Управленческий учет в строительстве excel

Модой последних лет для отечественных организаций и предпринимателей стало широкое применение регистров и данных управленческого учета. Информационное исследование рынка, проведенное по заказу Минфина несколько лет назад, показало, что 80 % опрошенных согласны с тем, что применение управленческого учета способствует увеличению прибыльности организации, т. е. потенциально может повысить рентабельность.

Что такое управленческий учет и для чего он нужен

На сегодняшний день не существует юридически зафиксированного понятия управленческого учета, в отличие от бухгалтерского учета, который всегда регулировался государством (советским, затем российским) еще с довоенных времен.

Многие отечественные руководители и менеджеры до сих пор считают, что управленческий учет применяется в обязательном порядке, но это не так. Видимо, это связано с непониманием того, что он не является учетом в узком смысле этого слова, а включает в себя контроль, управленческий анализ и планирование на их основе.

ТОП-5 причин внедрять управленческий учёт в Excel

Обособленное ведение управленческого учета возникло из-за потребности лиц, принимающих решения, в оперативной информации — чего обычный бухгалтерский учет не может обеспечить в силу своей цикличности, регистрации уже свершившихся фактов хозяйственной жизни и жесткого законодательного регулирования.

В отличие от бухгалтерского, управленческий учет (в том числе) использует данные экономического планирования и другую информацию, не подтвержденную первичными учетными документами. Поэтому он гораздо шире по своему охвату и позволяет прогнозировать будущее. Центром внимания бухгалтерского учета являются операции прошлых периодов и уже полученные финансовые результаты.

Зарубежный подход к управленческому учету связан с применением системы национальных или международных стандартов учета (например US GAAP или МФСО). Использование алгоритмов такой системы позволяет применить к данным показателей различных хозяйственных процессов (например показателей продаж, затрат и т. п.) определенные процедуры обработки (например расчет себестоимости, финрезультатов и т. п.), которые затем сводятся в управленческую отчетность. В результате формируется набор индексов, критически важных для оперативного управления предприятием.

Спецификой при этом является то, что такая информация предназначена в первую очередь для внутренних пользователей (руководителей, работников финансовых служб и т. д.). Внешним пользователям (собственникам, банкам, кредиторам) эта информация может быть недоступна.

Задачи управленческого учета и методы их решения

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием, что должно выражаться в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Управленческий учет для строительных организаций

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

• планирование (на основе метода бюджетирования);
• определение затрат и контроль (в т. ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
• принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

• формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
• контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
• ведение многосценарного планирования;
• осуществление план-фактного анализа.

Управленческая отчетность: что в нее входит

Факты хозяйственной жизни, регистрируемые в управленческом учете, независимо от специфики деятельности компании, можно разделить на три группы:

1. Движение денежных средств (денежные потоки).
2. Формирование финансового результата (доходы минус расходы).
3. Изменения в имуществе и обязательствах организации, не относящиеся к первым двум группам.

Предоставление результатов обработки этих данных осуществляется с помощью управленческой отчетности.

Если мы обсуждаем понятие управленческой отчетности в терминах РСБУ (российских стандартов бухгалтерского учета), то важнейшими ее формами будут:

• баланс;
• отчет о финансовых результатах;
• отчет о движении денежных средств.

Они отражают все аспекты деятельности организации, дают полную картину ее финансового состояния.

Иностранные компании, как было отмечено выше, предпочитают метод бюджетирования, т. к. бюджет является одним из основных экономических инструментов управления хозяйственной деятельностью. В зависимости от потребностей применения, такие бюджеты формируются в различных видах. В текущей практике наиболее распространенными стали:

• БДДС (бюджет движения денежных средств);
• БДР (бюджет доходов и расходов).

Для целей планирования они могут существовать как:

• фактические БДДС и БДР, составленные на основании данных бухгалтерского учета;
• прогнозные БДДС и БДР, составленные на ближайший период для корректировки плановых бюджетов;
• плановые БДДС и БДР, описывающие будущую хозяйственную деятельность.

Тот факт, что требования МСФО или GAAP сильно отличаются от РСБУ, почему-то не является важным для многих отечественных руководителей и управленцев. Видимо, именно по этой причине такое широкое распространение получили формы БДДС и БДР, содержащие алгоритмы расчета, противоречащие отечественным стандартам, в том числе по таким важнейшим показателям, как:

• EBIT (earnings before interest and taxes) — прибыль до вычета процентов и налогов;
• EBITDA (earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) — прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации основных средств и нематериальных активов.

Несмотря на то, что упомянутые показатели не установлены МСФО или национальными стандартами западных стран в качестве обязательных, тем не менее, они широко используются экономистами, кредиторами, акционерами, иными заинтересованными лицами для оценки финансового положения и стоимости компаний.

Кратко БДР можно охарактеризовать как способ регистрации операций, формирующих финансовый результат деятельности организации. В чем-то БДР схож с российской бухгалтерской формой «Отчет о финансовых результатах», но данные будут различаться, если его составитель придерживался системы национальных или международных стандартов учета, отличной от РСБУ.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы и другие структурные подразделения компании.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т. д.). В этом случае и расходы можно распределить по такому же признаку.

Предлагаемый пример БДР сформирован методом начисления, когда доходы и расходы организации совпадают с датой отгрузки товаров, оказания услуг. Зачастую его составляют, используя кассовый метод, когда доходы и расходы определяются в момент поступления или списания денежных средств. Такой подход искажает дальнейший расчет прибыли, а также не дает сопоставимых результатов для сравнения с аналогичными показателями конкурентов.

Источник ppt.ru

Как наладить эффективный управленческий учет в Excel?

Что нужно для постановки управленческого учета в компании? На подготовительном этапе важно наладить сбор данных по подразделениям, разработать универсальный алгоритм действий по их обработке и подобрать для этого подходящее программное обеспечение. Здесь на помощь финансовым специалистам приходят электронные таблицы Excel. Они обладают обширным набором функций и инструментов для сортировки, обработки, анализа данных. Давайте разберемся, как организовать грамотный управленческий учет в Excel и по возможности автоматизировать этот процесс.

Справятся ли с управленческим учетом таблицы Excel?

Управленческий учет ориентирован на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться менеджеры, руководители структурных подразделений, CFO, генеральный директор и т.д.

Управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:

• большая детализация
• другие методики учета
• применение особых счетов
• высокая регулярность составления

Приобретение или разработка специального программного обеспечения для ведения управленческого учета — удовольствие дорогостоящее и не всегда оправданное. Поэтому в небольших и средних компаниях активно используется программа Excel. Она не требует дополнительных финансовых затрат и имеет достаточный функционал для составления управленческой отчетности. С помощью математических, статистических, текстовых, логических функций и инструментов анализа данных специалисты могут рассчитывать и организовывать данные для отчетов. В одной из статей мы разобрали полезные приемы работы в Excel для бухгалтера, которые могут для этого пригодиться.

Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы

С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:

Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.

Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.

Рекомендации по подготовке управленческих отчетов в Excel

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления. Но существуют общие рекомендации, как быстрее и точнее создавать управленческие отчеты в Excel:

1. Разделяйте таблицы
   Каждой таблице необходимо присвоить отдельный лист и не пытаться в одной уместить все показатели. Это значительно облегчит поиск необходимой информации и читаемость данных, особенно, для детализированных отчетов.
2. Сортируйте данные по категориям
   Размещайте исходные данные для разных категорий продукции или услуг на отдельных листах, а на первом — сводную таблицу с итоговыми значениями. Такой формат представления информации будет наглядней и удобней для пользователей.
3. Используйте справочники
   Справочники единиц бизнеса значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек.
4. Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
   Не пренебрегайте аналитическими функциями — дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие. Они позволят выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
5. Создавайте листы корректировки
   Вносите исправления на специальные листы корректировки. Отчеты должны быть оформлены по единому стандарту без дополнительных исправлений от руки.
6. Создавайте проверочные ячейки
   При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
7. Пользуйтесь настройками защиты
   Контрольные листы отчетных форм должны быть защищены от изменений.

Важнейшими достоинствами программы Excel для ведения управленческого учета являются доступность, наличие необходимого набора функций для быстрой обработки массивов данных и возможность автоматизации однотипных операций. Грамотно налаженная система учета позволит при минимальных временных затратах в удобном формате регулярно вести аналитику по фактическому состоянию дел на предприятии.

Ведите управленческий учет с в режиме реального времени! Научитесь создавать панели индикаторов данных на курсе «ACPM: Бизнес-анализ данных в финансах»!

Источник finacademy.net

Шаблон таблицы управленческого учёта и инструкция

Полноценная модель учёта финансов проектных компаний. Простая таблица, где обычными формулами строятся отчёты на основе учётной информации.

Делимся моделью, в которой организован учет в helpexcel.pro. Мы создали таблицу на основе выдержки из нескольких успешных работ. Таблица подойдёт для компаний с проектной деятельностью.

Таблица состоит из двух основных элементов.

• Лист для ведения параметров проектов.
• Лист учёта финансов.

• Отчет о движении денег.
• Отчет по финансам проектов.
• Отчет о прибылях и убытках (расходы формируются кассовым методом).
• Отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Ссылка на таблицу в конце статьи. Рекомендуем прочесть до конца, чтобы не сделать ошибок при настройке и правильно понять суть.

На данном листе ведём проектный учёт. Это наименования проектов, статусы работы.

Ячейки фиолетового цвета записывает пользователь. Серые считаются формулами и выводят сводные данные.

При необходимости вы можете добавить нужные вам столбцы для ввода параметров проектов. На вычисления это не повлияет и ничего не сломается.

Лист предназначен для записи приходных и расходных операций. Он является источником информации для построения отчётов. Поля листа, необходимые для каждого из отчётов, будут описаны ниже.

Значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник».

Отчёт формируется на листе “Cash Flow”. В выпадающих списках над отчётом можно определить год и проект, в разрезе которого он выводится. Если поле для выбора проекта пустое, отчет строится по всем проектам и компании в целом.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

• Дата операции.
• Статья ДДС.
• Сумма.

Статьи отчета определяются выбором из выпадающего списка в форме отчёта. Предварительно должны быть введены статьи ДДС на лист справочника.

Поля «Дата начисления», «Проект», «Сотрудник/контрагент» заполняются при необходимости.

Лист “Cash Flow проектов” является производным от отчета о движении денег. Для каждого проекта выводятся сводные поступления и расходы.

На листе предусмотрено десять мини-форм. Одна форма — один проект. Проект выбирается в выпадающем списке левого верхнего угла формы отчета.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

Нужен для того, чтобы в динамике видеть суммы выплат по составляющим себестоимости услуг.

Наименования контрагентов и фамилии сотрудников в форме отчётов являются выпадающими списками в поле «Сотрудник/контрагент» листа «Учёт финансов».

То есть чтобы получить правильный справочник на листе учета финансов, нужно заполнить столбец В отчета по выплатам сотрудникам и контрагентам.

Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:

• Дата операции.
• Сотрудник/контрагент
• Сумма.

Он сделан по методологии, рассчитанной именно под наши процессы. Мы руководствовались принципом минимизации пользовательских действий. Отчет строится кассовым методом.

Мы выделяем несколько составляющих расчета прибыли, которые связаны со статьями ДДС в справочнике.

В заданный период отчета информация попадает по дате начисления, которую указывает пользователь на листе учета финансов.

Например, мы в ноябре выдали заработную плату, начисленную в октябре. Тогда дату операции указываем текущую, а дату начисления октябрь. В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в октябре.

Если не указывать дату начисления, то формулы автоматически приравнивают ее к дате операции. Пользователь может поменять дату в любой момент.

Выручка считается только по поступлениям с галочкой в поле «Акт подписан» листе учета финансов.

Чтобы увидеть ее полную функциональность, создайте копию, в меню: Файл → Создать копию.

Вопросы по настройке, конструктивную критику и пожелания пишите в комментарии.

Отвечу каждому и помогу разобраться с адаптацией шаблона.

Спасибо. Очень круто! Нравится! Сам переодически перестраиваю схема в таблицах. Очень удобно

Спасибо за отзыв. Мы сейчас ещё делаем апгрейд для этого шаблона. Данные можно будет вводить через Телеграм бота.

«В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в ноябре.»

Была опечатках месяце, спасибо за внимательность.
На листе «учёт финансов» есть поля: дата операции и дата начисления. И в статье приводится пример как заполнение этих полей влияет на отображение в отчете о движении денег и отчете о прибылях и убытках.

Попробуйте для учета финансов в проекте вот видео системки, нам зашло https://youtu.be/Yx2GIqNqwHI

Нам больше удобны Гугл Таблицы. Если их правильно использовать, то они намного эффективнее, так как их можно полностью подстроить под процессы. Мы к ним подключаем интеграции с банком, делаем ввод через Телеграм бота. Плюс у нас операционные процессы, такие как учёт времени и договорная работа, организованы в таблицах.

Можно у вас спросить ? Но ватсап

Полезная экселька, спасибо. Как лучше реализовать множественные платежи сотрудникам, работаю с фрилансерами, в месяц несколько платежей идёт каждому?

Лучше для каждой выплаты создавать отдельную строку на листе «учет финансов». Тогда вы сможете в отчете по выплатам сотрудникам и контрагентам видеть динамику.

Гениально! Как раз то, что я искала! Благодарю. Подскажите, пожалуйста, как быть, если у меня больше 10 проектов? При добавлении таблиц проектов, в какие формулы надо вносить изменения?

и если я добавляю еще один параметр проекта «Направление», как настроить Cash Flow по каждому направлению, в которое входит несколько проектов? Благодарю!

Имеете ввиду Cash Flow по проектам? Можете просто скопировать одну из табличек отчетов и вставить ровно столько раз сколько нудно.

есть только сотрудники

Теперь контрагенты тоже есть

Уже начал пользоваться таблицей и тут появилась v2 — в частности исправление ошибки по указанию контрагента в расходах. как безошибочно перенести внесенные данные? и почему в PПлан факт», 1С.

как указывать контрагента в расходах ?

Была небольшая ошибка. Спасибо за информацию!

Большое спасибо, очень крутой шаблон. Забиваю справочники для учета ТСЖ. Вопрос — если в оригинальной таблице произойдут изменения в алгоритмах и функционале — как потом сделать апгрейд своей копии?

Просто копируете данные в новую версию и все) специально так сделали, потому что со временем могут быть внесены изменения в шаблон. Мы часто получаем обратную связь и что то меняем.

Второй вопрос. Нужно сильно увеличить справочник сотрудников — у меня там получается список квартир для ТСЖ. Однако больше 9 строк не учитывается при выборе значения из справочника, даже если я раздвигаю таблицу и вставляю новые строки. Как увеличить справочник сотрудников?

На листе «сотрудники/контрагенты» есть скрытый столбец А. Его нужно раскрыть и протянуть формулу.

Добрый день! При преобразовании таблицы в Ecxel сбилась формула построения графика в закладке Cash Flow. как можно поправить?

Лучше использовать шаблон в Гугл таблицах. При сохранении в Эксель некоторые функции могут работать не корректно.

Класс. Спасибо. Все четко и по существу, а главное просто для восприятия

Имхо таблицы под непонятные бизнесы..типа проекты. в три платежки.

У меня оконное производство в глубоком Подмосковье — кадров нет. компом пользоваться не умеют.

У кладовщика куча номенклатуры и ничего не понятно (каждый раз по разному перебивает из накладных) — ни остатков, ни сумм..

Деньги приходится снимать налом, чтобы ЗП платить. — прорабам монтажникам и зав производства отдаем никто ничего не записывает.

Бухгаотер на любой вопрос кричит, что нет документов.

Сколько в итоге по проектам заработал — тоже непонятно.. есть затраты точно на проект, есть скопом — ЗП производства..

Источник vc.ru