Оформление приказов в строительстве

Управленческое действие / воздействие обычно начинается с издания некого распорядительного документа, получившего еще в древние времена наименование «приказ». Приказ – это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.

Приказ – стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности.

Работая с приказом, нужно как минимум знать правила:

• оформления бланков приказов,
• оформления текста приказа,
• подписания приказа,
• рассылки приказа исполнителям,
• организации контроля исполнения приказа,
• организации хранения приказов в текущем делопроизводстве,
• подготовки приказов к архивному хранению.

Деление приказов на различные группы

Сегодня приказы принято делить на две группы:

Как правильно создать и оформить ПРИКАЗ и РАСПОРЯЖЕНИЕ?

• приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);
• приказы по личному составу.

Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:

• приказами по основным вопросам деятельности, как правило, занимается служба ДОУ 1 , а
• приказы по личному составу издают, регистрируют, используют и хранят службы персонала.

Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов – по основным вопросам деятельности.

Давайте вспомним самые распространенные цели издания таких приказов:

• определить дату начала работы организации в целом или ее подразделения (например, кредитные организации в обязательном порядке издают приказы о начале работы территориально удаленного структурного подразделения / дополнительного офиса);
• распределить полномочия между первыми должностными лицами организации (например, с целью делегирования полномочий от руководителя организации его заместителям или об использовании печати организации);
• с целью ввода в действие каких-либо бизнес-процессов (например, издаются приказы о вводе новых тарифных планов или изменении действующих);
• с целью утверждения нормативных, методических и других документов, регламентирующих деятельность организации (в этом случае приказ не просто утверждает новые нормативы, делая их обязательными, но и говорит, с какого времени они становятся таковыми, а также проясняет другие ключевые аспекты относительно них);
• с целью проведения каких-либо хозяйственных операций (в качестве примера можно привести ежегодную головную боль любого хозяйственника – приказ о проведении инвентаризации).

Назначение и тематика приказов огромна, мы привели только примеры, характерные для любой организации 2 . А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.

1. Особенности подготовки и оформления приказов

Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые (унифицированные) формы, основная задача которых – облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота.

Требования к оформлению бланков приказов

Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов. В этом нам поможет «любимый» ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т.к. на них печатается наименование вида документа (ПРИКАЗ), то документ другого вида (например, АКТ) на этом бланке издать уже не удастся.

А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19

Пример 1

Продольный бланк приказа (с нумерацией реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-2003)

Пример 2

Угловой бланк приказа с центрированным расположением реквизитов и их нумерацией

Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов – это самые распространенные варианты оформления. Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля.

Примеры 1 и 2 отличаются не только размещением реквизитов, но и их составом, например, у организации может быть вышестоящая организация, а может и отсутствовать, у нее может быть своя эмблема или право использовать герб России / ее субъекта, а может и не быть. Кстати, если у организации есть несколько эмблем / товарных знаков да еще и право использования герба, то на бланке документа нельзя размещать сразу все – придется выбрать что-то одно. Специальные уголки (скобки) для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны (есть только в Примере 2), вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля.

Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации: ее код (реквизит 4), ОГРН (5), ИНН/КПП (6), справочные данные об организации (9). Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 13), которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах.

Не следует забывать, что сейчас мы говорим о бланке документа, т.е. о чистом листе бумаги формата А4, на котором аккуратно, без ошибок и опечаток, напечатаны сведения, одинаковые для всех приказов данной организации, а также нанесены отметки для дальнейшего проставления некоторых переменных реквизитов 3 .

Как разработать и защитить от редактирования отдельные фрагменты формы документа или бланка, рассказано в статье «Создание защищенных форм документов в MS Word» на стр. 84 журнала № 11’ 2012

Признаюсь, я, как любая женщина, люблю все блестящее, поэтому мне больше нравятся бланки, изготовленные типографским способом, особенно выполненные способом тиснения текста на хорошей плотной бумаге. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах.

При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 (адресат) также отсутствует (при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа). Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 (гриф утверждения документа). А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ:

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Герб, эмблема или товарный знак

В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ разрешается помещать на бланках государственных учреждений федерального уровня (например, на бланке Центрального Банка РФ, на бланке Министерства юстиции РФ, Министерства иностранных дел и т.д.). Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа (например, в вашем распоряжении только пишущая машинка), а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.

Наименование организации

Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Так, если в уставных документах указано наименование: Закрытое Акционерное Общество «Лучьшие друзя природы – ХХ1», то и на бланке должно быть воспроизведено это наименование со всеми орфографическими и пунктуационными ошибками.

Для части приказов установлен предельный срок хранения – постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Представьте, сколько сил потребуется исследователю для расшифровки следующего наименования: РОСФИНМОНИТОРИНГ или МОСЭЛЕКТРОТЯГСТРОЙ. Это напоминает задорновское название НИИВТОРСЫРЧЕТМЕТБРЕДСНАБСТЫДСБЫТЗАГРАНПОСТАВКА. И это могло бы быть просто шуткой, если бы не сокращенное наименование организации, увиденное мною на реальном бланке письма из Самары: ОПП ЖБИ СГО СРО ООО ИВА.

Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием (см. Пример 1).

При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно (см. тот же Пример 1).

Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят.

Наименование вида документа

В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами.

Дата и регистрационный номер

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание – это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации (с юридической точки зрения!) датой приказа должна быть дата его подписания руководителем.

Допускается несколько способов оформления даты:

• арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, 15.06.2012 или
• словесно-цифровым способом, например, 15 июня 2012 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Например, приказам, изданным по вопросам утверждения или изменения тарифов, можно присвоить индекс «т», тогда регистрационный номер получится 125-т или 125/т. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Еще часто в номер документа включают номер дела по номенклатуре дел, в которое он будет подшит, например: 07-12/125.

Место составления или издания документа

Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения.

Пример 3

Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г.».

А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. Ейск». При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г.» и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами.

В результате в адресе получился населенный пункт «г. Г.ЕЙСК». Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее. удалив одну точку, получилось «г. ГЕЙСК». Вот так рождаются на карте новые города!

Текст приказа

• О создании аттестационной комиссии;
• О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;
• Об итогах проведения семинара.

Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, – на его тексте.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках (Пример 4). В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.

Пример 4

Констатирующая часть текста приказа

Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то – 2, где-то – 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. См. Пример 5.

Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».

Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).

Пример 5

Нумерация поручений распорядительной части приказа

В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) – см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).

Пример 6

1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения – 12 декабря 2012 года.

2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения – 21 января 2013 года.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

См. статью «Как определить сроки исполнения?» на стр. 12 журнала № 8’ 2011

Чтобы не было лишней путаницы, лучше использовать формулировку «Срок исполнения – », как это сделано в Примере 6. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день (до конца рабочего дня), то оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Например, «до 14.12.2012» кто-то поймет как до конца предыдущего дня, т.е. по 13.12.2012 включительно. Еще больше вопросов возникает, когда крайнюю дату исполнения поручения приходится высчитывать, например, для формулировки «в течение 10 дней»:

• с какой даты отсчитываем срок – с даты подписания приказа или со следующего дня?
• считаем календарные дни или только рабочие? и т.п.

Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т.к. плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом – с помощью клавиши «пробел».

Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. См. Пример 7.

Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию (долой текстовые документы!) и перешли на составление документов с помощью «программы-калькулятора» Exсel. Да-да! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы.

Скажу честно, править их невозможно. легче перепечатать. Предлагаю использовать таблицы (если моя идея вам понравится) в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными (т.е. видны только на экране).

Пример 7

Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы

Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать».

Обращу ваше внимание еще на одну проблему – это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя».

Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «Написание наименований должностей», опубликованной на стр. 54 журнала № 9’ 2012

Если к приказу прилагается какой-либо документ, то в тексте приказа его наименование указывается полностью и после этого сразу в скобках делается отметка о том, что документ прилагается к приказу (например, «(прилагается)» или «(приложение 1)», еще см. Пример 8). Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется!

На первом листе документа, являющемся приложением к приказу, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (Пример 9). Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами.

Пример 8

Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа

1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре (приложение 1).

2. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов (приложение 2).

3. Считать Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе принятия управленческих решений, утвержденный приказом Председателя Правления банка от 12.03.2010 № 33/44, утратившим силу.

Пример 9

На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ

Пример 10

На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа

Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование (см. пункт 2 текста в Примере 8), а на утвержденном документе оформляется гриф утверждения (см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение – УТВЕРЖДЕНО, Порядок – УТВЕРЖДЕН, а Инструкция – УТВЕРЖДЕНА). Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (см. пункт 3 текста в Примере 8).

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается.

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается сразу от левого поля документа (без отступа). См. Пример 11.

Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не нужно. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно.

Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.

Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.

Пример 11

Приказ по основной деятельности

Сноски

1. Служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления) на конкретном предприятии может именоваться по-разному: Управление делами, секретариат, канцелярия и т.п., вплоть до личности отдельного секретаря в малой организации.

2. Это типовые приказы, поэтому они нашли отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558).

3. Известны случаи, когда на специальную мелованную бумагу наносили только изображение эмблемы организации, а затем с помощью принтера печатали необходимый в конкретной ситуации бланк или документ в целом.

Источник: www.classs.ru

Для чего нужен приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — необязательный распорядительный документ, который подтверждает, что человек принят в штат по трудовому договору.

Правильно оформленный приказ о приеме на работу защищает права и работника, и работодателя. Расскажу, как его составить и чем различаются приказы для разных категорий работников.

До ноября 2021 года работодатель был обязан издавать приказ о приеме сотрудника на работу, теперь он может этого не делать. Законодатели внесли изменения в трудовой кодекс, сейчас при приеме на работу обязателен только трудовой договор.

Я заработала 100 000 рублей на Tinkoff Black

Когда издается приказ о приеме сотрудника на работу

Приказ о приеме на работу издавать необязательно, но это может быть удобно работодателю. Приказ — это часть внутреннего кадрового документооборота организации, основание для внесения записей в трудовую книжку, отчетов в пенсионный фонд и так далее.

С приказа о приеме на работу начинается деятельность работника на новом месте. После того как работодатель подписывает приказ, сотрудника включают в штат, ему показывают рабочее место и дают первые задания. Бухгалтерия подготавливает документы для начисления зарплаты, ответственные лица проводят инструктаж. Всем ясно, что теперь новый человек в коллективе приступил к работе.

Приказ издается после того, как работник и работодатель подписали трудовой договор. Номер и дату договора работодатель указывает в приказе как основание для его составления.

Чтобы работнику было удобнее, обычно эйчары стараются оформить все необходимые документы за один день. В этом случае важно все сделать по порядку: сначала ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами — например, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, — потом дать ему подписать трудовой договор и уже после этого — приказ о приеме на работу.

Виды приказов о приеме на работу

Приказ о приеме на работу можно оформить двумя способами: использовать унифицированную форму, общепринятую и типовую, или использовать собственную — ее работодатель составляет сам.

Есть два вида унифицированных приказов о приеме на работу:

— когда оформляют приказ на каждого работника индивидуально. — если принимаете на работу одновременно двух человек и больше.

Какую форму приказа о приеме на работу выбрать, унифицированную или собственную, работодатель решает сам. Закон разрешает оба варианта, на практике ради удобства чаще используют унифицированные формы.

В чем различия форм. В унифицированной форме уже есть все необходимые поля — их можно заполнить, чтобы информация в приказе соответствовала условиям трудового договора с работником. Некоторые работодатели считают, что не все эти поля нужны, и поэтому создают свою форму. Бывают и работодатели, думающие, что достаточно не прописать в договоре или приказе необходимые условия по ТК, чтобы освободиться от исполнения закона — это, конечно, не так.

Несмотря на то что постановлению Госкомстата РФ «Об унифицированных формах» уже не обязательно следовать, на мой взгляд, удобнее этих форм еще никто ничего не придумал. Поэтому многие работодатели, которые оформляют все по закону и не хотят лишней бумажной волокиты, пользуются унифицированными формами.

Если организация решит создать свою форму приказа о приеме на работу, ее необходимо утвердить отдельным приказом. Ее положения должны соответствовать условиям трудового договора с работником.

Если решите сделать свою форму, можете ориентироваться на образец приказа, который я составила.

Можно пользоваться ей или создать другую. В эту форму нужно вписать реквизиты организации или ИП и проследить, чтобы ничего не упустили. Например, если берем совместителя, вместо «основная работа» надо вписать «по совместительству». Если работа временная, нужно указать срок: с какого по какое число человек работает. В примере ниже договор бессрочный, поэтому мы пишем только дату начала работы.

Пример приказа по неунифицированной форме. Кроме шапки и расположения реквизитов, в содержании может измениться все: срок договора, наличие или отсутствие испытательного срока, зарплата, отдел, дата приема на работу и должность и так далее

Перевод с одного места работы на другое оформляется приказом о переводе. Приказ о приеме на работу в этом случае делать не нужно.

Если сотрудника берут на работу по совместительству, тоже оформляют приказ и указывают это условие в поле «Условия приема на работу».

Как составить приказ о приеме на работу

В приказе о приеме на работу указывают основные условия найма.

Обычно в приказе должны быть такие данные:

1. Наименование организации-работодателя или ФИО ИП.
2. ФИО работника.
3. Дата начала работы.
4. Структурное подразделение — отдел, департамент, служба.
5. Должность, профессия или специальность, по которой человек будет работать.
6. Условия приема на работу: основная работа или по совместительству.
7. Характер работы: постоянно или временно.
8. Размер заработной платы.
9. Испытательный срок, если он предусмотрен условиями подписанного трудового договора.

Еще в приказе должны быть номер и дата, когда приказ составили, подпись и печать работодателя, если она есть, подпись сотрудника, которого берут на работу.

Частые ошибки в приказах о приеме на работу

Ошибки, которые часто встречаются в приказах, связаны либо с несоответствием условиям трудового договора, либо с нарушением трудового законодательства.

Несоответствие условиям трудового договора. Например, в приказе прописывают испытательный срок, хотя его нет в договоре, неправильно указывают ФИО работника или дату начала работы.

Нарушение трудового законодательства. Допустим, заключили срочный трудовой договор вместо бессрочного или прописали полный рабочий день тому, кому положено сокращенное рабочее время.

Если допускать эти ошибки, трудовая инспекция может оштрафовать работодателя за нарушение трудового законодательства:

1. Для крупной организации — от 30 000 до 50 000 Р .
2. Для должностного лица — от 1000 до 5000 Р .
3. Для малого и среднего бизнеса из реестра МСП, включая ИП — от 1000 до 5000 Р .

При повторном нарушении штрафы больше:

1. Для крупной компании — до 70 000 Р .
2. Для должностных лиц — до 20 000 Р либо дисквалификация от года до трех лет.
3. Для малого и среднего бизнеса — до 20 000 Р .

Как принимать на работу отдельные категории граждан

Бывает, что при оформлении приказа о приеме на работу нужно учесть некоторые нюансы. Расскажу, на что стоит обратить внимание работодателю.

ИП и самозанятые. Если работодатель хочет взять на работу ИП или самозанятого именно как постоянного сотрудника, он должен нанять его как обычного человека, без оглядки на статус.

В этом случае между работодателем и сотрудником возникают трудовые отношения — они регулируются трудовым законодательством, их нужно подтвердить трудовым договором. Приказ о приеме на работу оформляется в обычном порядке — по желанию работодателя. Работодатель платит все положенные по закону налоги и страховые взносы на сотрудника и несет ответственность за соблюдение договора по трудовому кодексу.

Если же бизнес хочет сотрудничать с человеком именно как с ИП или самозанятым, он заключает договор выполнения работ или оказания услуг — в этом случае трудовой договор и приказ о приеме на работу не нужны.

Часто работодатели хотят сэкономить на налогах и взносах и не предоставлять работнику гарантии по ТК, поэтому пытаются подменить трудовые отношения гражданско-правовыми. Это запрещено законом. Такие отношения могут быть переквалифицированы в трудовые, и работодателя могут оштрафовать на сумму от 50 000 до 100 000 Р , доначислить налоги и взносы.

Самозанятых это тоже касается: если работодатель заставляет сотрудника оформить самозанятость, чтобы сэкономить на налогах, то такая схема незаконна.

А еще самозанятый не может оказывать услуги своему бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения.

Несовершеннолетние. Для найма несовершеннолетнего сотрудника тоже нужен приказ. Можно использовать унифицированную форму либо форму, которая утверждена в организации.

Если бизнес хочет нанять несовершеннолетнего, важно помнить:

1. Ему нельзя устанавливать испытательный срок.
2. Ему нельзя поднимать тяжести и работать на вредных и опасных работах.
3. У него сокращенный рабочий день.
4. Если работнику меньше 15 лет, нужно письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.
5. Несовершеннолетние не могут работать по совместительству.

Иностранные граждане. Приказ о приеме на работу иностранца оформляют в обычном порядке. Тот факт, что работник — иностранный гражданин, указывают в трудовом договоре. Копии документов, дающие сотруднику право находиться и работать в России, хранят в его личном деле.

Практиканты. Когда студент идет на производственную неоплачиваемую практику, обычно это не оформляется как трудовые отношения. Это просто вид обучения: он не оплачивается, но студент набирает знания и опыт. Но организации все равно должны как-то оформлять официальное присутствие студента в офисе или на производстве, поэтому для них тоже делают приказ — о прохождении производственной практики.

Чтобы оформить студента, в приказе должны быть:

1. Основание для его составления. Например, дата и номер договора между образовательным учреждением практиканта и организацией.
2. ФИО студента, структурное подразделение, где будет проходить практика, ее срок, ФИО и должность руководителя практики со стороны организации.
3. Подпись руководителя организации или ИП и печать, если она есть.

Приказ о прохождении практики должен соответствовать договору, который бизнес заключил с вузом или колледжем студента. Например, если в этом договоре указаны сроки практики с 1 по 20 апреля, в приказе должны стоять такие же.

Осужденные граждане. В качестве наказания суд может назначить осужденному исправительные или обязательные работы — в первом случае он будет работать за деньги, во втором — бесплатно.

Выполнять исправительные работы осужденный может либо на своем основном рабочем месте, либо там, куда его определит уголовно-исполнительная инспекция. Чтобы оформиться на работу, осужденный приносит предписание и извещение для будущего работодателя. Вот как проходит процедура трудоустройства:

1. Работодатель заполняет отрывной талон предписания и передает его в уголовно-исполнительную инспекцию.
2. Инспекция передает работодателю копии документов, например решение или постановление суда — в нем определено количество часов, которые должен отработать осужденный.
3. Работодатель оформляет трудовой договор и приказ о приеме на работу. Дату и номер приказа о приеме на работу работодатель вписывает во вторую часть извещения и передает ее в уголовно-исполнительную инспекцию.

Еще работодателю ежемесячно нужно передавать в уголовно-исполнительную инспекцию данные о количестве часов, которые отработал осужденный, его зарплате и удержаниях с нее.

Приложение № 31 к инструкции по организации исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от обществаPDF, 754 КБ

При оформлении трудового договора важно помнить:

1. Осужденному полагается ежегодный оплачиваемый отпуск — 18 рабочих дней.
2. Трудовой договор заключают только срочный. Можно использовать такую формулировку: «Срок — до отбытия наказания в виде исправительных работ, установленного приговором суда N от такой-то даты».

Если осужденный решит уволиться по собственному желанию, ему нужно обратиться в уголовно-исполнительную инспекцию за разрешением. Работодателю стоит убедиться, что такое разрешение человек получил, и сослаться на него в приказе о расторжении трудового договора. Если разрешения нет и работник уволился по собственному желанию, к работодателю может прийти прокуратура.

С обязательными работами порядок немного другой:

1. Уголовно-исполнительная инспекция также выдает осужденному направление для работодателя. Работодатель заполняет вторую часть документа и передает ее обратно в инспекцию, после чего инспекция отправляет работодателю копию приговора суда или выписку из него, заверенную начальником инспекции.
2. Работодатель издает приказ о приеме осужденного на работу на безвозмездной основе. Потом знакомит работника с правилами внутреннего трудового распорядка и техники безопасности.
3. Работодатель заводит работнику табель, где нужно учитывать количество ежедневно отработанных часов, и еженедельно информирует уголовно-исправительную инспекцию о количестве отработанных часов.

Если человек уже отбыл назначенное наказание и решает устроиться на другую работу, работодатель может попросить у него справку о наличии или отсутствии судимости — чтобы убедиться, что кандидату по закону можно работать на этом месте.

Например, закон запрещает работать с детьми лицам, имевшим судимость за преступления против жизни, здоровья, чести и достоинства личности, семьи, здоровья населения, общественной безопасности.

Если судимость есть, но не мешает работе, сотрудника оформляют в обычном порядке: с трудовым договором и приказом. Справку о наличии или отсутствии судимости работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

Источник: journal.tinkoff.ru

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
• о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• о замещении отсутствующего сотрудника;
• о выплате вознаграждений;
• о привлечении к работе сверхурочно;
• о дисциплинарном взыскании;
• о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

• наименование документа;
• номер;
• дата;
• название организации;
• смысловая часть;
• Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
• основание;
• отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

• приему на работу;
• увольнениям;
• отпускам;
• командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

• приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
• те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
• приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Источник: 1c-wiseadvice.ru

Приказы

Приказ – это распорядительный акт, принимаемый руководителем с целью решения определенных организационных, финансовых и иных задач. В рамках предприятия или организации приказ является внутренним нормативным актом, являющимся директивным для подчиненных.

Сфера применения

Приказы как локальные нормативные акты принимаются на основе единоначалия и классифицируются по двум категориям:

• инициативные, то есть касающиеся организация и планирования работы, отчетности, финансирования и других направлений деятельности предприятия или организации;
• приказы «во исполнение», то есть принятые с целью исполнения руководящих указаний вышестоящих органов.

Процесс разработки

Как правило, приказ начинается с разработки проекта. Ответственным за проект является тот отдел или подразделение, в ведении которого находятся вопросы, которых будет касаться приказ.

Например, проекты приказов об отпусках, увольнениях и т.д. готовит кадровая служба, а проекты приказов, относящихся, к финансовой деятельности – бухгалтерская служба.

При необходимости проект приказа согласовывается с другими смежными подразделениями, например с юридическим отделом, бухгалтерией и т.д. Само согласование оформляется отдельной графой приказа – так называемой визой.

Оформление приказа

При большом деловом обороте предприятия, с количеством приказов, приближающихся к двумстам в год, будет целесообразно разработать специальный бланк приказа.

Однако вполне допустимо оформление приказа на стандартных листах бумаги. При этом потребуется внесение по центру листа или флаговым методом всех реквизитов предприятия или организации, которые должны присутствовать на унифицированных бланках.

Текст приказа должен включать в себя следующие структурные элементы:

1. собственно наименование документа, то есть слово «Приказ», расположенное по центру листа под реквизитами;
2. реквизиты приказа – дата издания и регистрационный номер;
3. место принятия приказа;
4. вступительную часть приказа. Содержание вступительной части варьируется в зависимости от категории приказа. Например, «Во исполнение распоряжения правительства РФ № ххх от 11.11.2021 года о переводе документооборота в электронную форму приказываю» или «В соответствии со ст. ст. 114-115, 122-123 ТК РФ и на основании заявления Токаря 2 разряда Иванова И.И. приказываю ….»;
5. текст приказа, например «предоставить токарю 2-го разряда сборочного цеха Иванову Ивану Ивановичу ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью… дней»;
6. дату введения приказа в действие. Это не обязательный элемент. По умолчанию приказ вступает в силу с того момента, как был подписан руководителем. Если же вступление приказа в действие следует отложить по времени, то нужно будет указать дату, с которой начинается его действие;
7. подпись руководителя;
8. дополнительные грифы (при необходимости), например, о согласовании приказа или о вручении приказа работнику.

Таким образом, текст приказа условно подразделяется на две части:

• вводную, объясняющую причину, по которой был принят приказ. Как правило, вводная часть начинается с вводных слов типа «во исполнение», «в связи» или «с целью»;
• приказную, то есть содержащую распоряжение руководителя. Начинается она со слова «Приказываю», которое располагается по центру листа отдельной строкой и отделяется от дальнейшей части текста двоеточием.

Если в приказе перечисляются несколько действий, то оформляются они пунктами.

Приказы с поручением

При необходимости в текст приказа вводится указание о поручении исполнения приказа конкретному работнику, как правило, должностному лицу, являющемуся руководителем подразделения, в чье ведение входят действия, необходимые для исполнения приказа.

При этом указывается ФИО должностного лица и срок, в которые ему надлежит выполнить приказ.

Также приказ может возложить на конкретное должностное лицо контроль за ходом исполнения приказа. Если в тексте приказа нет нотификаций о возложении обязанности по контролю, это означает, что контроль будет осуществляться лично руководителем, поэтому нет необходимости в утяжелении приказа формулировками типа «контроль за исполнением остается за руководителем».

Организационные приказы

Отмена ранее изданного приказа осуществляется также посредством приказа. В этом случае потребуется в тексте перечислить наименования отменяемых приказов и их реквизитов.

Если приказ касается введения в действие внутренних инструкций, правил осуществления работ, положений и т.д., то вводимые в действие документы становятся приложением к приказу, о чем делается отметка в рубрике «приложения». На самих прилагаемых документах также производится соответствующая отметка, например «приложение к приказу № 21 директора ООО «Мечта туриста» от 11.11.2021 года».

Источник: zakonius.ru