Документ – это единичный акт документирования факта или действия. Но деятельность любой организации или юридическою лица этим не ограничивается и характеризуется совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т.е. системой документации.
Система документации – это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» [1] .
Исходя из положения, что документы являются формой отражения деятельности, можно выделить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных.
Самыми общими и целостными, занимающими верхнюю позицию в комплексе систем следует считать общегосударственные (межотраслевые) системы документации, которые можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т.д. Так, функциональными системами документации определяются те области деятельности, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям или юридическим лицам: планирование, учет, финансирование и др.; отраслевыми системами – сферы, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством (похожестью) деятельности: учебная, таможенная, налоговая и др.
ВСЕ разделы рабочей документации в строительстве| От экспертизы до реальности
Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и базовых требований к их применению.
Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий. Разработанная впервые в 1965 г. система включила государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации, организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений; организация государственного надзора и ведомственного контроля по их внедрению и соблюдению.
В рамках этой системы определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов: государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стандарты конкретных предприятий, а также единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащиеся в стандартах и технологических условиях.
В 1971 г. был разработан основной комплекс, состоящий более чем из 20 стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД). Комплекс разрешал различные задачи в области оформления и обращения технологической документации как общего назначения, так и специализированной, по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.
ЕСТД установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнение бланков документов и оформление технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.
ВОПРОС — ОТВЕТ I КАК Я ЖИВУ БЕЗ КОЛБАСЫ В ТУРЦИИ…
Одновременно проводилось создание аналогичной по построению и содержанию Единой системы конструкторской документации. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ИСО/ТК10 «Технические чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения».
Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенностей хранения.
Существуют другие системы документации производственного назначения: Единая система проектной документации на капитальное строительство, Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации). Близки к ним Единая система стандартов автоматизированных систем управления, Единая система программной документации.
В последние годы активно пополняется новыми нормативными документам и Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), в частности, нормативами по управлению документами в условиях применения компьютерных технологий.
Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе Унифицированных систем управленческой документации (УСД), включающий несколько сотен форм документов. Характерными чертами этого комплекса документов являются:
- – единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
- – единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
- – определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;
- – установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
Унифицированные системы, а также отдельные формы управленческой документации утверждаются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документального обеспечения управления (ДОУ). Например: руководство российской национальной стандартизацией осуществляет национальный орган по стандартизации – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт, до 15 июня 2010 г. – Ростехрегулирование). Он как орган по стандартизации, признанный на национальном уровне, имеет право представлять интересы страны в области стандартизации в соответствующей международной или региональной организации по стандартизации.
Каждый из документов, представленный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) [2] , получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.
При унификации документов необходимо соблюдать следующие принципы:
- – унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов и разработке на его основе конкретных форм документов;
- – единообразие построения форм документов, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
- – комплексность унификации, охватывающая все требования к документу на стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
- – информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, а также для придания документам юридической силы;
- – стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
- – экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
- – сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
В настоящее время в Российской Федерации установлена следующая классификация общероссийских унифицированных систем управленческой документации [3] :
- 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
- – по созданию организации, предприятия;
- – по реорганизации организации, предприятия;
- – по ликвидации организации, предприятия;
- – по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
- – по распорядительной деятельности организации, предприятия;
по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
- – по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
- – по документированию кадровой деятельности;
- – по оформлению дисциплинарных взысканий и поощрений.
- 2. Унифицированная система банковской документации:
- – платежная документация по безналичным расчетам через банки;
- – по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
- – по кредитным операциям банков;
- – но контролю за расходованием средств на оплату груда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
- – по операциям банков, связанная с международными расчетами;
- – выходная документация банков;
- – по депозитарным операциям банков.
Внутрибанковские формы установлены на следующие виды документации:
- – платежная документация но безналичным расчетам через банки;
- – по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
- – по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление);
- – выходная документация банков;
- – документация по денежному обращению;
- – по кредитным операциям банков;
- – бухгалтерская документация.
- 3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:
- – финансовая документация;
- – отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
- – учетная бухгалтерская документация.
- – по статистике национальных счетов и экономических балансов;
- – по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
- – по статистике труда;
- – по статистике материальных ресурсов;
- – по статистике финансов;
- – по социальной статистике;
- – по статистике промышленности;
- – по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
- – по статистике капитального строительства;
- – по статистике внешнеэкономических связей;
- – по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
- – по статистике транспорта и связи;
- – по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
- – отчетная бухгалтерская документация;
- – регистры бухгалтерского учета;
- – первичная учетная документация.
- – по состоянию рынка труда;
- – по трудовым отношениям;
- – по повышению квалификации работников органов по труду;
- – по охране труда;
- – по минимальным потребительским бюджетам
- – по обращениям в органы по труду.
- – по учету и распределению средств;
- – по планово-экономической деятельности;
- – по контрольно-проверочной деятельности.
- – оперативно-коммерческая документация;
- – товаросопроводительная документация;
- – расчетная внешнеторговая документация;
- – документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
- – транспортная внешнеторговая документация;
- – эспедиторская внешнеторговая документация.
Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.
Унифицированные формы отраслевой документации
Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Подобного рода специфика обусловлена, во-первых, особыми дополнительными требованиями к информации для решения типовых управленческих функций (оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.); во-вторых, тем видом деятельности, для реализации которого и была сформирована та или иная отрасль и управление ею. Данный вид документации фиксирует основную деятельность отрасли, например:
- – документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.);
- – документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.);
- – документация геологоразведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.);
- – учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.).
Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и/или другие организации официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например, Российская государственная библиотека – для остальных библиотек страны.
Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы (судебная, нотариальная и др.), или для всех организаций, занимающихся одним видом деятельности (документация страховая, медицинская и др.).
Источник: studme.org