Правильное написание писем — наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.
Правильный образец письма-извещения
Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:
- письмо, сообщающее какую-либо информацию — извещение или уведомление;
- письмо-заявление о намерениях его отправителя;
- письмо-подтверждение о получении чего-либо;
- письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
- письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.
Уведомление о начале строительства. Заполнение заявления
Как написать письмо-извещение?
Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка.
А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.
Основные правила написания
Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.
Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.
Источник: businessman.ru
Образец уведомительного письма
При ведении деловой переписки составление писем является важнейшим элементом деловой этики. Распространенным видом такой переписки являются письма, которые носят уведомительный или информационный характер. Такие письма очень часто являются элементом договорных отношений между предприятиями, а их отсылка прямо предусмотрена соответствующими договорами. Весьма часто такие письма используются в качестве доказательств в судебных спорах.
Предприятия и организации нередко направляют уведомления в адрес налоговой инспекции и надзорных органов.
Содержание писем может быть самым различным, но принципы их составления одинаковы. Это относится как к переписке юридических, так и физических лиц. Разница только в одном – письма от имени юридических лиц составляются, как правило, на специальных (фирменных) бланках, а от имени физических лиц на простых стандартных листах формата А4. Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:
- отправитель и его реквизиты;
- получатель и его реквизиты;
- текст письма;
- дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
- в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.
Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).
Ниже мы приводим образец уведомительного письма, которое написано на бланке компании-уведомителя:
г. Красноярск, ул. Красноармейская, д.18, оф.312
Исх. №32/4 от 30.04.2018 г.
Директору ООО «Тексимпорт»
ул. Весенняя, д.12, оф.421
о завершении срока аренды
Настоящим уведомляем Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года, истекает 30 июня 2018 года.
В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.
- проект договора аренды на 4 стр.
ОАО «Торговые системы»
_____________ Игнатенко О.Л.
исп. Перминова Елена
Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ
При отсутствии фирменного бланка то же самое письмо составляется несколько иначе. Вот как написать письмо-уведомление (образец) в этом случае:
Директору ООО «Тексимпорт»
ул. Весенняя, д.12, оф.421
от Генерального директора
ОАО «Торговые системы»
ул. Красноармейская, д.18, оф.312
о завершении срока аренды
Настоящим уведомляю Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года истекает 30 июня 2018 года.
В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.
- проект договора аренды на 4 стр.
ОАО «Торговые системы»
_____________ Игнатенко О.Л.
30 апреля 2018 года
исп. Перминова Елена
Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ
Нередко уведомительные письма носят характер докладных записок, представляют собой извещение и используются во внутренней переписке организаций.
Настоящим сообщаю Вам, что в результате плановой проверки состояния электропроводки в цехе №3 установлен ее ветхий характер и несоответствие требованиям техники безопасности. Установлен срок устранения выявленных недостатков (до 22 сентября 2017 года).
В случае непринятия необходимых мер буду вынужден опечатать щитовую цеха №3.
- акт проверки на 3 стр.
Старший инженер отдела
____________ Перминов И.М.
31 августа 2017 года
Уведомительные письма от трудящихся в адрес работодателя часто носят характер заявления об увольнении по собственному желанию. В этом случае следует иметь в виду, что работодатель может потребовать от работника отработать две недели. При этом обязательно следует указывать свою должность и паспортные данные. Письмо следует зарегистрировать в отделе кадров. Вот пример такого заявления.
От старшего инженера ЦЗЛ
Паспорт ХХ ХХ №ХХХХХХХ
выдан ХХХХХ 21.08.2009 г
зарегистрирован г. Новосибирск,
ул. Весенняя, д.34, кв. 124
Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 24.04.2018 г.
Старший инженер ЦЗЛ ____________ Тонкошкур А.Т.
Очень важно правильно составить уведомление при увольнении сотрудника по сокращению штатов. Это связано с тем, что ошибки при его оформлении часто приводят к восстановлению работника согласно решению суда.
ООО «Направленное бурение»
г. Екатеринбург, ул. Желябова, д.43, оф.213
Водителю отдела снабжения
Настоящим уведомляю Вас, что в связи с упразднением отдела снабжения (Приказ №34 от 16.02.2018 г.) занимаемая Вами должность экспедитора с 31.05.2018 г. сокращается.
В связи с этим, предлагаем Вам список вакантных должностей на нашем предприятии, на которые Вы можете быть переведены:
- заведующий складом запчастей, оклад 24000 рублей в месяц;
- экспедитор, оклад 16000 рублей в месяц;
- слесарь сборщик, оклад 18000 рублей в месяц
О согласии на перевод Вы должны сообщить администрации до 31.05.2018 г. В случае отсутствия Вашего заявления, Вы будете уволены 31.05.2018 г. по п. 2, ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
«Направленное бурение» _________________ Тихомиров С.А.
С текстом уведомления ознакомлен,
копию на руки получил _________________ Перепелкин В.В.
Следует отметить, что важные письма-уведомления следует отправлять по почте с описанием вложения и уведомлением о вручении. Особенно это касается переписки с государственными органами.
Источник: 101biznesplan.ru