Сегодня поговорим о том, как вести складской учет в магазине. Расскажем, для чего он нужен, на какие виды подразделяется. Рассмотрим распространенные ошибки при «ручном» учете товара и как позволяет от них избавиться автоматизация бизнеса. Изучим особенности складского учета в магазине на примере программы 1С.
Автоматизация магазина на выгодных условиях
Комплексное решение для вашего бизнеса с оборудованием, программным обеспечением и настройкой. Полное соответствие ФЗ-54. Расширенные возможности аналитики.
Оглавление
Основные операции по учету товара
Суть товароучета заключается в том, что ответственный сотрудник фиксирует любые действия с продукцией на складе. Делать это можно на бумаге, в таблице Excel, специальной программе. Обязательные операции в рамках складского учета:
- приемка и оприходование товаров;
- отгрузка продукции со склада в торговый зал;
- сборка заказов покупателям;
- комплектация товаров (создание набора из нескольких единиц для продажи одним целым);
- инвентаризация;
- списание товаров для собственных нужд, из-за порчи, недостачи, завершения срока годности и т. д.
Любая из этих операций должна быть обязательно зафиксирована. Если пустить все на самотек, в товаре будет неразбериха и хаос.
До / После. Строительство дома с помощью 3D принтера
Виды складского учета
Рассказываем, как вести складской учет на складах. В зависимости от того, с каким товаром приходится работать, его учет бывает следующих видов:
- Номенклатурный. Реализуется в компаниях с небольшим ассортиментом продукции. Любую позицию несложно найти по наименованию, не требуется вдаваться в детали группировки по признакам.
- Сортовой. Используется в том случае, когда товар распределяется по сортам и типам, а другие характеристики (срок годности, цена и т. д.) второстепенны.
- Партионный. Применяется тогда, когда каждая партия товара хранится отдельно. Например, из-за ограниченного срока эксплуатации, различия в ценах и прочих признаков.
- Партионно-сортовой. Подходит для компаний с широким ассортиментом товаров, когда каждая партия хранится отдельно, а позиции дополнительно группируются по сортам.
От вида складского учета зависит документальное сопровождение. В первых двух случаях достаточно заполнять учетные карточки. В последних ― вести ведомость складского учета.
Ошибки складского учета
В современном мире развитых технологий вести учет товаров вручную ― уже ошибка. Такое себе могут позволить только небольшие компании с ограниченным ассортиментом товаров. Крупным магазинам таким способом за всем не уследить. Под ручным ведением учета понимают записи в журналах или внесение данных в Excel-таблицы. Чем чреват данный подход:
- Инвентаризация требует много времени. Чтобы ее провести, нужно закрывать магазин и вручную пересчитывать товар. Как результат: снижение доходов, ведь пока торговая точка закрыта, никто ничего не покупает.
- Высока вероятность ошибок из-за человеческого фактора. Сотрудник может что-то перепутать, забыть или специально скрыть недостачу.
- Таблицу можно случайно удалить, журнал потерять.
Другие ошибки складского учета:
Учет материалов в строительстве. Способы управления материально-производственными запасами.
- не контролируются остатки ― например, товар закончился, но никто этого не заметил и, соответственно, не закупил, это чревато потерей клиентов;
- не отслеживается спрос ― не определяется, какой товар покупается чаще всего, а какой пылится на полке;
- не контролируются сроки годности продукции (особенно актуально для скоропорта) ― нужно постоянно искать и проверять каждый товар, а при невнимательности придется регулярно списывать просрочку.
Итак, работать вести учет товаров вручную неудобно. Это факт. Проблема решается с помощью автоматизации. Она позволяет отслеживать спрос, контролировать сроки годности, остатки ― наглядно представляет данные, причем не в виде неудобных «экселевских» таблиц, а в визуально понятном интерфейсе.
Автоматизация складского учета
Автоматизация товароучета ― оптимизация бизнес-процессов путем внедрения специализированных программ и оборудования. Это альтернатива складского учета на бумаге и в Excel-таблицах. На автоматизированном предприятии можно:
- Упорядочить продажи в магазине. Товар реализуется через онлайн-кассу и автоматически списывается с баланса. По итогам продаж доступна удобная аналитика: можно увидеть выручку, полученную за день, определить самые покупаемые товары, средний чек.
- Отслеживать остатки на складе в режиме реального времени. Не будет неразберихи с перемещениями и возвратами продукции ― все будет зафиксировано в программе.
Преимущества автоматизации учета:
- все документы создаются в электронном виде, не придется рыться в кипе бумаг, чтобы найти то, что нужно;
- можно распределить права доступа к файлам между сотрудниками;
- документы заполняются по шаблонам (они уже встроены в программу) ― это быстро и не приводит к ошибкам;
- обеспечивается контроль сроков реализации товаров (например, продукция, у которой истекает период реализации, подсвечивается в программе красным цветом).
Напомним, кто ведет складской учет. Эта обязанность возлагается на материально ответственное лицо ― сотрудника склада (заведующего, кладовщика и т. д.), назначенное руководителем согласно указу.
«1С:Управление торговлей» для складского учета
Подключение к «1С: Учет Торговли»
Оптимизация бизнес-процессов организации по выгодным ценам!
Рассказываем, как вести складской учет в 1С. Для примера рассмотрим программу «1С:Управление торговлей». С ее помощью можно держать под контролем движение товара на любом этапе сделки, управлять продажами, остатками и закупками. Возможности «1С:Управление торговлей»:
- распределение областей хранения согласно складским группам (например, мороженое, рыба);
- оформление операций на складе документально ордерами, причем независимо от финансовых документов;
- поддержка адресного хранения (когда товары распределяются по ячейкам);
- автоматизация внутреннего перемещения продукции;
- отражение операций по сборке заказов, комплектации товаров и разбора комплектов;
- учет товаров по серийным номерам;
- обособленный учет остатков;
- поддержка ТСД для организации мобильного рабочего места кассира.
Итак, как правильно вести складской учет в программе «1С:Управление торговлей». Представляем подробные инструкции.
Настройка складского учета
Чтобы настроить складской учет, перейдите в раздел «НСИ и администрирование» (находится в нижней части меню), выберите «Склад и доставка».
В открывшемся окне выберите пункт «Склад». Отметьте нужные опции (например, оптовый склад или розничный магазин и другие, как показано на фото). При необходимости установите настройки формата торговой точки. Укажите данные материально ответственного лица, на котором лежит обязанность по ведению учета, его должность.
Если вы ведете товароучет по нескольким складам, поставьте галочку на пункте «Несколько складов». При адресном хранении отметьте «Ордерные склады». Ордерная схема дает возможность разграничить процессы оформления документов и фактической отгрузки товаров (между ними часто бывает временной промежуток). Если вы отметили «Ордерные склады», можете указать дополнительные настройки складского учета: порядок оформления накладных и расходных ордеров, лицо, ответственное за его формирование, когда будет фиксироваться поступление товара.
Создание склада
Перейдите в «НСИ и администрирование» и выберите «Склады и магазины». Нажмите на кнопку «Создать». Выберите группу складов, если отгрузка осуществляется в нескольких хранилищах или физический склад проходит в программе как несколько «виртуальных».
Откроется форма с тремя вкладками:
- «Основное». Здесь можно настроить ответственное хранение, чтобы проводить операции по приемке и отгрузке товаров. Укажите организацию, срок хранения и другие данные (заполните пустые поля). Выберите оптовый склад или розничный магазин (поставьте отметку около нужного пункта). В розничном магазине ведется количественный или суммовый учет. В оптовом складе ― по учетной стоимости.
- «Ордерная схема и структура». Настройте использование ордерной схемы документооборота при приемке и отгрузке товаров. В частности, можно указать дату начала применения и активировать статусы приходных и расходных ордеров.
- «Адрес, телефон». Внесите контактные данные склада, даже если они не совпадают с адресом и номером телефона предприятия.
В форме «Структура склада» можете активировать использование рабочих участков (помещений) и ячеек.
Работа ордерной схемы
Сформируйте документ «Приобретение товаров и услуг». Затем начните проводить операцию по приеме товара на склад. Перейдите в раздел «Склад и доставка» и выберите опцию «Приемка». Откройте форму и выберите склад.
Появятся документы поступления продукции на выбранный склад. Нажмите «Создать ордер» и создайте документ «Приходной ордер на товар». Во вкладке «основное» уже будут содержаться данные ― они заполняются автоматически.
Во вкладке «Товары» увидите, что поступило на склад. Информация представлена в виде таблицы. Колонка «Количество» заполняется пользователем ― укажите фактическое количество поступившего товара, даже если оно не совпадает с данными в документе «Приобретение товаров и услуг».
Ввод информации о товаре
В карточке внесите характеристики товара:
- название;
- единицу измерения;
- артикул;
- к какой складской группе принадлежит;
- в какой ячейке размещается;
- описание товарной позиции;
- ставку НДС (на ее основе формируется цена);
Отметьте функцию для распечатки ценников (если принимаете товар в магазин).
В колонке «Комментарий» можете указать количество товаров, не пришедших на склад (если есть расхождения с документами, полученными от поставщика). Сформируется отчет «Контроль оформления документов товародвижения».
Оборудование для складского учета
Для приемки продукции на складе или в магазине используется сканер штрихкодов (считывает идентификаторы с товаров), подключенный к ПК с товароучетной системой. Но удобнее применять для этих целей ТСД. Это мини-компьютер с сенсорным экраном, процессором, встроенным сканером.
Работает от аккумулятора, что позволяет оператору не привязываться к рабочему месту, а свободно перемещаться по территории склада или торгового зала. С помощью ТСД сотрудник, ответственный за прием товара, считывает штрихкоды с его упаковок. После обработки данные выгружаются в товароучетную систему ― терминал подключают к компьютеру.
ТСД позволяет проводить любые операции по учету продукции: приемку, отгрузку, переоценку, инвентаризацию и т. д. Рекомендуем установить на него специализированное программное обеспечение для автоматизации товароучета.
Для печати ценников или новых штрихкодов на продукцию понадобится принтер этикеток. Мобильное печатающее устройство можно интегрировать с ТСД по Bluetooth.
Для продажи товаров нужна онлайн-касса и сканер штрихкодов. Если ведется торговля продукцией, подлежащей обязательной маркировке, понадобится двумерный считыватель. Сканер может быть ручным или стационарным, проводным или беспроводным, но обязательно подключенным к кассовой технике.
Ответы на частые вопросы
Обязан ли ИП вести складской учет?
Законодательством не установлена обязанность для ИП по ведению складского учета. Но без него невозможно получить полную информацию об остатках и провести детальную аналитику, чтобы выявить самый покупаемый товар, следить за сроками годности и т. д.
Кто несет ответственность за товароучет на складе магазина?
Для ведения учета товара назначается материально-ответственный сотрудник. Он несет ответственность за товар на складе. То есть, если при очередной ревизии обнаружится необоснованная недостача, он должен возместить стоимость продукции, которой не хватает.
Какая конфигурация 1С подходит для складского учета?
Для автоматизации складского учета можно использовать разные конфигурации платформы 1С. В частности, «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Предприятие. WMS Логистика. Управление складом».
Эксперт
Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.
Нужна помощь в подборе системы автоматизации?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберем подходящую вам систему автоматизации.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Онлайн-кассы
POS-системы
Кассовые аппараты
Сканеры штрих-кодов
Сейфы
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.