Один из вопросов, который часто задают руководители НКО при подготовке заявок на гранты — как написать письмо поддержки для гранта. Обязательно ли нужно прикладывать письма поддержки к заявке? Что именно в них указать и как их оформить?
Да, письма поддержки должны быть. Письмами вы показываете заинтересованность других организаций в вашем проекте. И готовность его каким-то образом поддержать — информационно, материально, финансово. Для грантодателя это хороший знак, показатель востребованности проекта.
Письмо поддержки оформляется на официальном бланке на ваше имя или в адрес фонда. Идеально разместить текст письма на одной странице.
Письмо подписывает ответственное лицо организации, от которой подаётся письмо. Нужно указать дату, а также исходящий номер (если он используется для организации документооборота).
Структура письма поддержки должна быть примерно такой: «Наша организация выражает поддержку проекту такому-то. Мы считаем, что проект важен / нужен / актуален потому что тот-то. Мы готовы поддержать проект так-то».
Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
Например, текст письма поддержки может выглядеть вот так:
===
Мы, некоммерческое партнёрство «Солнце для всех» в течение 7 лет сотрудничаем с общественной организацией «Лучики добра». В рамках сотрудничества мы развиваем программы поддержки одарённым детям и подросткам из сельской местности.
Мы считаем, что проект «Всё лучшее — детям» имеет высокую социальную значимость для нашего региона. Так как он позволяет детям и подросткам из удалённых сельских районов дистанционно участвовать в занятиях и мастер-классах по разным направлениям, которые проводят ведущие эксперты нашей страны. Это позволяет преодолеть ограничения, в доступе к современным, актуальным знаниям.
Мы готовы поддержать проект информационно — размещать информацию и новости на наших информационных ресурсах (паблик для жителей региона, региональная газета).
В случае поддержки проекта «Всё лучшее — детям» средствами гранта, мы также готовы закупить компьютеры и обеспечить доступ в интернет для 10 детей и подростков из сёл. Сумма помощи составит 350 тыс. рублей.
===
Важная деталь. Если организация-партнёр участвует в софинансирование, то в письме поддержки нужно это указать — какие расходы, в каком объёме. Так вы ещё и подтвердите софинансирование (а это принципиально важно при экспертизе на некоторых грантовых конкурсах, например в Фонде президентских грантов).
И последнее. Письма поддержки хорошо бы готовить заранее. У некоторых организаций (например, государственных) согласование и подписание таких писем может занимать неделю и больше.
09.09.2019
Анна Яковлева, социолог, специалист по соц. проектированию и грантрайтингу
Источник: pishemgrant.ru
Как написать информационное письмо в банк о деятельности организации
Информационное письмо о деятельности компании — это официальное сообщение организации о применяемых ею ОКВЭД, о контрагентах, о совершаемых сделках. Его вправе запросить банк при получении запроса на проведение операции, не характерной для конкретной организации.
Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
Обязательно ли направлять в банк пояснения
Кредитная организация при открытии расчетного счета или при получении запроса на совершение операции, не характерной для их клиента, в соответствии с положениями закона о противодействии отмыванию доходов (№ 115 ФЗ), вправе запросить у компании пояснения о характере осуществляемой деятельности, о цели финансово-хозяйственной деятельности юридического лица для банка, об источниках финансирования. Банк не вправе проводить подозрительную операцию (ст. 7 ФЗ № 115): нетипичный источник поступления средств из-за нехарактерного для компании договора, нехарактерного для организации назначения платежа и пр.
Обязанности по предоставлению пояснений у юрлиц нет. Но если их не направить, банк откажет в осуществлении операции.
Кто и по каким правилам составляет письмо
В любой организации составить сведения о компании и о предпринимательской деятельности, осуществляемой ею, поручают сотруднику, который занимается деловой перепиской: секретарю, юристу, бухгалтеру. Документ согласовывают в юротделе и у руководителя.
Специальных требований к документу и единого образца письма с описанием деятельности организации для банка законом не установлено, его составляют в свободной форме.
Придерживайтесь общих требований делопроизводства:
- используйте фирменный бланк (при наличии);
- изложите информацию, запрошенную банком;
- укажите перечень прилагаемых документов;
- поставьте подпись руководителя и печать.
Документ адресуют на имя руководителя подразделения банка: операционный или договорный отдел, отдел безопасности. В шапке указывают Ф.И.О. специалиста, направившего запрос (исполнителя), и исходящий номер.
В зависимости от характера запрошенных сведений иногда достаточно направить общую информацию о компании, для этого используют утвержденный в организации шаблон или карточку предприятия.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уточнить платеж контрагенту. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец
Пример информационного письма о деятельности компании:
Образец карточки предприятия:
Полное — Общество с ограниченной ответственностью ___________
Сокращенное — ООО ______________
Юридический адрес: ________________________
Почтовый адрес: ___________________________
ИНН _____________ КПП __________________
ОКВЭД (основной) ____________________________
ОКВЭД (дополнительный) ______________________
Основные контрагенты: ________________________
Основной источник финансирования ____________
Эл. почта _______________
Генеральный директор _______________________
Главный бухгалтер ___________________
Как направить письмо
Готовый документ отправляют в зависимости от предпочтительного способа связи с банком: вручают лично, направляют письмом или по электронной почте. Клиенты направляют письма через электронный банк.
Обычно банки отправляют запрос на письмо на электронную почту, прикладывают шаблон, по образцу которого предлагают составить документ компании, и указывают, по какому адресу направить ответ.
Источник: clubtk.ru
На что нужно обратить внимание при выборе вида делового письма? Какой должна быть структура делового письма?
Нужный Вам тип делового письма, прежде всего, определяется целью Вашего сообщения. Хотите ли Вы предложить дополнительные услуги клиентам, ускорить оплату выполненных работ, уточнить условия контракта, избежать конфликта с покупателем или предъявить претензии поставщику— в зависимости от конкретных целей коммуникации Вам необходимо выбрать тот или иной формат делового письма. Поэтому прежде, чем начинать готовить письмо подумайте о том, чего именно Вы хотите добиться в результате.
Какой должна быть структура делового письма?
Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную структуру. Типовая структура делового письма приведена на рисунке:
Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление?
Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом.
Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. Мы уже упоминали об этом в предыдущей главе. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д.
Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса в «шапке» письма, получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»
В-третьих, предусмотрите связь. Используйте начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма.
Как должно быть построено письмо с хорошими новостями? Какой должна быть структура письма-отказа? Как грамотно составить жалобу? (Примеры)
Как должно быть построено письмо с хорошими новостями?
В практике деловой переписки к письмам с хорошими новостями относятся все сообщения, в которых Вы исполняете желание другой стороны. Среди наиболее часто встречающихся типов писем с хорошими новостями — те, в которых пишущий положительно разрешает возникшую ситуацию, удовлетворяет стандартный запрос, продлевает кредит, подтверждает получение заказа. Реакция получателя на такое письмо обычно бывает положительной.
Как должно быть построено письмо с хорошими новостями?
Начинайте сразу с основного сообщения. Поскольку Вы предоставляете положительную информацию, такой подход вызовет доброжелательность читателя и сэкономит и Ваше, и его время.
Представьте второстепенные детали. В письмах с положительными новостями второстепенные детали обычно разъяснительные. Ответьте на все вопросы читателя, которые он задал. Постарайтесь предугадать и ответить на другие возможные вопросы.
Закончите на положительной ноте. Письмо с хорошими новостями должно заканчиваться в такой же прямой манере, в которой и начиналось. Если Вы подтверждаете заказ, будет уместна ссылка на будущее сотрудничество. Завершите сообщение кратким позитивным заявлением.
Уважаемый г-н Петров!
Подтверждаем, что Ваш заказ №18/97 от 04.06.02 на рабочий верстак ВМ-655 получен. Верстак будет отгружен в течение 48 часов с момента получения предоплаты на счет нашей компании.
Мы уверены, что Вы будете довольны верстаком, как и другие наши покупатели. К верстаку прилагается подробная инструкция по эксплуатации. Если же у Вас возникнут вопросы, специалисты службы технической поддержки будут рады Вам помочь.
Если Вас заинтересуют другие ручные или электрические инструменты, прилагаемый каталог познакомит Вас с полным ассортиментом наших товаров.
Используйте прилагаемые бланк для заказов и конверт для размещения Вашего следующего заказа. Мы надеемся, что сможем оказывать Вам услуги и впредь.
Какой должна быть структура письма-отказа?
Письма с плохими новостями и отказы трудно писать, поскольку в них Вы отвергаете просьбу читателя. Вряд ли отправитель благосклонно отреагирует на такое сообщение, поэтому прямота, присущая письму с хорошими новостями, здесь неуместна. Письма с плохими новостями, как правило, пишут в уклончивой или индуктивной манере — от второстепенного к главному.
Непрямая последовательность изложения делает сообщения такого типа более приемлемыми для читающего, поскольку позволяет автору привести аргументы прежде, чем сообщить о принятом решении. В идеале читающий может согласиться с тем, что решение является обоснованным. Если не сделать это должным образом, может возникнуть угроза взаимоотношениям автора и получателя.
Ситуации, требующие составления писем с плохими новостями, очень разнообразны. Тем не менее, большинство из писем такого типа может быть построено следующим образом:
начните с нейтрального комментария. Ваш начальный комментарий призван дать получателю информацию о теме письма, но не должен подразумевать ни «да», ни «нет». Кроме того, начало должно соответствовать сообщению, которое за ним последует. Начало не должно быть слишком позитивным, если за ним последует негативный ответ. В то же время, не нужно сразу писать о грядущем отказе.
Такие слова как «однако» или «но» являются такими же сигналами об отказе, как и «не будем» или «не имеем возможности».
представьте объяснение в позитивной манере. Объяснение должно звучать, как объяснение, а не как извинение, ссылайтесь не на политику компании, а на другие причины. Пишите на уровне понимания получателя, представьте убедительные аргументы.
изложите отказ. Желательно составить фразу, содержащую отказ, в нейтральном тоне, а сам отказ изложить в страдательном залоге.
заканчивайте в позитивном духе. Автор письма должен сказать о чем-либо, представляющем интерес для получателя. Дайте читателю почувствовать Вашу озабоченность, снимая акцент с самого отказа.
Например, вот как ответил администратор ресторана на жалобу заказчика на количество еды, которую им предоставили на банкете в честь юбилея фирмы:
Ресторан «Уют» занимается обслуживанием торжественных мероприятий более пяти лет. Успех нашего бизнеса зависит от того, насколько довольными остаются наши клиенты, поэтому мы признательны вам за замечания по поводу обслуживания банкета вашей компании.
Только в прошлом году мы обслужили более 100 банкетов и завоевали хорошую репутацию, предлагая качественную еду по приемлемым ценам. Наши стандарты сервиса гарантируют, что еда подается в порциях, указанных в меню.
По нашим записям мы убедились, что обед, приготовленный для вашей группы, был идентичен по размеру порций обедам, которые подавались для групп подобной численности. Большинство из этих групп похвалило наше обслуживание и еду. Разумеется, мы урегулировали бы с вами вопрос оплаты, если бы оказалось, что стандарты обслуживания в отношении вашей группы были нарушены.
Многие организации уже резервируют у нас места для новогодних банкетов. Мы будем рады, если вы окажетесь в их числе.
Как грамотно составить жалобу?
Если возникшая проблема не решается с помощью стандартной претензии, придется взяться за подготовку более серьезного документа — письменной жалобы. Поскольку люди, в чьи обязанности входит разбор жалоб, всегда перегружены, ваша жалоба должна быть составлена ясно и убедительно:
четко сформулируйте, чего Вы хотите
пишите короткими абзацами
упомяните все имеющие отношение к делу детали
приложите копии (а не оригиналы) всех документов, относящихся к делу
укажите подробно, как с Вами связаться
держите под контролем свой гнев и воинственность, избегайте угроз.
Ниже приведен образец письменной жалобы, разработанный американским офисом по делам потребителей:
От (Ваша фамилия) (Ваш адрес) (Дата)
(Должность, если имеется)
Ссылка (регистрационный номер письма, если таковой имеется)
Уважаемый (человек, к которому Вы обращаетесь)!
(Дата) я (купил, взял напрокат, отдал в ремонт и т.п.) (название продукции, серийный номер или модель, или информация об услуге) в (место совершения, дата и другие важные детали сделки).
К сожалению, продукция (или услуга) оказалась (плохо изготовленной, низкого качества и т.п.) из-за (формулировка проблемы). В частности, (объясните проблему: например, продукция не работает должным образом, услуга оказана некорректно, выставлен неверный счет и т.п.).
Чтобы решить проблему, я бы хотел (укажите конкретный результат, которого Вы добиваетесь — возврат денег, ремонт, замена и т.д.). Прилагаю копии документов (вложите квитанции, гарантийные обязательства, чеки, договоры, другие документы).
Жду ответа и решения моей проблемы до (укажите срок) прежде, чем обратиться за помощью в Ассоциацию по защите прав потребителей (или другие инстанции, например, судебные органы). Пожалуйста, свяжитесь со мной по вышеуказанному адресу или по телефону (домашний или служебный телефон).
С уважением, (Ваша подпись)
Приложения: (перечень документов)
Копия: (перечислите, кому Вы посылаете копии письма, если таковые имеются)
Почему пишутся отчеты и какие причины являются наиболее важными? Назовите несколько характеристик бизнес отчета. Чем отличается служебная записка от отчета в форме служебной записки, а также в чем отличие отчета в форме служебной записки от отчета-письма?
Отчет нужен прежде всего для того, кто его пишет. Если прочитать грамотно написанный отчет о проделанной работе, то многие недоработки и «узкие места» становятся видны. Для дальнейшего развития в профессии (любой!) это важно, так как ошибок не совершает только тот, кто ничего не делает.
Отчет нужен для руководителя. По отчету можно сделать предварительные выводы о качестве выполненной работы. Качественный отчет заранее снимает многие вопросы, что в итоге сильно экономит время как руководителю, так и подчиненному (в нашем случае — преподавателю и студенту).
1. Получить картину «крупными мазками», не отвлекаясь на мелкие детали. Это очень удобно для оценки ситуации и ее прогнозирования и, кроме того, существенно экономит рабочее время руководителя.
2. Выбрать угол зрения. Особенно актуально для аналитических отчетов. Оценка тенденций, структура расходов, динамика продаж и т. д., вплоть до сложных изысканий с применением высшей математики.
Как правило, руководители практически любого уровня стараются работать не с большими объемами первичной информации, а со сводными данными, запрашиваемыми у подчиненных. Отчеты низовых звеньев продвигаются «вверх» из отдела в отдел и наконец попадают на стол руководителя.
Что же получит генеральный директор предприятия среднего уровня после многочисленных обобщений, округлений и допущений? Некий документ, не более того. Для того чтобы итоговый отчет мог называться источником достоверной информации, необходимо:
иметь жесткий, желательно автоматизированный регламент его составления. Должны быть созданы такие условия, при которых вводимая информация никак не будет зависеть от сотрудника, который составляет отчет;
поместить в отдельные пункты результативные (аналитические) данные отчета и мнение (рекомендации) специалиста (составившего отчет);
сделать любой пункт отчета доступным для детализации (вплоть до первичных данных).
Отчеты в бизнесе возможны любых форм и любого объема:
Письменные и устные
Официальные и неформальные
Традиционные и оригинальные
Одностраничные и многотомные
Сделанные своими силами или с привлечением внешних консультантов.
Основные принципы составления письменных отчетов одинаковы для всех типов документов. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последнюю неделю»).
Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие их сотрудники часто используют отчет в форме служебной записки. Об особенностях различных форм деловых отчетов мы подробно расскажем в соответствующих разделах данной главы.
Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят прежде всего от того, с какой целью готовится отчет. Никогда не прикасайтесь к бумаге или клавиатуре компьютера, не зная простого и точного ответа на вопрос: зачем Вы это пишете? Помимо кажущихся очевидными целей, существует множество причин, по которым появление данного отчета необходимо. Отчет редко предназначен только для записи информации. Как правило, он должен:
Информировать и/или объяснять;
Запрашивать или быть частью дебатов;
Усиливать (предшествующее обсуждение/сообщение);
Отчеты в форме служебной записки. Отчеты в форме служебной записки предназначены для обмена информацией внутри организации. Для того чтобы подготовить грамотный отчет в форме служебной записки, необходимо понимать разницу между служебной запиской и отчетом в форме служебной записки. Отчет в форме служебной записки, как правило, более структурирован.
Отчеты в форме письма. Многие отчеты, предназначенные для обмена информацией с другими организациями, оформляются в форме отчета-письма. Как это характерно для коротких отчетов, отчет-письмо обычно менее формален, чем большие отчеты.
Другие формы коротких отчетов. Отчет о контактах с клиентами Заносите данные о встречах с клиентами и потенциальными клиентами в течение каждой недели. Указывайте время своего прибытия и убытия и тему разговора с клиентом. Отмечайте, если Вы что-либо продали, или же если Вы узнали о каких-либо проблемах с обслуживанием. Напишите о том, что Вы собираетесь предпринять в связи с этим.
Отчеты, представляемые на бланках, составляют значительную часть общего числа коротких отчетов, они играют важную роль в обеспечении нормального функционирования любой коммерческой организации. Не будь их, обычный обмен информацией стал бы сложной задачей. Для составления таких отчетов, как правило, не требуется каких-либо особых навыков.
Чем отличается служебная записка от отчета в форме служебной записки?
Он должен иметь четко выраженное введение, основную часть, заключение, что совсем не обязательно для служебной записки. При этом функции отчета в форме служебной записки и служебной записки очень близки. В число документов, которые часто оформляются как отчет в форме служебной записки, входят промежуточные отчеты, периодические отчеты, пояснительные отчеты.
В самом общем виде можно сказать, что целью всех видов отчетов является предоставление информации, необходимой для успешного функционирования организации. Каковы основные особенности промежуточных отчетов? Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко используются в разнообразных организациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета, промежуточный отчет может быть либо единичным, либо входить в серию отчетов. Если предполагается написание серии промежуточных отчетов, то следует соблюдать единообразие в оформлении всей серии для того, чтобы отчеты было удобно читать. Промежуточные отчеты обычно направляются вышестоящему руководству и дают менеджерам информацию о:
Уровне соответствия темпов осуществления проекта (плана) намеченному графику;
Планах на последующий период и прогнозах относительно завершения проекта.
Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточный отчет. Пример промежуточного отчета приведен в приложении.
Отчет-письмо напоминает по виду обычное письмо. Поскольку обычно отчет-письмо предназначено для отправки за пределы организации, то оно печатается на фирменном бланке организации. Отчету-письму присущи многие черты обычного письма: дата, адрес, приветствие, основная часть и подпись. Некоторые вставляют между приветствием и основной частью строку с темой отчета-письма.
Основная часть отчета-письма, также как и основная часть делового письма, состоит из трех компонентов: 1. Введение. Здесь обозначаются цели отчета. Если в отчете идет речь о какой-либо проблеме, то во введении может быть изложена суть проблемы. В более длинных отчетах в этой части приводится план отчета, однако это не является необходимостью для большей части отчетов-писем.
2. Содержательная часть. Эта часть является главной в любом отчете. Здесь внимание читателя следует обратить на заключения и выводы. Если отчет достаточно сложен, то его можно разделить на части, каждая из которых снабжена заголовком, чтобы помочь читающему сориентироваться в потоке информации.
3. Заключение. В большинстве отчетов эта часть нужна для предложения дополнительной помощи читателю, если он этого желает. Заключительный абзац отводится скорее для обмена любезностями между автором отчета и его читателем, чем собственно для отчета. Если отчет-письмо предназначено для обмена информацией внутри организации, то заключение необязательно.
В число документов, которые часто оформляются как отчет в форме служебной записки, входят промежуточные отчеты, периодические отчеты, пояснительные отчеты. В самом общем виде можно сказать, что целью всех видов отчетов является предоставление информации, необходимой для успешного функционирования организации.
Источник: studfile.net