примеры деловых писем о строительстве

Организации ОАО «Связьинвест» нужно заказать одноместный номер прибывающему в командировку в Москву специалисту из Уральского филиала компании – Морозову Николаю Петровичу. Командировка планируется с 19 по 23 июня текущего года. Вопросы организации приема командированных специалистов находятся в компании в ведении заместителя генерального директора по административно-хозяйственным вопросам Новикова Н. Д.

Составьте письмо-просьбу в гостиничный комплекс «Измайловский» (корпус «Веге»), отметьте в письме, что плата за проживание будет произведена Морозовым Н. П. за наличный расчет. Составьте текст и реквизиты «Адресат» и «Подпись».

Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации (Минпромэнерго России) подготовило проект федеральной целевой программы «Топливо и энергия».

Программа была разработана по поручению Правительства от 12.09.2006 № 1998-п и согласована с заинтересованными организациями. Объем программы-48 л.

Программу необходимо направить в 2 экз. на утверждение в Правительство Российской Федерации.

Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

Составьте сопроводительное письмо от имени министерства в адрес Департамента промышленности Правительства Российской Федерации. Кроме текста, составьте реквизиты «Адресат», «Ссылка на дату и номер поступившего документа» и «Подпись».

Настоящим письмом сообщаем, что в связи с новыми требованиями нашей бухгалтерии к оформлению финансовых документов изменяется система начисления бонусов за выполнение плановых заданий.

С 01.05.06. система будет следующей: базовая скидка 8% будет делаться сразу при оформлении накладных, и бонус за выполнение плана в размере 2% будет начисляться в конце периода – квартала (по желанию, — месяца) и оформляться соответствующими документами. Ранее и базовая скидка в размере 8% и бонус в размере 2% начислялись сразу при оформлении накладной, что в настоящий момент затруднительно по ряду причин.

Надеемся на понимание наших проблем и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Мы рады будем видеть Вас на семинаре «Правовые аспекты защиты коммерческой информации», который состоится 13 декабря. Семинар будет проводиться в офисе нашего агентства.

Обращаем Ваше внимание, что регистрация участников с 9.30.

Начало семинара в 10.00.

Справки по телефону 369-0773

Институтом повышения квалификации работников средств массовой информации выпущена в свет книга: Пустовойтенко Р. О. Реклама и public relations: примеры и учебные задачи (М., 2006).

Составьте письмо с просьбой выслать Вам наложенным платежом 5 экземпляров этой книги. Оформите реквизит «Адресат» и текст письма.

Составьте гарантийное письмо в отделе рекламы еженедельника «Аргументы и факты» с просьбой опубликовать рекламу вашей фирмы.

Условия: реклама должна быть опубликована в номерах за 7 и 21 августа, 4 и 18 сентября, 9 и 23 октября и 6 ноября 2006 г., размер рекламы — 3/10 полосы, реклама должна быть размещена на разво­роте, объединяющем рекламную и нерекламную полосы. Укажите ваши банковские реквизиты: расчетный счет № 46703519 в АКБ «ОНЭКСИМ», корр. счет 3161868 в РКЦ ГУ ЦБ РФ, МФО 44583001, код 83. ИНН/КПП 7710159493/775125223.

В префектуру Юго-Западного административного округа посту­пило письмо гражданки Никитиной Людмилы Павловны о крайне неблагоустроенной территории у домов № 53-57 по ул. Островитя­нова из-за того, что длительное время там ведутся строительные и земляные работы в связи с капитальным ремонтом теплосети. Ни­китина Л.П. интересуется, когда будет наведен порядок на указан­ной территории.

Составьте письмо-ответ, в котором сообщите, что на указанной территории подрядная организация «Мостеплосетьремонт» ведет капитальный ремонт теплосети. Работы ведутся на основании ор­дера № 05060087, выданного ОАТИ г. Москвы. После завершения работ планируется благоустройство территории, которое должно быть завершено к 30 июля 2006 г.

Управление по работе с органами безопасности Правительства Москвы направило в префектуру Юго-Восточного административ­ного округа на согласование проект постановления Правительства Москвы «Об организации альтернативной гражданской службы в Москве».

Составьте текст письма-ответа от имени префектуры о согласо­вании данного проекта постановления без замечаний и предложе­ний. Адресуйте письмо на имя начальника названного управления Кондрашова Петра Васильевича.

Торговая фирма ведет подготовку рекламной кампании обуви «Весна-Лето — 2007», которая будет проводиться с декабря 2006 г. по июнь 2007 г. Для того чтобы кампания прошла эффективно, вам нужна информация об известности в Москве и 2-3 региональных центрах России торговых марок обуви «Моnаrch», «Каiser», «Gabor».

Для получения этой информации вы обращаетесь в компанию ОАО «Аналитик» (генеральный директор П.П. Розов) с просьбой провести для вашей фирмы данное исследование, а также просите сообщить, на каких финансовых условиях может быть проведена эта работа.

Дополнительные условия: 2-3 региональных центра России ком­пания «Аналитик» может выбрать самостоятельно.

Вашу фирму интересует информация о радиорекламе медика­ментов в апреле текущего года, в частности: название радиостан­ции, название передачи, дата выхода рекламы, продолжитель­ность рекламного сообщения, количество выходов по каждому рек­ламодателю или товарной марке.

Составьте гарантийное письмо в ЗАО «Видеогрупп» на имя гене­рального директора этой фирмы г-на Прохорова Р.Д. с просьбой подготовить указанную информацию. Составьте текст письма и оформите реквизит «Адресат».

Укажите ваши банковские реквизиты: расчетный счет № 46703519 в АКБ «ОНЭКСИМ», корр. счет 3161868 в РКЦ ГУ ЦБ РФ, МФО 44583001, код 83. ИНН/КПП 7710159493/775125223.

В банкомате ОАО «Автобанк» 18.05.2006 была задержана банко­вская карта № 0000 0000 0000 0000, выданная на имя Кириченко Н.А. — клиента АКБ «Пробизнесбанк». Задержание карты было произведено из-за того, что владелец карты трижды неправильно ввел ПИН-код. У Пробизнесбанка к Кириченко Н.А. претензий нет.

Составьте письмо-просьбу в претензионный отдел ОАО «Авто­банк» с просьбой о возврате карты клиенту, укажите в письме пас­портные данные Кириченко Нине Александровне (паспорт 45 00 № 123678, выдан ОВД «Академический» г. Москвы 12.08.2002). Офор­мите реквизит «Адресат».

ОАО «Строймеханизация № 15» занимается прокладкой закрытых оросительных сетей в сельской местности Нечерноземной зоны Российской Федерации. При прокладке закрытых оросительных сетей в соответствии с утвержденной проектной документацией используются толстостенные стальные напорные трубы, однако, из-за резкого снижения производства этих труб потребности стро­ительства в период с 2006 по 2008 гг. могут быть удовлетворены лишь на половину.

ОАО «Строймеханизация № 15» обращается в Департамент ме­лиорации и технического обеспечения Министерства сельского хо­зяйства Российской Федерации (Минсельхоз России), утвердив­шего проектную документацию, с просьбой о разрешении исполь­зовать при строительстве закрытых оросительных сетей вместо толстостенных стальных напорных труб тонкостенные стальные на­порные трубы.

Используя информацию предыдущего задания (задание № 12) составьте письмо-ответ от имени Минсельхоза России в адрес ОАО «Строймеханизация № 15» с разрешением использовать тон­костенные стальные напорные труба. Условие, которое выдвигает­ся министерством: на тонкостенные стальные напорные трубы должно наноситься внутреннее и внешнее антикоррозийное пок­рытие.

Используя информацию задания № 12 составьте письмо-отказ от имени Минсельхоза России в адрес ОАО «Строймеханизация № 15», в котором сообщите о невозможности использовать тонкос­тенные стальные напорные трубы при строительстве закрытых оросительных сетей.

Причина отказа заключается в том, что применение тонкостенных стальных напорных труб приведет к сокращению срока эксплуата­ции оросительных сетей.

Используя информацию задания № 12 составьте письмо-отказ от имени Минсельхоза России в адрес ОАО «Строймеханизация № 15», в котором сообщите о невозможности использовать тонкос­тенные стальные напорные труба при строительстве закрытых оро­сительных сетей.

Причина отказа заключается в том, что применение тонкостенных стальных напорных труб приведет к сокращению срока эксплуата­ции оросительных сетей.

Проектная организация «Моспроект-2» ведет разработку Гене­ральной схемы застройки Фабричного района г. Костромы. Для подготовки раздела 6 «Охрана окружающей среды» необходимы данные о фоновых концентрациях вредных веществ в названном районе.

Приведенное ниже письмо, автором которого является Московс­кий государственный университет управления и информации, сос­тавлено неправильно, отредактируйте это письмо, улучшите его композиционную структуру, исключите ненужную информацию. Обратите внимание на реквизит «Адресат».

судебного участка № 76

Ваша судебная повестка по гражданскому делу по иску Никити­ной О.Н. внимательно рассмотрена.

Московский государственный университет управления и инфор­мации (МГУУИ) в мае 2003 г. вышел из состава учредителей Моско­вского международного института бизнеса и информационных тех­нологий (ММИБиИТ).

Исходя из вышеизложенного, ректор МГУУИ не уполномочен рас­сматривать вопросы, связанные с деятельностью ММИБиИТ и его филиалов.

Полагаю, что Ваше обращение в адрес МГУУИ направлено не по назначению.

В федеральный орган исполнительной власти (в тексте название условное), осуществляющий политику в области тарифов и цен, поступило письмо-просьба Ассоциации кооператоров Российской Федерации, на которое был дан приведенный ниже ответ. Отредак­тируйте текст этого письма и составьте заголовок к тексту.

Федеральное агентство по политике цен, рассмотрев Ваше пред­ложение об отнесении Ассоциации кооператоров к группе сельско­хозяйственных потребителей, считает, что расширение круга льгот­ных потребителей электроэнергии приведет к снижению рента­бельности энергетических предприятий или к необходимости до­полнительного повышения тарифов для других групп потребителей.

В связи с этим комитет не может согласиться с вашим предложе­нием.

Комитет сообщает также, что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельско­хозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью.

Отдел образования города Самары получил согласие АКБ «Пром­банк», подтвержденное гарантийным письмом от 12.12.2005 № 233/01-12, на оказание благотворительной помощи детям-сиро­там. Учитывая эту информацию, отредактируйте приведенное ни­же письмо.

Отдел образования города Самары просит оплатить выступление эксцентрик-театра «Комиксы» для детей-сирот в дни школьных ка­никул с 02.01.2006 по 12.01.2006 в детских домах № 2, 3, 4, 5 г. Са­мары, Счет театра прилагается.

Автором приведенного ниже письма является ОАО «Территори­альная генерирующая компания № 2» (письмо подписано гене­ральным директором компании). Письмо направлено в филиал компании на имя директора филиала. Отредактируйте текст пись­ма. Обратите внимание на то, что ситуация требует изложения от 1 -го лица единственного числа.

6 июля 2005 г. на селекторном совещании о ходе работы по зак­лючению договоров на поставку электрической и тепловой энергии с потребителями, финансируемыми из федерального бюджета, проводимом РАО «ЕЭС России» еженедельно по четвергам, не при­нимал участие представитель филиала. Прошу представить объяс­нения по данному факту, наказать виновных и принять меры по не­допущению подобных ситуаций в будущем.

Источник: poisk-ru.ru

Образец коммерческого предложения о сотрудничестве

Что делает коммерческое предложение о сотрудничестве успешным? В любой из сфер бизнеса важно нравиться контрагентам, привлекать их внимание к собственной продукции и завязывать долгосрочные контакты. Первым инструментом сотрудничества часто выступает коммерческое предложение. Рассказываем, как подготовить хороший текст и создать привлекательное письмо для будущих партнёров.

Коммерческое предложение: главная цель и что из неё следует

Мы рассмотрим разнообразные примеры писем с предложениями о сотрудничестве, но главное — выделим основные признаки успешного письма и типичные ошибки, заставляющие любого контрагента закрыть послание не читая.

Главная задача любого коммерческого предложения — заинтересовать потенциального контрагента в сотрудничестве с вами.

Как отправляют коммерческие предложения

В настоящее время существует два основных варианта направления коммерческого предложения: в бумажном виде и в электронном (по электронной почте, в социальных сетях или мессенджерах). Разумеется, у каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Но правила составления будут во многом схожи, с той разницей, что электронное письмо открывает больше возможностей для использования медиа-файлов (изображений, видео и аудио).

Структура коммерческого предложения

Любой образец коммерческого предложения о сотрудничестве должен быть чётко структурирован:

• тема письма и приветствие (при необходимости);
• представление (в бумажном письме эту функцию выполняет фирменный бланк);
• суть предложения, описание перспектив сотрудничества, конкурентные преимущества;
• ссылка на приложение (при наличии);
• контактные данные (телефоны, адреса, страницы в социальных сетях).

Чёткая структура необходима для лёгкой ориентации читателя внутри текста. Потенциальный партнёр должен мгновенно увидеть суть предложения, его преимущества в виде конкретных аргументов и контактные данные отправителя.

Готовые примеры коммерческих писем о сотрудничестве

Рассмотрим на практике, как составить хорошее письмо о сотрудничестве, которое будет интересно потенциальному контрагенту. Прежде чем писать собственное предложение, изучите разнообразные варианты в интернете, а потом пишите свой.

Не стоит пользоваться чужими письмами, исправив в них только свои данные — это плохой тон. К тому же, есть вероятность, что ваш партнёр уже читал этот текст и ваша репутация будет сильно испорчена. Поэтому образцы ниже даются только в качестве примера, но не в качестве готового шаблона.

Образец 1: письмо потенциальному партнёру по бизнесу

Тема: сотрудничество в сфере грузоперевозок

Наша компания «Скорость» работает на рынке грузоперевозок с 2006 года. За это время мы совершили более 30 тысяч перевозок и не получили ни одной жалобы. Мы сотрудничаем с компаниями «Вагон-сервис», «Севернефть» и «Сталь».

Вашей компании «Стеклопром» мы готовы предложить безопасные и быстрые доставки грузов (в том числе бьющихся) по всей России по цене 25 рублей за километр, при расстоянии свыше 300 километров — 20 рублей. Все дополнительные детали сотрудничества предлагаем обсудить по телефону **-**-**. Благодарим за внимание и ждём вашего звонка!

Образец 2: предложение проведения презентации товаров

Тема: презентация современного программного обеспечения для бухгалтеров

Современный бухгалтер может использовать в своей работе удобные инновационные программы, упрощающие все операции в 2-3 раза. Наша компания «НПО» разрабатывает именно такое программное обеспечение и обслуживает его уже в нескольких компаниях.

У нас много продуктов, их полный список — во вложении. Но гораздо более разумным вариантом была бы красочная часовая презентация с демонстрацией функционала каждой программы. Мы готовы провести её для ваших сотрудников в любое удобное время. Позвоните нам по телефону **-**-** или ответьте на это письмо, и мы договоримся о дате презентации. Благодарим за внимание!

Отличительные признаки хорошего письма о сотрудничестве

Как правильно написать письмо с предложением о сотрудничестве? Составитель должен понимать, что это визитная карточка компании. Оно показывает, насколько организация продвинута, в курсе ли современных тенденций делового общения и заинтересована ли по-настоящему в совместной работе.

Всё это можно определить даже после поверхностного просмотра письма. Хорошими признаками являются:

1. Ясно сформулированная тема письма, без общих фраз и тем более без обмана.
2. Вежливое приветствие, указание на персональный характер обращения (имя руководителя, наименование компании.
3. Информативность. Содержание письма формулируется в виде 2-3 абзацев, полностью раскрывающий суть обращения. Предложения короткие, легко читаются вслух. При работе над текстом проверяйте и исключайте не только орфографические и пунктуационные ошибки, но и:
4. повторяющиеся мысли;
5. страдательные залоги;
6. многосоставные предложения (лучше разбить на несколько простых);
7. сравнительные обороты (если они не работают на раскрытие предложения).
8. Письмо занимает только 1 страницу (особенно это касается бумажных вариантов). Такой объём покажет, что компания ценит время своих потенциальных партнёров.
9. Бумажные предложения оформлены на фирменном бланке, напечатаны качественно и в цвете. Тусклая краска, полосы и пятна при печати недопустимы, так как показывают, что компания не способна даже наладить принтер и перспективы сотрудничества с ней туманны.
10. Вся дополнительная информация отправлена как приложение или вложения. В электронном варианте все файлы названы правильно (например, не «картинка 1», а «прейскурант цен на строительные материалы»). В тексте письма есть ссылка на дополнительные материалы.

Что недопустимо при составлении коммерческих предложений

В современной деловой переписке есть несколько правил, нарушение которых указывает на непродвинутость компании, нежелание следить за тенденциями и другие неприятные характеристики:

1. Ошибки и опечатки. Незнание языка намекает на низкий уровень образования составителя, а опечатки — на торопливость и невнимательность. Перед отправкой текст письма должны вдумчиво и неторопливо прочитать несколько человек.
2. Канцеляризмы, шаблонные фразы и избитые обороты. Читать такие предложения неинтересно.
3. Пафос и преувеличение. Фразы «мы лучшие в своём деле» и «у нас нет конкурентов» определённо заставляют усомниться в профессионализме автора. Лучше написать, почему вы являетесь выгодным партнёром: «мы поможем выбрать оптимальный товар, а потом доставим его в ваш офис».
4. Неуместный юмор, каламбуры, анекдоты больше подходят для частной переписки. Бесспорно, в отдельных случаях шутки украшают предложение, а кому-то из контрагентов даже могут понравиться. Но не всем, поэтому лучше оставить их для личного общения и помнить, что цель письма — установить контакт, а не насмешить.
5. Извинения за отнятое время. Направляя письмо о сотрудничестве, вы не отнимаете у контрагента время, а делаете ему выгодное предложение, которое интересно вам обоим.
6. Слишком много цифр. Замечательно, если свою позицию на рынке вы можете подтвердить числами, но не нужно вставлять в текст статистику роста с момента создания компании. Это лишнее и не работает на сотрудничество.

Как сформулировать конкурентное преимущество

Почему потенциальный партнёр должен выбрать сотрудничество именно с вашей компанией? Ответ на этот вопрос известен только вам и именно его нужно включить в текст. Избегайте шаблонных фраз про «хорошее качество за низкие деньги».

Лучше просто расскажите, почему сотрудничать с вами выгодно: «наши услуги грузоперевозок стоят 1000 рублей в час, и за эти деньги мы не только перевезём ваши товары в полной сохранности, но и погрузим их и даже занесём на любой этаж».

Пишите простым языком, будьте доброжелательны и акцентируйте внимание на самых сильных сторонах вашей организации. Не думайте, что простая манера изложения покажет вас глупее. Наоборот, чем лаконичнее вы выражаете мысли, тем выше ваш профессиональный уровень. Помните, что данное письмо будут читать живые люди, которые устали от одинаковых канцеляризмов и витиеватых формулировок.

Когда ждать ответа на предложение

Итак, вы составили и отправили заманчивое коммерческое предложение своему потенциальному партнёру. Когда ждать ответа? Есть несколько вариантов, но в среднем компании отвечают в течение 3-5 дней. Если письмо заинтересовало представителей организации, но решение о сотрудничестве требует времени на обдумывание, вам могут сообщить о предварительном согласии и договориться о следующем контакте.

Следует ли звонить и узнавать ответ самостоятельно? Если предложение было персональным, можно позвонить в компанию и уточнить, пришло ли ваше письмо и принято ли оно в работу через 2-3 дня после отправки. Если это была информационная рассылка, звонить не стоит (как, впрочем, и ждать персонального ответа).

Кто должен составлять коммерческое предложение

Другой немаловажный вопрос — кому доверить составление письма. Чаще всего такими текстами занимаются менеджеры по продажам. Если в вашей компании есть копирайтер или SMM-менеджер (ответственный за ведение социальных сетей), можно доверить работу и ему, так как такие специалисты, как правило, хорошо и убедительно пишут.

В любом случае работа над текстом должна быть коллективной: после составления текста автором рекомендуется его чтение и проверка другими сотрудниками компании. Полезно также использовать онлайн-сервисы (проверяется грамотность, содержательность, простота восприятия текста).

Заключение

Коммерческое предложение — это визитная карточка, которая формирует мнение о компании за 1-2 минуты. Поэтому к его составлению важно подходить ответственно, творчески и современно. Откиньте все стереотипы и простым языком расскажите, почему с вами выгодно сотрудничать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: biztolk.ru

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

• название (и сокращённое наименование);
• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

• «С уважением,» «Искренне ваш»;
• «С наилучшими пожеланиями»;
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
• «Всегда рады оказать вам услугу»;
• и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Источник: dezhur.com