Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».
коротко о составе, содержании и оформлении проектной документации
К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.
Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации – на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.
Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.
ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…
■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.
ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:
• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».
Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).
В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.
■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:
Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.
■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.
Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.
Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).
По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.
Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.
КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?
Сравним структуру старого и нового стандартов:
Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.
Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).
Основные положения этого раздела:
• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;
• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;
• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?
Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:
• часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;
• появились новые реквизиты;
• есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.
■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:
• код организации (реквизит 04):
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):
Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):
• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):
Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.
В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.
■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:
• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):
• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):
• отметка об электронной подписи (реквизит 23):
Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,
Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:
В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.
Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.
Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:
■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.
Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».
В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».
Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.
Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:
Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) – для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.
Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).
Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).
ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?
В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.
■ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Если документ адресован физическому лицу:
■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):
При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.
■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.
Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:
■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:
■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:
• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);
• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;
• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.
ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?
Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.
■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).
ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»
Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5[3] приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.
В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.
Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так:
Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так:
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ
В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.
[1]Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.
[2]В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Источник: www.profiz.ru
ГОСТ Р 51872-2002 Документация исполнительная геодезическая. Правила выполнения
1 РАЗРАБОТАН Центральным научно-исследовательским и проектно-экспериментальным институтом организации, механизации и технической помощи строительству (Ф.В. Андреева) с участием рабочей группы специалистов (Е.И. Гуревич, И.Б. Карасик, Д.И. Прокофьев, В.Д.
Фельдман, А.В. Цареградский)
ВНЕСЕН Управлением стандартизации, технического нормирования и сертификации Госстроя России
СОГЛАСОВАН с Федеральной службой геодезии и картографии России (письмо № 6-02-2632 от 5.09.01 г.)
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В действие постановлением Госстроя России от 21.11.01 г. № 120
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Общие положения
5.1 Инженерные сети внутри зданий и надземные сети
5.2 Подземные сети и сооружения
6 Контроль документации
7 Передача, приемка и хранение документации
Примерный перечень исполнительных схем по элементам, конструкциям и частям зданий и сооружений, благоустройству и геодезической разбивочной основе
Требования к содержанию исполнительного чертежа и продольного профиля подземной части
Форма, размеры и заполнение основной надписи документации на подземные сети
ГОСТ Р 51872-2002
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДОКУМЕНТАЦИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ГЕОДЕЗИЧЕСКАЯ
Правила выполнения
EXECUTIVE GEODETIC DOCUMENTATION IN CONSTRUCTION
Performance rules
Дата введения 2002-07-01
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает требования к составу, содержанию, оформлению, контролю, порядку приема и хранения геодезической исполнительной документации (далее — документации) на бумажном носителе, составляемой наряду с другой исполнительной документацией при строительстве, реконструкции, расширении, капитальном ремонте зданий и сооружений (далее — строительстве).
Положения настоящего стандарта подлежат применению государственными органами управления и надзора, организациями — держателями геодезических фондов, имеющих специальное строительное назначение, организациями и лицами — участниками строительства, а также выполняющими исполнительные и контрольные съемки в строительстве.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие государственные стандарты:
ГОСТ 2.307-68* ЕСКД. Нанесение размеров и предельных отклонений
ГОСТ 2.308-79* ЕСКД. Указание на чертежах допусков форм и расположения поверхностей
ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения буквенные
ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные надписи к проектной и рабочей документации
ГОСТ 21.113-88 СПДС. Обозначения характеристик точности
ГОСТ 21.204-93 СПДС. Условные графические обозначения и изображения элементов генеральных планов и сооружений транспорта
ГОСТ 21.508-93 СПДС. Правила выполнения рабочей документации генеральных планов предприятий, сооружений и жилищно-гражданских объектов
ГОСТ 21.601-79* СПДС. Водопровод и канализация. Рабочие чертежи
ГОСТ 21.602-79* Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха. Рабочие чертежи
ГОСТ 21.604-82 СПДС. Водоснабжение и канализация. Наружные сети. Рабочие чертежи
ГОСТ 21.605-82* СПДС. Сети тепловые (тепломеханическая часть). Рабочие чертежи
ГОСТ 21.607-82 СПДС. Электрическое освещение территории промышленных предприятий. Рабочие чертежи
ГОСТ 21.608-84 СПДС. Внутреннее электрическое освещение. Рабочие чертежи
ГОСТ 21.609-83 СПДС. Газоснабжение. Внутренние устройства. Рабочие чертежи
ГОСТ 21.610-85* СПДС. Газоснабжение. Наружные газопроводы. Рабочие чертежи
ГОСТ 21778-81 Система обеспечения точности геометрических параметров в строительстве. Основные положения
ГОСТ 23616-79* Система обеспечения точности геометрических параметров в строительстве. Контроль точности
3 Общие положения
3.1 Документация предназначена для регистрации значений линейных и угловых размеров, координат, расстояний, отметок, уклонов, сечений, диаметров, привязок и других геометрических параметров (далее — геометрических параметров) элементов, конструкций и частей зданий и сооружений, инженерных сетей, элементов благоустройства, знаков закрепления пунктов геодезической разбивочной основы (далее — элементов) с целью определения их соответствия проектной документации (далее — проекту) и требованиям нормативных документов, оценки качества строительной продукции, а также нанесения проложенных инженерных сетей на топографические планы.
3.2 Документация составляется по результатам исполнительной съемки.
3.3 Документация составляется на все виды подземных и надземных инженерных сетей, а также другие элементы, обязательность составления документации на которые установлена действующими нормативными документами, проектом, проектом производства работ, в том числе геодезических, инструкциями и правилами органов надзора, ведомств, территориальных инженерных служб и эксплуатирующих организаций.
3.4 В состав документации входят:
по инженерным сетям — исполнительные чертежи, профили, каталоги координат, схемы сварных стыков трубопроводов, полевые геодезические материалы исполнительной съемки;
по остальным элементам — исполнительные схемы и полевые геодезические материалы исполнительной съемки;
по объектам производственного назначения, кроме того, — исполнительные генпланы.
3.5 В документации подлежат отражению значения геометрических параметров, предусмотренных настоящим стандартом, а также других геометрических параметров, требования к точности которых установлены действующими нормативными документами и проектом.
Допускается в случае необходимости дополнительно отражать в документации сведения о фактически выполненных технических решениях, материале конструкций и другую техническую исполнительную информацию.
3.6 Геометрические параметры в документации характеризуются проектными (номинальными по ГОСТ 21778) и действительными значениями или их действительными отклонениями. Способ характеризации выбирается по указаниям действующих нормативных документов, проекта, а при отсутствии таких указаний — по усмотрению исполнителя.
4.1 Состав исполнительных схем по объекту строительства устанавливается на основании требований действующих нормативных документов, требований органов государственного надзора, технадзора заказчика, авторского надзора проектной организации с учетом рекомендаций приложения А.
4.2 На исполнительных схемах указываются разбиваемые в натуре оси, элементы, геометрические параметры, характеризующие их действительные размеры и положение в плане и по высоте.
4.3 Действительные размеры и положение элементов характеризуются следующими геометрическими параметрами: размерами элементов, координатами и отметками выбранных определяемых точек на элементах, расстояниями и углами между исходными и определяемыми точками.
Положение элементов конструкций в плане показывают размерами или отклонениями, которые доступны для наблюдения:
— действительными отклонениями осей элементов от разбиваемых в натуре координационных осей ( ГОСТ 21.101) или действительными расстояниями от граней элементов до этих осей;
— действительными расстояниями от граней элементов до разбиваемых в натуре параллелей осям (базовых осей по ГОСТ 2.308) с указанием привязочных размеров последних к координационным осям.
4.4 В случае необходимости на исполнительных схемах могут помещаться согласующая надпись или данные (название документа, дата, номер и др.) о согласовании сверхнормативных отклонений с проектной организацией.
4.5 В качестве основы для исполнительных схем допускается использовать рабочие чертежи, входящие в состав проектной документации.
4.6 Проектные значения параметров в случае необходимости показываются по ГОСТ 2.307, ГОСТ 21.508, ГОСТ 21.101. Действительные значения и действительные отклонения показываются согласно указаниям 4.6.1 — 4.6.6 настоящего стандарта.
4.6.1 Действительные значения линейных размеров (расстояний между осями, поверхностями и т.п.) показываются числовыми значениями, помещенными под размерной линией, над которой указан соответствующий проектный размер.
4.6.2 Проектные и действительные отметки показываются: для грунтовых и других поверхностей рельефа по ГОСТ 21.508, для прочих элементов — по ГОСТ 21.101. При этом перед числовым значением действительных отметок помещается буква «Д» в прямоугольной рамке. Направляющую линию соединяют с точкой поверхности, к которой относится отметка (рисунок 1).
а — конструкции на плане; б — грунтовой или другой поверхности рельефа на плане; в — любой поверхности на разрезе
Рисунок 1 — Обозначение действительной отметки поверхности
4.6.3 Действительные отклонения от проектных отметок показываются числовым значением в см для грунтовых и других поверхностей рельефа и в мм — для других элементов со знаком «плюс» в случае превышения или «минус» в случае занижения. Направляющую линию соединяют с точкой поверхности, к которой относится отклонение (рисунок 2).
а — сваи или колонны на плане; б — колонны на разрезе
Рисунок 2 — Примеры указания действительных отклонений поверхностей
Отклонения точек плит перекрытий и подобных поверхностей от их самых высоких точек показываются числовым значением в мм со знаком «минус» с направляющей линией.
4.6.4 Уклоны поверхностей и линейных элементов показываются по ГОСТ 21.101; крутизна откосов показывается по ГОСТ 21.508.
При этом перед действительными числовыми значениями помещается буква «Д» в прямоугольной рамке.
4.6.5 Действительные отклонения осей элементов от разбивочных осей на планах показываются стрелками, направленными в сторону отклонения, и расположенным рядом числовым значением отклонения. При этом перед действительными числовыми значениями отклонений помещается в прямоугольной рамке буква «В» для верхнего сечения или буква «Н» для нижнего сечения элемента (рисунок 3).
а — сваи; б — колонны
Рисунок 3 — Примеры указания действительных отклонений осей элементов от разбивочных осей на плане
Действительные расстояния от граней элемента до разбивочных осей показываются в соответствии с 4.6.1 (рисунок 4).
а — от граней монолитного ростверка до разбиваемой в натуре координационной оси; б — от грани стеновой панели до разбиваемой в натуре параллели оси
Рисунок 4 — Примеры указаний действительных расстояний на плане
4.6.6 Действительные отклонения поверхностей элементов от вертикальности показываются стрелками, направленными в сторону отклонения, и расположенными рядом условными обозначениями невертикальности по ГОСТ 21.113 и числовыми значениями отклонений (рисунок 5).
а — на плане; б — на разрезе
Рисунок 5 — Примеры указаний действительных отклонений поверхностей элементов от вертикальности
4.7 В исполнительных схемах применяются условные обозначения элементов конструкций и систем, установленные в стандартах СПДС, а также условные знаки Федеральной службы Роскартографии, не противоречащие 4.6.
4.9 В правом нижнем углу исполнительной схемы размещается основная надпись по ГОСТ 21.101.
4.10 Исполнительная схема подписывается исполнителем, ответственным производителем работ по объекту и руководителем строительной (монтажной) организации. В случае выполнения исполнительной съемки сторонней организацией схема подписывается также руководителем этой организации или уполномоченным им лицом.
4.11 Исполнительная схема геодезической разбивочной основы фиксирует действительные значения привязок и отметок знаков закрепления пунктов основы. Схема должна содержать:
— схему вынесенных в натуру точек, осей и установ ленных знаков закрепления с необходимыми привязками;
— сведения о способе закрепления точек и конструкции знаков.
4.12 Исполнительный генплан промышленного предприятия должен содержать совмещенную схему подземных и надземных коммуникаций в составе, устано вленном ГОСТ 21.508. На генплане дополнительно указываются действительные расстояния в свету между уложенными сетями.
5.1 Инженерные сети внутри зданий и надземные сети
5. 1.1 Исполнительные чертежи составляются на все виды надземных инженерных сетей.
Исполнительные чертежи сетей внутри зданий составляются в случае необходимости по требованию технадзора заказчика, авторского надзора проектной организации, территориальных инженерных служб и эксплуатирующих организаций.
При этом требования к составу и содержанию исполнительных чертежей не должны выходить за пределы, установленные стандартами СПДС ( ГОСТ 21.601, ГОСТ 21.602, ГОСТ 21.608, ГОСТ 21.609) для соответствующих инженерных сетей.
5.1.2 Исполнительные чертежи должны включать планы, схемы, разрезы, сечения и геометрические параметры сетей, указанные на рабочих чертежах.
5.1.3 При соответствии действительных размеров, отметок, уклонов, сечений (диаметров), привязок и других геометрических параметров номинальным значениям (с установленными предельными отклонениями) на исполнительных чертежах делается надпись: «Отклонений от проекта по геометрическим параметрам нет».
При наличии недопустимых отклонений помещаются согласующая надпись или данные (название документа, дата, номер и др.) об их согласовании с проектной организацией.
5.1.4 Допускается совмещение исполнительных чертежей различных сетей, если информация об одной сети не может быть отнесена к другой.
5.1.5 При большой протяженности и (или) сложном расположении сетей допускается их изображение с разрывами, обозначаемыми параллельными штриховыми линиями.
5.1.6 В качестве основы исполнительных чертежей, как правило, используются рабочие чертежи, входящие в состав проектной документации, а при невозможности этого исполнительные чертежи выполняются на отдельных листах.
5.1.7 Исполнительные чертежи на отдельных листах выполняются в виде планов и схем в масштабах, принятых для соответствующих рабочих чертежей. Для небольших зданий, когда соответствующие рабочие чертежи отсутствуют, допускается принимать масштаб 1:50.
5.1.8 Значения параметров наносятся в соответствии с 4.6.
5.1.9 В случае, когда масштабы исполнительных чертежей не позволяют с достаточной степенью детальности показать все размеры, от соблюдения которых зависят эксплуатационные характеристики сетей, следует применять буквенные обозначения по ГОСТ 2.321.
5.1.10 Исполнительные чертежи подписываются согласно указаниям 4.10.
5.2 Подземные сети и сооружения
5.2.1 В состав документации по подземным инженерным сетям включаются: исполнительные чертежи; продольные профили по оси сети (если они входят в состав проекта); схемы сварных стыков трубопроводов; каталоги координат выходов, углов поворота и створных точек сети (при ее аналитической привязке); полевые геодезические материалы исполнительной съемки.
В случае, когда определение местоположения сети по плану, использованному для разработки проекта, невозможно или затруднено, в состав документации включают ситуационный план масштаба 1:2000 или 1:5000 с нанесенной на нем сетью.
5.2.2 Исполнительный чертеж составляется на топографическом плане, использованном для разработки проекта и дополненном новыми зданиями и сооружениями, к твердым точкам которых выполнена привязка сети.
5.2.3 На исполнительный чертеж наносится вновь построенная сеть с указанием данных геодезических измерений и привязок, а также все существующие сети, вскрытые при строительстве.
5.2.4 На совмещенные прокладки может быть составлен общий исполнительный чертеж.
5.2.5 Содержание исполнительного чертежа должно отвечать требованиям приложения Б.
5.2.6 При перекладке сетей на исполнительном чертеже отмечаются участки старых сетей, изъятых из земли или оставленных в земле, с указанием места и способа их отключения.
5.2.7 Фактическое положение подземных сетей характеризуется следующими геометрическими параметрами: действительными координатами характерных определяемых точек на сетях, действительной глубиной заложения, действительными значениями отметок, расстояний, углов и превышений между исходными и определяемыми точками.
5.2.8 На исполнительных чертежах и продольных профилях показываются действительные значения геометрических параметров сетей. Номинальные значения могут показываться в случае необходимости.
5.2.9 Действительные значения геометрических параметров подземных сетей показываются на исполнительных чертежах по ГОСТ 21.604, ГОСТ 21.605, ГОСТ 21.607, ГОСТ 21.610, а параметров строительных конструкций и частей зданий — согласно указаниям 4.6 настоящего стандарта.
5.2.10 Плановое положение подземных сетей указывается на исполнительных чертежах линейными засечками или перпендикулярами, или полярными координатами элементов, устройств и характерных точек относительно пунктов геодезической опорной сети, точек съемочного обоснования, специально проложенных теодолитных ходов или твердых точек и створов существующих долговременных объектов. При этом на каждую определяемую точку должно быть не менее трех линейных засечек с углами между ними от 30 до 150°, а длина перпендикуляра не должна превышать 4 м.
5.2.11 Содержание продольного профиля должно отвечать требованиям приложения Б.
Горизонтальный и вертикальный масштабы профиля должны соответствовать масштабам профиля в составе проекта.
5.2.12 Схемы сварных стыков трубопроводов составляются для газопроводов, теплопроводов, сетей горячего водоснабжения, продуктопроводов опасных и вредных продуктов, а также, в случае необходимости, для других трубопроводов по требованию органов надзора, территориальных инженерных служб и эксплуатирующих организаций.
5.2.13 На схемах сварных стыков газопроводов и теплопроводов показывают расположение сварных стыков относительно углов поворота и других характерных элементов сети с указанием действительных расстояний между ними и персональных данных (Ф.И.О., номер) сварщиков, выполнивших работы.
5.2.14 Каталог координат точек сети составляется в системе координат, принятой при разработке проекта.
5.2.15 При соответствии действительных размеров, отметок, уклонов, сечений (диаметров), привязок и других геометрических параметров номинальным значениям (с установленными предельными отклонениями) на документах делается надпись: «Отклонений от проекта по геометрическим параметрам нет».
При наличии недопустимых отклонений помещаются согласующая надпись или данные (название документа, дата, номер и др.) об их согласовании с проектной организацией.
5.2.16 Исполнительные чертежи, продольные профили, схемы сварных стыков и каталоги координат изготавливаются на основе, обеспечивающей их длительное хранение.
5.2.17 В исполнительных чертежах, продольных профилях и каталогах координат применяются условные знаки Роскартографии или знаки, согласованные ею.
5.2.18 В правом нижнем углу исполнительного чертежа, продольного профиля, схемы и каталога координат размещается основная надпись (штамп) по форме приложения В.
5.2.19 Исполнительные чертежи, продольные профили, схемы сварных стыков и каталоги координат подписываются согласно указаниям 4.10.
5.2.20 С правой стороны исполнительного чертежа и продольного профиля проставляется штамп организации, эксплуатирующей изображенную сеть, заверенный подписью с указанием даты, свидетельствующий о том, что требования действующих технических условий данной организации учтены.
5.2.21 В состав полевых геодезических материалов исполнительной съемки входят схемы геодезических построений, журналы измерений, абрисы, ведомости вычислений и отметок.
Полевые геодезические материалы исполнительной съемки оформляются в соответствии с требованиями нормативных документов Роскартографии.
6 Контроль документации
6.1 Контроль документации заключается в проверке соответствия ее состава, полноты содержания и оформления требованиям настоящего стандарта, а также в проверке правильности отображения в документации результатов исполнительной съемки (действительных значений или отклонений).
6.2 Соответствие состава, полноты содержания и оформления документации требованиям настоящего стандарта определяется визуально путем просмотра материалов.
Правильность отображения в документации результатов исполнительной съемки проверяется по результатам контрольных измерений (контрольных съемок) и дополнительных вычислений.
В необходимых случаях для просмотра предъявляются полевые материалы исполнительной съемки.
6.3 Контроль документации является обязанностью заказчика объекта строительства, если иное не установлено решениями местных органов исполнительной власти или соглашениями между участниками инвестиционного процесса.
Контроль документации по подземным инженерным сетям выполняется организациями, уполномоченными местными органами исполнительной власти.
6.4 Контроль документации по элементам, конструкциям и частям зданий и сооружений, геодезической разбивочной основе, наземным и внутренним инженерным сетям, благоустройству выполняется с соблюдением следующих дополнительных положений.
6.4.1 Правильность отображения в документации действительных значений или отклонений геометрических параметров подлежит выборочному контролю. Объем выборок проверяемых значений и правила их образования назначаются по ГОСТ 23616.
6.4.2 Разность между значениями геометрических параметров, указанных в документации и полученных по результатам контрольных измерений, не должна превышать 0,2 предельной погрешности измерений, если иные значения не предусмотрены специальным расчетом.
6.5 Контроль документации по подземным инженерным сетям выполняется с соблюдением следующих дополнительных положений.
6.5.1 Правильность отображения в документации действительных значений или отклонений геометрических параметров подлежит сплошному контролю.
6.5.2 Проверка соответствия значений контролируемых геометрических параметров их отображению в документации выполняется по результатам контрольной геодезической съемки проложенной подземной сети.
6.5.3 Разность между значениями геометрических параметров, указанных в документации и полученных по результатам контрольных измерений, не должна превышать:
в плане — 0,5 м; по высоте — 0,3 м для самотечных трубопроводов и 0,1 м для остальных сетей.
Для сетей на территории производственных объектов заказчиком могут быть установлены более строгие требования к правильности отображения в документации результатов исполнительной съемки.
6.5.4 При соответствии данных контрольной съемки и данных, представленных на проверяемом документе, в правой части документа проверяющий делает надпись: «Исполнительный документ составлен правильно и соответствует действительному положению сети на местности. Отклонений от проекта нет» или «Исполнительный документ составлен правильно и соответствует действительному положению сети на местности. Имеются согласованные (не согласованные) отклонения от проекта».
Надпись оформляется штампом с указанием регистрационного номера, подписи и даты.
7 Передача, приемка и хранение документации
7.1 Оригиналы документации, кроме документации по подземным инженерным сетям, хранятся организацией — исполнителем работ вместе с полевыми материалами исполнительных съемок в соответствии с правилами архивного хранения.
Оригиналы исполнительных чертежей, продольных профилей и каталогов координат подземных сетей хранятся территориальными организациями — держателями геодезических фондов в соответствии с правилами Роскартографии.
Оригиналы схем сварных стыков трубопроводов подземных сетей хранятся эксплуатирующими организациями.
Полевые материалы исполнительных съемок подземных сетей хранятся организацией — исполнителем съемок или передаются ею организации — производителю строительно-монтажных работ.
7.2 Копии документации передаются эксплуатирующим, контролирующим, изыскательским и другим заинтересованным организациям в соответствии с положениями действующих законодательных актов, нормативных документов, инструкций и правил органов надзора, ведомств, территориальных инженерных служб и эксплуатирующих организаций.
7.3 Организация — исполнитель работ представ ляет организации -держателю геодезических ( фондов оригиналы исполнительных чертежей, продольных профилей и каталогов координат подземных сетей и копии с них в пяти экземплярах.
7.4 Организация — держатель геодезических фондов в срок до пяти дней принимает и регистрирует документацию, ставит на оригиналах и копиях штамп приемки, указывает регистрационный номер и дату приемки и возвращает копии организации — исполнителю работ.
7.5 При приемке и вводе в эксплуатацию законченных строительством объектов документация передается или предъявляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных документов. При этом документация на подземные инженерные сети передается или предъявляется в виде копий, имеющих штамп организации — держателя геодезических фондов о приемке документации.
Один экземпляр копии документации на подземные инженерные сети со штампом о приемке хранится у организации — исполнителя работ.
7.6 Оригиналы документации по подземным инженерным сетям подлежат хранению до перекладки или реконструкции этих сетей и составления новой документации.
Срок хранения полевых материалов исполнительных съемок подземных сетей установлен [1 ].
7.7 Хранение документации должно производиться в соответствии с действующими правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(рекомендуемое)
Примерный перечень исполнительных схем по элементам, конструкциям и частям зданий и сооружений, благоустройству и геодезической разбивочной основе
1. Исполнительная схема геодезической разбивочной основы на строительной площадке.
2. Исполнительная схема выноса в натуру (разбивки) основных осей здания (сооружения).
3. Исполнительная схема котлована.
4. Высотная исполнительная схема свай после их погружения (забивки).
5. Исполнительная схема свайного поля (после срубки свай).
6. Исполнительная схема ростверков.
7. Исполнительная схема фундаментов.
8. Исполнительная схема фундаментов под оборудование и их элементов (анкерных болтов, закладных деталей, технологических отверстий, колодцев и др.).
9. Поярусные исполнительные схемы колонн каркасных зданий.
10. Исполнительная схема крыши.
11. Исполнительная схема подкрановых балок и путей.
12. Высотная исполнительная схема площадок опирания панелей, перекрытий и покрытий здания.
13. Высотная исполнительная схема полов промышленного здания.
14. Исполнительная схема лифтовой шахты.
15. Поэтажные исполнительные схемы многоэтажных зданий.
16. Высотная исполнительная схема консолей колонн.
17. Исполнительная схема территории после выполнения работ по благоустройству.
18. Исполнительная схема земляного полотна транспортного сооружения (автомобильной или железной дороги, внутризаводской дороги, эстакады и других инженерных сооружений).
19. Исполнительные схемы резервуаров, градирен, мачт, дымовых труб и других инженерных сооружений.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(обязательное)
Требования к содержанию исполнительного чертежа
и продольного профиля подземной сети
Б.1 Требования к содержанию исполнительного чертежа
Б.1.1 На исполнительный чертеж должны быть нанесены геометрические параметры следующих характерных точек и линий проложенной инженерной сети, в том числе ее надземных участков, а также существующих сетей, вскрытых при строительстве:
центров колодцев, люков колодцев и камер;
точек поворота сети, главных точек кривых (начало, середина и конец) при плавных поворотах в плане, точек изломов и изгибов по высоте;
центров мест переходов из подземного положения в надземное;
точек пересечения оси основной сети с осью присоединения или отвода;
створных точек оси (верх прокладки) на прямых прокладках не реже, чем через 50 м (на незастроенных территориях при большом протяжении допускается наносить створные точки через 100 м);
точек пересечения осей вводов и выпусков с наружными гранями зданий (сооружений);
осей существующих сетей, пересекающихся или идущих параллельно проложенной, вскрытых при строительстве;
концевых, переломных и поворотных точек на футлярах (кожухах);
мест изменения диаметра и материала труб;
расположения отключающих устройств, расположенных вне камер и колодцев.
Б.1.2 По отдельным видам сетей на исполнительный чертеж, кроме точек, указанных в Б.1.1, должны быть нанесены геометрические параметры мест расположения следующих элементов и устройств и приведена дополнительная информация:
по водопроводам и трубопроводам специального технического назначения (продуктопроводам) — опор при надземной прокладке, пожарных гидрантов, задвижек, вантузов, аварийных выпусков, водоразборных колонок, упоров на углах поворота, заглушек, габариты колодцев и камер;
по канализации и водостоку — аварийных выпусков, оголовков выпусков водостока, дождеприемников, ливнеспусков, очистных сооружений на водостоках, упоров на углах поворота напорной канализации, габариты камер, зданий станций перекачки и насосных станций;
по подземным дренажам — тип дренажа, материал и поперечное сечение лотков и траншей для закрытых дрен, материал и поперечное сечение глухого коллектора;
по тепловым сетям — опор при надземной прокладке, компенсаторов, задвижек, неподвижных опор, габариты камер, надземных павильонов над камерами и зданий центральных тепловых пунктов, тип прокладки и канала, а также все данные сопутствующего дренажа, водоспусков из канала и всех инженерных сетей, находящихся в канале;
по газопроводам — коверов, регуляторов давления, задвижек, гидравлических затворов, контрольных трубок, конденсационных горшков, заглушек, габариты газораспределительных пунктов и станций;
по электрокабелям — линейных и тройниковых муфт, петель запаса кабеля, переводов, мест выходов на опоры и стены зданий, габариты распределительных пунктов, трансформаторов и тяговых подстанций;
по сооружениям электрозащиты от коррозии — контактных устройств, анодных заземлителей, электрозащитных установок, электрических перемычек, защитных заземлений и дренажных кабелей;
по телефонной канализа ции — общее количество каналов на каждом пролете, размеры нестандартных колод цев и камер, мест выходов на здания и телефонные распределительные шкафы.
Б.1.3 При отсутствии в составе исполнительной документации продольного профиля приводятся также отметки: обечайки смотрового люка и дна колодца; дна лотка самотечных и верха трубы напорных трубопроводов; верха труб, бронированного кабеля и пакета кабельной канализа ции на створных точках; поверхности земли (бровки траншеи) около колодцев и на створных точках.
Б.1.4 На исполнительном чертеже должны быть приведены данные о: назначении сети; количестве, материале и диаметре труб; количестве напряжений и марке кабелей; давлении газа.
Б.1.5 На исполнительном чертеже или прилагаемом к нему отдельном листе в масштабе, принятом в проекте, изображаются:
планы и разрезы колодцев или указывается их тип;
все характерные сечения коллекторов, каналов, футляров, блоков кабельной канализации, кабельных пакетов;
развертки кабельных колодцев;
другие детали сети и сооружений на ней с указанием необходимых линейных размеров, характеризующих построенное сооружение;
условные знаки изображенных на данном листе инженерных сетей.
На исполнительном чертеже проложенного водопровода или прилагаемом к нему отдельном листе, кроме того, изображается внемасштабная общая схема проложенной сети с указанием внешних габаритов сооружений, диаметров и материала труб, протяженности отдельных участков сети, упоров на углах поворота, задвижек, отключаемых участков существующих сетей.
Б.2 Требования к содержанию продольного профиля
Б.2.1 На продольный профиль должны быть нанесены: проложенная инженерная сеть, в том числе ее надземные участки; существующие подземные сети, вскрытые при строительстве; существующие подземные сети, расположенные ниже проложенной (наносятся по данным топографических планов, использованных для разработки проекта).
Б.2.2 На продольном профиле указываются: проектные и действительные отметки поверхности земли и элементов проложенной сети, указанные в Б.1.1 и Б.1.2; горизонтальные расстояния между точками нивелирования (пикетаж, нумерация); величины и направления уклонов; количество кабелей или труб; диаметры труб; характеристика конструкций дорожной одежды и ее основания, вскрытых при строительстве.
ПРИЛОЖЕНИЕ В
(обязательное)
Форма, размеры и заполнение основной надписи
документации на подземные сети
В поле 1 указывается наименование строительной организации, выполнившей прокладку сети.
В поле 2 указывается наименование организации-заказчика (застройщика).
В поле 3 указывается наименование проектной организации.
В поле 4 указывается номер, шифр и дата выпуска проекта.
В поле 5 указываются данные о согласовании проекта
В поле 6 указываются наименование исполнительного чертежа и подземной прокладки, адрес объекта и длина трассы.
В поле 7 указываются номер и дата выдачи разрешения на выполнение строительно-монтажных работ.
В поле 8 — 11 указываются должности, фамилии, подписи исполнителей и ответственных руководителей работ, даты подписания чертежа, а также, в случае необходимости, наименование сторонней организации, составившей исполнительный чертеж.
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
(информационное)
Библиография
[1 ] ГКИНП-17-003-87 Роскартография. Перечень топографо-геодезических, картографических, аэросъемочных материалов и материалов космической съемки с указанием сроков их хранения.
Источник: gosthelp.ru
Документооборот. Требования к оформлению документации
Утвержденный ГОСТ по делопроизводству и документообороту закрепляет правила оформления и движения документации. Рассказываем, обязателен ли он к применению в организациях, и какой ГОСТ актуален в 2022 году.
Документооборот: основные понятия
Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, требования к оформлению документов по делопроизводству играют важную роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- (населенный пункт).
Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.
Состав реквизитов приказа
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Как внести изменения в приказ и его приложения? Предлагаем разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объяснили, как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа. Все это в статье «Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним» журнала № 7′ 2017
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа
Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа
Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).
Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.
См. новость «Стандарт представления дат и времени» журнала № 8′ 2018
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
- словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.
Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:
- из порядкового номера документа,
- который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.
Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:
- по основной деятельности,
- административно-хозяйственным вопросам и
- личному составу.
Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).
Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.
Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).
Текст с заголовком
При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.
Правильно:
О разработке Правил организации делопроизводства
Неправильно:
О делопроизводственных делах и документах
- занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
- печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
- начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».
О повышении доступности бесплатной медицинской
помощи гражданам Российской Федерации
Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).
Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
от 31 января 2014 г. № 14-СТ
О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)
Нужно ли ставить точку после написания цифр при нумерации разделов, подразделов, пунктов, подпунктов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ответ в журнале № 7′ 2018
См. статью «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018
Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…
Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.
См. статью «Как составить текст приказа» журнала № 3′ 2018
Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.
Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).
Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2018.
2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2018.
Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
- слово «Приложение» и
- гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.
Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе
Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении
Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)
Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):
Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.
Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.
Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)
При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).
Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:
- прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
- пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.
Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)
Пример 16. Замечания к проекту документа
При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но он может объяснить свое несогласие:
Пример 17. Ситуация и пример визы согласования
Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:
Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)
3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).
Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.
Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).
Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.
Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД
Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.
Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.
В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Источник: delo-press.ru