Как прошивать журналы в строительстве

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
• ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

• штатное расписание;
• приказы личного и общего состава;
• накладные;
• счета — фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• авансовые отчеты;
• путевые листы;
• ведомости по заработной плате;
• другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Как правильно подшивать журнал?

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4.

Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

• классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
• с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
• посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
• с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

Как правильно прошить и опечатать документ

• иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
• плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
• обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
• бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
• канцелярский клей;
• ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

• систематизации документов;
• нумерации;
• сшивания документации в одну папку;
• заполнения описи;
• оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

• 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
• 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
• 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
• 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
• 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
• 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Источник: www.b-kontur.ru

Ручная работа, или Тонкости подготовки дел к длительному хранению: прошивка дела, неформат и другие нюансы

Мы же для наших читателей сделали иллюстрированный путеводитель по тонкостям подготовки дел к длительному хранению. Вы узнаете, как выполнить требования архивного законодательства на практике и потратить минимум времени и усилий, а также что потребуется для того, чтобы правильно сшить дела.

С чего начать

Чтобы подготовить документы к длительному хранению (свыше 10 лет), необходимо провести экспертизу ценности имеющегося документального массива, отобрав документы по срокам хранения.

Длительное хранение – хранение в архиве документов со сроком хранения свыше 10 лет, 50/75 лет, «Постоянно» и «До ликвидации организации».

Под отбором подразумевается экспертиза ценности, физическая сортировка, разбор и обособление документов в три раздельные группы:

1. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые будут готовиться для передачи в архив организации.

2. Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые еще должны храниться и будут храниться в структурных подразделениях организации (канцелярии, кадровой службе, бухгалтерии, отделу по охране труда и т.д.).

3. Документы, сроки хранения которых истекли, и их можно выделить к уничтожению, оформив соответствующие акт, протокол, накладную и т.д.[1].

Отбор и экспертизу ценности проводит сотрудник, ответственный за архив организации. Архивариус тесно взаимодействует со структурными подразделениями, уточняет вопросы текущего делопроизводств и формирования документов с учетом специфики работы конкретного структурного подразделения (например, кадровой работы, бухгалтерского учета и финансовой отчетности, планово-экономической службы, направления продаж и закупок и т.д.).

В статье речь пойдет об особенностях и требованиях к подготовке к длительному хранению, прежде всего, управленческой документации и выборочно научно-технической документации.

Управленческая документация – это документы органов государственной власти и местного самоуправления, организаций всех форм собственности, которые используют для:

• основных функций управления – организации деятельности, планирования, регулирования деятельности, контроля;
• типовых функций управления – обеспечения кадрами; финансового, информационного, документационного, материально-технического обеспечения, административно-хозяйственного обеспечения и др.

В зависимости от вида документов могут различаться сроки их хранения и, следовательно, требования, предъявляемые к их оформлению и последующему хранению.

Далее в статье проиллюстрируем именно процесс подготовки документов к длительному (свыше 10 лет) сроку хранения (первая группа). Длительное хранение документов подразумевает полное оформление дел, содержащих такие документы.

Пошаговое оформление дел: возможны варианты

Требования, предъявляемые к полному оформлению дела, разнятся в разных нормативных и методических документах (Таблица 1).

Основные нормативные документы по архивному делу из Таблицы 1 – это Правила 2015 и Методические рекомендации по применению Правил 2015.

После того как проведена экспертиза ценности и документы сформированы в дела, дела необходимо оформить. Последовательность действий дана в п. 4.19 Правил 2015, однако на практике ее можно варьировать. Покажем это в Алгоритме.

Формируя дело, рекомендуем добавить в него чистый бланк листа-заверителя и бланк внутренней описи. Под словосочетаниями «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» мы имеем в виду заполнить бланки листа-заверителя и внутренней описи.

При формировании документов в дело (перед прошивкой/переплетом) рекомендуем положить чистый лист бумаги в начале и в конце дела, перед листом-заверителем. Это увеличит степень сохранности листов в деле.

На практике довольно часто бывают ситуации, когда часть документов уже прошита (или переплетена), и переформование таких дел нецелесообразно. Но:

• не пронумерованы или неверно пронумерованы листы дела;
• отсутствует (или неверно оформлен) лист-заверитель;
• отсутствует (или неверно оформлена) внутренняя опись.

Если вы не поместили такие бланки, а дела уже переплели/прошили, то в этом случае для вас «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» будет означать «составить и заполнить соответствующие листы бланков и закрепить (подклеить) их в уже сформированное и переплетенное (прошитое) дело».

Изменяя последовательность шагов в алгоритме, что не запрещено, но качественно выполняя действия на каждом этапе, дело будет оформлено верно, с соблюдением требований архивного законодательства к делам на бумажном носителе, подлежащим полному оформлению. Например, руководствуясь практическими аспектами (количество времени, наличие сотрудников, привлечение сторонней организации и др.), вы можете пронумеровать листы в сформированных делах, заполнить лист-заверитель и внутреннюю опись и только после этого прошить/переплести дела и оформить обложки.

Остановимся на отдельных требованиях Алгоритма и их практическом применении.

[1] Ворушина А.П. Особенности документирования физического уничтожения документов // Секретарь-референт. 2022. № 4. С. 70–73.

[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2018).

[4] Утв. приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 (в ред. от 30.09.2020).

[5] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[6] Здесь и далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).

[7] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (проект, август 2022 г.).

[8] Пункт Е. 1.3 «Картон» ГОСТ 7.50-2002 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования».

А.П. Ворушина,
заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.

Источник: www.profiz.ru

Как учреждения должны сшивать первичные документы

Минфин уточнил, как учреждения должны подшивать первичные учетные документы. Соответствующие разъяснения приведены в письме от 28.04.2020 № 02-07-05/34707.

Ведомство отмечает, что пункт 11 Инструкции по применению Единого плана счетов бухучета для органов власти, государственных и муниципальных учреждений (приказ от 01.12.2010 № 157н) требует хронологически подбирать и сброшюровывать бумажные первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета. Это необходимо делать по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года).

Вместе с тем, учитывая, что ведение бухучета осуществляется с использованием метода двойной записи, первичный учетный документ, как правило, является основанием для отражения операций в разных регистрах бухгалтерского учета.

Минфин в связи с этим отмечает, что первичный учетный документ может подшиваться отдельным томом, либо к одному из Журналов операций.

Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен.

Соответственно, этот порядок может определяться актами организации, устанавливающими учетную политику.

Источник: buh.ru

Как сшивать документы?

Прошивка — удобный способ систематизировать большое количество документов. Применяется как в текущем делопроизводстве, так и в случае отправки документации в архив. Процесс кажется простым, однако на деле часто выясняется, что малейшая ошибка или неточность в его организации вызывают неприятные последствия.

Например, если бумаги сшиты неправильно, архив или надзорные органы могут их не принять. Плохая систематизация иногда становится причиной отказа в партнерстве, а также подмены важных документов. Рассказываем в своей статье, как сшивать документы по ГОСТу, чтобы избежать негативных последствий.

Какие документы нужно сшивать?

Прошивка помогает избежать потери документов. Особенно когда это многостраничные фолианты. Если все выполнено правильно, листы надежно зафиксированы. Подменить или достать документы будет непросто. К тому же прошитые дела занимают меньше места.

Однако сшивать требуется не все бумаги. Только многостраничные документы, которые вы собираетесь передавать в контролирующие, регистрационные органы. Еще сюда попадают тендеры, дела, отправляющиеся в архив.

Принято скреплять по правилам следующие группы документов:

Для справки! Документы, которые обычно запрашивает налоговая служба, не подшиваются, чтобы не затруднять инспекторам работу. Но вы можете действовать двумя способами. Первый — не сшивать документы, а при запросе сканировать и заверять копии. Второй — подшивать, но заранее создавать электронные копии.

Какие требования ГОСТ нужно соблюдать?

Сегодня не существует единого формата, который бы регламентировал прошивку документов. Поэтому в каждом конкретном случае нужно проверять наличие соответствующего регламента.

Приходится брать информацию из разных источников:

Методические указания есть в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но подробности самой процедуры не уточняются.

Отраслевые нормативные акты включают в себя инструкции ЦБ РФ, рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009), типовые инструкции по делопроизводству, методические разъяснения по особенностям заполнения форм.

Если сшитые папки передаются в налоговую или архив, дело упрощается, так как у этих организаций есть собственный регламент. В других случаях приходится руководствоваться разными рекомендациями, что усложняет процесс.

Сшиваем документы для ФНС

Чтобы было понятнее, как сшить документы нитками, возьмем для примера регламент налоговой инстанции. Требования указаны в приказе от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25, в разделе «Общие требования к оформлению представляемых документов».

Кроме соблюдения основных условий, нужно обратить внимание и на дополнительные:

не более 150 страниц в одной подшивке;

заверение лицом, ответственным за делопроизводство;

документы без прошивки заверяются постранично;

для скрепления делается 2–4 дырки.

Какие инструменты пригодятся?

Комплект инструментов зависит от двух факторов: размера организации, количество листов в подшивке.

Обычно компании используют следующий комплект:

нитки, тесьма или шпагат;

Если организация крупная и способна позволить себе профессиональное оборудование, приобретается брошюровщик.

Аппарат для прошивки

Автоматизированное оборудование облегчает и ускоряет процесс. Оно собирает большое количество листов под одну обложку на пружину из металла, пластика.

При подаче тендерной документации часто используют термобиндеры — те же брошюровщики, но для фиксации на клей. Такой формат актуален для папок на 80–100 листов и больше.

Еще могут использоваться брошюровочно-переплетные станки, которые осуществляют фиксацию традиционным методом — иглой и нитью. Подходящий вариант для официальных бумаг. Если пластиковые пружины легко расшить, то классическую прошивку — нет.

Обычные нитки не применяются, так как они тонкие и хрупкие. Вместо этого берется банковский шпагат, лавсановые ленты, специальные нитки. В крайних случаях их заменяют суровой нитью. Если применяется х/б нитка, она складывается в несколько слоев.

Материалы часто маркируются «ЛШ». Например, лавсановая лента ЛШ-210. Это значит, что перед нами лавсановая лента для прошивки с плотностью 210 текс. Она стойко переносит воздействие кислоты, растворителей, слабой щелочи, плесени, влажности, перепадов температур.

Когда прошивка закончена, нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. Здесь отмечается, сколько листов в подшивке, а ее наличие служит заменой официальной печати.

Однако наклейка должна соответствовать ряду требований:

быть прямоугольной, размер 6×4 или 5×8 см;

быть достаточно большой, чтобы спрятать узел;

разместить надпись «пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью Х листов»;

содержать место для информации об ответственной персоне: ФИО, подписи, даты подписания;

пропечатываться так, чтобы частично задевать папку.

Несколько правил прошивки

Когда все инструменты готовы, делается следующее:

собрать бумаги, развернуть нужной стороной;

разложить по датам;

проставить номера — только на листах, но не на страницах;

разбить папку на тома с уникальной нумерацией, если в ней более 250 листов;

опись не имеет номера;

применяются арабские цифры, которые ставятся в правом верхнем углу, соблюдая достаточный отступ от текста;

ошибка исправляется так — число зачеркивается, рядом ставится правильное, подпись с указанием даты исправления;

литерная нумерация допускается, когда нужно добавить в папку документ уже после завершения основной нумерации;

лист большого формата нумеруется в правом верхнем углу, затем сворачивается до формата А4, сшивается по левому краю;

чтобы подключить переписку в конвертах, сначала номер проставляется на конверте, а затем — на содержимом;

приложения к делам оформляются как отдельные тома, имеют собственную нумерацию;

убираются скобы и зажимы;

материалы аккуратно складываются, чтобы при хранении не мялись, а папка выглядела аккуратно;

заранее подготавливается обложка — стандартные размеры составляют 229×324 мм.

Инструкции, которые вам пригодятся

Количество дырок в документах может варьироваться от 2 до 5 штук. Все зависит от объема документов в подшивке, типа документов, требований принимающей стороны. Если бумаг немного, достаточно двух-трех проколов. Для повышенной защиты рекомендуется сшивать на четыре-пять дырок. Разбираемся, как правильно прошить документы по новым стандартам со схемами: в две, три дырки и более.

Простейшая процедура, с которой сложностей не возникает. Отверстия проделываются иглой или дыроколом. Документы прокалываются с левой стороны, отступ от края составляет 1–2 см. Нить продевается так, чтобы образовалась плотная петля. Концы завязываются узлом, складываются, а сверху располагается наклейка.

На листе записывается, сколько бумаг пронумеровано и прошнуровано. Затем ответственное лицо вписывает число документов, ставит ФИО, роспись с указанием даты процедуры.

Сначала нужно отметить места будущих проколов. Если другое не предусматривается, они делаются в центре левого края папки на расстоянии трех-пяти сантиметров между собой.

Иголка вводится в средний прокол сзади, выводится на внешнюю сторону папки и протягивается через нижнее отверстие. Затем иголка направляется в верхнее отверстие, выводится на лицевую сторону и проходит через средний прокол на тыльную сторону папки. Там нити обрезаются, оставляются хвосты, ставится пломба.

Если папка довольно толстая, а степень защиты нужна повыше, используется схема в четыре отверстия. Расстояние между ними стандартное — от 3 до 5 см. От верхнего и нижнего края обычно нужно отступить по два сантиметра.

Иголка вводится в одно из средних отверстий с тыльной стороны на лицевую. Затем пропускается в нижнее отверстие, выводится через него на тыльную сторону, а затем в соседний прокол — на лицевую. По аналогии она пропускается через все четыре отверстия.

Кассовые бухгалтерские бумаги и некоторые другие разрешается соединять на уголок. Это значит, что листы складываются стопкой, а левый угол сгибается назад. В месте загиба проделывается два отверстия, через которые нитка пропускается по принципу «2 прокола». Концы фиксируются бумажной пломбой, которая заверяется по всем правилам.

Папка с документами

Иногда объем документации настолько велик, что обойтись стандартным дыроколом, шилом или иголкой не получится. Потребуется самый настоящий шуруповерт со шпагатом или профессиональная техника. Такие многостраничные документы должны содержать до 250 листов, а упаковываться в твердую папку. Сборка ведется на пружину из пластика или металла.

Кроме этого, нужно знать еще некоторые важные моменты.

Существует три разновидности обложек:

стандартная — для листов А4, 229×324 мм;

нестандартная — изготавливается вручную;

для длительного хранения — из бескислотного картона.

Для передачи материалов в контролирующие и регистрирующие органы достаточно будет простой картонной папки. Если речь идет об архиве компании, целесообразно выбирать плотный картон или пластик. А для длительного хранения — бескислотный материал.

Обложка содержит информацию:

название организации, структурного подразделения с индексом (если имеется);

дата создания прошивки с указанием дат крайних документов;

индекс, заголовок, сроки хранения;

номер тома или части;

Составляется в свободной форме, потому что шаблон отсутствует. Должна содержать название документа, дату составления, перечисление материалов из подшивки, указанием количества. Обязательно проставляется ФИО, должность, подпись ответственной персоны. Не нумеруется. Может подшиваться в папку или приклеиваться к обложке.

Содержит данные о количестве материалов, дате прошивки, ответственном лице. Для налоговой размеры пломбы составляют 3×5 см, для архивного хранения — 5×6 см.

Мы рассказали, как прошивать документы и почему это делать необходимо. Первая причина — исполнение требований, которые организации предъявляют при получении материалов. Вторая — сохранность самих документов и риски подмены важной информации. Чтобы этого не произошло, процесс должен осуществляться правильно.

убедитесь, что все материалы на месте;

проверьте, чтобы все листы были подписаны, отмечены печатью;

удалите булавки, скрепки;

сложите листы в хронологическом порядке и пересчитайте;

проставьте номера по указанным правилам;

используйте бумажную пломбу с заверением;

Если вы четко придерживаетесь перечисленных правил, проблем с представлением материалов в проверяющие органы или хранением в архиве не будет никогда.

Источник: www.foroffice.ru