Виды организационных документов в строительстве

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационные документы занимает особое место. Можно утверждать, что организационная деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в организационных документах. Организационные документы являются обязательным атрибутом каждой организации. документ правовой нормативный

К основным организационным документам относятся учредительные документы: устав, положение об организации, инструкции, правила. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия.

Цель работы — дать характеристику всем видам организационных документов, описать структуру и их назначение.

Виды и назначение организационных документов

Организационные документы — правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом. Существуют следующие виды организационных документов: устав, положение, инструкции, правила.

Общие правила (требования) создания и оформления документов в организации

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и так далее Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и так далее) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства. Например, общее положение о министерствах РФ, Положение о государственной автомобильной инспекции, структурного подразделения (комиссии, группы).

Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Организационно-правовые формы коммерческих организаций

Положения утверждаются в установленном порядке.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные — руководителями предприятий и организаций.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

Инструкции — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкции бывают двух видов:

• · типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);
• · индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).

Правила — документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Для работников важно знать правила внутреннего распорядка организации.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобьектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обслуживания на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.

Источник: studwood.net

Организационно-распорядительная документация: виды, требования к оформлению, автоматизация

В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.

Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:

Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:

государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

логотип организации или ее товарный знак;

код формы организационно-распорядительного документа;

название организации, в которой был издан документ;

ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;

название структурного подразделения, издавшего документ;

название, дата издания и регистрационный номер документа;

название должности лица, сформировавшего документ;

справочные сведения об организации;

место составления документа;

грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;

заголовок и основной текст;

отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.

Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.

Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.

Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.

Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).

Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.

В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы

Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.

Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:

все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;

цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;

она не должна перекрывать текст документа.

Перечень нормативных актов в строительстве

• нормативные акты, имеющие федеральное либо региональное значение. Вопросы о признании подобных документов действительными рассматривают соответствующие гос.органы (как исполнительные, так и представительные);
• стандарты национального (государственного) значения и иные нормативные акты, так или иначе касающиеся сертификации и стандартизации. Признание действующими таких документов доверено Федеральному агентству по техническому регулированию и метрологии;
• руководящие документы, утвержденные Ростехнадзором;
• СП и стандарты, разработка и утверждение которых осуществлялось уполномоченными органами зарубежных стран;
• СП и стандарты, признанные региональными организациями, сфера деятельности которых, непосредственно, связана со стандартизацией.

Все типы нормативных актов, из которых состоит информационно-справочная система, не могут устанавливать требования по вопросам, чьим урегулированием занимается гражданское право, трудовое законодательство либо прочие правовые акты.

Основное назначение норм состоит в том, чтобы обозначить структуру, концепцию и принципы системы, а также требования, предъявляемые к ее содержимому, структурированию, оформлению. К тому же, именно они определяют утверждение и использование тех или иных строительных документов.

Распорядительные документы. Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные
документы

Основное
назначение их регулировать и координировать
деятельность, что позволяет
руководству осуществить постановленные
перед ним задачи, получать максимальный
эффект от своей деят-ти.

Эти
документы могут касаться совершенствования
организационной структуры, определение
или корректировки средств и способов
осуществления основной деят-ти,
обеспечение организации различными
ресурсами.

Они
содержат решения идущие сверху вниз по
системе управления.

Их
адресатом является конкретное учреждение,
структурные подразделения, должностные
лица или работники.

Распорядит.
Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя
в пределах их полномочий и компетенции,
чтобы выполнить задачи возложенные на
организацию

В СОСТАВ
ВХОДЯТ: приказы, указания,
решения, постановления, распоряжения.

Составление
и оформление распорядительных документов

Текст
распорядительного документа чаще всего
состоит из взаимозависимых двух частей
— констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть
является введением в существо
рассматриваемого вопроса, призвана
объяснить, чем вызваны распоряжения. В
ней могут быть перечислены факты,
события, дана оценка. Нередко дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указываются вид акта, его автор, дата,
номер, полное название, т.е. приводятся
все поисковые (ссылочные) данные.
Констатирующая часть необязательна,
она может и отсутствовать.

Основную
нагрузку в распорядительных документах
несет распорядительная
часть, которая излагается в повелительной
форме. В зависимости от вида документа
она начинается словами: «постановляет»
(‘постановил») — в постановлении;
»решает» <«решил’) — в решении;
«предлагаю» — в распоряжении;
«приказываю» — в приказе. Вид
распорядительного документа предопределяет
и характер изложения его текста.

Постановление
— это правовой акт, принимаемый высшими
и некоторыми центральными органами
федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности,
а также представительными и коллегиальными
исполнительными органами субъектов
Российской Федерации в целях разрешения
наиболее важных и принципиальных задач,
стоящих перед данными органами, и
установления стабильных норм, правил.

Решение
— это правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами
учреждений, организаций, предприятий
в целях разрешения наиболее важных
вопросов их деятельности.

Решениями
называются также совместные распорядительные
документы, принимаемые двумя органами
управления и более, один из которых
действует на основе коллегиальности,
а другой — на основе единоначалия.

Постановления
и решения оформляются на бланках и имеют
следующие реквизиты: Государственный
герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального
образования), если организация имеет
право на гербовый бланк, наименование
вышестоящего органа, наименование
организации-автора, название вида
документа, дата и номер документа, место
издания, заголовок к тексту, подпись
руководителя коллегиального органа.

Текст
постановления или решения состоит из
двух частей — констатирующей и
распорядительной, разделенных в
постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,
в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»),
которое печатается прописными буквами.

Приказ
— это правовой акт, издаваемый
руководителем организации, действующим
на основе единоличного принятия решений,
в целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед организацией; в
отдельных случаях может касаться
широкого круга организаций и лиц.

Различаются
приказы по основной деятельности и
личному составу.

Приказы
по личному составу (кадровые приказы)
регулируют прием, перемещения, увольнения
работников, предоставление отпусков,
присвоение разрядов, вынесение взысканий
и поощрения работников.

Приказы
оформляются на бланке приказа.
Обязательными реквизитами приказа
являются наименование вышестоящей
организации (если она имеется), наименование
организации-автора, название вида
документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа,
место издания, заголовок к тексту,
подпись, визы.

Указание
— распорядительный документ,
издаваемый министерствами, ведомствами,
организациями преимущественно по
вопросам информационно-методического
характера, а также вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и других актов.

Издание приказа

Также возникают случаи, когда императивное решение носит персонифицированный характер (обязательно для исполнения конкретными учреждениями или должностными лицами).

В предпринимательской среде приказ издается по инициативе гендиректора компании, чтобы урегулировать текущие вопросы коммерческой деятельности или улучшить работу структурных подразделений.

Подписывая указанный документ, руководитель предприятия одобряет:

• программы развития производства;
• планы ввода объектов в эксплуатацию;
• прайс-листы;
• штатные расписания;
• отчеты;
• локальные акты;
• должностные инструкции и прочее.

Дополнительно приказом утверждаются списки специальных комиссий (для уничтожения печати, списания материальных активов, проведения инвентаризации и прочее). Также директор посредством указанного формата создает рабочие группы, разрешает сотрудникам ставить подпись на документах, отказывает в дальнейшем производстве конкретной модели товара, назначает дату проведения мероприятий в рамках гражданской обороны.

Список вопросов, которые решаются в форме приказа, достаточно обширен. Он детализирован во внутренних актах предприятия и законах, регламентирующих деятельность юрлиц.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Положение об организации

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Рекомендуем: Основными функциями подсистемы развития персонала являются: работа с кадровым резервом, переподготовка и повышение квалификации работников, планирование и контроль деловой карьеры

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организации. Как правило, утверждение положение об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Не существуют нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Текст положения об организации может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

4. Права и обязанности.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» содержатся официальные полное и сокращенное наименования организации, определяются цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет.

Раздел «Основные задачи» формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисления прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать лили требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных

на организацию функций. К правам относятся:

— право на издание распорядительных и нормативных документов;

— право на ведение переписки;

— право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам;

— право представительствовать в вышестоящих и иных органах;

— право запрашивать информацию и др.

В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Служебные документы предприятия

Основные виды внутренних служебных документов, используемых в организациях и на предприятиях:

• СЛУШАЛИ:
• ВЫСТУПИЛИ:
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

На предприятиях существует много видов актов:

• акт приёма работ по контракту;
• акт приёма-передачи документов;
• акт списания материалов;
• коммерческий акт и т.д.

Акт составляется несколькими лицами, каждый из которых должен поставить подпись под ним. Большинство актов составляется комиссией, действующей постоянно, либо на основе распоряжения директора.

Акт содержит следующие элементы:

Этот вид документа относится к внутренней деловой переписке подразделений предприятия, составляется в случаях, когда это требуют инструкции. Докладная записка отличается тем, что адресуется всегда начальству или ответственным лицам.

В записке содержится следующая информация:

• Факты и события, послужившие поводом к составлению документа;
• Выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо в связи с этим предпринять;
• Данные составителя и подпись.

Данный вид внутренних документов составляется по запросу сотрудников предприятия или внешних организаций. Наиболее распространены справки о выполнении работ и оплате труда. Справки подготавливаются формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Данный документ оформляется в произвольной форме, содержит указания причин, которые привели к каким-либо нарушениям и потребовали документальное объяснение. Обязательные реквизиты: дата, заголовок, адресат, подпись составителя. Объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.

Комплекс организационных документов, его состав. Правила составления и оформления.

Организационные
документы — это комплекс
документов, содержащих правила создания
организации, в том числе: выбор ее
организационно-правовой формы;
компетенцию, структуру, штатную
численность, состав должностей
(руководителей, специалистов, технических
исполнителей); формирование совещательных
органов управления; установление режима
работы и системы охраны; организацию и
оценку труда; порядок реорганизации и
ликвидации.

Организационные
документы

Комплекс
взаимоувязанных документов, регламентирующих
структуру, задачи и функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанности
и ответственность руководителей и
специалистов предприятия, называется
организационными документами.

Организационные
документы представлены уставами,
положениями, в том числе
о структурных подразделениях, инструкциями,
в том числе должностными, правилами.

Формуляр
организационного документа:

постоянные
реквизиты «единого» бланка:

эмблема;
наименование организации; наименование
вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или
ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные
реквизиты «единого» бланка:

дата;
регистрационный номер; место составления
или издания документа; заголовок; текст;
отметка о наличии приложения 2; подпись;
гриф согласования или визы; гриф
утверждения; печать.

Устав— свод правил, регулирующих
деятельность организаций, учреждений,
обществ и граждан, их взаимоотношения
с другими организациями и гражданами,
права и обязанности в определенной
сфере государственного управления,
хозяйственной или иной деятельности.

Положение
— правовой акт, определяющий порядок
образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы
учреждения, структурного подразделения
(службы).

Инструкция
— правовой акт, содержащий
правила, регулирующие организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые или иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций,
предприятий, их подразделений, служб,
должностных лиц. Инструктивный характер
носят такие виды документов, как правила,
регламенты и др.

Под
оформлением документов понимается
соблюдение в ходе их составления,
подготовки, перепечатки, согласования,
удостоверения, пересылки в управленческих
аппаратах учреждений (организаций и
предприятий) требований, установленных
в законодательных актах и
нормативно-методических документах
РФ.

Независимо
от способа документирования и вида
носителя к документам, используемым в
управленческой деятельности, предъявляются
следующие основные требования:

—
обеспечение юридической силы
документа

(юридическая
сила документа – это свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным
порядком оформления);

—
создание условий для оперативного
исполнения документов;

—
возможность оперативного поиска
документа;

—
возможность использования для
создания, копирования, обработки
документов средства оргтехники.

—
обеспечение качественного
внешнего вида документа.

Когда издается распоряжение

Распоряжение – это некая вариация императива от единоличного/коллегиального органа госструктуры, который ориентирован на решение безотлагательных задач.

В производственной среде подготовка распоряжения продиктована необходимостью решить узкопрофильные нюансы, которые определяют степень рентабельности предприятия и его способность удовлетворять спрос потребителей. Если, например, руководитель издал приказ, в котором одобрил план ремонта производственных площадей с детализацией сроков и этапов работ по модернизации, то в распоряжении фиксируется, какой конкретно цех необходимо подготовить к реконструкции.

Дополнительно указанный формат императива издается, когда необходимо:

• согласовать график отпусков;
• подготовить копии контрактов, ТТН, счетов-фактур, актов сверки и прочее;
• предоставить отчетную документацию.

Распоряжение детализирует нюансы исполнения приказов и постановлений, исходящих сверху.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа.

К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Различают положения о структурных подразделениях и о коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание).

Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органах, так и для временно действующих органов.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.

Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения взаимодействуют в работе.

Текст положения о подразделении состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

4. Права и обязанности.

Если структурное подразделение состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.

В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которое должно выполнить подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Источник: proektoved.com

Виды организационных документов

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

• · наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• · местонахождение (почтовый адрес);
• · предмет и цель деятельности;
• · порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
• · порядок распределения прибыли;
• · порядок образования учреждения (организации, предприятия);
• · порядок управления и прекращения деятельности;
• · органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

• · для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;
• · для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

• · Общие положения.
• · Акционерный капитал (уставной фонд).
• · Порядок деятельности.
• · Управление.
• · Учет и отчетность, распределение прибыли.
• · Прочие накопления.
• · Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

• · наименование организации — автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);
• · наименование вида документа — УСТАВ;
• · дата;
• · регистрационный номер, место издания (город);
• · гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
• · текст;
• · подпись.

Положения — правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и регистрационный номер, гриф утверждения, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы.

Текст положения включает следующие разделы:

• · Общие положения;
• · Цели и задачи;
• · Функции;
• · Права и обязанности;
• · Руководство;
• · Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или визы. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками.

Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• · Общие положения;
• · Должностные обязанности;
• · Права;
• · Ответственность;
• · Взаимоотношения.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы, подпись, печать.

Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент — документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• · статус коллегиального или совещательного органа;
• · порядок планирования работы;
• · порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• · внесение материалов на рассмотрение;
• · порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• · ведение протокола заседания;
• · оформление решений коллегиального или совещательного органа;
• · порядок доведения решений до исполнителей;
• · материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: наименование учреждения (организации); вид документа; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); вид документа; дата; место составления; гриф утверждения; текст; подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Источник: vuzlit.com

Документальное обеспечение управления

Организационные документы (иногда их называют организацион­но-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать орга­низацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обя­занностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации;

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные докумен­ты реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структу­ру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих соб­ственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организа­ционных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (на­пример, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структур­ных подразделений.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изме­нений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельнос­ти организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые органи­зационные документы, которые проходят установленный порядок со­гласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обус­ловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, — положение о структурном подразделении — вно­сятся приказом этого руководителя.

К основным организационным документам относятся учредительные документы — учредительный договор, устав или положение.

В тексте учредительных документов должно содержаться: наименование юридического лица, содержащее указание на его орга­низационно-правовую форму; наименования некоммерческих органи­заций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указа­ние на характер деятельности юридического лица;

место нахождения юридического лица, которое определяется мес­том его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное;

порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учреди­телем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридичес­кое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участ­никами прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, ком­петенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организа­ции, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, пред­приятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть еди­ной для всех учреждений, организаций и предприятий. Структура тек­ста устава государственного предприятия будет отличаться от струк­туры текста устава среднего специального учебного заведения (ССУЗа)

Устав негосударственного предприятия будет содержать дополни­тельные разделы текста, в которых найдет отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и другие све­дения.

Устав может также регулировать определенную сферу государствен­ной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных под­разделений.

Положение об организации — это правовой акт, на основании кото­рого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некото­рые другие).

Положение об организации оформляется на общем бланке органи­зации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждает­ся, как правило, распорядительным документом вышестоящей органи­зации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

Характеристика содержания разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе документационного обеспечения уп­равления.

Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положе­ния о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положение об орга­низации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельнос­ти».В структуру текста положения о структурном подразделении также включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (ад­министративная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразде­лением своих обязанностей.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руко­водителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации. Типовая форма положе­ния о структурном подразделении приведена в прил. 15.

Положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, пед­совет) также носят нормативный характер и определяют состав, поря­док формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответствен­ность того или иного органа управления. Структура текста такого рода положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из прак­тики работы и назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вы­рабатывается устойчивая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления.

Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, со­ветах). Данный документ создастся в случае необходимости на пе­риод действия такого органа. Структура текста нормативно не за­креплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит со­здание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.

Регламент работы — правовой акт, устанавливающий порядок дея­тельности руководства организации, коллегиального или совещатель­ного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в поло­жении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок пла­нирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний кол­легиального органа, доведения их до исполнителей.

Регламенты оформляются на общем бланке организации с указани­ем вида документа, утверждаются руководителем организации или ру­ководителем коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка — правовой акт, рег­ламентирующий организацию работы организации, взаимные обязан­ности работников и администрации, предоставление отпусков, коман­дирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласо­вываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руково­дителем организации.

Правила имеют унифицированную форму, а текст правил составля­ется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего трудового рас­порядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организа­ций, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).

В негосударственных организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, в кото­ром отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и от­ветственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции также разъясняют порядок применения законодатель­ных актов, распорядительных документов в той или иной области дея­тельности. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации разъясняет поря­док применения Государственной системы документационного обес­печения управления, государственных стандартов по оформлению до­кументов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.

Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подраз­деления, в основные задачи которого входят вопросы (область деятель­ности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопро­изводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации — главный бухгалтер.

Инструкция — документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организа­цией в целях регламентации организационно-правового положения ра­ботника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкрет­ная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должнос­ти, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная орга­низация. Например, может быть создана типовая должностная инст­рукция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную долж­ностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписа­нием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием долж­ности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организа­ционный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации ра­ботника, определения его ответственности, а также для решения трудо­вых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его на­значение всегда одно и то же — регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководи­тель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структур­ного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем долж­ны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функцио­нальных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

материальной, административной, уго­ловной — перечислить в должностной инструкции все случаи воз­никновения того или иного вида ответственности практически не­возможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности.

Раздел 6«Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работ­ника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

Памятка — документ, регламентирующий порядок работы по выде­ленному направлению деятельности организации.

Памятка не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается замести­телем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению. Например, памятка ра­ботнику о сохранении коммерческой тайны предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению управле­ния отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна».

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регули­ровать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организацион­но-правовой формы и других факторов.

Распорядительные документы содержат юридически властные пред­писания субъектов исполнительной власти, адресатами которых явля­ются конкретные организации, структурные подразделения, должност­ные лица или работники. Эти предписания являются юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных администра­тивно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане рас­порядительные документы относятся к правовым актам.

Правовой акт — документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установлен­ной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен- ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

К первой группе относятся документы, создаваемые в усло­виях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся поста­новления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важ­ные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действу­ют федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Российской Федерации и органов местного само­управления, государственные комиссии и комитеты, коллегии мини­стерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по до­статочно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетен­ции другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Ми­нистров РФ издает постановление, то Председатель Кабинета Мини­стров РФ — распоряжение.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в усло­виях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) долж­ностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдель­ных случаях руководителями других уровней — заместителями руково­дителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, рас­поряжение, указание.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне — акты, издаваемые Президентом Россий­ской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами фе­деральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации — краев, областей, горо­дов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автоном­ных областей и округов, а также их территориальных образований;

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных норма­тивных актов. Их можно разделить на три группы:

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Пра­вилами подготовки нормативных правовых актов федеральных орга­нов исполнительной власти и государственной власти, утвержденны­ми постановлением Правительства Российской Федерации от 13 ав­густа 1997 г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длитель­ного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полнос­тью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распо­рядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (поста­новление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядитель­ных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Ос­нованием для издания распорядительного документа может быть необ­ходимость:

организации исполнения принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

В распорядительных документах, издаваемых на основе единонача­лия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяет­ся от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиаль­ности, используется форма изложения текста от третьего лица един­ственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной гла­голами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕ­ШИЛИ».

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительны­ми и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российс­кой Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль­ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабиль­ных норм и правил.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Од­нако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постанов- ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от рас­порядительной, например:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каж­дом из которых содержится определенное поручение, назван исполни­тель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие до­кументы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща­тельными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Реше­ния издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, мето­дические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные доку­менты, принимаемые двумя и более органами, имеющими право изда­вать различные по форме распорядительные документы, т. е. действую­щие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдени­ем всех требований к оформлению распорядительных документов, из­ложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяю­щим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕ­ШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Совместные решения (приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указыва­ется полное наименование всех организаций, издающих данный доку­мент. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72.

В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИ­ЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая — от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга орга­низаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводи­мый до сведения подведомственных организаций, учреждений, пред­приятий.

Приказы по основной деятельности регулируют: деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорга­низации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы.

Система индексации приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существу­ющего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.

В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обо­значающего конкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в слу­чае сводного приказа, с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. — и пункты нумеруются. Данные слова в прика­зах пишутся прописными буквами и без кавычек.

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи — на лице­вой стороне приказа — проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную под­пись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому ко­дексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудо­вого договора.

Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, ко­торый и будет являться его подлинником. Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником кадровой служ­бы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Ко­пию приказа по личному составу допускается заверять печатью кад­ровой службы.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем коллегиального органа государственного управления в целях раз­решения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограничен­ный срок действия и касается узкого круга организаций и должност­ных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председа­тель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управ­ления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуж­дения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководи­тели предприятий, их заместители или главные специалисты, или руко­водители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Текст распоряжения также состоит из двух частей — вводной и рас­порядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись — руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес­кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией ис­пользования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, те­кущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные доку­менты, выступая только в качестве основания для принятия управлен­ческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса — необходимое условие функ­ционирования этой системы. Существуют различные источники инфор­мации, необходимой для принятия управленческих решений, но груп­па справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-ин- формационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифици­рованной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, харак­теристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо офор­мляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Такие доку­менты, как заявление, объяснительная записка, представление, харак­теристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом лис­те бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структу­рой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграм­мы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, за­ключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные докумен­ты имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержа­нию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напеча­танных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:

В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их распо­ложения может быть другим.

Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.

В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организа­цию письмо, должен быть заполнен реквизит 13 «Ссылка на регистра­ционный номер документа и дату документа». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его замести­телями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получате- лю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.

Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специаль­ных бланках.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее катего­рии: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

Отметка о виде телеграммы указывает на особенности доставки те­леграммы: с уведомлением о вручении, с оплаченным ответом, с дос­тавкой в срок, указанный отправителем, и т. п.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.

В конце текста проставляется регистрационный номер телеграммы, затем указывается фамилия должностного лица, подписавшего теле­грамму (разрешается без указания должности и без инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (пе­чатается) получателем.

Обычно телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование организации — автора телефонограммы; наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; наименование вида документа — телефонограмма; дата подписания телефонограммы;

адресат, в который входит наименование организации, куда переда­ется телефонограмма (включая при необходимости должность и фами­лию того руководителя, кому адресована телефонограмма); фамилия того сотрудника, который принял телефонограмму; время принятия.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов. При этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывает­ся руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней при­лагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей ап­паратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефо- нограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за ис­ключением подписи.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседа­ниях коллегиальных органов.

От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны обществен­ного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа — прото­колы разногласий, протоколы согласования цены и др., — все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических, методичес­ких и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акци­онеров, заседания совета директоров, конференций, семинаров и др.).

Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, маг­нитофонных и других записей, сделанных во время заседаний делопроиз­водственными работниками (секретарями, стенотрафистками) либо избран­ными на заседании секретариатами или секретарями.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания совета директоров», «протокол совещания у директора завода».

Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0-4,0 интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается ка­кой-либо документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль про­токольных решений — распорядительный, лаконичный, не допускаю­щий двойного толкования.

Если какой-либо из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть зафиксировано в протоколе.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвержда­ющий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи Дел, инвентаризации и т. д.).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для составления акта и лица, составляв­шие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «основание», например: Основание: приказ дирек­тора техникума от 10.02.2000 № 15.

После слова «составлен» указывают наименование комиссии, дол­жности, фамилии, имена, отчества лиц, составивших акт. Если акт со­ставлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, осталь­ные — в алфавитном порядке.

Кроме членов комиссии при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном порядке их дол­жности, инициалы и фамилии.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях — выводы и предложения. Это — акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т. д. Эту часть раз­решается оформлять в виде таблицы.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, да­лее — членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:

Лицо, имеющее замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдель­ном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф утвер­ждения.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю дан­ного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного под­разделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопро­са с выводами и предложениями составителя. Докладная записка со­здается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания док­ладная записка может носить инициативный, информационный и от­четный характер.

Информационная докладная записка — информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю из­вестен. Информационные докладные записки отличаются регулярнос­тью их представления.

Отчетная докладная записка — должна информировать руководи­теля о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке с указа­нием конкретного вида документа. Расположение и оформление рекви­зитов — по ГОСТ Р 6.30-2003.

Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бума­ги, но указывают вид документа, дату, номер, место составления, заго­ловок к тексту, адресат.

В первой части текста излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части — выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

Справки бывают личного и служебного характера. В справках лич­ного характера описываются или подтверждаются факты или собы­тия, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Справка должна иметь заголовок. Служебная справка может состо­ять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояс- нения и ссылки. Подписывает служебную справку руководитель струк­турного подразделения.

Для личных справок используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка. Не реко­мендуется использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действи­тельно учится» и т. д. Не следует загромождать текст указанием орга­низации, куда будет представлена справка.

Для этой цели необходимо использовать реквизит 15 «Адресат». Справка личного характера, со­держащая сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. При не­обходимости она заверяется печатью. Образец оформления такой справ­ки приведен в прил. 13.

Заявление — это просьба о разрешении того или иного вопроса, ка­сающегося осуществления представленных работнику или граждани­ну прав: на труд, отдых и т. д.

Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, напри­мер заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т. д.

Заявление подается и тогда, когда гражданин (граждане) хочет сооб­щить о тех или иных недостатках в работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в Альбо­ме унифицированных форм.

В сводке содержится информация из различных источников по за­ранее установленным показателям (параметрам), связанным одной те­мой (сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении при­держиваются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подпи­сывается составителем, а при ее направлении в другую организацию — ру­ководителем или заместителями руководителя.

Заключение, отзыв — документы, содержащие мнение, выводы орга­низации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение не имеет унифицированной формы, однако принято дан­ный вид документа оформлять следующим образом.

3. Текст состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса, анализ основных положений, общая оценка доку­мента или вопроса. Во второй — излагаются собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам, нумеруемым арабскими цифрами.

4. Заключение подписывает специалист (или группа специалистов) — составитель документа. Если заключение отправляется за пределы орга­низации, то к нему составляется сопроводительное письмо за подпи­сью руководителя организации.

Перечень, список, номенклатура — документы, содержащие сис­тематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.

Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламен­тируются ведомственными нормативными документами, методически­ми рекомендациями, инструкциями. Так, порядок и форма номенклату­ры дел — «систематизированного перечня заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном по- рядке» [1] — регламентируются Основными правилами работы архивов организаций [2] .

9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго¬ловочной части бланка (реквизит 11)?

14. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку-ментов — указаниях и распоряжениях?

20. Как долго действует организационный документ? Можно ли вносить из¬менения в текст организационного документа?

24. В чем состоит различие таких документов, как штатное расписание и структура и штатная численность?

25. Почему должностная инструкция не составляется для категории служа-щих «руководители»? Что должно содержаться в тексте каждого раздела долж¬ностной инструкции?

37. Какие виды справочно-информационных документов оформляются на бланке конкретного вида документов?

[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1998.-С. 4, п. 75.

Источник: docdou.blogspot.com