Письмо-запрос – это документ, который составляется при необходимости получения официальной информации или документов должностным лицом предприятия (организации) для их дальнейшего использования в служебных целях. Письмо-запрос является инструментом деловой переписки.
Наиболее важным условием составления письма является четкое обоснование необходимости получения запрашиваемой информации или документов. Обоснование также стоит подтвердить ссылками на пункты действующего законодательства, согласно которым эти данные или документы подлежат запросу. Если запрос не обоснован, адресат вправе отказать в предоставлении информации.
Унифицированной формы письма-запроса не существует, поэтому его составляют с использованием фирменного бланка предприятия (организации) или стандартного листа формата А4. Структура письма-запроса состоит из пунктов, обязательных для всех деловых писем, а именно:
- реквизиты отправителя и адресата;
- дата составления документа и его исходящий номер. В случае если письмо-запрос является письмом-ответом, необходимо указать номер и дату документа, ответом на который оно является;
- заголовок документа;
- обращение;
- цель письма и суть вопроса;
- выражение надежды на сотрудничество;
- благодарность;
- подпись должностного лица отправителя.
Отправление письма-запроса стоит осуществлять с отметкой о получении. Письмо-запрос, по своей сути, предполагает ответ на него. Отказ на письмо-запрос также как и сам документ, должен быть обоснован.
Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либо
Источник: doverus.ru
Образец письма-запроса
Не является нормативным актом образец письма-запроса, поскольку, хотя оно и пишется юридическим языком, такое письмо не содержит нормы права, то есть предписания, правила поведения.
Напротив, письмо-запрос составляется для получения каких-либо сведений. При этом контрагент не обязан предоставлять такие сведения или вообще отвечать на письмо, ведь, повторимся, это не нормативный, а делопроизводственный документ.
Юридической ответственности такие действия не повлекут, но стороны связаны деловыми и чаще партнерскими правоотношениями, поэтому, если не ответить или необоснованно отказать на просьбу, заключенную в письме, это может трактоваться как неуважение.
Исходя из этого письмо, если оно направляется в письменной форме, составляется на официальном бланке организации отправителя с проставлением печатей и подписями руководителей.
- логичным;
- грамотным;
- последовательным;
- толкуемым однозначно.
Текст может содержать устойчивые обороты, которые придадут письму деловую окраску. Например, просьба предоставить информацию может начинаться со слов: «Просим Вас сообщить…», «Просим предоставить информацию…».
Когда сведения требуются к определенному сроку, можно использовать словосочетание «Просим ответить к…» или «Просим направить ответ в течение…».
Как написать письмо примеры образцы писем
В тексте допускается использование юридических и профессиональных терминов. Запрашиваемые сведения подлежат конкретизации, то есть детализируется, какая информация, за какой период и т.д. запрашивается.
Оговаривается уполномачивающий документ, на основании которого запрашивающее лицо получает право на запрос и вообще нуждается в нем. Таким документом обычно выступает заключенное контрагентами соглашение, оформленное договором.
Когда право на получение информации предоставляется на основании закона, следует сослаться на нормативный акт.
Когда запрос направляется для уточнения некоторых обстоятельств, например, когда стороны договорились о чем-либо по телефону, следует сослаться на такой разговор.
Текст содержит также реквизиты сторон: заголовок текста, указание на получателя адресата, подпись последнего.
В конце письма рекомендуется упомянуть о надежде на будущее плодотворное сотрудничество и выразить благодарность.
Источник: uristhome.ru