Как нумеровать журналы работ в строительстве

Содержание

В настоящем журнале _________ пронумерованных и прошнурованных страниц.

Должность, фамилия, имя, отчество и подпись руководителя строи-тельной организации, выдавшего журнал _________________________

Дата выдачи, печать организации

Основные показатели строящегося объекта, предприятия, здания или сооружения (мощность, производительность, полезная площадь,

вместимость и т.п.) и сметная стоимость__________________________

Утверждающая инстанция и дата утверждения проекта (рабочего

Субподрядные организации и выполняемые ими работы____________

Организации, разработавшие проектно-сметную документацию _______

Отметки об изменениях в записях на титульном листе _______________

Список инженерно-технического персонала, занятого на строительстве объекта

Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, участок работ

Дата начала робот на строительстве объекта

Отметка о получении разрешения на право производства работ или о прохождении аттестации

Журналы Особенности ведения и лайфхаки

Дата окончания робот на строительстве объекта

Перечень актов промежуточной приемки ответственных конструкций

и освидетельствования скрытых работ

Наименование актов

(с указанием места расположения конструкций и работ)

Дата подписания акта, фамилии, инициалы и должности подписавших

Ведомость результатов операционного контроля качестве

строительно-монтажных работ

Наименование конструктивных частей и элементов, места их расположения со ссылкой на номера чертежей

Результаты контроля качества

Должности и подписи лиц, оценивающих качество работ в порядке контроля и надзора

Перечень специальных журналом работ

Наименование специального журнала и дата его выдачи

Организация, ведущая журнал, фамилия, инициалы и должность ответственного лица

Дата сдачи-приемки журнала и подписи должностных лиц

Сведения о производстве работ

Краткое описание и условия производства работ

(со ссылкой, при необходимости, на работы, выполняемые субподрядными организациями), должность, фамилия, инициалы и подпись ответственного лица

Замечания контролирующих органов и служб

Замечания контролирующих органов или ссылка на предписание

Отметки о принятии замечаний к исполнению и о проверке их выполнения

УКАЗАНИЯ К ВЕДЕНИЮ ОБЩЕГО ЖУРНАЛА РАБОТ

1. Общий журнал работ является основным первичным производственным документом, отражающим технологическую последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства строительно-монтажных работ.

2. Общий журнал работ ведется на строительстве (при реконструкции, расширении) отдельных или группы однотипных, одновременно строящихся зданий (сооружений), расположенных в пределах одной строительной площадки.

3. Общий журнал работ ведет лицо, ответственное за строительство здания или сооружения (производитель работ, старший производителе работ) и заполняет его с первого дня работы на объекте лично или поручает руководителям смен. Специализированные строительно-монтажные организации ведут специальные журналы работ, которые находятся у ответственных лиц, выполняющих эти работы. По окончании работ специальный журнал передается генеральной подрядной строительной организации.

4. Титульный лист заполняется до начала строительства генеральной подрядной строительной организацией с участием проектной организации и заказчика.

5. Список инженерно-технического персонала, занятого на строительстве объекта (табл. 1), составляет руководитель генподрядной строительной организации.

6. В табл. 2 приводится перечень всех актов в календарном порядке.

7. В табл. 3 включаются все работы по частям и элементам зданий и сооружений, качество выполнения которых контролируется и подлежит оценке.

8. Табл. 4 заполняется лицом, ответственным за ведение общего журнала работ.

9. Регулярные сведения о производстве работ (с начала и до их завершения), включаемые в табл. 5, являются основной частью журнала.

Эта часть журнала должна содержать сведения о начале и окончании работы и отражать ход ее выполнения.

Описание работ должно производиться по конструктивным элементам здания или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций и помещений, где работы выполнялись.

Здесь же должны приводиться краткие сведения о методах производства работ, применяемых материалах, готовых изделиях и конструкциях, вынужденных простоях строительных машин (с указанием принятых мер), испытаниях оборудования, систем, сетей и устройств (опробование вхолостую или под нагрузкой, подача электроэнергии, испытания на прочность и герметичность и др.), отступлениях от рабочих чертежей (с указанием причин) и их согласовании, изменении расположения охранных, защитных и сигнальных ограждений, переносе транспортных и пожарных проездов, прокладке, перекладке и разборке временных инженерных сетей, наличии и выполнении схем операционного контроля качества, исправлениях или переделках выполненных работ (с указанием виновных), а также о метеорологических и других, особых условиях производства работ.

10. В табл. 6 вносятся замечания лиц, контролирующих производство и безопасность работ в соответствии с предоставленными им правами, а также уполномоченных представителей проектной организации или ее авторского надзора.

11. Общий журнал должен быть пронумерован, прошнурован, оформлен всеми подписями на титульном листе и скреплен печатью строительной организации, его выдавшей.

12*. При сдаче законченного строительством объекта общий и специальные журналы работ передаются заказчику и хранятся у него до ввода объекта в эксплуатацию. После ввода объекта в эксплуатацию журналы передаются на постоянное хранение эксплуатирующей организации.

Источник: studfile.net

Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом

о проведении вводных инструктажей;
для регистрации обучаемых инструктажей непосредственно на рабочем месте для ИТР и отдельно для рабочих;
о получении инструктажа по ППБ;
по учету инструкций в сфере ТБ;
о выдаче инструкций;
для регистрационного учета несчастных случаев;
по проверочным испытаниям такелажного оборудования;
для учета не электротехнических сотрудников, которым присваивается 1 группа по электробезопасности.

В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.

Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом

Коллеги подскажите специалисту фигову
Нашел вот что.
«Берете журнал. Делаете два отверстия внизу журнала (сантиметров примерно 2-3, широкое расстояние смотрится не очень красиво). Втягиваете ниточку (желательно толстенькую) с последней страницы к первой, нанизываете картоночку шириной 1,5 на 3,5 см примерно, чтобы ниточка-петелька не резала странички. Продеваете ниточку обратно на последнюю страничку.

На обороте ниточку завязываете. концы оставляете свободными. Наклеиваете небольшую бумажку (примерно 5*5см и лучше очень тоненькую , а не картонку). Пишите, начиная с чистого места возле нее и захватывая место на бумажке : «В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ХХ(цифра)(Прописью)листов». Ставите должность, подпись расшифровку подписи и дату. Скрепляете печатью организации. P.S. бумажечку наклеиваете, захватывая, на узелочек ниточек на последней страничке и захватывая слегка концы (их длина примерно 5-6 см) свободных ниточек»

И еще момент, тут говорится
«Пишите, начиная с чистого места возле нее и Захватывая место на бумажке В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью» итд у меня заверительная надпись уже напечатана только вписать осталось – листы итд
Могу ли я прошить заверительный лист вместе с остальными листами, на обратной стороне зав. листа заклею концы, скреплю печатью. То есть с лицевой стороны последней страницы будет зав. надпись и печать а с обратной склеенная шнуровка и печать

Как нумеровать листы в журнале регистрации приказов

Журнал регистрации приказов не является обязательным для ведения в организации. Поэтому утвержденной формы такого журнала нет. Если организация ведет такой журнал, то порядок его ведения, в том числе порядок нумерации и форму журнала необходимо утвердить приказом.

Если утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины. Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.

Нумерация журналов

Листы документов в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей части (тома) с соблюдением нижеследующих правил:
1. Сложенный лист (формата А3 или А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа как один лист.
2. Нумерация имеющихся в составе дела фотографий, чертежей, диаграмм и иных иллюстративных материалов выполняется с оборотной стороны с простановкой цифр в левом верхнем углу.
3. Нумерация имеющихся в составе дел конвертов с вложениями выполняется в последовательности «конверт — вложение», при этом каждому вложению присваивается собственный номер.
4. Листы внутренней описи дела (см. далее) нумеруются отдельно.
5. Лист-заверитель дела (см. далее) не нумеруется.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда: что фиксируется в документе

Поставить нумерацию на всех листах с одной стороны.
Выполнить на внутренних полях 2 или 3 сквозных отверстия шилом, только обложка не затрагивается.
Потом нитка с иглой продевается в отверстия несколько раз, но нити не следует сильно затягивать.
Книгу надо раскрыть посередине и выполнить выравнивание нитей так, чтобы не усложнять пользование документов.
Два конца нитей надо вывести на последний лист журнала, зафиксировав их узлом.
После этого надо подготовить маленький белый прямоугольник, где указывается о выполнении шнуровки, нумерации. Затем все скрепляется с помощью печати.
На бумаге фиксируется количество страниц, в том числе и прописными буквами.
Обязательно указание Ф. И. О. и должности лица, которое отвечает за это.
Нужно приклеить прямоугольник на нити так, чтобы их кончики были заметны с другой стороны.
В конце ставится печать, которая должна захватить последнюю страницу.

Журналы регистрации по охране труда позволят содержать в порядке инструкции. По ним получится выполнить отслеживание, кому и когда были предоставлены документы, а кому требуется выдача новых экземпляров. Присутствие книги может потребоваться во время проверки трудовой инспекцией. При ее отсутствии обычно рекомендуют завести.

Перечень обязательных журналов по охране труда, которые должны быть в организации образцы для скачивания

Учета вводного инструктажа. Содержит сведения о проводимых мероприятиях в отношении сотрудников принятых на работу впервые.
Проведения первичного инструктажа – содержит материалы и данные о проведении профилактических мер с командированными сотрудниками и специалистами, переведенными из иных подразделений.
Учета инструкций по охране труда. Каждый отдельный вид инструктажа требует наличия специальной инструкции и плана мероприятий (это также может касаться и различных подразделений организации). Журнал ведет учет всех имеющихся инструкций.
Регистрации несчастных случаев. Данный журнал ведется в строгом соответствии с постановлением министерства труда РФ № 73. В документе отражаются все случаи нештатных ситуаций на производстве, их характер, дата, время и место происшествия, а также должности ответственных лиц.
Учета проведения инструктажей по пожарной безопасности. В данном журнале указываются данные о проведении мероприятий по пожарной безопасности среди сотрудников организации.
Учета проведения инструктажей по электробезопасности на различные категории безопасности (от 1 до 5). В данном журнале указываются сведения о сотрудниках и мероприятиях по профилактике электробезопасности на производстве.
Проверок состояния норм охраны труда на производстве. Заполняется ответственным специалистом по охране труда, и указываются данные о результатах проведенных проверок состояния охраны труда в организации.
Учета проведения иных мероприятий по охране труда и иных видов инструктажей. В документе указываются иные виды инструктажей в области охраны труда и безопасности производства.
Учета проведения инструктажей по ГО и ЧС.

Ведение специализированной документации на предприятии по охране труда и безопасности на производстве регламентировано множеством нормативных правовых актов федерального значения, начиная от рекомендации министерства труда, заканчивая различными ГОСТами по охране труда.

Error 1001 Ray ID: 5267041e4afed92d — 2020-10-16 03: 41: 15 UTC

You’ve requested a page on a website (pika.hemmelstein.com) that is on the Cloudflare network. Cloudflare is currently unable to resolve your requested domain (pika.hemmelstein.com). There are two potential causes of this:

Most likely: if the owner just signed up for Cloudflare it can take a few minutes for the website’s information to be distributed to our global network.
Less likely: something is wrong with this site’s configuration. Usually this happens when accounts have been signed up with a partner organization (e.g., a hosting provider) and the provider’s DNS fails.

Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

Видео: Как прошивать документы?
Как сшить документы на уголок: схема
Видео: Как сшить документы?
Сшивание документов скрепкой степлера
Видео: Как правильно прошивать документы?
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
Как прошить тетрадь учета: образец
Видео: Как ИП прошить документы?
Прошивка документов для архива
Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
Как прошить папку с документами?
Видео: Подшивка дела
Как сшить дело?
Видео: Подшивка дела (1-й вариант).
Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

листа заклею концы, скреплю печатью. то есть с лицевой стороны последней страницы будет зав. надпись и печать а с обратной склеенная шнуровка и печать нумерацию страниц делать в верхнем правом углу доступ запрещен.

Нумерация журналов по технике безопасности

Современное российское законодательство никак не регламентирует форму ведения журнала регистрации инструктажа по технике безопасности. Каждая организация может самостоятельно определять структуру содержания и форму заполнения данного документа в соответствии со своими потребностями и профилем деятельности.

В свою очередь, сами инструкции по технике безопасности, которые являются основным предметом данных занятий, также должны разрабатываться самим работодателем. Это положение закреплено ст. 212 ТК РФ. Традиционно это обязанность возлагается на специалиста по охране труда. Однако в ходе работы по составлению инструкции он имеет право обращаться за консультацией к специалистам профильных служб, в частности медицинской части.

Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом

как нумеруются журналы по листно или по страница
как нумеруются журналы по охране труда
как нумеруются журналы производства работ
как нумеруются журналы учета
как нумеруются журналы регистрации
как нумеруются журналы регистрации фото
как нумеруются журналы
как нумеруются журналы работ
как нумеруются журналы в делопроизводстве
как нумеруются журналы по инструктажу

Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Журнал учета инструкций по охране труда 158. Знаки по «Инструкции по средствам защиты». Справочная информация: «Нужно ли нумеровать и прошивать журналы регистрации инструктажей?» Пошаговая инструкция данной процедуры.

Кто и как заверяет. Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Последние записи. Как правильно сшивать документы. Журналы.

Журналы регистрации инструктажа должны быть: пронумерован. Вы можете нумеровать страницы или листы журнала, менее трудоемким будет нумерация листов Инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда. Инструкции по охране труда для работников организации на отдельные виды работ. Бланки и формы журналов по ОТ.

Листы документов в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей части (тома) с Подскажите, пожалуйста, правильно ли нумерую листы у журналов и книг при прошивании? Нумеруется все в правом верхнем углу, карандашом! Откройте любую типовую инструкцию по делопроизводству!

Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо Документы нумеруются. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала Ведёте Журналы Учёта и Выдачи Инструкций По Охране Труда? А у Вас есть уже опыт при расследовании тяжелых несчастных случаев, когда у Вас были журналы без нумерации, шнуровки и печати?

Правильно заполняем журналы регистрации инструктажей. Опубликовано: 13 июля 2015. Инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда. Как правило, в организации заводится один журнал регистрации Нумерация листов. Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Нумерация листов. Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Нумерация.

Листы в журналах должны быть пронумерованы. Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на Образцы заполнения 2020. Заполнять журнал учета инструкций нужно следующим образом Подскажите, пожайлуста, как правильно надо нумеровать инструкции. До меня один инженер по ОТ нумеровал сквозными номерами, №1,2,3,4,5 и т.д., после него другой инженер ввел нумерацию ИОТ-Р-001-01, ИОТ-Р-001-02 и т.д

Чем нумеровать документы карандашом или ручкой

Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом

Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним. Справка На заметку

Прошивка документов Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровнеПрошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.

Как прошивать журнал учета

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Агентство Бизнес-Нововведений

Ключевое обязательство работодателя – обеспечение безопасности сотрудника. В рамках ст. 212 ТК РФ отмечено, что есть определенный перечень обязанностей в плане ведения документов, необходимых для информирования персонала о базовых нормативных требованиях. Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.

Мероприятия начинаются сразу после трудоустройства и должны быть пройдены на протяжении первого рабочего месяца. Разработка программ осуществляется на базе отраслевой принадлежности, характера работы, трудовых условий. Полный перечень утверждается руководящим составом.

Журнал регистрации инструктажа по охране труда

Поэтому приступать к проставлению подписей нужно исключительно по окончании инструктирования. Это позволит избежать неловкой ситуации, когда инструктор уже поставил подпись в журнале, а инструктируемого в зале почему-то не оказалось.

Рекомендованная форма журнала регистрации инструктажа по охране труда приводится в том же ГОСТе, но уже в Приложении 6. Это приложение, как и приложение с формой журнала вводного инструктажа по охране труда, также рекомендательное. Вместе с тем, многие компании используют эту форму журнала в режиме «как она есть» без внесения правок и изменений.

Нумерация листов в журнале регистрации с какой странице нумеровать

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ollga [e- Аля писал(а): Ollga писал(а): Какой год следует ставить, если мы используем такую папку для личного дела — год приема на работу сотрудника, или год увольнения? Напишите оба года, например: 2001-2013. Никакого норматива ведь нет, устанавливающего, какой именно год писать в этом случае?Я что-то не нашла… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… « Первая ← Пред.1 2 След.

Источник: russianjurist.ru

Оформление журналов и книг. Как нумеруются журналы в делопроизводстве Оформление журнала операций 3 нумерация страниц

Оформление журналов и книг. Как нумеруются журналы в делопроизводстве Оформление журнала операций 3 нумерация страниц

Российская Федерация, Самара #7 31 марта 2011, 8:58 так где же все таки правильно нумеровать?если этот приказ утратил силу!! ато мне сейчас надо будет прошивать книгу учета ТК Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… NEU Российская Федерация, Пермский край #8 31 марта 2011, 9:01 Позвони в местный архив и уточни.Потому что это будет актуально тогда,когда доки будут сдаваться в архив,не раньше. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Даже если ты почти ангел, всегда найдется тот, кому не понравится шелест твоих крыльев… limurka Российская Федерация, Бийск #9 31 марта 2011, 9:11 А по-моему париться вообще не стоит, можно в верхнем, можно в нижнем. Ни разу не слышала, чтобы у кого-нить на эту тему были проблемы.

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Нумерация журналов по технике безопасности

Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены. При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденные постановлением Главного санитарного врача России от 3 июня 2003 г. № 118. Закрепить правила безопасной работы и порядок ознакомления с ними сотрудников следует в инструкции по охране труда.
В некоторых отраслях установлены типовые инструкции по охране труда и правилам техники безопасности. Например, для сотрудников топливно-энергетического комплекса (нефтегазовой отрасли, нефтепродуктообеспечения) такие типовые инструкции утверждены приказом Минтопэнерго России от 4 июля 1995 г. № 144.

Голосование:

Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Нумерация листов.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию: исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.
После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью () лист Генеральный директорЗАО «ЗАО» И.И.

Как прошивать журнал учета?

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один. При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».

И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

Форум

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.

Нумерация журналов

После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице. Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

Важный момент — около оттиска печати делается запись, фиксирующая общее количество листов журнала, дата, когда журнал был оформлен, а также данные сотрудника, проводившего данные операции. Справка На заметку В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы. Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда.

Оформление журналов и книг

Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги.
Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.

При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.
Аля lad Напишите оба года, например: 2001-2013. Ollga писал(а): 75 лет хранится дело с даты увольнения работника? Или с даты заведения дела? Никакого нормативного документа, где было бы написано, что личные дела вести обязательно, нет. Они обязательны для гос.предприятий.Но вот личная карточка хранится 75 лет, это как раз обязательный документ.

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет. И там нет указания с какого числа. Поэтому лучше его хранить с момента увольнения до передачи в архив. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Нумерация страниц в журнале регистрации образец

Работа с входящими документами строится по такой схеме:

прием;
сортировка;
рассмотрение руководством;
направление исполнителям.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка — это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Каковы основные правила ведения документации по делопроизводству: правила прошивки, нумерации, какие журналы и учетные книги необходимы

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию: исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

Как нумеруются приказы по основной деятельности

Подготовить проект приказа с напечатанным номером означает, что приказ фактически был зарегистрирован до его согласования и подписания. Кроме этого, следует учитывать и такой факт, как подготовка приказа по основной деятельности двумя организациями. В этом случае приказу будет присвоен двойной номер каждой из организаций через косую черту, который тоже будет проставлен от руки.

Регистрация приказа включает в себя не только присвоение регистрационного номера и проставление его на документе, но и заполнение соответствующих регистрационных форм документа, куда вносятся данные о приказе, т. е. данные о подписанном документе, поэтому проставление номера на приказе производится после его подписания от руки.

Оформление журналов и книг

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Форум инженеров по охране труда Беларуси

184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложк у или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

185. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом . Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается . Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело. При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов. Например: 15а, 15б

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Как нумеровать страницы акта и его приложений, в т

Таким образом, акт и каждое приложение к акту должны иметь самостоятельную нумерацию , которая в каждом документе начинается со второй страницы , несмотря на то, что весь комплекс документов может быть сшит опять-таки с целью обеспечения аутентичности и целостности уже комплекса документов – сшива (важна защита от фальсификаций, подмены и утраты документов внутри комплекса или отдельных листов).

Правила оформления приложений и порядок нумерации страниц организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом Р 6.30-2003 (в настоящее время готовится новая редакция данного стандарта). Отдельные особенности, которые необходимо учитывать при оформлении приложений и нумерации многостраничных документов государственных органов и органов местного самоуправления, в том числе в процессе подготовки проектов нормативных правовых актов, зафиксированы в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер.

Журнал регистрации входящих документов

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

24 Июл 2018 4970

Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве.

Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов. Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.

Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа.

Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке.

Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

Как правильно сшивать ниткой документы: правила ГОСТ

Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом.

Также указывается количество листов и дата нумерации.

Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

Как сшить документы на уголок: схема

О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок

Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой.

Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
Подробнее можно увидеть на схеме
После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Такой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

Об этом посмотрите видео.

ВИДЕО: Скрепление документов степлером

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

Необходимо придерживаться правил:

Сшиваются отчеты для налоговой в 5 отверстий
Узел обклеивается папиросной бумагой
Нумерация ставится в правом верхнем углу

ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой

Как сшить дело?

Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил.

Дела сшиваются в три или четыре отверстия
Для подшивки берется банковский шпагат
Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице

ВИДЕО: Сшиваем дело

Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше. Все делается гораздо проще.

В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как прошить папку с документами?

Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

ВИДЕО: Подшивка папки с документами

В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Прошейте нитками в три или четыре отверстия
После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись
В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
Необходим и штамп предприятия или цеха

ВИДЕО: Подшивка для архива

Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов.

ВИДЕО: Сдаем на хранение

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа , его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

пронумерован;
прошит;
подписанным руководителем организации.

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

уникальным номером;
логотипом организации;
наименованием организации.

Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

Инструктажи по технике безопасности: вводные замечания

Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия.

В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности — это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах. Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним.

На заметку

Сотрудники, которые уклоняются от прохождения инструктажа по технике безопасности, не могут быть допущены работодателем к работе.
Единого регламента проведения инструктажа не существует. В каждой сфере трудовой деятельности могут быть свои особенности проведения занятий по охране труда. Они оговариваются специальными отраслевыми нормативными документами.

Инструкции по технике безопасности

Типовое занятие по технике безопасности, которое проводится для всех сотрудников организации, а также специалистов других фирм, привлекаемых для работы в данной организации, состоит из изучения основ безопасного труда, на основе трех видов документов:

локальных нормативных актов компании;

общих инструкций по охране труда и технике безопасности.

Несмотря на то, что порядок проведения занятий может варьироваться от фирмы к фирме, существует Примерные учебные планы обучения, разработанные Минтруда РФ, которые рекомендуется учитывать при подготовке плана обучения сотрудников.

Следует особо отметить необходимость проведения консультаций с представителями профсоюзного органа, если таковой действует в организации. Это определено ст. 372 ТК РФ.

Журнал регистрации инструктажей

Журнал регистрации инструктажей по технике безопасности предназначен для фиксации факт проведения всех видов обучающих занятий по охране труда. Такое положение определено п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29.

Локальная инструкция по охране труда и технике безопасности, которая должна быть в обязательном порядке утверждена нормативным документами фирмы, содержит перечень конкретных видов занятий по безопасности труда и порядок их фиксации в Журнале регистрации инструктажей. Такой порядок определен «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда», принятыми Минтруда РФ 13.05.2004 г.

Как правило, если организация небольшая, то журнал учета таких занятий заводится один. В него вносят данные обо всех видах инструктирующих мероприятий. На крупных предприятиях чаще всего создается несколько журналов для каждого вида занятий или для каждого структурного подразделения.

Существует ряд случаев, когда журнал не является единственным документом, подтверждающим факт проведения занятия. Информация об этом мероприятии может содержаться в наряде-допуске. Такими случаями, как правило, являются случаи проведения целевых инструктажей.

Журнал регистрации: образец 2017 года

Еще в 1990 году Госстандарт СССР в Приложении № 4 к Государственному стандарту СССР ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» утвердил бланк такого журнала. Несмотря на то, что в настоящее время эти нормативные положения утратили силу, многие организации пользуются это формой ввиду ее удобства и полнотой вносимых сведений.

Чаще всего стандартная форма журнала регистрации имеет форму таблицы, в которую включают следующие графы:

дата, когда обучающее занятие было проведено;
разновидность занятия — вводный, первичный, повторный, внеплановый или целевой инструктаж;
ФИО сотрудника, прошедшего обучение;
дата рождения сотрудника;
должность и структурное подразделение, в котором числится обучавшийся работник;
данные об преподавателе, проводившем занятия — ФИО, должность; о занятии. Например, если это внеплановый инструктаж, то можно указать его причины;
подпись сотрудника, проходившего обучение;
подпись сотрудника, проводившего обучение.

Конечно, данный перечень позиций, подлежащих заполнению, не является исчерпывающим и окончательным. Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.

Нумерация журналов по охране труда

Оформление журнала регистрации инструктажа по технике безопасности

Рассмотрим теперь особенности оформления и ведения журнала учета инструктажей по технике безопасности.

Полное название компании и ее реквизиты указываются на титульном листе журнала. Кроме того, здесь нужно указать дату начала ведения журнала, а потом — дату окончания и общее количество страниц документа. На титульном листе также указывается срок хранения журнала и дату, когда этот срок заканчивается.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» определяет срок хранения журнала в 10 лет.

Нумерация страниц в журнале

Нумерация страниц в журнале преследует две цели:

Когда каждая страница имеет порядковый номер, возможность несанкционированного изъятия страниц исключается;
Нумерация позволяет облегчить учет общего количества страниц в журнал при добавлении этой информации на его титульную страницу.

Номера страниц проставляются черным карандашом, вверху страницы, справа. Использование чернил или карандашей других цветов не допускается.

Нумерацией страниц работа по оформлению документа не исчерпывается. После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице.

Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

На заметку

В небольших организации заполнение и нумерация журнала производится руководителем фирмы. Если предприятие большое, то функция заполнения и нумерации данного документа передается специалисту по охране труда. Ответственным за журнал учета инструктажей по технике безопасности может быть также назначен другой сотрудник компании, которому вверены данные полномочия. Об этом руководство должно издать соответствующий приказ.

Источник: admstroitel.ru

Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Как правильно нумеровать журналы. Как прошивать документы. Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек листы или страницы

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

приказы личного и общего состава,
а также штатное расписание.

авансовыми отчетами,
накладными,
счетами-фактурами,
путевыми листами,
кассовыми книгами,
оборотными ведомостями,
актами выполнения работ,
а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта , который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.

С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

Как правильно прошить журнал

Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом. Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза. Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.

Эти свободные концы приклеиваются бумажной наклейкой размерами 3-4 см так, чтобы она закрыла собой только часть ниток. Концы должны быть видимы. На наклейке необходимо сделать заверительную надпись, в которой указывается буквально следующее: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество листов (дата, подпись)». Это должна быть подпись руководителя или лица, в чьи полномочия входит регистрация документооборота в данном журнале. Затем ставится печать, которая должна оставить оттиск как на бумажной наклейке с заверительной надписью, так и на обложке или листе журнала, к которому приклеены свободные концы ниток.

Как прошить журнал регистрации

Любой журнал в обязательном порядке должен быть пронумерован, начиная с первой страницы. Можно пронумеровать конкретно каждую страницу журнала, а можно пронумеровать сшитые в журнале листы. В первом случае, в заверительной надписи, делается пометка «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество страниц (дата, подпись)», а во втором – «листов». Количество страниц или листов указывается, как в числовом значении, так и прописью.

Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ.

Планомерное информирование работников о том, какие факторы при выполнении трудовых обязанностей потенциально опасны для их здоровья и жизни, предотвращает возникновение чрезвычайных происшествий. Следовательно, всем организациям необходимо создать систему нормативной документации и правильный порядок их использования.

Общая информация

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.

Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.

Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.

Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.

Для чего нужны?

Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств. Проверяющие лица изучают имеющуюся в администрации документацию по ТБ.

Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.

Список и описание

Перечислить все виды журналов нужных для фиксации инструктажей трудно, поскольку на разных предприятиях в силу специфики производства должны быть заведены документы под конкретные профессии. Поэтому существуют их обязательные и дополнительные формы в зависимости от направления деятельности производства.

Давайте более подробно ознакомимся с разными видами таких документов и узнаем, сколько журналов должно быть на предприятии.

Формы журналов по охране труда можно разделить на несколько категорий, в зависимости от проводимого инструктажа:

противопожарного;
на рабочем месте;
повторного;
при выдаче наряда – допуска и т. д.

В свою очередь их можно объединить в 2 группы: обязательные и дополнительные.

Какие должны быть в организации обязательно?

Для всех предприятий необходимо иметь в наличии такой набор журналов по ОТ:

о проведении вводных инструктажей;
для регистрации обучаемых инструктажей непосредственно на рабочем месте для ИТР и отдельно для рабочих;
о получении инструктажа по ППБ;
по учету инструкций в сфере ТБ;
о выдаче инструкций;
для регистрационного учета несчастных случаев;
по проверочным испытаниям такелажного оборудования;
для учета не электротехнических сотрудников, которым присваивается 1 группа по электробезопасности.

Для большинства предприятий помимо приведенного здесь списка обязательных учетных книг часто требуются еще и дополнительные журналы по охране труда для профессий, связанных с высоким риском при исполнении производственных обязанностей.

Необязательные документы

Есть и дополнительные журналы, которые требуется для некоторых организаций.

Особенно работы повышенной опасности, которые могут повлечь травматизм персонала, должны проводиться под усиленным контролем инженера по ТБ и руководящих лиц из числа ИТР. На такие работы оформляется отдельный наряд-допуск и трудящимся проводится предварительный инструктаж перед выполнением поставленных задач.

Требуется выполнить врезку дополнительной трубы в газопровод, по которому поставляется природный газ среднего давления. Перед началом сварки на трубопроводе инженер по ОТ и начальник технического отдела заранее рассказывают сварщику Иванову И.П. о том, как ему нужно выполнить работу, чтобы избежать взрыва. Для выполнения работ в службе главного инженера оформляется наряд-допуск на Иванова И.П. Затем в отдельном специальном журнале производится регистрация его выдачи и получения инструктажа, о чем работник ставит роспись в соответствующей графе.

Общие правила оформления журналов по охране труда

Чтобы правильно оформлять и заполнять журналы по ТБ, необходимо соблюдать общепринятый порядок их ведения.

Каждый документ необходимо прошить, пронумеровать страницы и указать даты начала и окончания внесения регистрационных записей.

Порядок и специфика заполнения

В каждом журнале должны быть внесены такие сведения:

порядковый номер записи;
дата проведения ;
личные данные инструктируемого и его подпись;
персональная информация об инструкторе и его виза.

Даже если проводится общий инструктаж для всех работников одновременно записи нужно сделать отдельно с обязательной росписью сотрудника.

Кто отвечает за ведение?

В приказном порядке руководитель назначает сотрудника из числа ИТР, который будет ответственным за проведение инструктажей по ТБ. На них возлагается обязанность по заполнению и хранению подотчетных им журналов.

Как правильно вести такую регистрационную книгу?

В подразделениях вести журнал инструктажей на рабочих местах поручается начальникам отделов.

Прежде всего, они обязаны их правильно оформить:

выполнить карандашом нумерацию страниц;
прошнуровать все листы в журнале;
заклеить небольшим бумажным квадратом узел и концы шнура на задней обложке;
указать на приклеенном листке количество сшитых страниц, поставить подпись ответственного лица с указанием фамилии и инициалов и сделать оттиск печати организации;
указать дату начала ведения журнала на последней странице.

Если книга полностью заполнена, то она передается на хранение специалисту по ОТ.

Во время внесения записей в журнал нельзя допускать следующее:

пропуск незаполненных страниц или строк;
исправлять внесенные данные;
закрашивать ошибки корректором.

Если во время регистрации была допущена ошибка, то неверная запись берется в скобки. Затем под ней, не пропуская пустой строчки, необходимо заново вписать данные о проведении инструктажа.

Как правильно прошить?

Не все знают, как правильно сшивать такие регистрационные книги.

В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.

Обязательно документ на титульном листе должен содержать название организации, подразделения, дату начала и окончания ведения.

Нумерация

Листы в журналах должны быть пронумерованы.

Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то отсчет начинают с первого до последнего прошитого листа.

Записывают все цифры простым карандашом, потому что практически все регистрационные журналы и книги учета являются согласно Номенклатуре дел отдельными делами.

Кто визирует?

Визировать пронумерованный и сшитый журнал может руководитель организации или ответственное лицо за ОТ и ТБ.

На подпись нужно поставить печать предприятия таким образом, чтобы она только частично захватывала росчерк, а не полностью покрывала его. Фамилия и Инициалы должны быть записаны разборчивым почерком.

Сколько и где хранятся?

Хранение журналов по ТБ возлагается на ответственное лицо за охрану труда.

Сроки хранения их указаны в таблице.

Каковы основные правила ведения документации по делопроизводству: правила прошивки, нумерации, какие журналы и учетные книги необходимы

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию: исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

Как нумеруются приказы по основной деятельности

Оформление журналов и книг

Форум инженеров по охране труда Беларуси

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Как нумеровать страницы акта и его приложений, в т

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Журнал регистрации входящих документов

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

24 Июл 2018 4970

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц. Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев

Читайте в нашей статье:

Прошивка журнала: пошаговая процедура

Журналы кадрового учета в обязательном порядке прошиваются до начала заполнения. Прошивка — это защита от внесения незаконных изменений, оформить процедуру нужно по всем правилам, иначе .

Шаг 1. Отверстия. Большинство кадровиков используют стандартные журналы учета фабричного производства с картонной обложкой на 48 или 64 листа. Некоторые книги продаются уже с подготовленными отверстиями для сшивания, если же они отсутствуют, первое, что нужно сделать перед прошивкой – пробить отверстия у корешка журнала. В тонком журнале дырки делаются шилом или дыроколом, для толстого экземпляра используют даже дрель.

Важнейшее изменение законодательства с 1 июля — вступление в силу ГОСТа об оформлении кадровых документов. В журнале “Справочник кадровика” по этому случаю по кадровому делопроизводству с учетом требований нового ГОСТа и его особенностей. Есть полезные шпаргалки и

Отверстия проделываются максимально близко к переплету, с тем, чтобы они не занимали много пространства внутри журнала. Для прошивки журнала кадрового учета в 2018 году вполне достаточно двух дырок. Если они проделываются вручную, то между ними следует оставить расстояние 6-10 см. Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок.

Шаг 2. Прошивка. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров. Если такой возможности нет, можно применить суровую нитку или банковский шпагат.

Для начала нужно прикинуть длину нити, она будет зависеть от толщины журнала, количества дырок, формата прошивки (одинарная или двойная), также следует прибавить длину концов – не менее 7 см каждый. Нить продевается в подготовленные отверстия таким образом, чтобы ее концы оказались на оборотной стороне журнала и связывается в узел. Не стоит затягивать слишком туго, иначе нить порвет страницы, либо будет затруднять не только заполнение журнала, но даже его открытие.

Шаг 3. Контрольный лист. Нужен для фиксации количества листов во избежание их вырывания. Это небольшой кусок бумаги (например, 10 на 10 см), на котором напечатано или написано от руки «Пронумеровано и прошнуровано «количество» страниц». Лист наклеивается на узел и часть нитей с помощью клея ПВА или клея-карандаша, после чего на нем проставляется подпись начальника, дата фиксации и печать предприятия (захватывая и сам лист, и часть обложки).

Шаг 4. Пломбирование. Наиболее серьезные документы, такие, как, например, книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них, помимо всех вышеуказанных действий, еще опломбируются. Для этого , но в 2018 году при необходимости опломбировать книгу регистрации лучше пользоваться голографической пломбой.

Если в книге учета движения трудовых книжек инспектор не обнаружит пломбу или сургучную печать, обвинит компанию в том, что . Аргумент, что вы поставили на книге учета бумажную пломбу и печать организации, инспектор ГИТ и суд не примут. Узнайте больше о том, к чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет,

Как правильно нумеровать страницы в журнале

Если книга не имеет заводской нумерации, ее необходимо пронумеровать вручную. Обратите внимание, что нумеруются листы, а не страницы, за исключением обложки, разумеется. Используются арабские цифры, они проставляются в правом нижнем углу. Если при ручной нумерации была допущена ошибка, ее можно исправить, зачеркнув неверную цифру и проставив рядом новую. Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Как правильно подшивать документы в архив

Документ в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.

Не существует законодательных актов, содержащих детальную инструкцию по прошивке документов в архив в 2018 году. Приведенный ниже алгоритм основывается на рекомендациях Росархива и инструкции Центрального банка по документоведению, которые регулируют правила хранения документов.

Шаг 1. Проверить каждый документ на наличие металлических деталей и изъять их.

Шаг 2. Если у документа нет достаточно широкого поля для пробивания отверстия, нужно нарастить его с помощью полоски бумаги.

Шаг 3. Сложить документы в хронологическом порядке, самые старые подложить вниз.

Шаг 4. Пронумеровать каждую бумагу арабскими цифрами в правом верхнем углу. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем. Допустимо использование литерной нумерации (например: 16, 16а, 16б, 17…). Мелкие документы вложить в прозрачный файл.

Шаг 5. Составить опись документов на отдельном листке.

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала

Валентина Андреева,
канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия

Вы не обязаны хранить кадровые документы вечно, но и уничтожить их раньше времени нельзя. Даже если документы больше не нужны вам, они могут понадобиться бывшим сотрудникам, проверяющим или суду. Не сможете предъявить по их требованию — будете отвечать за нарушение правил хранения архивных документов, ст. 13.20 КоАП.

Шаг 7. Дальнейшие действия аналогичны прошивке журнала. Проделываются отверстия для прошивки иглой или шилом – для малой толщины, дыроколом – для средней, дрелью – для толстых папок. Если документов много и часто приходится архивировать их, целесообразно приобрести специальный станок для прошивки документации (УПД), он прост в использовании и пробивает папки толщиной 10 см.

Шаг 8. Комплект скрепляется с помощью нити, желательно в два раза — для большей прочности, концы нитки завязываются с тыльной стороны.

Шаг 9. На узел клеится контрольный листок, заверяется подписью руководителя и печатью.

Источник: alians-uk.ru