Сроки проведения инвентаризации в строительстве

Перед составлением годовой отчетности, при выявлении фактов хищения или порчи имущества необходимо провести инвентаризацию. Как правильно это сделать, каким образом отразить ее результаты в бухучете, рассказывается в статье.

В каких случаях проведение инвентаризации обязательно

Провести инвентаризацию необходимо (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее – Положение № 34н):

• перед составлением годовой отчетности;
• при смене материально ответственного лица;
• при выбытии имущества (продажа, передача в аренду);
• в случае пожара или стихийного бедствия;
• при выявлении фактов порчи имущества;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления;
• при реорганизации и ликвидации компании;
• при преобразовании ГУП или МУП.

Приказ о проведении инвентаризации

Прежде всего, необходимо оформить приказ генерального директора компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач

• в произвольной форме;
• используя унифицированную форму № ИНВ-22.

В документе следует указать:

1. Дату составления и номер.

2. Состав комиссии (ФИО и должность председателя и членов).

3. Перечень проверяемых активов и обязательств.

4. Даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – Методические указания).

5. Причину инвентаризации (контрольная проверка, переоценка и так далее).

6. Дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.

Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за в ы полнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации определяет руководитель компании. Они могут быть конкретизированы в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний).

Сроки зависят от случая проведения проверки и особенностей деятельности компании.

При установлении сроков годовой инвентаризации необходимо учитывать, что (п. п. 1.5, 2.1 Методических указаний):

• при проведении годовой проверки можно не охватывать имущество, предыдущая опись которого была в IV квартале отчетного года;
• проверку основных средств можно осуществлять один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;
• в компаниях, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, сверку остатков товаров, сырья и материалов можно проводить в том периоде, в котором эти остатки минимальны.

Годовую опись имущества обычно осуществляют в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Завершить годовую проверку необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчетности.

Сроки проведения инвентаризации при реорганизации (ликвидации) организации устанавливают так, чтобы завершить ее до даты составления передаточного акта или промежуточного ликвидационного баланса (п. 1.5 Методических указаний).

Срок проверки в ряде случаев может быть продлен. Такая необходимость может возникнуть, например, когда количество имущества значительно, оно находится далеко и так далее.

Законодательство не содержит каких-либо ограничений на такое продление. Однако годовую инвентаризацию и проверку при реорганизации или ликвидации компании надо завершить к определенному сроку.

Срок продлевают приказом генерального директора компании.

Порядок проведения инвентаризации

Шаг 1. Формирование комиссии

Проводить проверку может постоянно действующая инвентаризационная комиссия или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний). Рабочие комиссии создают при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации в отношении всего имущества компании.

Приказом можно утвердить состав как одной, так и нескольких комиссий. При небольшом объеме работ отдельную комиссию можно не создавать, а провести опись силами ревизионной комиссии, если она есть в компании.

Состав определяет генеральный директор организации. В комиссию, как правило, включают:

• сотрудников администрации;
• специалистов бухгалтерской службы;
• работников службы внутреннего аудита;
• сотрудников технических, экономических, юридических подразделений – в зависимости от вида проверяемых активов.

Членами комиссии в случае необходимости могут быть и сторонние специалисты (например, независимые аудиторы, оценщики). Как правило, в инвентаризационную комиссию входит не менее трех человек.

Председателем может быть любой сотрудник компании за исключением материально ответственного лица. Обычно председателем комиссии назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.

Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, однако они обязаны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.8, 2.10 Методических указаний).

Шаг 2. Подготовка к проведению проверки

Если объектом инвентаризации выступают матценности или денежные средства, то до начала проверки комиссия должна получить от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний):

• приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств), которые еще не передавались в бухгалтерию. Их визирует председатель комиссии, делая надпись «до инвентаризации на «__» __________ 20__ г.»;
• расписки о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Также на этом этапе необходимо подготовить бланки инвентаризационных описей. Можно разработать их самостоятельно или использовать унифицированные бланки (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4).

Шаг 3. Проведение проверки

Инвентаризацию обязательно нужно проводить в присутствии материально ответственного лица (п. 2.8 Методических указаний). Если установлена коллективная материальная ответственность, следует обеспечить присутствие всех членов бригады.

Комиссия проверяет наличие, состояние и оценку имущества и обязательств компании (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 26 Положения № 34н). При инвентаризации имущества – фактическое наличие запасов, основных средств, наличных денежных средств и так далее. Делают это путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний).

Кроме того, комиссия проверяет наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и прочие) – путем сверки документов, подтверждающих права компании на эти активы, с данными учета (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний).

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате зарплаты, оценочных обязательств.

Правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности обосновывают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. п. 3.44, 3.48 Методических указаний).

Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации

Комиссия заносит в описи сведения о фактическом наличии проверяемых активов. В них же материально ответственные лица делают отметку о том, что проверка проведена в их присутствии (п. п. 2.5, 2.10 Методических указаний).

По имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учетных данных, составляют Сличительную ведомость (п. 4.1 Методических указаний).

По итогам проверки проводят заседание инвентаризационной комиссии. Протокол составляют в свободной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих) в документе фиксируют

• предложения по зачету излишков и недостач в результате пересортицы на основании объяснений материально ответственного лица о причинах возникновения такой пересортицы;
• причины, по которым недостачи не были отнесены на виновных сотрудников;
• данные об имуществе, подлежащем списанию или уценке, с указанием причин порчи и виновных лиц;
• выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
• суммы оценочных резервов (по сомнительным долгам, под снижение стоимости запасов и так далее) либо указание на то, что резерв не создается ввиду отсутствия признаков снижения стоимости актива (в протоколе по итогам годовой инвентаризации).

Протокол подписывают все члены комиссии.

В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» следует обобщить результаты проверки. Ведомость можно составить в произвольном виде. В документе необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п. 5.6 Методических указаний).

Допускается составление ведомости по итогам нескольких инвентаризаций, проведенных в течение отчетного периода. Можно детализировать ее вплоть до конкретных расхождений, указанных в сличительной ведомости.

Ведомость учета результатов, вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генеральному директору компании для принятия окончательного решения.

Окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения представленных документов фиксируют в приказе (п. 5.4 Методических указаний). В нем необходимо также прописать порядок устранения расхождений, выявленных в ходе проверки.

Бухгалтерский учет результатов проведения инвентаризации

Результаты инвентаризации нужно отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 5.5 Методических указаний). Годовая инвентаризация должна сформировать показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Результаты проверки следует учесть так:

• зачесть пересортицу по запасам, если выполняются условия для этого;
• списать недостачи;
• учесть излишки.

Зачет пересортицы

Условия проведения зачета недостач и излишков при пересортице (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации):

• излишки и недостачи выявлены за один и тот же период;
• излишки и недостачи возникли у одного и того же материально ответственного лица.

Если оба условия выполняются, можно зачесть излишки и недостачи ценностей одного наименования в тождественных количествах.

При проведении зачета недостач и излишков нужно сделать запись в аналитическом учете: по дебету счета учета ценностей, по которым обнаружен излишек, и кредиту счета учета ценностей, по которым обнаружена недостача.

В количественном выражении зачет следует сделать на меньшее из следующих значений:

• количество недостающих ценностей;
• количество ценностей в излишке.

Если при зачете стоимость недостающих ценностей оказалась ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, разницу включают в прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации»).

Если при зачете стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, эту разницу относят на прочие расходы (пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019, п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

До распределения суммы потерь между счетами можно предварительно учесть ее на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такое распределение нужно произвести до конца года, чтобы на счете 94 не осталось сумм, которые не соответствуют понятию актива.

Бухгалтерские записи могут быть следующими.

Зачет равнозначных излишков и недостачи:

Операция

Дебет

Кредит

Недостача ценностей одного сорта зачтена за счет излишков ценностей другого сорта

Стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:

Операция

Дебет

Кредит

Отражена сумма недостачи, выявленной в результате инвентаризации (с учетом зачета по пересортице)

Стоимость недостающих ценностей (с учетом зачета по пересортице) списана в прочие расходы

На дату получения письменного согласия виновного лица или решения суда о возмещении убытков от пересортицы признан прочий доход в сумме возмещения, подлежащего получению от виновного лица

Стоимость недостающих ценностей ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:

Операция

Дебет

Кредит

Отражено превышение стоимости зачтенных излишков над стоимостью зачтенных недостач

Списание недостачи

Суммы недостач, которые не являются следствием ошибок и не могут быть зачтены излишками по пересортице, учитывают в следующем порядке:

• недостачи в пределах норм естественной убыли отражают проводками по счетам учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции со счетом учета недостач и потерь от порчи ценностей (пп. «б» п. 28 Положения № 34н);
• недостачи сверх норм естественной убыли или в полной сумме при отсутствии установленных норм списывают в прочие расходы (п. п. 11, 13 ПБУ 10/99).

Сделать это надо в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 16 ПБУ 10/99).

Учет излишков

Выявление излишков зачастую свидетельствует об ошибке, заключающейся в неотражении или некорректном отражении фактов хозяйственной жизни.

Поэтому в первую очередь нужно проверить, не допущены ли ошибки в бухгалтерском учете – возможно, дважды было отражено в учете списание или своевременно не учтено поступление ценностей.

Если ошибка выявлена, то ее следует исправить обычном порядке – в зависимости от того, это ошибка текущего года или прошлых лет.

Если найти ошибку не удалось (например, истек срок хранения первичных документов за период, в котором предположительно была совершена ошибка), то рыночную стоимость найденных ценностей нужно включить в прочие доходы в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проведена инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 5.1 Методических указаний).

Учет результатов инвентаризации расчетов

По итогам инвентаризации расчетов необходимо:

• списать задолженность с истекшим сроком исковой давности;
• при необходимости создать резерв по сомнительным долгам или скорректировать его сумму;
• восстановить ранее списанную дебиторскую задолженность, учтенную на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», если срок исковой давности по ней начал течь заново или получена информация, что имущественное положение должника улучшилось;
• списать с забалансового счета 007 ранее списанную в убыток дебиторскую задолженность, если выполняются условия для этого.

Кто несет ответственность за правильность проведения инвентаризации

Ответственность за соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации, своевременность и правильность оформления документов по инвентаризации, в том числе за полноту и точность указания в инвентаризационной описи отличительных признаков и фактических остатков проверяемых материальных ценностей несет инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний)

Налоговая инспекция может оштрафовать компанию за недостоверность данных учета и отчетности, если установит расхождение учетных данных с фактическими (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП).

Источник: www.klerk.ru

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки

Когда организация обязана провести инвентаризацию

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность мероприятия, превращая его в формальность. Однако только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, cкорректировать учет и минимизировать налоговые риски.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Случаи, когда инвентаризация обязательна:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства необходимо проверять раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н ).

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить инвентаризацию. Для этого ему необходимо определить количество мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой инвентаризации (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что проверяют при инвентаризации

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств независимо от их местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• деньги, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
• активы и обязательства компании.

Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет, например, арендованные основные средства, товары, полученные на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку, и пр.

Каков порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы: «Необязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно » .

Основные этапы инвентаризации:

1. Предварительная подготовка:

• издать приказ о проведении инвентаризации;
• сформировать инвентаризационную комиссию;
• определить сроки проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• получить расписки от материально ответственных лиц и т.д.;
• распечатать инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

1. Проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
2. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
3. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе надо привести данные бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, выявить виновных в неправильном учете имущества и привлечь их к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

1. Инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
2. Записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Что делать, если выявлены излишки имущества

Зачастую при инвентаризации выявляются лишние материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершенные во время прежних контрольных и учетных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1. В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб. Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2. Организация в ходе проведения ежегодной инвентаризации выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Необходимо установить и причины возникновения излишков, и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если выявленные материалы или товары неликвидны или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости выявленных излишков материально-производственных запасов и прочего имущества признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и п. 6 ст.

274 НК РФ).

Какова ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но ФНС может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения.

Сделать это за предыдущие периоды непросто, но ничего невозможного нет.

Источник: school.kontur.ru

Пресс-центр

Инвентаризация (или переучет) – это фактический пересчет всех средств, которые числятся на балансе организации. Пересчету подвергаются все материальные и нематериальные ценности, включая сырьевую базу, канцелярию.

Провести ее правильно можно с первого раза при условии правильной подготовки.

Инвентаризация – это

Каждое предприятие на регулярных основаниях проводит переучет. Это нужно для соблюдения правильного учета складских запасов. От качества работы сотрудников, их обращения с имущественными ценностями компании зависят фактические показатели по остаткам.

• Основные средства (инвентаризация ОС);
• Финансовые вклады;
• Производственные запасы;
• Материальные активы;
• Нематериальные активы;
• Товары/продукция (инвентаризация ТМЦ);
• Прочие ценности, являющиеся материальными или нематериальными ценностями предприятия.

Для пересчета финансовых обязательств проводится подсчет кредитных и других договоров. Все товарные и денежные кредиты, займы, вложения также должны отражаться в ведомости.

Инвентаризация – это получение данных о фактических остатках и выявление несоответствия между фактическими данными и сведениями учетной документации. Процедура проводится с целью выявления фактических размеров, исчисления отклонений и расхождений план-фактных показателей.

Под объемом принято понимать совокупность того, что находится в собственности магазина или предприятия. Это то, что подлежит пересчету.

Изменения вносятся в управленческий и бухгалтерский учет. За каждой вещью установлено материально-ответственный сотрудник.

Бухгалтерия видит данные по:

• Приходу;
• Списаниям;
• Расходам.

Переучет должен проводиться с определенным интервалом (например, ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Регулярность и качество переучета позволяет вести достоверный учет по объемам продукции, сырьевой базы и другим ценностям.

Цели инвентаризации

Переучет позволяет решить ряд важных задач:

1. Определить фактическое количество ценностей организации путем выявления неучтенных позиций, недостачи, пересорта и т. д. Кроме того, в ходе переучета параллельно проводится проверка состояния товара.
2. Сопоставить реальные количества с данными учетных баз. Все несоответствия фиксируются документально, после чего привлекаются материально ответственные лица.
3. Выровнять данные в учетных документах для последующего корректного учета.
4. Контроль качества и полноценности системного учета. Речь идет о проверке документов, отражающих состояние товарно-материальных и прочих ценностей предприятия.
5. Мониторинг соблюдения дисциплины по использованию и хранению ОС.

Инвентаризация подразумевает проверку состояния запасов компании, корректности отражения данных в базе данных, а также контроль соблюдения правил хранения.

Преимущества инвентаризации для сотрудников

Как показывает практика, регулярный и фактический пересчет – лучший способ для своевременного выявления недобросовестных действий со стороны работников. Это могут быть как целенаправленные действия, так и ошибки, связанные с человеческим фактором, безответственностью.

Если переучет рассматривается как формальность, то пользы от него будет мало. Документы с данными, не соответствующими действительности, никому не нужны. Поэтому очень важно вносить в бланки и ведомости только реальные сведения.

Как правило, фиктивная документация является следствием:

• Повышенной загруженности сотрудников;
• Проведения недобросовестных действий и махинаций по отношению к ТМЦ.

Чтобы устранить первый фактор, нужно назначить работника, который будет заниматься исключительно переучетом. Например, можно на время освободить штатного сотрудника от выполнения непосредственных обязанностей либо привлечь аутсорсингового специалиста.

Такой подход позволит провести точные подсчеты и подвести итоги по остаткам. Не стоит пытаться загрузить персонал дополнительной работой, поскольку это может привести к ошибкам в расчетах, снижению качества выполнения основных обязанностей.

Чтобы исключить вероятность недобросовестных действий, нужно привлечь сторонних экспертов. Попытки провести инвентаризацию силами компании будут безрезультатными. Сотрудники будут просто вписывать те показатели, которые нужны им.

Типы инвентаризации

Тип переучета зависит от поставленных целей. Процедура может быть полной или частичной, плановой или внеплановой, охватывать конкретное подразделение или всю организацию.

В зависимости от назначения

Классифицируется с учетом ситуации:

. Проводится по календарному графику на основании предварительно подписанного приказа. К мероприятию готовятся заранее, персонал информируется заранее. График проведения утверждает руководитель в начале отчетного года;
• Внеплановая. Проводится с целью выявления фактов хищений, недостач. Назначается при замещении материально ответственных лиц для исключения непонятных ситуаций после назначения нового сотрудника. Также внеплановая инвентаризация проводится после техногенных и стихийных бедствий;
• Повторная. Приказ о ее проведении выписывается при наличии спорных моментов по результатам первичного переучета. А также если имеются подозрения по отношению к материально ответственным лицам, есть вопросы относительно качества выполняемой работы;
• Контрольная. Проводится непосредственно после плановой с целью проверки достоверности расчетов. На момент ее проведения помещения должны оставаться закрытыми.

Переучет может проводиться в одной либо нескольких вышеперечисленных формах. Такие процедуры могут назначаться как руководителем предприятия, так и начальством подразделения либо проверяющими инстанциями.

В зависимости от объема

. Ежегодно компания в обязательном порядке проводит ревизию всех своих ценностей. Это обязательная процедура, предшествующая составлению годового отчета по бухгалтерии. Проводится по активам фирмы, материалам, товарам и различным соглашениям с третьими лицами; . Проводится по подразделению, отделу, направлению. Например, пересчет кассы, складских запасов либо по определенному виду продукции. Может назначаться при смене материально ответственных лиц.

В зависимости от размера процедуры

При условии правильного проведения переучета удается получить правильный отчет, содержащий фактические данные. Такие документы позволят руководителям провести анализ текущего положения дел и внести правки по каждому подразделению либо по всему предприятию.

С учетом масштаба охвата выделяют следующие типы инвентаризации:

• Сплошная. Пересчитываются все ценности по всем ответвлениям, отделам. За каждым закрепляется инвентаризационная комиссия и проверяющие лица. Ведущие компании привлекают независимых ревизоров;
• Выборочная. Проверке подлежат отдельные ценности, которые находятся в области ответственности конкретного работника. Чаще всего проводятся в компаниях с большим ассортиментом товара или широким спектром услуг либо в фирме с филиалами.

С учетом условий проведения

Процедуру вправе утверждать и определять дату проведения может не только руководство предприятия. С учетом обязательности, переучет может быть:

• Обязательным (проводят согласно действующему законодательству);
• Инициативным (проводится по инициативе руководителя).

По способу проведения

Инвентаризация может быть:

• Натуральной. Сотрудники на самом деле идут и выполняют поставленные задачи, правильно все подсчитывают, оформляют. О регулярности и корректности проведения такого мероприятия может говорить то, что учетная информация совпадает с реальными результатами. В таком случае все направления компании будут функционировать эффективно;
• Документальной. Работники ищут продукцию и финансовые активы по документальным данным.

Закон об инвентаризации

Порядок и сроки переучета регулируются приказом Минфина и Федеральным законодательством о бухгалтерском учете.

Итак, ревизия должна проводиться в следующих случаях:

• Отчеты составлялись более года назад;
• По факту смены материально ответственного лица;
• Перед закрытием или реструктуризации организации;
• При выявлении признаков порчи имущества, хищения и других незаконных действий со стороны сотрудников;
• Перед продажей, сдачей в аренду, сменой собственника;
• При преобразовании;
• После техногенных и стихийных бедствий (пожары, потопы и т. д.).

За соблюдения законодательных требований отвечает директор предприятия и бухгалтер.

Порядок и сроки

Дата и порядок процедуры назначается руководителем компании. Если инвентаризация является инициативой контролирующих инстанций, то сроки проведения устанавливают они, о чем информируют проверяемых лиц.

Этапы

Переучет состоит из 4 этапов:

1. Подготовка. Составление документов, ведомостей для заполнения, утверждение комиссии, определение дат и сроков.
2. Пересчет. Работники или представители проверяющей компании проводят подсчеты, взвешивание для получения данных по реальному объему ТМЦ.
3. Сличительная процедура. Фактические результаты сравнивают с планом, утверждаются несоответствия, выявляются причины.
4. Завершение. К ответственности привлекаются виновные лица, обновляется база данных, оформляется соответствующая документация.

Что касается последнего этапа, перед наказанием виновных лиц проводится повторная проверка результатов.

Состав инвентаризационной комиссии

Как уже говорилось выше, мероприятие может проводиться штатными сотрудниками или аутсорсинговыми специалистами (услуга независимой инвентаризации). Контроль всей процедуры осуществляют члены инвентаризационной комиссии.

Должность не указывается в трудовой книге. Как правило, комиссия включает:

• Сотрудников организации;
• Представителя руководства;
• Работника бухгалтерского отдела;
• Начальника или мастера соответствующей службы (например, инженер, юрист, финансист и т. п.);
• Если переучет проводится в торговой точке, в комиссию включают представителя отдела экономической безопасности.

Перечень документов

Каждый этап должен проводиться в соответствии с установленными стандартами. Проводится заполнение актов, описей, ведомостей. Их наличие позволяет упростить последующий анализ ситуации.

Точный перечень бумаг определяется с учетом отрасли и имеющихся ценностей.

Список наиболее распространенных форм

• Опись ОС – ИНВ-1;
• Ярлык – ИНВ-2;
• Опись товарно-материальных ценностей – ИНВ-3;
• Акт об отгрузке товаров – ИНВ-4;
• Опись о ТМЦ, находящихся на ответственном хранении – ИНВ-5;
• Сличительная ведомость с результатами расчетов ТМЦ – ИНВ-19;
• Бланк, в который вносятся изменения – ИНВ-24 (итоговый документ);
• Ведомость для итоговой сверки – ИНВ-26.

Рекомендации Профсостав – как провести переучет быстро и точно

Сроки проведения зависят от:

• Площади объекта;
• Обширности ассортимента;
• Количества складских запасов.

Если эти моменты не принято во внимание, процедура может затянуться.

Чтобы избежать всевозможных проблем и ошибок, возьмите на заметку несколько простых рекомендаций:

1. Подготовьте команду к монотонной и рутинной работе, которая требует внимания.
2. Проведите инструктаж. Заранее и детально объясните правила использования техники для считывания штрихкодов и т. д.;
3. Напечатать описи.
4. Не предпринимать попыток скрыть признаки хищения.
5. Провести двойной пересчет, чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором. Лучше всего, если одну и ту же партию пересчитает несколько человек.
6. Внести результаты в документы, поместить в архив.

И помните, что у линейных сотрудников вашей организации очень низкая мотивация делать всё точно и быстро. Именно по-этому независимая инвентаризация как услуга набрала большую популярность среди организаций, которые хоть раз считали свои запасы самостоятельно.

Этапы успешного переучета

Пошаговый алгоритм выглядит так:

1. Выбор комиссии.
2. Составление и подписание приказа.
3. Подготовка необходимых инструментов.
4. Подсчет ТМЦ по зонам и материально ответственным лицам.
5. Сводка остатков, выявления фактических показателей.
6. Представление данных о недостачах, пересортице, излишках.
7. Подписание актов, опрос сотрудников.
8. Списание недостачи, заполнение ведомостей.

Как выровнять расхождения

Учетной политикой любой организации регламентируется порядок отражения недостающих и лишних объектов, выявленных при пересчете. Если это ИП, достаточно краткого описания всех пунктов.

Как правило, материальная ответственность за недостачу делится между виновными лицами. Но руководство вправе поступить по-другому:

• Все излишки отнести к результатам работы предприятия. Найти виновных, попросить объяснения. Разобраться в причинах появления излишков;
• Если размер недостачи не превышает установленных норм, их списывают на издержки. Для этого подписывается соответствующий приказ;
• Если недостающего товара больше нормы либо выявлены факты умеренной порчи имущества, нужно указать виновное лицо. Он должен объяснить причины. Если определить виновника невозможно, недостачу списывают в счет издержек.

Результаты вносятся в отчеты, затем подбиваются итоги по остаткам. Незначительные расхождения являются нормой для любого предприятия.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Независимая инвентаризация имущества в компании «ПрофСостав» — это выгодно. Заказав проведение аудита у нас, вы сможете спокойно продолжать производственный процесс, а, значит, не потеряете свои деньги из-за вынужденного простоя. Результаты инвентаризации будут доступны в максимально короткие сроки.

Источник: profsostav.ru

Инвентаризация: что это такое и для чего проводится проверка, определение и все тонкости процесса

Инвентаризация, что это такое простыми словами — это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

производимая и созданная продукция;

иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению — тоже учитывается и вносится в ведомость.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Продукты

Для «1С:Предприятия»

Для SAP R/3

Для Microsoft Dynamics

Инвентаризация — это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель — выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем — сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Продукты

Для микрокиосков

Для RFID

Для ТСД (терминалы сбора данных)

Остаток на начало периода + пришедшее количество — израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Основные законодательные документы

Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов, изданное 13 июня 1995 года. Номер документа №49.

Для чего проводится инвентаризация

Целей у этого мероприятия несколько:

Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также — в проверке состояния.

Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.

Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.

Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.

Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.

Инвентаризация — это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.

Оборудование

Как пересчеты приносят пользу сотрудникам и компании в целом

В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.

Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.

Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:

перегружены основной работой;

проводят махинации с вверенными ценностями.

Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.

Готовые решения для всех направлений

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Разновидности

Инвентаризация — это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.

По назначению

Делится в зависимости от событий:

Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.

Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.

Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.

Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие — провести до открытия помещений.

Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.

Продукты

Для «1С:Предприятия»

Для SAP R/3

Для Microsoft Dynamics

По объему

Инвентаризация — это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:

Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.

Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.

Продукты

Для микрокиосков

Для RFID

Для ТСД (терминалы сбора данных)

По степени охвата

Что означает инвентаризация, если она правильно проведена — верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.

В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:

Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.

Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.

Оборудование

По обязательности проведения

Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:

Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.

Инициативный. Организуется по решению директора.

По методу проведения

Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие — безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Учет может быть:

Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.

Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.

Закон об инвентаризации

Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:

прошел год, перед составлением отчетов;

изменилось материально ответственное лицо;

был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;

компания закрывается или реорганизовывается;

планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;

произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.

Продукты

Для «1С:Предприятия»

Для SAP R/3

Для Microsoft Dynamics

Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.

В каком порядке и когда проходит

Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.

Процедура

Инвентаризация проходит в 4 этапа:

Подготовительный — когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.

Счетный — сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.

Сличительный — сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.

Заключительный — виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.

Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.

Кто проводит

Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.

Продукты

Для микрокиосков

Для RFID

Для ТСД (терминалы сбора данных)

Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:

представители руководящих должностей;

начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;

в магазинах дополнительно — ведущий специалист отдела экономической безопасности.

В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.

Оборудование

Бумаги, составляемые в процессе

Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.

Таблица документов

Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе. Список форм, которые нужны чаще других:

Источник: www.cleverence.ru