Что входит в командировочные расходы в 2020 году и кто устанавливает нормы возмещения командировочных затрат, говорим в данной статье. Также рассмотрим отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете. И узнаете, как рассчитать командировочные расходы.
- Какие суточные при командировке за границу в 2020 году
- Нужно ли командировочное удостоверение
Что входит в перечень командировочных расходов
Возмещению расходов, связанных со служебными командировками, подлежат следующие затраты работника:
- суточные расходы (подробнее о суточных вы можете прочитать в статье «Размер суточных при командировках и их расчет»);
- транспортные расходы;
- расходы на жилье;
- оплата визы и пошлина за оформление загранпаспорта;
- консульские сборы;
- сборы за право выезда/въезда;
- сбор за платные дороги;
- оформление обязательной страховки;
- обязательные сборы и платежи;
- другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства.
Данный перечень составлен с учетом норм трудового законодательства (ТК РФ) и Положения о командировках, утвержденного Правительством РФ.
Командировочные расходы. Порядок и размер выплат
Расчет и оформление командировочных расходов за границей имеет свои особенности, с которыми вы можете ознакомиться в статье «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Оплата командировочных расходов
Для того чтобы сотрудник мог направиться в поездку для выполнения служебного задания, ему должен быть выплачен аванс на командировочные расходы.
Срок выплаты командировочных расходов – до начала поездки. Он может быть установлен в организационно-распорядительном документе компании.
Для получения аванса делают приказ на командировку (более подробно ознакомиться с данной темой можно в материале «Как правильно оформить командировку»).
Также работодатель может закрепить во внутреннем регламенте необходимость подачи предварительного расчета, служебной записки, заявления на командировочные расходы или разработку сметы командировочных расходов, образцы которых желательно закрепить в локальном акте.
Ознакомиться с тем, как делать расчет командировочных, можно в статье «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)».
Помимо суточных и оплаты других командировочных расходов за работником сохраняют среднюю заработную плату.
По оплате дней командировки, которые выпали на выходные или праздники, есть определенные нюансы. С ними вы можете ознакомиться в статье «Оплата командировки в выходные и праздничные дни: особенности».
Нормы командировочных расходов каждая компания устанавливает самостоятельно с учетом своих финансовых возможностей. При этом размер суточных должен покрывать расходы на питание и бытовые траты в командировке.
В каких случаях удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов, можете узнать из статьи «Как отражать суточные в налоговом учете».
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:
- по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
- по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.
Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.
Вот примеры проводок:
- Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
- Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
- Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.
Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.
Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.
В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).
По окончании служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию правильно оформленный авансовый отчет на командировочные расходы. В этом случае бухгалтер отразит в учете проводку: Дт 26 – Кт 71 (списаны командировочные расходы).
Как правильно оформить авансовый отчет и отчитаться за аванс на командировочные расходы, вы можете прочитать в статье «Каким должен быть отчет о командировке».
Другие расходы сотрудника в командировке с согласия руководства
Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.
Дополнительно – помимо суточных и проживания – у работника могут быть расходы на такси в командировке.
Как оформить данную выплату командировочных расходов, можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».
Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты. Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.
Сервисные сборы и штрафы за возврат/обмен билетов (при отсутствии вины командированного) тоже входят в командировочные расходы.
Оплата транспортных расходов в командировке может происходить с учетом норм, установленным по категориям сотрудников. Например, в локальном акте работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеет право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом. Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки.
При ревизии командировочных расходов необходимо проверить в первую очередь наличие внутреннего положения о командировках, в котором должны быть прописаны все нормы возмещения доп. расходов.
Оплата командировочных расходов по договору
Подрядчик очень часто хочет получить возмещение дополнительных расходов по договору. В общем случае (п. 2 ст. 709 ГК РФ) цена договора уже включает в себя компенсацию всех издержек исполнителя и его вознаграждение. Однако стороны могут включить условие о возмещении командировочных расходов в договор.
Как в этом случае оплачивать командировочные расходы подрядчику?
Условие о компенсации затрат на командировочные расходы имеет смысл тогда, когда исполнителю не известно заранее, сколько он совершит выездов на объект. Однако можно:
- в договоре ограничить сумму возмещения командировочных расходов заказчиком и установить предел;
- заложить сумму на командировочные расходы в сводном сметном расчете.
Также имеет смысл указать в договоре, что относится к командировочным расходам, а также срок отчета по ним. Данные пункты договора помогут обосновать размер командировочных расходов в налоговом учете.
А как оплатить командировочные расходы по договору аудита? Аналогично: включить в договор условие о компенсации командировочных расходов заказчиком.
Итоги
В данной статье представлен обзор, как посчитать командировочные расходы в различных ситуациях и рассмотрены бухгалтерские проводки по затратам на командировки.
Источник: buhguru.com
Порядок учета командировочных расходов в 2022 году
Учет командировочных расходов в 2022 году имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
-
о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».
- другие траты, разрешенные руководством.
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022 году этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике.
А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2022 году по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: nalog-nalog.ru