Разработка любого проекта предполагает разработку бизнес-плана, одним из разделов которого является просчёт непредвиденных расходов. Наличие этого раздела является обязательным условием финансового планирование, ведь невозможно заранее предусмотреть все расходы с точностью до копейки. А учитывая сегодняшнее положение дел в Снг, этому аспекту уделяется особое внимание.
Как планировать непредвиденные расходы в бизнесе?
Что представляют собой непредвиденные расходы
Под непредвиденными расходами следует понимать определённую сумму денежных средств, которая выступает в качестве страховки на случай непредвиденных обстоятельств. Эти деньги должны покрыть расходы, которые не были заложены в бюджет и связаны с подорожанием материалов, некачественным бизнес-планом и прочими факторами. Такие ситуации могут возникать из-за того, что фирма-разработчик проекта пользовалась непроверенными данными, в смету были заложены заниженные цены на материалы и прочую продукцию или материалы, которые были закуплены, не отвечают заявленному качеству.
Особенности закупки строительных работ по закону 44-ФЗ (28.09.2022)
Есть ещё одна группа непредвиденных расходов, которая напрямую не связана с основным видом деятельности предприятия. Это могут быть штрафные санкции, неустойки, пени, которые начислены за некачественно выполненные услуги, задержку в поставках, в качестве возмещения убытков своим партнерами и потребителям.
Каждая организация и предприятие рассчитывает величину непредвиденных расходов, учитывая особенности своей отрасли, методы работы, надёжность поставщиков, ситуацию в стране и прочие факторы, которые могут повлиять на выполнение бизнес-плана.
Как рассчитать непредвиденные расходы
Для того чтобы правильно рассчитать размер резервной суммы (суммы непредвиденных расходов) стоит понимать, что непредвиденные расходы являются следствием возникновения и реализации рисков. Поэтому чтобы выявить сферы, где могут возникнуть непредвиденные затраты стоит оценить все риски и вероятность их наступления.
Стоит отметить, что вероятность наступления рисковой ситуации находится в прямой зависимости с размером непредвиденных расходов по конкретному направлению. То есть, чем выше вероятность наступления риска, тем больше должен быть размер резерва денежных средств и наоборот.
Существует два основных метода расчёта резервной суммы. Первый метод можно назвать техническим, заключается он в следующем: затраты, которые были внесены в бюджет проекта принимаются как наиболее вероятные, но это не означает, что они таковыми и останутся.
Механический метод предполагает расчёт размера непредвиденных расходов по всем аспектам отдельно. При этом методе от максимально возможного размера затрат стоит отнять вероятный размер затрат. Если полученная сумма будет очень большой, то и размер затрат соответственно тоже будет большой. А если разница будет маленькой, то и резерв будет маленький.
Урок 1. Как читать смету или вид локальной сметы // How to read a Local estimate
Используя этот метод расчёта, многие экономисты берут за основу максимальные величины и сознательно завышают резерв непредвиденных расходов. В таком случае стоит применить другой метод. Он заключается в том чтобы размер непредвиденных расходов определялся в процентом соотношении. При этом за основу берется общая сумма затрат по проекту, а в резерв закладывается сумма в 10% от общей стоимости проекта.
По окончании выполнения проекта сумма резервного фонда оценивается, после чего делается детальный анализ по каждой позиции. Если сумма осталась не израсходованной, то её можно оставить в резерве для выполнения следующего проекта.
Куда можно тратить резервную денежную сумму?
Хоть перечень непредвиденных расходов и очень велик, но это вовсе не означает, что их все нужно покрывать за счёт резервного фонда на случай непредвиденных расходов. Таким образом, наиболее рациональными направлениями траты денег, предусмотренных на непредвиденные расходы, являются следующие:
1. На возмещение непредвиденных трудозатрат и материалов, которые были заложены в план.
2. Выделение денег на дополнительные работы, связанные с проектом (если выявились заранее не предусмотренные экспертизы, анализы и прочие исследования и доработки).
3. Выделение денег на выполнение работы, на которую, согласно проекту, было выделено недостаточно денег.
4. На формирование временного бюджета для работ, на которые ещё не выделили средства.
Если же предприятие понесло штрафные санкции или убытки и в этом есть виновные, то такие затраты должны возмещать за счёт виновных, а не за счёт резервного фонда.
От непредвиденных расходов никто не застрахован, однако их количество можно существенно сократить, если тщательно прорабатывать проект и учитывать все нюансы. Особое внимание уделять рискам и их вероятности, дабы заранее обезопасить своё положение.
Источник: probiznesmen.ru
Как управлять расходами, которые не заложены в бюджете
Владислав Крайнов, директор по развитию IT-компании MediaSoft, анализирует вопрос непредвиденных расходов, которые могут понадобиться любой компании, и рассказывает о нескольких способах того, как изыскать средства на возможные форс-мажоры
Непредвиденные расходы нужно предвидеть. За этой, казалось бы, абсурдной фразой скрывается прискорбная истина: траты, не предусмотренные бюджетом, неизбежны для любой компании. Форс-мажоры, неожиданные возможности для инвестиций, рост цен, вынужденная смена подрядчика — реальность любого бизнеса. Невозможно выстроить бизнес-процессы так, чтобы издержек никогда не возникало; а это значит, что нужно учиться с ними жить.
Крупные компании обычно выделяют фиксированную сумму на значительный срок, которая должна покрыть все расходы на определенную деятельность — например, бюджет покрытия PR-расходов на год. Превышать эту сумму крайне нежелательно, поэтому на рядовых руководителях лежит задача оптимизировать затраты.
Бюджет на расходы, которых нет в бюджете
Можно ли запланировать непредвиденные расходы заранее? Не только можно, но и нужно. Финансовые консультанты советуют любому бизнесу иметь стабилизационный фонд — своего рода финансовую «подушку» на случай издержек. Кстати, этим решением пользуются не только коммерческие структуры: с 2004 года такой фонд есть и у государства.
Рекомендуемый размер такой «подушки» — сумма расходов на три месяца, и храниться он должен в высоколиквидных активах. Это могут быть наличные средства, краткосрочные депозиты, облигации и тому подобное.
Такой фонд обычно есть у всех крупных, средних и большинства компаний малого бизнеса. У микроорганизаций он часто отсутствует, либо его размер недостаточен, чтобы покрыть крупные издержки. Источником средств на непредусмотренные расходы может также стать прибыль компании в виде инвестиций собственника. К сожалению, владельцы микроорганизаций чаще всего сами не обладают достаточным количеством сбережений (или просто не хотят делиться). В таких случаях приходится обращаться к специальным методам.
Где взять деньги
Существует огромное количество подходов по работе с расходами сверх бюджета. Выбор конкретного решения зависит от масштаба и типа бизнеса, его структуры и конкретной ситуации. Мы рассмотрим самые универсальные методы, которые «работают» для большинства случаев.
Поскольку нагляднее всего изучать эти инструменты в действии, возьмем для примера небольшое IT-агентство, состоящее из пяти сотрудников, которому внезапно подвернулся очень перспективный проект. Проект сулит большую выгоду в будущем, но для его запуска требуется нанять специалиста. И вроде бы специалист нашелся и готов выйти на работу хоть завтра, осталось только приобрести для него технику на сумму 200 тысяч рублей — а в бюджете этих средств нет, равно как в стабилизационном фонде и у собственника. Как быть?
Управленческие решения
Первый вариант действий в такой ситуации — принять управленческое решение по изменению cash-flow, сделав так, чтобы доходы компании в определенный период времени превышали расходы. В нашем случае агентство, обычно работающее по постоплате, пытается договориться с клиентом об авансе, чтобы приобрести на эти деньги технику для нового сотрудника. Конечно, это определенный риск: аванс автоматически обязывает вас выполнить работу хорошо и в срок — но зато вы получаете средства, которые можно инвестировать в проект.
Если заказчик не соглашается на такие условия, можно перейти ко второму варианту и попробовать договориться уже со специалистом — например, что он временно будет работать из дома со своего компьютера. Если же собственная техника нового работника оставляет желать лучшего, переходим к следующему способу.
Перетасовка конвертов
Бюджет организации обычно делится на определенные статьи расходов, условные «конверты»: например, расходы на зарплату сотрудникам, расходы на аренду офиса, расходы на маркетинг — и так далее. В случае непредвиденных трат часто деньги берут из других таких «конвертов». Но это неоднозначное решение, поскольку оно неизбежно влечет за собой дефицит средств в том «конверте», которым вы воспользовались. Чтобы такой ситуации не возникло, потраченную сумму необходимо компенсировать в течение одного платежного периода, иначе вы рискуете тем, что дыра в бюджете будет увеличиваться и дальше.
Второе правило — при выборе направления, из которого вы собираетесь «вынуть» средства, нужно просчитать целесообразность этой меры и тщательно взвесить все «за» и «против». Идеальный инструмент для этого — так называемый «квадрат Декарта»: популярный метод принятия решений, где каждое оценивается по четырем критериям: «Что будет, если это произойдет?», «Что будет, если это НЕ произойдет?», «Чего НЕ будет, если это произойдет?» и «Чего НЕ будет, если это НЕ произойдет?»
Рассрочки
Один из наиболее эффективных, но, к сожалению, не всегда работающих вариантов — уместить незапланированные расходы в бюджет с помощью рассрочек: например, отсрочки оплаты поставщикам или платежа за услуги. Правда, платить в конечном счете все равно придется. Так, наша IT-компания может попробовать найти предложения беспроцентной рассрочки на покупку техники у ритейлеров или банков. Период оплаты в таких случаях обычно составляет 3-4 месяца, за которые можно будет собрать необходимую сумму.
На крайний случай
Если все приведенные выше варианты по каким-то причинам не работают, остается еще один выход, пожалуй, самый неприятный — это кредит. Кредит предполагает выплату процентов, что увеличит размер незапланированных расходов; но если трата обоснована и игра стоит свеч, лучше пойти на нее, чем отказаться от проекта и упустить возможность для будущего роста.
А нужно ли?
В каких случаях лучше отказаться от внезапных трат? Разумеется, мы не говорим о тех расходах, избежать которых невозможно, например, об уплате налогов в случае их внезапного повышения. Но в некоторых ситуациях приходится делать выбор, и зависеть он будет от целесообразности решения и приоритетов компании.
Например, компания запланировала пригласить на корпоратив звездного гостя, но неожиданно стоимость его участия оказалась в два раза выше ожидаемой. Если достать эти средства проблематично, разумно будет отказаться от звезды или позвать гостя с более низким прайсом.
Также компании часто отказываются от незапланированных трат на PR, если какие-то работы в этом направлении уже велись. Причина в том, что пиар-продвижение обладает долговременным эффектом, и, скажем, отказ от покупки спонсорского пакета на мероприятии не сильно навредит бренду, поскольку какое-то время можно будет продержаться на инерции от предшествующих пиар-активностей.
Подводим итоги
Итак, мы рассмотрели основные способы того, как справиться с непредвиденными расходами. Главное, что нужно понять — все предусмотреть невозможно. Поэтому нужно быть готовым к внеплановым ситуациям: предусмотреть денежную «подушку», стремиться к гибкости и расширять горизонт планирования. Как правило, чем крупнее компания, тем на больший срок она может спрогнозировать свой бюджет. Мыслить на долгосрочную перспективу — значит сохранять стабильность и держать курс несмотря на любые форс-мажоры.
Источник: delovoymir.biz