Где регистрировать общий журнал работ в строительстве

Здравствуйте. Уже задавал Вам вопрос о Ведении журнала инструктажа на рабочем месте (https://xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai/questions/view/70579) . Согласно Вашему ответу стал подготавливать журнал на компьютере. Он полностью соответствует (графы, столбцы и т.д.) журналу, изготавливаемому в типографии.

На компьютере я сразу вношу ФИО сотрудника, год рождения, должность, наименование инструкций, ФИО инструктирующего. Чистыми оставляю только место для подписи и даты. Все это распечатываю. Печатаю на листах А4 (альбомное расположение), односторонняя печать (такой принтер). Журнал пронумеровываю, сшиваю, скрепляю печатью, и подписываю. Есть дата начала и окончания инструктажа.

Все как на покупном журнале (различается только ширина строк и размер шрифта). Такой журнал делается на один инструктаж (1 раз в 3 месяца). Наш инспектор по охране труда утверждает, что ведение инструктажа в такой форме является нарушением. Ссылается на п.10.13 «Межотраслевых правил по охране труда на автомобильном транспорте» ПОТ Р М-027-2003.

Гайд №2. Как заполнять Общий журнал работ (ОЖР).

Согласно данному пункту: Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и выдаваться руководителям подразделений под расписку. В связи с этим ряд вопросов: 1) Можно ли ведение журнала в электронном виде (как описано сверху и в прошлом вопросе), если после подготовки (распечатывания) журнала наш инспектор будет ставить свою визу на журнале, а ответственный за инструктаж будет расписываться в получении? (сейчас журнал берется ответственным за инструктаж самостоятельно со склада, шнуруется, нумеруется, подписывается, и заполняется, инспектор никакого отношения к подготовке журнала не имеет).

2) Можно ли ставить даты проведения инструктажа не по порядку? (В журнал все сотрудники (150 чел) внесены в алфавитном порядке. На момент проведения повторного инструктажа (1 раз в 3 месяца) сотрудник может находиться в отпуске или на больничном, соответственно проинструктировать его можно только в первую рабочую смену, при этом в журнале нарушиться хронология).

3) Является ли нарушением то, что журнал распечатан в одностороннем виде? (оборотная сторона каждого заполненного и расписанного листа пустая (нет ни строк, ни столбцов). Или обязательно чтобы обе стороны листа имели заполнение.

4) В конце журнала специально оставлены чистые строки, для внесения записей вручную (Инструктаж один раз в квартал, за это время могут устраиваться новые сотрудники, и строки оставлены специально для внесения записей вручную о первичном инструктаже). Является ли это нарушением?

5) Также инспектор утверждает, что так как журнал подготавливается только для одного инструктажа, то это дает возможность изготовить журнал задним числом. Хотя типографского журнала также хватает всего на один инструктаж, т.к. большая численность сотрудников подразделения (150 чел.) На сколько действия нашего инспектора правомочны? 6) Можно ли вести журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности в аналогичном виде? Спасибо!

СТРОИТЕЛЬНЫЕ БУДНИ/ КАКИЕ ЖУРНАЛЫ ВЕДУТСЯ НА СТРОЙКЕ?/ КОНТРОЛЬ СТРОИТЕЛЬНЫХ РАБОТ.

Ответ:
1.Да, можно. Обращаем внимание, что с 1 марта 2017 года действует ГОСТ 12.0.004-2015. Журналы должны соответствовать данному ГОСТ.
2. Журнал регистрации должен быть защищен от изъятия страниц или вложений. Для этого страницы нумеруются, а журнал прошивается. Однако следует отметить, что требование о хронологии не закреплено в действующем законодательстве.
3-4. Требования к оформлению журналов: Страницы журнала регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового и целевого) должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны лицом, ответственным за его ведение, и скреплены печатью организации. Другие требования законодательством не предусмотрены.
5.В данном случае нет нарушения.
6.Да, можно.

Правовое обоснование:
Согласно п. 4 и п.5 ГОСТ 12.0.004-2015 Система стандартов безопасности труда (ССБТ). Организация обучения безопасности труда:
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 июня 2016 г. N 600-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 12.0.004-2015 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 марта 2017 г.
5 ВЗАМЕН ГОСТ 12.0.004-90.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях — в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа. (пункт 2.1.3. Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций», утвержденного Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 N 1/29.

Согласно п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29, проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях — в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.
В силу ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется:
трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права;
иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:
указами Президента Российской Федерации;
постановлениями Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Источник: xn--80akibcicpdbetz7e2g.xn--p1ai

14 журналов при эксплуатации электроустановок

В сегодняшней заметке разберем перечень журналов лица ответственного за электрохозяйство на предприятии.

Лицо ответственное за электрохозяйство назначается соответствующим приказом, форму которого вы можете посмотреть в документах.

Журналы по электробезопасности и эксплуатации электроустановок

Ниже представлен примерный перечень журналов по эксплуатации электроустановок, которые должны быть на предприятии.

Обратите внимание, что данный перечень не является исчерпывающим. В зависимости от производственной деятельности, вам могут понадобиться и другие журналы.

1. Оперативный журнал

1. все действия производимые для обеспечения заданного режима работы электроустановок, записи об авариях и инцидентах,
2. мерах по восстановлению нормального режима работы
3. сведения о первичных и ежедневных допусках к работам по нарядам и распоряжениям
4. записи о приеме и сдаче смены

Форма журнала следующая

Дата, время

Содержание сообщений в течение смены, о сдаче и приемке смены

Визы, замечания

Подписи

2. Журнал учета работы по нарядам-допускам и распоряжениям для работы в электроустановках

Форма данного журнала приведена в приложении 8 к Правилам по охране труда при эксплуатации электроустановок, утвержденных приказом Минтруда России от 15.12.2020 № 903н

Номер распоряжения

Номер наряда

Место и наименование работы

Производитель работы, наблюдающий (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)

Члены бригады (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)

Работник, отдавший распоряжение (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)

Технические мероприятия по обеспечению безопасности работ с указанием необходимых отключений, мест установки заземлений

Подписи работников, проводивших и получивших целевые инструктажи

К работе приступили (дата, время)

Работа закончена (дата, время)

3. Журнал учета выдачи и возврата ключей от электроустановок

В данный журнал заносят информацию о выдаче и возврате ключей от электроустановок. Нормативно форма ведения данного журнала не установлена.

Но обычно в журнале должна быть отражена следующая информация:

1. дата
2. наименование электроустановки
3. время выдачи ключа
4. ФИО работника, получившего ключ
5. время возврата ключа
6. подпись ответственного за хранение ключа

4. Журнал технического обслуживания и ремонта электрооборудования

Форма журнала следующая

Наименование работ (техническое обслуживание, ремонт)	Наименование электро- оборудования, порядковый номер	Место установки	Сроки проведения работ (число, месяц, год)		Выявленные дефекты	Дата устранения дефектов (число, месяц, год)	Должность, инициалы, фамилия, личная подпись
			по графику	факти- чески			исполни- тель	проверя- ющий

5. Журнал дефектов и неполадок на электрооборудовании

В данный журнал заносят информацию о дефектах и неполадках оборудования, которое происходят в течении работы.

Форма журнала следующая:

6. Журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики

Данный журнал находиться на рабочем месте оперативного персонала. В него вносится информация по эксплуатации устройств релейной защиты, автоматики и телемеханики.

Форма журнала следующая

Дата и время аварии или нарушения

Место возникновения аварии или нарушения и характер повреждения

Работа устройств релейной защиты и электроавтоматики, намеченные мероприятия

Общая оценка ликвидации аварии или нарушения защитой или автоматикой, подпись

Недоотпуск, вызванный неправильной ликвидацией аварии защитой или автоматикой

7. Программы (типовые) переключений

В данном документе указывается строгая последовательность операций и команд при выполнении повторяющихся сложных переключений в электроустановках

8. Журнал учета и содержания средств защиты

В данный журнал заносят информацию об испытаниях, осмотрах, а также выдаче средств защиты, используемых в электроустановках.

форма журнала следующая:

(наименование средства защиты)
Инв. N	Дата испытания	Дата следующего испытания	Дата периодического осмотра	Результат периодического осмотра	Подпись лица, производившего осмотр	Место нахождения	Дата выдачи в индивидуальное пользование	Подпись лица, получившего СИЗ в индивидуальное пользование	Примечание

9. Журнал испытаний средств средств защиты из диэлектрической резины и полимерных материалов

В журнал вносят информацию о проведении испытаний средств защиты диэлектрической резины и полимерных материалов, таких как:

1. перчатки
2. боты
3. галоши диэлектрические
4. накладки изолирующие

Дата

Инв. N

Предприятие-владелец (структурное подразделение) средства защиты

Испытано повышенным напряжением, кВ

Ток, протекающий через изделие, мА

Результат испытания

Дата следующего испытания

Подпись лица, проводившего испытание

10. Журнал учета, проверки и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования

В журнал вносят весь электроинструмент на предприятии, а также данные об его периодической проверке и ремонту.

Форма журнала утверждена Правилам безопасности при работе с инструментом и приспособлениями СО 153-34.03.204 (РД 34.03.204)

Наименование электроинструмента

Инвентарный номер

Дата последнего испытания, проверки

Причина испытания, проверки

Испытание изоляции повышенным напряжением

Измерение сопротивления изоляции

Проверка исправности цепи заземления

Внешний осмотр и проверка работы на холостом ход

Дата следующего испытания, проверки

Работник, производивший проверку, испытание

После ремонта

Периодическая

Дата

Результат

Дата

Результат

Дата

Результат

Дата

Результат

Ф.И.О.

Подпись

11. Журнал учета проверки знаний правил работы в электроустановках

Форма журнала утверждена Правилами охраны труда при эксплуатации электроустановок Приказ Минтруда России от 15.12.2020 N 903н Приложение 6

Форма журнала следующая:

N п/п

Фамилия, имя, отчество (при наличии), занимаемая должность и стаж работы в этой должности

Дата предыдущей проверки, оценка знаний и группа по электро- безопасности

Дата и причина проверки

Общая оценка знаний, группа по электробезопасности и заключение комиссии по проверке знаний

Подпись проверяемого работника

Дата следующей проверки

12. Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу

В журнал учета присвоения первой группы по электробезопасности заносят информацию о присвоении работникам первой группы допуска по электробезопасности.

Форма журнала нормативно не установлена, однако в Правилах охраны труда при эксплуатации электроустановок указано, что данный журнал должен содержать фамилию, имя, отчество работника, его должность, дату присвоения группы 1 по электробезопасности, подпись проверяемого и проверяющего.

Таким образом обычно используется следующая форма:

N п/п	Фамилия, имя, отчество	Наименование подразделения	Должность (профессия)	Дата предыдущего присвоения	Дата присвоения	Подпись
						проверяемого	проверяющего

13. Журнал учета противоаварийных и противопожарных тренировок

14. Журнал учет выдачи электроинструмента

Данный журнал заполняется перед выдачей электроинструмента работнику на руки. Перед выдачей электроинструмент проверяется работником, назначенным соответствующим приказом. Объем проверки следующий:

1. комплектность и надежность крепления деталей;
2. исправность кабеля и штепсельной вилки, целостность изоляционных деталей корпуса, рукоятки и крышек щеткодержателей, наличие защитных кожухов и их исправность (внешним осмотром);
3. четкость работы выключателя;
4. работа на холостом ходу.

Результаты проверки вносятся в журнал учета выдачи электроинструмента

Журналы относящиеся к охране труда и пожарной безопасности

При организации работы по электробезопасности и эксплуатации электроустановок нельзя забывать об основных журналах по охране труда и пожарной безопасности:

В настоящий момент в вместо журнала учета огнетушителей необходимо вести журнал эксплуатации систем противопожарной защиты

Источник: help-ot.ru

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Источник: eos.ru

Книги специализированные 97

«Комус» предлагает ассортимент книг регистрации, оформленных соответственно специализации:

• домовая — помогает владельцу здания вести учет регистрации жильцов;
• бухгалтерская кассовая — необходима для ведения отчетности;
• учета посетителей — незаменима на пропускных пунктах объектов разных типов, в ресепшн-зонах организаций;
• журнал регистрации выдачи-возврата ключей;
• ведения корреспонденции — дает возможность регистрировать исходящие и входящие письма, звонки, факсы;
• жалоб и предложений — помогает руководителям и ответственным лицам оперативно реагировать на отзывы.

Представлены на сайте и журналы регистрации, предназначенные для сбора подписей, подтверждающих получение различных инструктажей: по технике безопасности, охране труда, пожарной безопасности.

Подбирая необходимые книги регистрации входящих документов, лучше руководствоваться комплексом параметров:

• форматом бумаги;
• типом обложки (бумвинил, картон) и оформлением;
• количеством листов (от 16 до 100);
• способом фиксации страниц (сшивка, спираль, скрепки);
• специализацией — книга регистрации может служить для хранения данных, контроля входящих документов и посетителей, использования на производстве и пр.;
• качеством бумаги (офсет, газетная, писчая).

Специальные предложения на интернет-заказы позволяют выгодно купить в «Комусе» журналы и всевозможные книги регистрации, ведь цена при онлайн-приобретении минимально возможная.

Источник: www.komus.ru