В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Исходно разрешительная документация для строительства
Функции ликвидационной комиссии
После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.
Зачем требуется исходно разрешительная документация? [ИРД #1]
Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Кто должен хранить документы ликвидируемой организации?
Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.
В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.
Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.
Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:
Экспертиза ценности документов
При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.
Обратите внимание. В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.
К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.
На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.
Оформление дел
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.
Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.
Составление описей дел
Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.
В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:
Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.
Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.
Сколько стоит хранение? Государственные органы и организации, в т.ч. унитарные, передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
Ликвидированные негосударственные организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору.
Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.
Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.
Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).
Источник: eos.ru
Срок хранения конструкторской документации на предприятии
Чертежи – особый вид документов. Чтобы они остались читаемыми, условия в архиве предприятия должны соответствовать всем требованиям по температуре, влажности, освещенности. Большинство разработчиков проектируют с помощью компьютерных программ, затем распечатывают проект. Какой будет через десятилетия сканированная копия листа из принтера, если у него, например, заканчивалась краска, предположить сложно.
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.
Внедрение и хранение конструкторской документации на производстве
Разработчик по техническому заданию Заказчика разрабатывает технические условия, конструкторскую документацию, дополнения в руководство технического обслуживания, руководство летной эксплуатации, руководство эксплуатации на модификацию, уточняет программы летных и наземных испытаний воздушных судов, испытаний авиадвигателей на моторно-испытательных станциях и утверждает их в Авиационной Администрации государства Эксплуатанта.
Согласование изменений документов с ПЗ 615 производится в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-90 и ОСТ1 00430-92, устанавливающих правила внесения изменений в конструкторские, технологические программные документы.
ГОСТ -2013 «Единая система конструкторской документации
На основании ГОСТ 2.501-2013 могут быть разработаны стандарты и другие локальные нормативные акты организации, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от имеющихся реалий.
Требования к хранению подлинников жестче, чем к хранению копий документов. Конструкторские документы следует систематизировать по классификационным характеристикам в порядке возрастания обозначений документов в пределах изделия или кода организации — разработчика. Технологические документы систематизируются по методам обработки и сборки изделий в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.
ГОСТ Р -2009 Система проектной документации для строительства (СПДС)
3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.
Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.
Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.
Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.
Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.
ГОСТ -68
5.1. Если копии конструкторских документов, получаемых от других организаций, содержат исходные данные для их применения при проектировании или производстве, то их должны, независимо от способа издания документов, учитывать и хранить в бюро Изменение правил и учёта и хранения конструкторской документации
1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
— конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
— для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
— преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;
— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
— взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
(п. 1.3 введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
────────────────────────────────────────┬─────────────────────────
Обозначение НТД, на который дана ссылка │ Номер пункта, подпункта
────────────────────────────────────────┼─────────────────────────
ГОСТ 2.102-68 │ 2.1
ГОСТ 3.1201-85 │ 2.9, 4.2
ГОСТ 13.1.002-2003 │ 2.1
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.051-2006 │ 2.1
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.301-68 │ 2.3
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов, выполненных в бумажной и электронной формах, (далее — документы), изделий всех отраслей промышленности.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
Особенности организации хранения технической документации в современной организации
Непростая задача определить сроки хранения технических документов. Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они варьируются по одному и тому же документу в зависимости от его автора. Так, в Перечне содержатся типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
Таким образом, мы рассмотрели отличия в организации хранения технических документов на бумажных носителях от управленческих документов. Это порядок создания, способы систематизации, сроки хранения и т. д. Однако существуют и общие правила к которым можно отнести требования к архивохранилищам (температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический, требования пожарной безопасности и т. д.), к организации выдачи документов из архива.
Срок хранения конструкторской документации на предприятии
Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.
Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.
ГОСТ -88
К пункту 2.2. К другим документам относится «Ведомость спецификаций» в соответствии с ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.
2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации .
Конструкторская документация (стр
Эти процедуры охватывают все виды документации, действующей на предприятии в системе управления качеством, в том числе конструкторскую, технологическую, ремонтную, производственно-контрольную документацию, нормативно-техническую документацию по стандартизации, включая документацию и данные, подлежащие учету и обработке с использованием персональных электронно-вычислительных машин.
При помощи конструкторской документации в технологических документах, как правило, обеспечивают взаимозаменяемость деталей и составных частей, и подбирают способы ремонта, которые позволяют в максимальной степени (с учетом экономической целесообразности, технических возможностей ремонтного предприятия и вида ремонта) восстанавливать размеры деталей и других составных частей изделия до первоначальных или до ремонтных, предусмотренных документацией предприятия изготовителя (альбомы сочленений и ремонтных допусков), а также обосновывать и при необходимости согласовывать предприятием-разработчиком способы ремонта и технические требования к отремонтированному изделию, параметры определяющие эксплуатационные характеристики изделия после ремонта
Учет, хранение и обращение конструкторских документов
Подлинником называется документ, выполненный на материале, позволяющем производить многократное воспроизведение копий и компактное хранение в архиве, воспроизведенный с оригинала со всеми подписями. Нормоконтролер сличает подлинник с оригиналом и ставит свою подпись. После сдачи подлинника в архив оригинал может быть Уничтожен. Обычно подлинник выполняют на кальке.
Оригиналы должны быть пригодны для микрофильмирования. В этом случае микрофильм становится подлинником.
Учет и хранение документов выполняет Отдел технической документации (ОТД) или Бюро технической документации(БТД) при этом все чертежи обязательно складываются на формат А4 с основной надписью наружу. Каждому д-ту присваивается инвентарный номер.
Учет и хранение конструкторской документации
Конструкторская документация, поступающая на завод, подлежит картотечному учету и хранению в архивах БУТД отдела главного технолога. Ознакомление ответственного персонала отдела главного технолога с поступающей конструкторской документацией и изменениями к ней осуществляют архивы отдела главного технолога под роспись в журнале учета поступления конструкторской документации.
Организацию учета и хранения действующей конструкторской документации, внесение поступающих изменений, выдачу учтенных экземпляров конструкторской документации пользователям архивы БУТД отдела главного технолога осуществляют в соответствии с требованиями «Инструкции о ведении технической документации в архивах отдела главного технолога» (Указание №9 от 16.10.98г. главного технолога).
Контроль конструкторской и технологической документации Государственной приемкой в объединениях и на предприятиях машиностроения и приборостроения
При подписании извещения одновременно представителем заказчика и представителем Государственной приемки последний подписывает извещение в графах 27, 28, 29 и 30. В графе 27 указывают: «Госпр.», а в графах 28 — 30 фамилию лица, контролирующего извещение, его подпись и дату.
2.6.1 . Своевременность рассылки копий извещений об изменении конструкторской документации предприятиям-смежникам и Государственной приемке на них контролируется в службе технической документации предприятия, рассылающего извещения об изменении Государственной приемкой.
ГОСТ -68Единая система конструкторской документации
При присвоении отдельному изделию самостоятельного индекса вместо индекса предприятия-разработчика подлинники хранят поформатно в пределах индекса изделия, а в пределах каждоро формата — в порядке возрастания обозначений.
2.16. Подлинники аннулированных и замененных по «Извещениям об изменениях» конструкторских документов хранят в бюро (группе) подлинников отдельно от действующих подлинников в соответствии с требованиями, установленными в п. 2.11.
Учет и хранение конструкторской документации
При необходимости можно часть графического изображения обвести тонкой замкнутой линией и перечеркнуть, а на свободном поле чертежа выполнить измененный участок изображения. Зачеркнутый и вновь изображенный участки должны быть обозначены одинаковыми римскими цифрами, над изображением должно быть написано «взамен зачеркнутого».
Обычно изменения каждого документа оформляют отдельным «Извещением». Допускается вносить изменения в несколько документов одним «Извещением», если изменения взаимосвязаны и имеют общий срок внесения изменений в документы и внедрения в производство. Пример оформления «Извещения» приведен на рис. 3.4.
Сроки хранения технической документации в организации
Организации также считают необходимым разработать рабочие инструкции, в которых даются детальные инструкции, как выполнить задание. Если имеется большое разнообразие работ, рабочие инструкции часто меняются. Если работа изменяется редко, то используется руководство с описанием работы.
Руководство по контролю качества также используется для оценки изделия и его компонентов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям проекта. Различные руководства по нормам обеспечивают информацией, извещающей о том, какие нужны нормы времени для наладки оборудования и каковы скорость, мощность, допуски и другие данные для каждой операции в процессе. Руководство с нормами можно найти не только в производстве, но и в других областях деятельности, таких, например, как хорошо организованный компьютерный центр.
2. Признать недействующей на территории Российской Федерации часть II Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года.
Источник: firstjurist.ru
Каковы сроки хранения документов сертификации?
В соответствии с нормами ст. 2 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ “О техническом регулировании” (далее – Закон № 184-ФЗ) сертификация представляет собой форму подтверждения органом по сертификации соответствия объектов определенным требованиям.
Сертификация – это документальное удостоверение того, что продукция или иные объекты, процессы проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг соответствуют требованиям технических регламентов, документам по стандартизации или условиям договоров.
На основании норм ст. 20 Закона № 184-ФЗ такая сертификация осуществляется как в обязательном, так и в добровольном порядке.
В силу п. 3 ст. 20, п. 1 ст. 23 Закона № 184-ФЗ обязательное подтверждение соответствия проводится в случаях, установленных техническим регламентом, и исключительно на соответствие требованиям технического регламента, в двух формах:
– принятия декларации о соответствии;
– обязательной сертификации.
Единый перечень продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 № 982. Декларирование осуществляется в одном из следующих порядков:
– принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств;
– принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств, доказательств, полученных с участием третьей стороны (органа по сертификации и (или) аккредитованной испытательной лаборатории (центра)).
Декларация соответствия представляет собой документ, в котором изготовитель (продавец) удостоверяет, что поставляемая, продаваемая им продукция соответствует требованиям, предусмотренным для обязательной сертификации данной продукции или услуги. Форма такой декларации утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 № 54.
В свою очередь, единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 № 982.
При соответствии продукции требованиям технических регламентов орган по сертификации выдает заявителю сертификат соответствия, форма которого утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 № 53.
Кроме того, на основании норм ст. 21 Закона № 184-ФЗ изготовитель или продавец имеет право в добровольном порядке подтвердить соответствие продукции, даже если в отношении нее не предусмотрены обязательная сертификация и декларирование соответствия.
В отношении сроков хранения рассматриваемых сертификатов и деклараций соответствия сообщаем следующее.
В соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 № 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (далее – Перечень № 558) установлено, что:
– документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации хранятся после истечения срока действия сертификата – 10 лет у экспертно-проверочной комиссии, 3 года – у заявителя, протоколы и решения – постоянно (п. 110 Перечня № 558);
– сертификаты соответствия после истечения срока их действия – постоянно у экспертно-проверочной комиссии, 3 года – у заявителя (п. 111 Перечня № 558).
При этом основными документами, регламентирующими обеспечения сохранности сертификатов, являются профильные технические регламенты Таможенного союза и Российской Федерации, а также постановления Росстандарта об утверждении правил сертификации конкретных видов продукции.
Обязательный сертификат соответствия продукции должен храниться у заявителя вплоть до окончания срока его действия.
Данное требование распространяется в отношении сертификатов, выданных в российской системе технического регулирования (система ГОСТ Р, система национальных технических регламентов), а также в системе законодательства Таможенного союза. Копии сертификатов остаются на сохранение в органе по сертификации.
Следует отметить, что вопрос о хранении таких документов необходимо рассматривать применительно к каждой системе технического регулирования.
Иными словами, срок хранения указанных деклараций и сертификатов зависит от того, под действие каких нормативных документов попадает продукция, работы и услуги.
В соответствии с п. 7 Закона № 184-ФЗ декларация о соответствии и доказательственные материалы хранятся у заявителя в течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом.
Если говорить о законодательстве Таможенного союза, то требования к заявителю по хранению деклараций о соответствии закреплены в положениях технических регламентов Таможенного союза для каждой группы товаров. Такой срок составляет, как правило, 10 лет после окончания срока действия декларации.
При этом нормами Закона № 184-ФЗ специальные требования по срокам хранения сертификатов соответствия не установлены.
Нормами налогового законодательства установлены сроки хранения документов.
Так, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (смотрите также письмо Минфина России от 23.03.2016 № 03-02-08/16273).
Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (смотрите письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
Таким образом, в отношении рассматриваемых документов нормами налогового законодательства не предусмотрены специальные требования по срокам их хранения. Соответственно, в целях налогообложения при определении сроков хранения деклараций и сертификатов соответствия следует руководствоваться общеустановленным сроком в 4 года.
Арбитражная практика свидетельствует, что суды не рассматривают декларации и сертификаты соответствия в качестве документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности для целей бухгалтерского и налогового учета.
В постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. № 11АП-4447/13 суд пришел к выводу, что юридическая сила сертификатов и паспортов качества такова, что они являются доказательством качества товара только при условии соблюдения условий и сроков его хранения и перевозки. Налоговым кодексом не установлено, что данные документы являются документами, которые оформляют хозяйственные операции, и относятся к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Судом установлено, что в Обществе срок хранения сертификатов и паспортов качества на каждую партию поступивших нефтепродуктов регламентирован Приказом Общества, в котором срок определен – до полного расходования каждой партии, но не более 6 месяцев. Непредставление налоговому органу паспортов качества нефтепродуктов, уничтоженных Обществом ввиду истечения срока их хранения, не опровергает факт приобретения Обществом прямогонного бензина, соответствующего норме ст. 181 НК РФ, и не подтверждает приобретение Обществом ни нефти товарной, ни нефтяного сырья, ни прямогонного бензина с температурой кипения выше 215 градусов С.
В постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 5 июня 2012 г. № 07АП-3492/12 суд указал, что положения статьей 172, 252 Налогового кодекса РФ не содержат требования о необходимости подтверждения правомерности расчета налога на прибыль и налога на добавленную стоимость сертификатами качества угля, то есть указанные документы не являются первичными бухгалтерским документами, которые могут служить обоснованием для получения заявителем соответствующей налоговой выгоды.
Ответ подготовил: Галимарданова Юлия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Источник: www.garantexpress.ru
Сроки хранения электронных архивов документов: порядок, регламенты для документации, хранящейся электронно
Сроки хранения документов в электронном виде — актуальная тема для предприятий. Сегодняшняя реальность не оставляет выбора: компании постепенно отказываются от бумажного делопроизводства, отдавая предпочтение цифровому. Виртуальная документация в несколько раз ускоряет рабочие процессы — их легче создавать, оформлять и отправлять. Однако данный переход предполагает создание хранилища, требующее тщательного оформления и защиты, иначе есть риск потерять всю важную информацию. Тем более цифровой формат также предусматривает определенный свод правил, обязательный к исполнению.
Организация архивного хранения электронных документов
Внедрение ЭДО доказало на практике свою целесообразность. Его формирование экономит время сотрудников, позволяет сохранить документацию в надлежащем состоянии и быстро получить их из хранилища. Бумажные архивы, состоящие из бесчисленных папок уходят в прошлый век. ЭДО постепенно растет, а нормативная база при этом устаревает. Владельцам компаний приходится руководствоваться Правилами, установленными Приказом Минкультуры РФ в 2015 году.
Основные принципы сохранности информации
Хранение бухгалтерских документов в электронном виде в организации — один из процессов делопроизводства. Он строится на тех же основополагающих принципах, что и бумажный оборот дел. Задача компании заключается в обеспечении сохранности данных, за которую отвечает IT-специалист. В случае проверки контролирующими органами, предприятие должно подтвердить подлинность и юридическую значимость представленной информации.
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Способы сохранить документацию
На сегодняшний день существует много возможностей сохранить документальные сведения в цифровом виде. Руководитель часто стоит перед выбором, какой вариант внедрить. Рассмотрим четыре из них:
- Локальный архив. На персональном компьютере создается папка, к которой имеют доступ определенные сотрудники организации. У них есть полномочия вложить новые файлы, однако не могут удалить имеющиеся. Право удаления принадлежит модератору, который осуществляет контроль за соблюдением определенных правил. Каждого работника следует обучить, как правильно осуществляется цифровой документооборот, хранение документов в электронной форме. Иначе не будет должного порядка. Обучение правилам требует времени и усилий. Безопасность архивной папки находится под сомнением. Компьютер может выйти из строя, а нерадивые работники скопировать, изменить либо уничтожить важный файл.
- Сохранение данных на внешних устройствах. Для этого используют флешки либо диски. Однако есть явный риск потерять или повредить носитель, с которым исчезнет вся сохраненная документация. К тому же взломать флешку сегодня не составляет особого труда умельцам. При этом нельзя записывать всю информацию на одну флешку. Условно, один том бумажного дела — одно устройство. Законодательством установлено, что 1 раз в 5 лет следует проверять их состояние, воспроизводимость.
- Облако. Третий вариант в обязательном порядке предусматривает стабильное интернет-соединение. Зато не потребуется вкладывать деньги в покупку специального программного обеспечения. Документ, хранящийся в электронном виде в архиве, должен быть в закрытом доступе — этот способ хранения подразумевает контроль оператора ЭДО. Чтобы войти в хранилище, нужно знать пароль. Облако обеспечит необходимый уровень защиты и позволит настроить статус для каждого сотрудника с определенными опциями при работе с архивной информацией.
- Отдельное ПО или система ЭДО — оптимальный вариант. Она позволяет структурировать файлы, быстро их найти, должным образом обеспечит их защищенность. Они находятся на внутренних серверах и доступ к ним может быть как ограничен, так и нет. При неограниченном использовании работнику разрешена только функция «чтение». Запись осуществляется непосредственно программой.
Очевидно, автоматизация необходима любой компании. Компания «Клеверенс» предлагает продукты, которые помогают автоматизировать рабочие процессы во всех направлениях. Внедрение современных инструментов позволит забыть предприятиям о ручных операциях и ускорит работу по всем фронтам, что приводит к увеличению прибыли.
Время сохранности документации в цифровом формате
Вопрос архивирования весьма важен для организации, ведь сроки хранения электронных документов в информационных системах не предусмотрены на законодательном уровне и составляют:
- 10 лет — годовая финансовая отчетность, 5 лет — квартальная;
- 4 года — счета-фактуры, 5 лет — значения учетной политики;
- 75 лет — реестры доходов физ лиц; постоянно — передаточные акты, пояснительные записки.
Требования к архивированию
Чтобы нормализовать процесс архивации, стоит иметь представление, как хранить информацию.
Особенности сохранности в цифровом варианте
Основные правила, которые обязательны к применению:
Другими словами, исходя из перечисленного, правила хранения электронных документов не сильно отличаются от порядка, предусмотренного для архивации бумажных дел.
Опись архива
Такого рода сохранность подразумевает составление внутренних списков, в которых содержатся вся документация. Это своего рода акт приема-передачи или учет архивных сведений. По истечении периода архивации в ходе ежегодной экспертизы документ уничтожается. Опись обновляется, в ней содержатся только актуальная информация.
Заполняется список по аналогии со структурированием бумажных дел. Единственное отличие — указывается не количество страниц, а объем памяти.
Сроки хранения данных в организации
Предприятие берет на себя обязательство хранить документальные сведения должным образом в течение установленного периода. Также должен быть отработан алгоритм выдачи материалов из хранилища, их уничтожение.
Выдача документации из цифрового архива
Документооборот в реестре в обязательном порядке фиксируется. Если работник запросил файл по локальной сети, то информация заносится в журнал. Если сведения выдаются путем копирования, запрос отражается в бумажном журнале. Достоверность файла подтверждается программой. В журналах указывается сводка о сотруднике, запросившего материалы, его структурное подразделение в компании, учетный номер акта и дата выдачи.
Уничтожение архивных данных
Регламент хранения электронных документов включает и их уничтожение. Как оговаривалось ранее, документацию с истекшими сроками уничтожают. Осуществляется соответствующая проверка, в ходе которой и принимается решение. Расчет временного периода начинается с 1 января того года, когда закончилось делопроизводство. Просто так уничтожить материалы непозволительно, тем более система будет содержать информацию о всех действиях, совершаемых с ними.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
Архивирование в цифре: плюсы и минусы
На практике такая система структурирования уже много раз была введена в действие. Руководители и сотрудники компании на практике проверили все ее преимущества. Перечислим положительные стороны нововведения:
- Обеспечивает быстрый доступ к нужному файлу и его приложениям.
- Позволяет повысить контроль за делами.
- Упрощает обмен информацией с контролирующими органами.
- С внедрением экономит рабочее время и уменьшает затраты.
Может показаться, что цифровое хранение документов на предприятии потребует за использование электронных носителей и программного обеспечения дополнительных вложений. Этот аргумент считается главным минусом при выборе способа архивирования. Также необходимо позаботиться о надежной защите, чтобы уберечь информацию от утечек и системных сбоев. Но и традиционный способ сохранности требует финансирования: оплата помещения и заработной платы архивариусов, закупка оборудования и канцелярских принадлежностей.
Источник: www.cleverence.ru