Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме. В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров.
Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы: конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017); документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).
Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке, в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их.
СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.
Таблица сроков хранения Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице:
Вид регистра Период сохранности, лет Срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения)
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 5 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) Постоянно
План закупок, срок хранения планов-графиков Постоянно
Все журналы регистрации 5 Реестры контрактов Постоянно
Отчеты по контрактам Постоянно
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта 5 (после совершения процедуры)
Как установить сроки
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ. Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры). Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Формат сроки хранения
Источник: 44fzrf.ru
Пресс-центр
Постановлением Правительства РФ от 10.02.2022 № 146 утверждено Положение о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в том числе до 1 января 2017 г. кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов).
Все хранящиеся в делах заявления и иные документы в форме документов на бумажном носителе подлежат переводу в форму электронных документов (электронных образов документов), подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица и имеющих ту же юридическую силу, что и документы на бумажном носителе, за исключением случаев, когда перевод документов на бумажном носителе в форму электронных документов (электронных образов документов) не допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
С даты перевода всех хранящихся в делах заявлений и иных документов в форме документов на бумажном носителе в форму электронных документов (электронных образов документов) дела перестают быть составной частью Единого государственного реестра недвижимости.
Закрытые дела (тома дел) подлежат хранению в течение 10 лет со дня их закрытия.
Помещенные в закрытые дела экземпляры — подлинники договоров и других сделок в отношении недвижимого имущества, совершенных в простой письменной форме в соответствии с законодательством, действовавшим на момент их совершения, зарегистрированные и (или) на основании которых были зарегистрированы права и (или) ограничения (обременения) прав, подлежат хранению в течение 75 лет со дня их закрытия.
Закрытые дела, в которые помещены только документы, на основании которых в осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав было отказано или осуществление государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав было прекращено в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственном кадастровом учете и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, подлежат хранению в течение 5 лет со дня принятия решения об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, о прекращении осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав.
Постановление Правительства РФ от 10.02.2022 № 146 вступает в силу 22.02.2022.
Министерство имущественных и земельных отношений Министерство имущественных и земельных отношений Без тегов
Об информационном содержании вы можете написать администратору сайта. При перепечатке и ретрансляции материалов ссылка на сайт mizo.tularegion.ru обязательна. Информация персонального характера о пользователях cайта хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных
Для улучшения работы сайта и его взаимодействия с пользователями мы используем файлы cookie и сервис Яндекс.Метрика. Продолжая работу с сайтом, Вы даете разрешение на использование cookie-файлов и согласие на обработку данных сервисом Яндекс.Метрика. Вы всегда можете отключить файлы cookie в настройках Вашего браузера.
Источник: mizo.tularegion.ru
Сроки хранения документации, связанной с пропуском транспортных средств на территорию предприятия (пропуска, заявки, журналы учета)
Сколько лет организация обязана хранить пропуска, заявки и журналы, то есть документы, связанные с въездом/выездом транспортных средств? Каким законом это предусмотрено?
Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» установлены нормативные сроки хранения следующих документов из перечисленных в вопросе:
— пропуска на вывоз товаров и материалов со складов, корешки к ним — 3 года ( п. 531 Перечня);
— документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт — 1 год ( п. 588 Перечня);
— книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт — 3 года (п. 589 Перечня);
— приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним — 1 год ( п. 590 Перечня);
— разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей — 1 год ( п. 591 Перечня).
Сроки хранения журналов въезда/выезда транспортных средств законодательством не установлены и могут быть определены внутренними документами организации.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право . Вы можете получить бесплатный доступ к системе ГАРАНТ.
Источник: garant-victori.ru