Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Как оформить протокол совещания. Интервью Михаила Колмакова. ДНК Бизнеса
Уведомление
Порядок созыва и проведения заседаний содержится в уставе профсоюзной организации. Обычная очередность — один раз в год, по окончании отчетного периода.
При необходимости они созываются вне очереди. Если возникла потребность решения какого-либо вопроса, работников, являющихся членами профсоюза, не менее чем за 10 дней письменно уведомляют о предстоящем мероприятии. В уведомлении указываются дата, время и место проведения заседания, вопросы, подлежащие обсуждению.
г. Москва 13.11.2019
О проведение внеочередного профсоюзного собрания
Сообщаем, что 26 ноября 2020 г. в 14.00 в конференц-зале состоится внеочередное профсоюзное собрание. На повестке дня вопрос о заключении коллективного договора с работниками ООО «ПИОН».
Председатель собрания Камышников Камышников А.М.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Важная процедура
Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:
- Определение и подготовка повестки дня.
- Составление и подготовка необходимой документации.
- Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
- Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.
Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.
Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
• приобретение новой поточной линии;
• технологическая подготовка производства;
• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
• материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Протокол
Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.
Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).
Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.
Источник: detectzone.ru
12 лучших шаблонов протоколов встреч для профессионалов
Независимо от того, проводятся ли ваши деловые встречи в режиме онлайн или лично, отслеживание протоколов и заметок о заседаниях — это верный способ держать всех участников на одной странице с тем, что происходило и что происходит дальше. Для облегчения захвата этих минут собрания доступны удобные шаблоны для различных приложений. Вот 12 замечательных вариантов, с которых вы можете начать использовать протокол встреч (мама) для своих заметок.
Шаблоны протокола встречи для Microsoft Word
Сторонние шаблоны
Microsoft Word, вероятно, является одним из самых популярных приложений для минут собраний, и доступных вариантов шаблонов множество. Вот только несколько шаблонов, которые эффективны и полезны.
В Vertex42 этот базовый шаблон содержит только несколько разделов, которых достаточно для небольших собраний. Этот стиль хорошо подходит для встреч со статусом команды, личных встреч и неформальных встреч в последнюю минуту. Вы можете легко вставить короткую повестку дня, включить элементы действий, добавить участников и при необходимости написать другие заметки.
Для подробного шаблона протокола собрания эта опция также из Vertex42 позволяет добавлять информацию для более официальных собраний. Собираетесь ли вы вместе с вашим отделом, персоналом или комитетом, эти дополнительные детали вносят в документ больше формальности, чем базовый шаблон.
Вы можете указать имена тех, кто созвал собрание, хронометриста и заметки. Вы также можете добавить цель и тип встречи наряду с решениями, принятыми в ходе сессии.
Microsoft Word 2016
Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, вы можете воспользоваться шаблонами минут собрания в приложении. Выберите File> New, чтобы открыть раздел шаблона. В поле поиска введите слова « Протокол встречи», чтобы найти соответствующие результаты.
Этот подробный шаблон протокола встречи не только добавляет всплеск цвета в ваш документ, но и отформатирован в красивой аккуратной таблице. Вверху вы увидите раздел для добавления имен, как с подробным шаблоном из Vertex42.
Этот раздел также разбивает каждую тему повестки дня на отдельный раздел. Затем вы можете включить обсуждение, выводы, сроки, ответственного лица и действия для каждой темы в отдельности. Этот формат предлагает отличную организацию заметок для проектных встреч, где назначаются задачи и сроки имеют решающее значение.
Еще один привлекательный и полезный шаблон в Word 2016 попадает в категорию собраний PTA. Он включает в себя все необходимые разделы для отчетов директоров и комитетов, подробную информацию о бюджете и информацию о Правлении. Каждая область имеет четкое разделение для удобства чтения, и вы можете добавлять информацию в виде абзацев или маркеров.
Очевидно, созданный для собраний PTA, вы также можете использовать этот шаблон для деловых встреч, конференций или собраний добровольных комитетов, внеся всего несколько изменений в названия разделов.
Microsoft Word Online
Если вы предпочитаете использовать Microsoft Word Online, вы можете получить доступ к нескольким различным шаблонам минут собраний на веб-сайте Microsoft Office . Когда вы прибудете на сайт, просто выберите « Минуты» в разделе « Обзор по категории » слева.
Одним из вариантов является формальный шаблон, который включает в себя призыв к заказу, утверждение протоколов, отчеты и разделы перерывов. Внизу место для секретаря, чтобы подписать и датировать заметки. Этот тип шаблона с его формальными разделами подходит для комитетов, руководителей и заседаний совета директоров.
Еще один хороший вариант шаблона для Word Online имеет более простой формат с небольшим количеством цветов. С разделами для участников, обсуждения, объявлений и круглого стола, это универсальный формат протокола встречи. Вы можете легко использовать это для встреч области, команды или отдела.
Хотя вы можете редактировать и добавлять свои данные в эти шаблоны с помощью Word Online, вы также можете сохранять их и получать к ним доступ из Microsoft OneDrive для дополнительной гибкости.
Шаблоны протокола собраний для Microsoft OneNote
Microsoft OneNote — замечательный инструмент для записи протокола собрания в формате MOM. С помощью пяти встроенных шаблонов для деловых заметок вы можете выбрать базовый или формальный вид с соответствующими разделами.
Чтобы получить доступ к этим шаблонам в OneNote 2016, выберите « Вставить» в верхней части навигации и нажмите « Шаблоны страниц» . После этого вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть все из них, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.
Для более старых версий OneNote начните с открытия новой вкладки в своем блокноте. Затем вы увидите новую страницу с правой стороны, и когда вы нажмете стрелку, вы увидите раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать Шаблоны страниц .
Базовые шаблоны протоколов собраний идеально подходят для небольших командных встреч или даже встречи с вашим начальником. Два простых шаблона для OneNote имеют всего три раздела, в которые вы можете добавить повестку дня, участников и элементы действий.
Неофициальные, но подробные шаблоны протоколов собраний идеально подходят для встреч, которые проходят между небольшой командой и большой группой руководителей. Наряду с основной информацией, эти шаблоны включают разделы для объявлений, обсуждения, элементов предыдущих действий и подробностей следующей встречи.
Официальные шаблоны протоколов собраний обычно используются для встреч руководителей, членов совета директоров или официальных собраний с большим количеством вопросов для обсуждения. Этот шаблон OneNote включает в себя разделы, посвященные открытию и закрытию собрания, нерешенным вопросам, новым вопросам и утверждениям, а также основам.
Шаблоны протоколов встреч для Evernote
Если Evernote является вашим предпочтительным инструментом для создания заметок , несколько шаблонов минут собраний доступны на веб-сайте поддержки Evernote . Приятной особенностью этих шаблонов является то, что они включают в себя как повестку дня встречи, так и протокол встречи.
Чтобы сохранить и использовать шаблон, выберите « Просмотр в Evernote» в правом верхнем углу страницы предварительного просмотра шаблона. Вам нужно будет войти в Evernote, если вы еще этого не сделали. Далее вы увидите шаблон, попадающий прямо в заметку Evernote, которую вы можете использовать. Ознакомьтесь с инструкциями зеленого цвета и удалите их, чтобы использовать шаблон.
Первый шаблон представляет собой расширенную опцию минут встречи, которая включает пункты повестки дня и действия, каждый из которых находится в чистой структуре таблицы, а также флажки для завершенных элементов. Существует также небольшой раздел для заметок в свободной форме. Этот тип формата полезен для большинства небольших и средних собраний, которые считаются неформальными, например, для групповых или еженедельных обновлений.
Второй шаблон очень стандартен с тремя основными разделами для повестки дня, примечаний и пунктов действий. Этот вариант более полезен для чрезвычайно неформальных или быстрых личных встреч благодаря своей простой структуре.
Удобная вещь об использовании Evernote для ваших минут собраний состоит в том, что вы можете легко поделиться с посетителями, которым прямо через приложение Evernote. Кроме того, вы можете воспользоваться функциями прикрепления и напоминаний Evernote.
Шаблоны протоколов собраний для Документов Google
Если вы предпочитаете использовать Google Docs для своих деловых документов , шаблоны минут встречи легко доступны. Чтобы получить доступ к своим параметрам, войдите в свою учетную запись Google Docs и в верхней части под заголовком «Начать новый документ» выберите стрелку « Дополнительно», чтобы развернуть раздел. Затем прокрутите вниз до нижней части под надписью «Работа», и вы увидите несколько шаблонов заметок.
Три шаблона имеют неформальный внешний вид, поэтому вы можете использовать их для большинства встреч любого типа, от обычных до официальных. Имея необходимые разделы для повестки дня, участников, пунктов действий, заметок и деталей следующей встречи, эти варианты хорошо организованы. Единственная разница между тремя шаблонами — это шрифт и цветовая схема.
Приготовьтесь захватить эти протоколы
Независимо от того, используете ли вы Word , OneNote, Evernote или Google Docs для минут вашего собрания, у каждого есть привлекательные, организованные и полезные варианты шаблонов. И если ни один из доступных шаблонов не соответствует вашим потребностям, вы всегда можете импортировать сторонний шаблон и заставить его работать с вашим любимым инструментом для создания заметок. заметок.
Источник: gadgetshelp.com
Протокол совещания, стенограмма обсуждения. Пример, шаблон, образец. Структура. Составление. Составить, написать. Инструкция
Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.
Пример, образец протокола
Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 — 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.
Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна
Список участников
Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич
- Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
- Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом
Доклад начальника службы безопасности
В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.
Вопросов по выступлению задано не было.
Доклад начальника службы информационных технологий
Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты — для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес.
Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.
Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?
Ответ. Нет, вопрос не прорабатывался.
Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.
Ответ. Возражений нет.
Принятые решения
Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.
Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.
Голосование: За: 4, Против: 0, Воздержались: 0. Решение принято единогласно.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.
Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл.
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе .
Написание делового документа. Образец, шаблон, пример.
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал.
Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен.
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл.
В чем отличия делового формата текста и речи? Формальная лексика.
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе.
Объяснительная записка об опоздании на работу.
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю.
Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру.
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя.
Управленческие компетенции. Хороший, успешный руководитель, начальник.
Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаем.
Источник: hw4.ru
Протоколы заседаний Правления
1. 1. Заслушали обращение жителей участка 16 Сычеву Наталью, и Бушуеву Надежду 58 участок. Предлагают поставить кодовые замки на все калитки малого массива , так как вход и выход на поле открыты круглый год и зимой и летом.
Обсудили обращение Сычевой Н. и Бушуевой Н. и приняли решение: установить на малом массиве кодовые замки, а также заменить часть забора в конце двух улиц. Передать обслуживание всех ворот и калиток компании «Вороток ».
1.2. Поступило предложение от жителя участка 26,Войцеховского Валерия Михайловича, рассмотреть коммерческое предложение по межеванию участков на малом массиве.
Принято к сведению, решено дождаться мнение всех жителей малого массива по вопросу межевания, а затем уже участвовать в суде.
Голосование: «за» — 3», «против» — 0». Решение утверждено.
2. С докладом выступил председатель правления Трибшток С.В., о промежуточных результатах работы. Отчитался о проведении мероприятий по обрезке деревьев. Часть деревьев на малом и большом массивах обрезана. Остался не решен вопрос по обрезке на участках, которые граничат с СНТ« Сосны». До собственников доведены предложение председателя СНТ «Сосны».
Ждем решения.
Подготовлены и отправлены письма в адрес администрации Раменского ГО по вопросу газификации- включение ТСН «Рубеж» и д.Белозериха к первому этапу социальной газификации в 2022-23гг.
Подготовлено и отправлено письмо в адрес администрации Раменского ГО и в управление Росреестра МО по вопросу исправления ошибок при межевании участков на малом массиве и постановке на кадастровый учет зоны общего пользования(дороги между участками).
3. Поставлена задача до Нового года встретиться со всеми жителями, которые вышли из состава ТСН и не оплачивают членские и целевые взносы. Обсудить причины и пожелания собственников участков и выработать общие меры, направленные на улучшение жизни в ТСН.
Голосование: «за» — 3», «против» — 0». Решение утверждено.
ТСН «Рубеж» _____________________ Трибшток С.В.
23.07.21 г. д. Белозериха Сторожка -2 этаж
15.00-17.30 ТСН «Рубеж»
Присутствовали члены Правления:
Трибшток С.В.,Бойко Ю.Д., Масленникова М.А.
Повестка дня:
1. Ремонт дорог
2. Забор на большом массиве .
3. Видеонаблюдение.
4. Обрезка деревьев.
5. Освещение.
6.Приватизация не приватизированных участков.
12.06.21 г. д. Белозериха Сторожка -2 этаж
11.00-13.30 ТСН «Рубеж»
Присутствовали члены Правления: Трибшток С.В., (присутствовал дистанционно, онлайн конференция)
Источник: rubezh-tsn.ru