический отдел.

Права ПЭО

Специалист планово-экономического отдела в рамках своей должностной инструкции вправе:

• запрашивать у уполномоченных представителей других подразделений компании данные, необходимые для контроля и анализа их деятельности;
• создавать экспертные рабочие группы, задача которых – экономическое планирование работы организации;
• в рамках своей компетенции участвовать в деловых переговорах с представителями других фирм и организаций, подписывать контракты;
• организовывать анализ новых программ и научных проектов компании на предмет их эффективности и целесообразности освоения;
• вносить предложения по вопросам, которые входят в компетенцию ПЭО, в форме проектов.

Взаимодействие, ответственность, оценка

В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.

В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.

В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописываются два критерия:

Можно указать и другие критерии оценки.

На этом составление регламентирующего документа заканчивается. Естественно, он должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления подобных бумаг: все данные должны быть скреплены подписью и печатями, а также датированы.

Контроль работы ПЭО

Контролем работы ПЭО один из далее приведенных сотрудников:

• руководитель финансовой службы фирмы (в крупной компании);
• финансовый директор (в небольшой или средней компании);
• главный экономист (на производстве).

Контроль деятельности ПЭО производится в следующих целях:

Заключение

В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.

Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.

Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:

Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:

• структура отдела;
• права и функции;
• ответственность;
• работа с другими структурами фирмы.

Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.

Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.

Источник: vkmp.ru