По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:
основная команда – группа специалистов и организаций, непосредственно работающих над осуществлением проекта в тесном контакте друг с другом;
расширенная команда – более обширная, чем основная группа, объединяет специалистов и организации, оказывающих содействие членам основной группы, но не участвующих напрямую в осуществлении проекта и достижении его целей;
заинтересованные стороны – люди и организации, оказывающие влияние на членов основной и расширенной команд и на ход работ по проекту, но не вступающие с ними в прямое сотрудничество.
Как правило, основными участниками проекта являются:
Заказчик — сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, может заключать контракты с основными исполнителями проекта.
Каким должен быть руководитель проекта. Яков Лившиц. DevEducation
В компании, инициировавшей проект, могут выделяться роли инициатора и/или спонсора (куратора) проекта.
Инициатор проекта – это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня внутри или вне организации.
Спонсор (куратор) проекта — сотрудник (как правило, руководитель высшего звена) организации, реализующей проект, который курирует проект со стороны организации (владельца проекта), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы). Спонсор (куратор) проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации. Спонсор проекта несет ответственность перед генеральным директором/ президентом или перед управляющим советом.
Спонсор проекта назначает менеджера проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.
Менеджер проекта (руководитель проекта)- лицо, ответственное за управление проектом. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества.
Руководитель проекта обеспечивает ежедневное управление проектом, командой проекта, в разрезе всех основных управленческих функций (управление по срокам, затратам, рискам и др.). В зависимости от размера проекта, менеджер проекта может получать поддержку со стороны администратора проекта, или команды поддержки (офиса проекта).
Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:
Инвестор — сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.
Контрактор (генеральный контрактор) – сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.
Профессии в строительной компании: Руководитель проекта
Субконтрактор – вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.
Поставщики — субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспортные средства и др.
Органы власти – стороны выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.
Потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями результата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.
Менеджер проекта – ключевая фигура в управлении проектом
Основная сила проектной концепции управления заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях — менеджере проекта и ключевых членах команды управления проектом.
Ответственность и состав полномочий менеджера проекта определяется контрактом с Заказчиком и/или уставом проекта (для внутренних проектов).
Руководитель проекта обычно выполняет следующие функции:
Разрабатывает и согласует план проекта, включая календарный план, бюджет, план управления рисками, план коммуникаций и, возможно, другие элементы;
Координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и закрытие;
Обеспечивает формирование эффективных информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности;
Поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту;
Контролирует и анализирует текущее состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает корректирующие действия;
Менеджер проекта должен понимать и уметь анализировать интересы ключевых участников и особенности окружения проекта.
Команда проекта и команда управления проектом
Для достижения целей проекта менеджер создает специальные организационные структуры: команду проекта и команду управления проектом. Успех всего проекта во многом зависит от эффективности функционирования данных организационных структур.
Команда проекта – временная организационная структура, объединяющая отдельных специалистов, группы и/или организации, привлеченные к выполнению работ проекта и ответственные перед руководителем проекта за их выполнение.
Команда проекта создается целевым образом на период осуществления проекта. Она может включать как внутренних, так и внешних исполнителей и консультантов. Существуют разные подходы к формированию команды проекта (например, матричные структуры), отличающиеся по формам привлечения исполнителей и реализации власти менеджера проекта.
Команда управления проектом объединяет членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом и принятие управленческих решений. От умения менеджера проекта определить и привлечь к руководству проектом необходимых специалистов зависит снижение рисков проекта и потенциальных проблем.
Менеджеры и члены команды (исполнители) отчитываются перед менеджером проекта и несут ответственность за реализацию запланированных работ и результатов (ответственность может варьироваться от отдельного выделенного результата (документа, решения) до завершенного подпроекта). Важно с самого начала суммировать опыт всех членов команды для решения возможных проблем проекта. В крупных проектах, менеджер проекта может собрать небольшую команду ключевых сотрудников, каждый из которых отвечает за собственную подкоманду (структурированную по пакетам работ или по подпроектам).
Необходимо, чтобы каждый сотрудник, работающий на проекте, имел четко определенные:
роль и линию отчетности перед менеджером проекта при работе над проектом (он/она может придерживаться обычных линий отчетности по другим видам работ);
Проектный офис
В крупных проектах могут выделяться администратор и офис проекта, оказывающие поддержку менеджеру проекта по сбору и обработке информации и выполнению управленческих функций.
Проектный офис — это специализированная (физическая или виртуальная) организационная структура, предназначенная для поддержки осуществления проектов на разных уровнях управления в организации.
«Проектный офис может оперировать в широком диапазоне задач, начиная от поддержки менеджеров проектов в форме тренингов, программного обеспечения, шаблонов, и вплоть до несения ответственности за результаты проекта» (PMBoK).
В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии, как на уровне близком к руководству компании, так и на уровне руководства отдельных крупных подразделений.
Офисы поддержки отдельных проектов или программ довольно часто создаются для масштабных, сложных проектов и программ с целью централизации и оптимизации процессов управления проектом и подпроектами. Подобные проектные офисы (штабы проектов) являются частью систем управления конкретными проектами и их необходимость, как правило, не вызывает сомнений. Функции офиса могут включать интеграцию календарных и финансовых планов подпроектов, обеспечение контроля и координации деятельности менеджеров подпроектов, поддержку коммуникаций, документооборота, управление изменениями и контроль качества.
Проектные офисы на уровне отдельных подразделений организации также встречаются довольно часто. Проектные офисы такого типа распространены в крупных корпорациях и государственных организациях на уровне подразделений, выполняющих значительное количество собственных проектов или значительные объемы работ в корпоративных проектах (например, Департамент информационных технологий, Департамент капитального строительства) с целью обеспечения многопроектного планирования, оптимизации распределения и координации собственных ресурсов, участвующих в различных проектах.
Опыт показывает, что наиболее сложным, с точки зрения создания и внедрения, является корпоративный проектный офис (КПО). В то же время, именно создание корпоративного проектного офиса позволяет в полной мере реализовать преимущества применения проектных подходов управления на корпоративном уровне.
Корпоративный проектный офис может обеспечивать реализацию как функций поддержки и развития корпоративной системы управления проектами:
так и непосредственно реализовывать управленческие функции, включая:
Административную поддержку менеджеров проектов и выполнение отдельных процессов управления на уровне проектов;
Источник: pmpractice.ru
Негласная роль Кураторов и лидеров проектов (Часть 1)
Сегодняшний материал представляет собой перевод первой части статьи профессора Дэррена Дэлчера (Prof. Darren Dalcher), директора национального центра проектного управления в университете Хэртфордшира (Великобритания). Статья называется: «Негласная роль Кураторов и лидеров проектов: Балансировка персональных интересов сотрудников и интересов организации для эффективной инициации проектов и программ» (The unspoken role of sponsors, champions, shapers and influencers: Balancing organisational concerns and personal values for effective project and programme initiation). Вторая часть статьи выйдет в нашем блоге в ближайшее время.
Многие исследования, посвящённые критериям успешности проектов, организационных изменений или трансформационных инициатив говорят о важности поддержки высшего руководства. Чаще всего рекомендации по результатам данных исследований находятся в области того, как заполучить поддержку высокопоставленного лица и не потерять её. В некоторых областях, например, в области внедрения новых ИТ-решений и систем в организации, фактор поддержки высшего руководства считается ключевым для успеха проекта.
Определение Кураторства
В 6-м издании Свода знаний APM Body of Knowledge Ассоциации Проектного Менеджмента Великобритании (Association for Project Management, APM) раздел, посвящённый Кураторству, находится в самом начале книги, в главе «Руководство», рядом с такими ключевыми областями, как Проектный менеджмент, Инфраструктура, Жизненный цикл, Факторы успеха и Зрелость.
Раздел начинается с утверждения о том, что «кураторство – важная роль старшего менеджмента». В разделе утверждается, что «Куратор (project sponsor) отвечает за эффективное руководство работами по проекту и соответствие результатов проекта установленным требованиям».
Куратор должен играть активную роль в проекте, продвигая и защищая его интересы, а также формируя его видение. Кураторы проектов могут называться по-разному: лидерами проекта (project champions), спонсорами проекта, Старшими Ответственными Лицами (Senior Responsible Owners). Очень часто лица, играющие роль Куратора, являются членами Управляющего Комитета проекта (Смотрите наш материал о Комитете здесь – прим. пер.).
Согласно Своду знаний APM, Куратор является владельцем Бизнес-кейса (Business Case) – экономического обоснования проекта, иногда также называемого в российской практике Проектной Инициативой. Куратор определяется до назначения Руководителя проекта. Он участвует в проекте с момента появления идеи проекта и действует после его формального завершения, вплоть до окончания стадии, иногда называемой пост-проектом. Куратор проекта следит за реализацией ценности проекта, продолжающейся после закрытия проекта и передачи его результатов Заказчику.
Часто бывает, что Куратор проекта и Руководитель проекта принадлежат к различным организациям. Например, Куратор является представителем организации-Заказчика, а Руководитель проекта – организации-Исполнителя. В случае крупных и комплексных проектов, вместе с Куратором проекта в Управляющем Комитете может принимать участие представитель высшего руководства Исполнителя, представляя более высокоуровневые интересы своей компании, нежели Руководитель проекта.
Поскольку Куратор – владелец бизнес-кейса, он обязан находится в плотном контакте с Руководителем проекта и следить за тем, что проект движется в нужно сторону, что цели, описанные в кейсе актуальны и достижимы, и соответствуют ценности, которую принесут результаты проекта.
Согласно Своду знаний APM, Куратор – это:
- Бизнес-лидер и лицо, принимающее решения, обладающее полномочиями, выходящими за пределы одного подразделения организации;
- Энтузиаст и защитник проекта, и тех изменений, что он привнесёт;
- Человек, готовы инвестировать своё время и силы в проект;
- Руководитель, достаточно опытный и компетентный в проектном и программном управлении, чтобы судить об уровне управления в проекте/программе.
Дополнительные функции Куратора
В публикации 2005 года Управляя изменениями (Directing Change) от тех же APM, говорится, что Куратор – это связующее звено между высшим руководством организации и командой управления проектом. В функционал Куратора входят принятие решений, руководство проектом, а также представительские функции. Куратор отчитывается перед руководством компании, передавая информацию о состоянии проекта, полученную от Руководителя проекта. Также именно Куратор наделяет Руководителя необходимыми полномочиями от своего лица, одобряет изменения и решения, требующие согласования.
Englund и Bucero (2006) утверждают, что успех проекта часто зависит от взаимоотношений между Куратором проекта, Руководителем проекта и ключевыми заинтересованными лицами. На практике многие Кураторы не осознают своей роли в сложном и многогранном процессе управления отношениями в проекте. Согласно Englund и Bucero, на разных стадиях жизненного цикла проекта Куратор играет роли: продавца, коуча и наставника, мотиватора, переговорщика, защитника, эксперта (business judge), информационного фильтра и связующего звена.
В другой публикации, Курируя изменения (Sponsoring Change, (2009)), APM утверждают, что каждому проекту нужен Куратор. На первой же странице материала, приводится список плюсов наличия Куратора:
- Распределение функций принятия решений, особенно в части, относящейся к целям проекта, его назначении, формировании бюджета на непредвиденные расходы по проекту, назначения Руководителя проекта, а также привлечения внешних ресурсов;
- Ответственность за реализацию выгод по проекту, которое обычно выходит за рамки ответственности и полномочий Руководителя проекта;
- Надзор за функциями проектного управления, а именно контроль, экспертиза и оценка состояния процесса управления;
- Управление заинтересованными сторонами, особенно на высшем управленческом уровне и других важных частях организации.
Согласно APM (2009), организации-владельцы проектов должны особенно обратить внимание на следующие, критически важные для успеха проекта, направления, связанные с ролью Куратора:
- Поддержка. Достаточная организационная поддержка проекта, в плане чёткого распределения полномочий, доступа к лицам, принимающим решения и адекватного снабжения ресурсами;
- Непрерывность. У проекта должен быть Куратор в течение всего жизненного цикла, доступный и выполняющий свои функции;
- Соотнесение со стратегией. В интересах организации обеспечить соответствие целей и результатов проектам стратегическим интересам организации.
Вероятно, ключевая важность роли Куратора лежит в его центральном положении в проекте, что позволяет ему исполнять роль посредника и, в некотором роде, переводчика между всевозможными участниками и элементами проекта: заинтересованными сторонами, советом директоров, Руководителем проекта и командой для достижения ценности, ради которой реализуется проект. Это положение позволяет Куратору проводить коммуникации между участниками, транслировать требования и ожидания сторон, результаты проекта, риски и ограничения. За счёт этого достигается плавное движение проекта и отсутствие препятствий на его пути.
Во второй части статьи мы расскажем о том, что общего у Куратора проекта и Генерального директора компании, а также о роли Куратора в процессе инициации проекта.
Источник: www.pmservices.ru