Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.
Зачем хранить
Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:
- кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
- хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
- бухгалтерской.
Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.
Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:
- предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
- предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
- избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.
Как организовать хранение
В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.
ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ КОМПАНИИ. Как хранить документы компании. Компания Консенсус
Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.
Место
С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.
В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:
- архивохранилище;
- помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
- помещение для использования бумаг, например читальный зал;
- кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.
Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.
Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.
Особые отметки сроков хранения документов — Елена А. Пономарева
Само помещение оборудуется:
- вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
- противопожарной системой;
- решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.
Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.
Условия
Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.
Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:
- расстояние между рядами — не менее 120 см;
- проход между стеллажами — не менее 75 см;
- между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
- между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
- между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.
Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:
Сроки хранения
Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.
Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:
| 5 лет | 518 |
| Постоянно | 217 |
| 10 лет | 234 |
| 50 или 75 лет | 435 |
| 5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными | 402 |
Архивное хранение электронных документов
Электронные документы хранятся:
- На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
- В информационной системе подразделения на его оборудовании.
К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:
- выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
- в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
- ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
- сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.
В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
Источник: gosuchetnik.ru