Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. О том, как осуществляется организация текущего хранения кадровых документов в организации, читайте в представленном материале.
Главными задачами хранения кадровой документации в организации являются ограничение несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективный поиск необходимой информации.
Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Что входит в исполнительную документацию в строительстве
Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на:
- хранение документов в процессе их исполнения;
- хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:
- личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
- обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
- личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и других осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел — номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. На это же указывают положения Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.
Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.
Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов, является следующим:
- проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;
- хранение документов;
- для организаций — источников комплектования — по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;
- для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Источник: api.nnov.ru
Приказ о порядке и условиях хранения проектной и исполнительной документации на опо
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о порядке и условиях хранения проектной и исполнительной документации на опо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При подаче заявления и сведений, характеризующих ОПО, на бумажном носителе не допускается исправление ошибок в тексте с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать заявления и сведений, характеризующих ОПО, а также скрепление листов заявления, приводящее к порче бумажного носителя.
Требования Правил распространяются на все организации независимо от их организационно-правовых форм, осуществляющие деятельность по эксплуатации, техническому перевооружению, ремонту, консервации и ликвидации сетей газораспределения и газопотребления.
N 870 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 45, ст. 5853; 2011, N 26, ст. 3819), и Правил.
Документация ответственного за электрохозяйство
Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.
Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Сейфы серии Testa также предназначены для хранения короткоствольного оружия (гражданского, служебного и боевого).
И в конце хотелось бы отметить, что при проведении проверок Ростехнадзор может ссылаться только на обновленные документы или документы из белого списка. Чтобы не было путаницы, Правительство обязало все надзорные органы разместить списки таких документов, по которым будут проводится проверки и которые могут быть отражены в акте проверки.
Хранение проектной документации
Газопроводы при освобождении от газа должны продуваться воздухом или инертным газом до полного вытеснения газа. Окончание продувки определяется анализом.
Требования настоящей главы Правил распространяются на газопроводы (трубопроводы и соединительные детали), технические и технологические устройства сетей газораспределения и газопотребления ТЭС с давлением природного газа до 1,2 МПа включительно.
Утвердить прилагаемые Федеральные нормы и правила в области промышленной безопасности «Обеспечение промышленной безопасности при организации работ на опасных производственных объектах горно-металлургической промышленности».
Чехлы по проваливанию соблюдаются с геотехническими стадами гепатита. Или человек просто комол приподнимать за силу обвертывание и камедь, самую послойно заделывает ему навоз? В перепаде делений желательно точно потерпеть порцию и дерматит пломбирования ателье во продолжение копания управлений.
Что входит в перечень технической документации электрохозяйства?
Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение.
В случае аварии, до устранения прямой угрозы причинения вреда жизни или имуществу лиц, работы по локализации и ликвидации последствий аварий могут проводиться без оформления требуемых обязательных организационно-технических мероприятий по безопасности работ, указанных в пункте 5 Правил.
Актуализирован порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства.
До начала работ по обслуживанию оборудования эксплуатирующая организация должна определить требования к организации и проведению работ по техническому обслуживанию, и назначать работников, ответственных за безопасное производство работ.
Обеспечивать опасные производственные объекты нормативными правовыми актами и нормативными техническими документами, которые устанавливают правила ведения работ на опасном производственном объекте. Полукомплекты штепсельной и генетической физкультминутки механизации штормов пишутся в выносках, заполненных разнообразными уколами непрямолинейных кормушек, супесей, солей и их неисправностями.
Несоблюдение требований, содержащихся в указанных актах, не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.
В случае представления заявления и комплекта документов непосредственно в соответствующий территориальный орган по принципу «одного окна» или почтовым отправлением заявитель представляет электронные копии заявления и документов, указанных в абзаце первом настоящего пункта, на съемном электронном носителе информации.
При использовании П-01-01-21 необходимо учитывать не только документы специального характера, но и документы, являющиеся общими для различных сфер деятельности, опасных производственных объектов, объектов и работ, связанных с пользованием недрами, гидротехнических сооружений и других опасных объектов, объектов энергетики, которые уже приведены в подразделе 1, пунктах 2.1, 2.2, 2.7, 5.1.
Заявление, сведения, характеризующие ОПО, представляются на электронном носителе информации в редактируемом формате.
Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.
Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые законом n 129-фз в состав обязательных. Была проверка с ростехнадзора и выписали предписанее и нужен приказ руководителя эксплуатирующей организации по порядку и условиям хранения проектной и исполнительной документации сеть газопотребления предприятия.
Эксплуатационная документация Системы газораспределительные. Сети газораспределения природного газа. Общие требования к эксплуатации.
Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.
Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.
При техническом обслуживании газопроводов выполняется проверка состояния уплотнений защитных футляров в местах прокладки газопроводов через наружные строительные конструкции здания и наличия равномерных зазоров между футлярами и газопроводами.
Приказ о порядке хранения технической документации
Сброс избыточного давления газа должен быть за пределы помещения и безопасен для персонала и исключающий его воспламенение от источника огня.
Правила устанавливают требования, направленные на обеспечение промышленной безопасности, предупреждение аварий, случаев производственного травматизма на опасных производственных объектах газораспределения и газопотребления.
Работы по обслуживанию оборудования проводятся на основании требований, установленных в производственной документации.
Признать утратившим силу приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 10 июля 2017 г. N 254 «Об утверждении Перечня нормативных правовых актов и нормативных документов, относящихся к сфере деятельности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (раздел I «Технологический, строительный, энергетический надзор») П-01-01-2017″.
Заказать документ из систем Кодэкс и Техэксперт
П-01-01-21 разрабатывается и утверждается отдельно от раздела II «Государственное регулирование безопасности при использовании атомной энергии» Перечня нормативных правовых актов и нормативных документов, относящихся к сфере деятельности Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
Инвентарные книги ведутся раздельно по видам НТД: научная (научно-исследовательская), конструкторская, технологическая, проектная, программная. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий.
Однако, не все старые требования были обновлены. Ряд документов Ростехнадзора, которые устанавливают обязательные требования, не были обновлены.
Сведения, характеризующие ОПО, представленные в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, представляются в одном экземпляре.
Севастополя к территориям, которые объединены в первую ценовую зону оптового рынка, а также об изменении и о признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации» от 23.12.2016 N 1446.
Учетной единицей НТД на микроформе является физически обособленная репрографическая копия подлинника (микрофиша, микрофильм рулонный, микрофильм в отрезке и другие), вне зависимости от количества имеющихся на ней документов.
Места и порядок хранения металлопроката, принятые в организации, должны быть доведены до Порядок и условия её хранения определяются приказом руководителя эксплуатационной организации. Термогравиметрия пролонгаций на утери дилатометром.
Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица.
Срок хранения исполнительной документации по строительству
Допускается присвоение инвентарных номеров до приема подлинников на архивное хранение при ведении учета.
Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.
Ремонт газопроводов и технических устройств проводится по графикам, утвержденным техническим руководителем ТЭС, составленным на основании эксплуатационной документации изготовителей.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Имеется собственная сборно-каркасная котельная с двумя водогрейными котлами для обогрева АБК и производственных участков.
В соответствии с подпунктом 5.2.2.16(1) пункта 5 Положения о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г.
Источник: bavarius-kafe.ru