Первичная документация по учету материалов в строительстве

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.

Количество экземпляров выписываемых документов и их документо­оборот устанавливаются в зависимости от характера пред­приятий, особенностей организации производства, мате­риально-технического снабжения и от системы организа­ции учета.

Поступление материалов в организацию контроли­рует в первую очередь отдел маркетинга (снабжения), ко­торый следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и не­достачам материалов, разыскивает грузы, если они свое­временно не прибыли в организацию.

Материалы на склад от местных и иногородних по­ставщиков обычно доставляет экспедитор. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сда­чи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, то составляется коммерческий акт на право предъявления пре­тензий к транспортной организации или к поставщику.

Первичная документация в бухгалтерском учете

В случае доставки материалов автотранспортом со склада поставщика выписывают товарно-транспортную на­кладную (форма № 1-Т) в четырех экземплярах:

первый экземпляр — поставщику или грузоотправи­телю (для списания ценностей);

второй экземпляр — покупателю или грузополуча­телю (для оприходования ценностей);

третий и четвертый экземпляры — перевозчику (для начисления заработной платы водителям и выставления счета).

При получении материалов на станции железной дороги в качестве первичного документа выступает железно­дорожная накладная с соответствующими отметками на станции отправления или назначения.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам постав­щика.

Одни из них отражают количество отправленного гру­за (спецификации, накладные и пр.), другие — качество (сер­тификаты, удостоверения и т. п.). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (форма № М-4).

Акт о приемке материалов (форма № М-7) применя­ется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комис­сией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заве­дующего складом и представителя отдела снабжения орга­низации.

Комиссия назначается руководителем организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию организации как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков, второй поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключа­ет выписку приходного ордера. Приходные документы со­ставляются в день поступления материалов.

Как собрать первичную документацию? Обязанности бухгалтера. Лайфхаки бизнеса. Бизнес и налоги.

Обособленно хранятся на складах материалы, подле­жащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются; расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа; их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном ис­следовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за со­хранностью любых видов собственности.

Для оформления движения материалов внутри Орга­низации составляют требования-накладные на отпуск мате­риалов (форма № М-11), которые выписывают при внутрен­нем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции. Акт об оприходовании материальных цен­ностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), используется при оприходо­вании материалов, полученных от ликвидации основных средств, выбытия из эксплуатации прочих активов.

Материально ответственные лица, сдающие матери­алы, выписывают накладные в двух экземплярах: один -цеху (для списания материалов), другой — складу (для их оприходования).

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) выписыва­ется на одну или несколько позиций (видов материалов), от­носящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производст­венной программы осуществляет планово-производствен­ный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в цехах на начало месяца.

Выписываются карты в двух экземплярах: один — цеху, другой — складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя — в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита.

По использовании лими­та и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. Таким образом, на основании лимитно-заборных карт оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установ­ленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Кроме того, по лимитно-заборной карте ведется учет материалов, не использованных в производстве (воз­врат). При этом никаких дополнительных документов не со­ставляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывны­ми месячными талонами. Если лимитно-заборные карты ис­пользуются при постоянном систематическом отпуске мате­риалов, то для оформления их однократного отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование-накладная (форма № М-11).

один остается у получателя с распиской материально ответ­ственного лица склада, второй — у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производ­ственной программы) или замена материалов также оформ­ляются выпиской требования-накладной (форма № М-11) с отметкой в ней кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения ру­ководителя организации или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные на отпуск материалов на сторону (фор­ма № М-15) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своей организации, выделенным на отдельный баланс. Выписываются они в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и дру­гих соответствующих документов при предъявлении по­лучателем доверенности на получение ценностей. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Источник: finance-credit.news