«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСТ Р 7.0.97-2016
СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ
И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
System of standards on information, librarianship
and publishing. Organizational and administrative
documentation. Requirements for presentation
Дата введения — 2018-07-01
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
1. Правила оформления чертежей ГОСТы ЕСКД
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст
4 В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003
6 ИЗДАНИЕ (июль 2018 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)
Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru).
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Пример оформления по ГОСТу реферата, курсовой и дипломной работы
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
4 Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
обществ АО «Профиль»
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
обществ АО «Профиль»
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл.,
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
документоведения и архивного дела
5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
приказом АО «Профиль»
от 5 апреля 2016 г. N 82
приказом АО «Профиль»
от 6 апреля 2016 г. N 83
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
(протокол от 12.12.2016 N 12)
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия. постановляет», «собрание. решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции. «, «в состав управления входят. «, «комиссия провела проверку. «).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить. «, «представляем на рассмотрение. «);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает. «, «общество считает возможным. «);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым. «, «предлагаю рассмотреть. «), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
(Измененная редакция, Изм. N 1).
5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
— если приложение названо в тексте:
— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.
— если приложение (приложения) сброшюровано:
отчет о НИР в 2 экз.
— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: . (приложение N 2);
— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
к приказу АО «Профиль»
от 15.08.2015 N 112
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
приказом АО «Профиль»
от 18.05.2015 N 67
5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
(протокол от _________ N ____)
от _________ N ____
Руководитель юридического отдела
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Руководитель юридического отдела
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Заместитель директора по финансовым вопросам
Заместитель директора по административным вопросам
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Источник: legalacts.ru
Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ
Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.
Общие моменты
С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:
- ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
- ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.
Дополнительно в этой сфере приняты:
- ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
- ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
- ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
- ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.
На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.
Способы оформления
Разрешается заполнять документацию:
- машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
- рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
- применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
- на электронных носителях информации.
Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.
Техническое оформление: общие требования
Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95
Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм
· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;
· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм
Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм
Интервал между строками — не менее 8 мм
· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;
· допускается использование двойного межстрочного интервала.
· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;
· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.
· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;
· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.
Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):
выполняют одним из следующих способов:
- типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
- ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
- светокопированием;
- микрофильмированием;
- на электронных носителях данных.
В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:
- сканированием исходного бумажного документа;
- конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
- цифровым копированием.
Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:
- частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
- книг, у которых тоже есть номера и наименования;
- разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
- подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.
Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.
Чего делать нельзя
Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:
- применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
- применять произвольные словообразования;
- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:
- ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
- перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
- писать математические знаки без числового сопровождения;
- указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.
Источник: www.klerk.ru
ГОСТ 19 и 34 СЕРИИ при оформлении документации
Современный мир невозможно себе представить без средств автоматизации, которые со стремительной скоростью повсеместно внедряются в коммерческих и государственных структурах, что обеспечивает более эффективную работу бизнеса и государственного сектора. Внедрение тех или иных средств автоматизации как правило, предполагает разработку документации на различных стадиях, таких как: формирования требований к информационной системе; на стадии технического проекта; стадии разработки рабочей документации.
При этом, бывают ситуации, когда разработчики документации и заказчик не всегда имеют одинаковое представление о количестве, структуре и содержании разрабатываемых документов. Это приводит к тому, что результаты работ не устраивают заказчика, приходится дополнительно тратить ресурсы на доработку документов. Использование требований ГОСТ при разработке документации позволяет избежать подобных ситуаций, т.к. несмотря на бытующее мнение об отставании стандартов от современных технологий, ГОСТ предоставляет четкую структуру разрабатываемой документации, обладает свойствами полноты и непротиворечивости, а также снимает спорные вопросы между исполнителем и заказчиком к результатам работ. Тем более, что в большинстве государственных организаций разработка документации по ГОСТ является обязательным условием. Далее мы попробуем разобраться в тонкостях разработки документации по требованиям ГОСТ.
При разработке автоматизированных систем (АС) по ГОСТ 34 в IT-проектах для госструктур зачастую возникает вопрос: по каким ГОСТам оформлять документацию? В ГОСТ 34 нет явных указаний на то, по каким стандартам оформлять конкретные документы, разрабатываемые в рамках создания АС, кроме требований к оформлению ТЗ. Попробуем выяснить, какие ГОСТы используются при оформлении документов в случае отсутствия точных указаний в государственном контракте или конкурсном техническом задании (ТЗ). Данный материал в первую очередь, предназначен для IT-специалистов, желающих разобраться, как оформляются документы в IT-проектах по требованиям ГОСТ.
Определение стандартов оформления документации
Оформление документов в ГОСТ 34 зависит от вида документа (конструкторский или программный), и стадии создания АС, на которой готовится документ.
Перечень документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС приведен в ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». В нем приведены следующие требования:
- На стадии «Техническое задание» разрабатывают ТЗ на создание АС по ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
- Виды программных документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС определяются по ГОСТ 19.101-77 «Единая система программной документации. Виды программ и программных документов». К ним относятся различные руководства, например, руководство пользователя.
- Виды конструкторских документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС определяются по ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов». Например, к ним относятся ведомости эскизного и технического проекта, ведомость покупных изделий, пояснительные записки к эскизному, техническому проектам.
Теперь разберем подробнее, как определить стандарты оформления в различных проектах.
Оформление ТЗ
С ТЗ всё достаточно ясно: в ГОСТ 34.602-89 приведен стандарт его оформления: п.3.2. гласит, что «ТЗ на АС оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 без рамки, основной надписи и дополнительных граф к ней».
Оформление программной документации
С программными документами, разрабатываемыми в рамках ИТ-проекта, также есть чёткое указание использовать ГОСТ 19 серии в части оформления: вышеприведённый ГОСТ 19.101-77 входит в серию ГОСТов 19-й серии «Единая система программной документации» (ЕСПД). ЕСПД — комплекс государственных стандартов Российской Федерации, устанавливающих взаимосвязанные правила разработки, оформления и обращения программ и программной документации.
Документация в ЕСПД оформляется по ГОСТ 19.104-78 «Единая система программной документации. Основные надписи», ГОСТ 19.105-78 «Единая система программной документации. Общие требования к программным документам», ГОСТ 19.106-78 «Единая система программной документации. Требования к программным документам, выполненным печатным способом».
Оформление конструкторской документации
Теперь рассмотрим ГОСТ 2.102-2013. Этот стандарт входит в серию ГОСТов 2-й серии «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД). ЕСКД — межгосударственный комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные нормы и правила по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного цикла изделия (при проектировании, изготовлении, эксплуатации, ремонте и др.)
Документация в ЕСКД оформляется по нескольким стандартам. Наиболее часто используемыми из них (применительно к ИТ-сфере) являются ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» и ГОСТ 2.106-96 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы».
На первый взгляд из ГОСТ 34 серии непонятно, как оформлять документацию на АС. Нередко в рамках ИТ-проекта, особенно для государственных заказчиков, в ТЗ бывают требования по оформлению документации согласно ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96. Но следует ли оформлять документы по этим ГОСТам в случае, если в явном виде требования к оформлению отсутствуют?
Как правильно оформить?
В ГОСТ 2-й серии приведены требования к назначению каждого стандарта и обозначена отрасль его применения: ГОСТ 2.102-2013 – стандарт устанавливает виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности.
Если ГОСТ 2.102-2013 распространяется на изделия всех отраслей, в том числе и ИТ-сферу, давайте разберёмся, а что является конструкторским документом?
Согласно ГОСТ 2.001-2013 «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Общие положения»:
А) «3.1.2 конструкторский документ: Документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия и имеет содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи»
Б) «3.1.5 конструкторская документация: Совокупность конструкторских документов, содержащих данные, необходимые для проектирования (разработки), изготовления, контроля, приемки, поставки, эксплуатации, ремонта, модернизации, утилизации изделия»
На этом можно было бы и остановиться, логически сопоставив требования к составу документов нашего ИТ-проекта с положениями, приведенными выше, и определив, относится ли каждый из документов к конструкторским или нет и выполнив оформление по стандартам ГОСТ 2-й серии.
Основные ГОСТы 2-й серии для ИТ-проекта в части оформления
Теперь посмотрим на основные ГОСТы 2-й серии, наиболее часто применяемые для оформления документов в ИТ-проекте. Как правило, в части оформления используют:
ГОСТ 2.105-95 – стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства;
ГОСТ 2.106-96 – стандарт устанавливает формы и правила выполнения конструкторских документов изделий машиностроения и приборостроения.
У читателя может возникнуть вопрос, можем ли мы применять эти ГОСТы для АС, если они предназначены для изделий машиностроения и приборостроения?
Согласно определению «Большой Советской энциклопедии», «Приборостроение -отрасль машиностроения, выпускающая средства измерения, анализа, обработки и представления информации, устройства регулирования, автоматические и автоматизированные системы управления; область науки и техники, разрабатывающая средства автоматизации и системы управления», то есть всё, что нужно по нашей теме современных информационных технологий.
Кроме этого, если заглянуть в ГОСТ 34.003-90 «Автоматизированные системы. Термины и определения», этот стандарт определяет АС как «систему, состоящую из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующую информационную технологию выполнения установленных функций».
Таким образом, АС относится к отрасли приборостроения и, следовательно, конструкторские документы АС оформляются по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96.
Теперь давайте рассмотрим основные моменты оформления проектной документации по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96.
Основные моменты при оформлении по ГОСТ 2. 105
Рассмотрим основные параметры оформления по ГОСТ 2-й серии.
Согласно ГОСТ 2.105-95 расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк должно быть не менее 3 мм. Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм. Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 — 17 мм).
В ГОСТ 2.105-95 не определены параметры для оформления текста в электронном виде: название шрифта, высота шрифта, межстрочный интервал. Поэтому параметры оформления документов в электронном виде это, как правило, предмет договоренности с заказчиком.
В начале работы по оформлению в электронном виде определяются параметры для форматирования:
- Формат абзацев текста – используемый шрифт, высота шрифта, размер межстрочного интервала;
- Формат для каждого заголовка по уровням (1, 2, 3) – используемый шрифт, высота шрифта, отступ в см, размер межстрочного интервала;
Таблица — используемый шрифт текста, межстрочный интервал, толщина границ таблицы, ширина таблицы, отступ в ячейке, название размещается над таблицей. Форматирование названия Таблицы выполняется таким же образом, как у основного текста документа. По ГОСТ 2.105-95 высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм. Высота шрифта строк таблицы также может быть согласована с заказчиком.
Иллюстрации в документе следует располагать по центру. Название размещается непосредственно под иллюстрацией. Форматирование названия – как у текста документа.
Правила оформления таблиц
Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией. Например: «Таблица 1».
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: «Таблица В.1».
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Например, в разделе 4 номер будет «Таблица 4.3».
В ГОСТ 2.105-95 в п.п 4.4.3 приведено следущее требование: «На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера». На практике слово «таблица» склоняется в тексте по правилам русского языка. Например: «Краткое описание назначения и основных характеристик подсистем ИС МП второй очереди представлено в таблице 1».
Если таблица размещается на нескольких страницах, следует отобразить ее заголовок в начале каждой страницы.
В ГОСТ 2.105-95 есть необязательное требование в п.4.4.7: «если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, допускается не проводить.». На практике нижнюю горизонтальную линию, проводят, так ее отсутствие ухудшает восприятие таблицы пользователем.
Правила оформления иллюстраций
К иллюстрациям относятся графические изображения (схемы, графики, фотографии, рисунки).
Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, нумеруются арабскими цифрами, при этом нумерация сквозная. Например: «Рисунок 3».
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: «Рисунок В.6».
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например, в разделе 5 номер будет «Рисунок 5.2».
Допускается не нумеровать мелкие иллюстрации (мелкие рисунки), размещенные непосредственно в тексте и на которые в дальнейшем по тексту нет ссылок.
Требования ГОСТ 2.105-95 к расположению: «иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его».
В ГОСТ 2.105-95 в п. 4.3.1 указано следующее: «при ссылках на иллюстрации следует писать «. в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «. в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела».
Название пишется под иллюстрацией в формате «Рисунок 1 – Детали прибора».
Интересный факт: если ошибку в бумажном документе замазать и поверх написать исправление черными чернилами, это будет по ГОСТу. ГОСТ 2.105-95 допускает исправления документов в бумажном виде. Об этом гласит п.3.7: «Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графика) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом. Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются».
То есть, если вы что-то распечатали и нашли ошибку, то её можно исправить вручную приведенным выше способом.
Оформление по ГОСТ 2. 106-96
ГОСТ 2.106-96 устанавливает формы и правила выполнения конструкторских документов. Для каждого типа документа в ГОСТ 2.106-96 приведен шаблон оформления рамок документа.
ГОСТ 2.106-96 определяет не только форму рамок, но и основную надпись в рамке. Пример из ГОСТ 2.106-96: «ПЗ составляют на формах 9 и 9а приложения А, а необходимые схемы, таблицы и чертежи в бумажной форме допускается выполнять на листах любых форматов, установленных ГОСТ 2.301, при этом основную надпись и дополнительные графы к ней выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.104 (форма 2а)».
Резюме
В дополнение к вышесказанному можно сказать, что при разработке АС по ГОСТ 34 в IT-проектах для государственных структур в случае отсутствия точных указаний в государственном контракте или конкурсном ТЗ программная и конструкторская документация должна оформляться по следующим ГОСТам:
- Программные документы, разрабатываемые на различных стадиях создания АС оформляются по ГОСТ 19.104-78, ГОСТ 19.105-78, ГОСТ 19.106-78;
- Конструкторские документы, разрабатываемые на различных стадиях создания АС оформляются по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96. При этом требования к содержанию регламентируются РД 50.34-698-90.
Необходимо проверять ГОСТы на актуальность и использовать последнюю редакцию стандартов, поскольку они, хотя и редко, но всё же обновляются. Надеюсь, статья поможет вам лучше ориентироваться в требованиях ГОСТ, а в случае необходимости вы всегда можете обратиться к специалистам.
Источник: www.bazt.ru