Должностная инструкция специалиста по административно-хозяйственному обеспечению (офис-менеджера)
(профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности»)
1. Общие положения
1.1. Для работы специалистом по административно-хозяйственному обеспечению принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года).
1.2. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен знать:
1) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
2) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
3) правила деловой переписки;
2021 09 23 Ценообразование 03 Накладные Расходы I группа Административно Хозяйственные Расходы
4) правила делового этикета;
5) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
6) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
7) структуру организации;
8) рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач по созданию оптимальных условий труда;
9) принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
10) основы договорной работы;
11) порядок заключения договоров;
12) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
13) условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
14) порядок заключения договоров;
15) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, защиты прав потребителя, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
16) санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
17) стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
18) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
19) правила складского учета;
20) правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
21) структуру и принципы организации документооборота с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;
22) правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
23) порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
24) стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
25) правила проведения инвентаризации;
26) порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;
Урок 3 Организация финансово‑хозяйственной деятельности учреждений: формирование ПФХД
27) основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;
28) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
29) стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;
30) ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
31) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
32) основы законодательства Российской Федерации в вопросах материально-технического обеспечения, оформления первичных учетных документов, гарантийного и сервисного обслуживания, защиты прав потребителя;
33) базовые основы информатики;
34) …………..
1.3. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен уметь:
1) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
2) формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
3) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
4) использовать средства коммуникации;
5) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
6) организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
7) составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
8) классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
9) вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
10) вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
11) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
12) оценивать состояние ТМЦ;
13) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
14) оформлять первичные документы бухгалтерского учета;
15) формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;
16) применять правила проведения инвентаризации;
17) работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
18) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
19) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
20) составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
21) работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, а также сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
22) составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
23) ………….. (другие требования к необходимым умениям)
1.4. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению в своей деятельности руководствуется:
1) ………….. (наименование учредительного документа)
2) Положением о ………….. (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4)………….. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
функции по должности)
1.5. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению подчиняется непосредственно ………….. (наименование должности руководителя)
1.6. ………….. (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда:
2.1.1. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
2.1.2. Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.3. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.4. Организация работы складского хозяйства организации и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), используемых для создания оптимальных условий труда.
2.1.5. Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния.
2.2. ………….. (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
2) определяет качественные и количественные потребности работников в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисного оборудования;
3) проводит анализ соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
4) подготавливает данные для выбора поставщика товаров и услуг;
5) подготавливает план поставки по заявкам на товары и услуги;
6) формирует заказ поставщику товаров и услуг;
7) производит отправку заявки поставщику товаров и услуг;
8) составляет сводные учетные и отчетные документы по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации;
2) организует отбор поставщиков с применением конкурентных способов закупки;
3) подготавливает документацию для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
4) сопровождает процедуру заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг;
5) осуществляет систематизацию и обобщение информации о заключенных договорах;
6) ведет реестр договоров на поставку товаров и оказание услуг;
7) ведет базу поставщиков товаров и услуг;
8) проводит мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;
9) проводит работу с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
10) составляет сводные учетные и отчетные документы о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) отслеживает сроки проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;
2) контролирует соблюдение и исполнение условий договоров поставки товаров или предоставления услуги;
3) контролирует соблюдение условий предоставления первичной документации;
4) осуществляет приемку поставляемых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами;
5) проверяет соответствие поставляемых товаров заявленным маркировкам и характеристикам, а также их количественного и качественного соответствия;
6) проводит оценку качества оказываемых услуг;
7) оформляет принятые товары и услуги в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами первичной отчетной документации;
8) оформляет отчетные документы в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;
9) ведет работу с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;
10) взаимодействует с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;
11) осуществляет актуализацию базы поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) организует разгрузку и доставку товаров на места хранения;
2) организует хранение ТМЦ;
3) создает условия для безопасного хранения и сохранности складируемых ТМЦ;
4) составляет базу складского учета;
5) вносит в базу складского учета данные на основании оформленных в установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами организации порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;
6) определяет качественное состояние поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годность или негодность к использованию;
7) ведет учет остатков хранящихся на складе ТМЦ;
8) ведет учет движения ТМЦ;
9) проверяет фактическое наличие ТМЦ;
10) производит списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами;
11) осуществляет подготовку к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;
12) организует выдачу ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;
13) контролирует расходование и использование ТМЦ;
14) оформляет материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
15) представляет в бухгалтерию организации материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
16) проводит инвентаризацию ТМЦ;
17) составляет сводные учетные и отчетные документы о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) проводит оценку технического состояния мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
2) производит прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
3) определяет качественные и количественные затраты, необходимые в рамках сервисного обслуживания или для устранения неисправностей мебели, офисного и бытового оборудования;
4) определяет целесообразность проведения сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
5) оформляет техническое заключение о состоянии мебели или оборудования для определения их дальнейшего использования или принятия решения о списании с баланса организации;
6) контролирует сроки гарантии и сервисного обслуживания мебели и оборудования;
7) организует сервисное обслуживание или ремонт мебели, офисного и бытового оборудования;
8) осуществляет приемку выполненных работ по ремонту или сервисному обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. ………….. (другие обязанности)
3.2. ………….. (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.) соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ………….. (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ………….. (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ………….. (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается ………….. (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. …………..
Источник: katalog-rus.ru
Административно-хозяйственная деятельность — это что такое?
Содержание
- Общая информация
- Классификация
- Нюансы выполнения задач
- О влиянии различных факторов
- Как определить функции и задачи?
- Организация рабочих мест
- Первые шаги
- Какие соображения необходимо иметь на уме?
- Другие подходы
- Обобщая написанное выше
- Заключение
Что это — административно-хозяйственная деятельность? Что нужно для ее осуществления? Что представляет собой этот вид бизнеса? Можете ли вы найти здесь «подводные камни»? На эти, а также на ряд других вопросов, мы ответим в данной статье.
Общая информация
Для любой компании можно сказать, что есть несколько функций, без которых невозможно обойтись. и этот момент не зависит от того, чем занимается коммерческий объект. К таким функциям относится административно-хозяйственная деятельность. Это аксиома, без которой сейчас невозможен успешный бизнес. Поэтому, учитывая этот факт, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, должностях и роли АХД в структуре компании.
В целом, административно-хозяйственная деятельность — очень типичный вид деятельности. Хотя конкретные задачи различаются в зависимости от целей, которые компания ставит перед собой в данный момент, а также зависимость имеется от размера предприятия и доступных ему ресурсов.
- Но начать нужно с определения. Административно-хозяйственная деятельность — это мероприятия, связанные с организацией работы сотрудников, отделов и служб компании с целью достижения высоких организационных показателей. АХД охватывает все уровни.
Классификация
Административное обеспечение деятельности условно можно разделить на:
- Текущее сопровождение деятельности. Это покупка канцелярских товаров, расходных материалов, оргтехники, рабочего оборудования и мебели, выполнение ремонта и технического обслуживания по мере необходимости, обеспечение связи, совершение крупных разовых покупок.
- Документооборот. Это означает развитие системы обмена бумагами, ведение архива, библиотек, баз данных.
- Эксплуатация здания, помещений и территории. Под этим понимается уборка, электроснабжение, сантехника, мелкий ремонт дома, дизайн внешнего вида, обустройство прилегающей территории, благоустройство территории.
- Организационная работа. Сюда входят мероприятия, организация рабочего места, переговорные комнаты, питание сотрудников, транспортные услуги, страхование сотрудников и компании, переезды.
- Обеспечьте отношения с третьими сторонами. Пример — взаимодействие с госструктурами, землевладельцами, поставщиками.
- Информация о внутреннем персонале. Это включает в себя организацию уведомления о новых документах, мониторинг выполнения заказов, организацию и обновление досок объявлений, выпуск внутренних публикаций компании (листовок, бюллетеней, газет), отправку сообщений, организацию внутренних выставок и музеев.
Как видите, административные задачи — это не просто стоять на месте и постукивать большими пальцами.
Нюансы выполнения задач
Следует обратить внимание читателя на то, что некоторые функции являются постоянными, а другие представлены как разовые действия. Несмотря на это, все это нужно иметь в виду и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может возникнуть необходимость выполнить хоть разовую, но глобальную задачу, например, организовать переезд.
И в этом случае не должно быть вопроса, «кто это будет делать». Специалист по административно-хозяйственной деятельности должен хорошо осознавать, что его основная цель — обеспечить комфортную и бесперебойную работу всех служб компании. Основная задача — помочь остальным отделам уложиться в производственный график, несмотря ни на что. Поэтому список обсуждаемых выше функций может быть сокращен или расширен. Все зависит от конкретной ситуации.
О влиянии различных факторов
На конкретный перечень выполняемых функций влияют следующие факторы:
- Бизнес-измерение.
- Специфика деятельности.
- Цели компании.
- Использование собственных средств и ресурсов / кредитов.
То, что хорошо для малого бизнеса, может оказаться крайне неэффективным для среднего бизнеса. Хорошо, что руководство может признать наличие проблем и необходимость некоторой реорганизации компании.
Как определить функции и задачи?
Таким образом, мы постепенно пришли к выводу, что административное обеспечение деятельности организации должно осуществляться по мере необходимости. Но как определить те конкретные функции и задачи, которые необходимо будет выполнить? Вот краткое руководство к действию:
- Проведен анализ текущей ситуации в компании и выявлены недостающие функции.
- Направление движения формируется согласно целям, принятым компанией.
- Указана специфика компании и то, как она влияет на выполнение поставленных задач.
- Рассчитана целесообразность проведения отдельных работ собственными силами или с привлечением сторонних подрядчиков.
- Решаются вопросы подчинения офисов.
- Определяется лучший формат реализации требуемой функции (назначение сотрудника, отдела или всей службы).
Формат статьи, к сожалению, не позволит полностью учесть все и вся. Поэтому в качестве объекта исследования будет взята организация рабочих мест для сотрудников. Фактически, им часто приходится выполнять кросс-функциональные задачи, и из-за несогласованности действий различных отделов возникают различные проблемы.
Организация рабочих мест
Это событие происходит не каждый день. Поэтому в этом случае стандарты обычно не приводятся. Задачи решаются по ситуации, чаще всего в аварийном режиме. В этом случае требуются особые заказы на административно-хозяйственную деятельность.
Например, введение правил организации нового рабочего места позволит вам распланировать весь процесс на бумаге, понять, как его можно оптимизировать, что нужно делать и в какой последовательности. Особенно это актуально для тех компаний, которые поставили перед собой цель добиться активного развития. Очень часто это связано с расширением штата и к этому делу необходима хорошо проработанная подготовка.
Первые шаги
Изначально следует составить описание рабочего места. В нем должен быть список необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то обычное и новое, а то, что используется на типичном рабочем месте. Можно получить высшее образование в соответствии с уровнем должности и выделить высшее руководство, руководителей и исполнителей. Или вы можете положиться на специфику бизнеса.
Это присутствие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особые требования к температуре помещения, текущему освещению и тому подобное. В идеале описание должно быть предоставлено для каждой должности. Но это еще и трудоемкая работа. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания.
Например, сотрудники лаборатории должны быть оснащены достаточным освещением и определенным температурным режимом. У обслуживающего персонала должны быть зоны ожидания. Бухгалтерам должен быть предоставлен сейф.
Какие соображения необходимо иметь на уме?
Бизнес-план должен решить ряд вопросов. Например, что лучше постоянно держать на складе или покупать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае инвентаризации желательно иметь небольшой запас. Ведь она может понадобиться и сотрудникам. Вы также можете позаботиться о столах и стульях. А запасной компьютер уже перебор.
Это дорого и быстро устаревает, и держать его вне работы неэффективно. В общем, отличным решением будет составить матрицу всего бизнес-процесса, указав в ней все отделы, которые задействованы в процессе. В этом случае вы легко и четко обозначите, где и в какие сроки что-то нужно сделать. Это важно, не в последнюю очередь потому, что пропуски часто связаны с ошибками при передаче данных. Более того, при отсутствии адекватной исходной информации даже самые лучшие распоряжения административно-хозяйственной деятельности не смогут полностью удовлетворить существующие запросы.
Другие подходы
Но это не единственное, чем можно ограничиться. Например, при взаимодействии с сотрудниками вы можете создать журнал тикетов. В этом случае поступающие объяснения записываются и затем передаются для исполнения конкретному исполнителю. При этом необходимо периодически просматривать и проверять прогресс.
Также может быть важно стимулировать сотрудников к качеству и скорости обработки заявок. Если есть обоснованное заявление о том, что один из сотрудников плохо выполняет свои обязанности, то это должно закончиться наказанием исполнителя. Для обеспечения справедливости крайне желательно установить стандарты.
В этом случае необходимо составить полный список возможных обращений с реинтеграцией при возникновении прецедентов. А потом для каждой статьи разрабатывается своя норма. Хотя очень часто стандартные правила не предусмотрены. Поэтому компании устанавливают свои ценности, исходя из специфики своей текущей деятельности и задач. Например, если вы получили сообщение о том, что лампочка перегорела, вам дается рабочий день для устранения этой проблемы.
Обобщая написанное выше
Как видите, в организации административно-хозяйственной деятельности есть свои «подводные камни», которые на первый взгляд не видны. При разработке позиций и позиций необходимо учитывать достаточно большой объем информации. Это касается целей компании, ее специфики и размера.
Детальное планирование и четкая прописка бизнес-процессов позволит вам успешно решать проблемы, установив надлежащий порядок выполнения работ. Руководство компании требует, чтобы все, кто участвует в выполнении и контроле процесса, были знакомы с теоретической логикой его реализации. Всегда следует помнить, что грамотное руководство всегда может значительно повысить эффективность процесса. Неважно, о чем вы говорите — об административной и экономической деятельности государственного учреждения, некоммерческой структуры или частного предприятия — хороший менеджмент имеет огромный потенциал развития. И этим надо пользоваться.
Заключение
Итак, что представляет собой административно-хозяйственная деятельность, было рассмотрено. Конечно, одной информации, приведенной в этой статье, недостаточно, чтобы сразу стать хорошим менеджером. Даже простого знакомства с умными книгами будет недостаточно. Ведь в этом вопросе также необходимо понимать практическую сторону реализации мероприятий. Книги не расскажут вам о существовании всех «подводных камней», вам предстоит набивать неровности и набираться опыта.
Источник: online-buhuchet.ru
Раздельный учет расходов от коммерческой и уставной деятельности НКО в типовой 1С: Бухгалтерии ред. 3.0
В прошлой статье мы рассмотрели, как некоммерческим организациям организовать раздельный учет поступлений от коммерческой и уставной деятельности. А сегодня, по многочисленным просьбам читателей, поговорим о расходах таких организаций. Но прежде, чем мы начнем, давайте вспомним, за счет каких источников поступлений формируется доходная часть сметы некоммерческой организации, потому что и расходовать данные средства нужно строго на соответствующие цели.
Источником финансирования некоммерческой организации могут быть:
• вступительные и регулярные членские взносы (для некоммерческих организаций, основанных на членстве);
• добровольные взносы и пожертвования;
• целевые поступления от физических и юридических лиц.
Порядок, сроки и размер вступительных и регулярных взносов членов некоммерческой организации определяется ее учредительными документами. Как правило, вступительные членские взносы взимаются в фиксированном размере исходя из капитального плана проекта и уплачиваются участниками некоммерческой организации в момент их принятия в члены.
Эти взносы носят длящийся характер и идут на долгосрочные программы. Например, в некоммерческой организации, занимающейся обслуживанием и эксплуатацией коттеджного поселка, вступительные членские взносы идут на выкуп капитальных сооружений – объектов инфраструктуры (дорог, прудов, ограждений и пр.) по мере их постройки на территории поселка Инвестором.
Что касается регулярных членских взносов, то обязанность их внесения обусловлена потребностью некоммерческой организации в непрерывном покрытии своих расходов – аренды офиса, заработной платы сотрудников, закупкой ТМЦ, необходимых для осуществления текущей деятельности.
Уставом некоммерческой организации устанавливается обычно ежемесячный, ежеквартальный или ежегодный порядок внесения членских взносов.
Сам порядок расчета регулярных членских взносов может быть различным, например, в некоммерческой организации, занимающейся обслуживанием и эксплуатацией коттеджного поселка, регулярные членские взносы чаще всего зависят от площади земельного участка, находящегося в собственности участника (члена) организации.
Например, для расчета членского взноса может быть применена регрессивная шкала:
При площади земельного участка до 0,25 га – 20 руб. за каждый квадратный метр площади участка;
Далее, с увеличением площади, ставка уменьшается регрессивно:
При площади земельного участка свыше 0,25 га до 0,5 га включительно – 50 000 руб. плюс 10 руб. за каждый квадратный метр площади, превышающей 0,25 га.
Как вариант, расчет регулярного членского взноса может осуществляться исходя из фиксированной суммы, установленной Уставом (Положением о членских взносах), умножаемой каждый год на коэффициент (в качестве коэффициента может быть выбран, например, коэффициент инфляции).
P = B × S%,
где
B – 1/12 расходной части утвержденного годового бюджета НКО, не покрываемой за счет возможных источников дохода (так называемый дефицит бюджета), определенная для месяца, за который производится оплата членского взноса;
S% — процентное соотношение площади жилого дома члена НКО к общей площади всех вышеуказанных объектов недвижимости, принадлежащих собственникам на территории поселка по состоянию на последнее число месяца, за который производится оплата членского взноса.
Добровольные взносы и пожертвования — особая, нерегулярная часть доходов некоммерческих организаций, размер которых определяется лицом, которое их вносит. Данные взносы направлены на выполнение уставной деятельности некоммерческой организации.
Если добровольное пожертвование вносит юридическое лицо, то с ним необходимо заключить договор в письменном виде (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
При перечислении таких добровольных взносов (пожертвований) в документах должно быть строго отражено, что взнос перечисляется именно на цели согласно уставной деятельности НКО .
Эти поступившие средства НКО обязана израсходовать строго по назначению. Если же деньги будут израсходованы не на цели, указанные в Уставе и в платежных документах, то это уже будет нецелевое использование средств и эти средства попадут под налогообложение.
Следующий источник формирования доходов НКО – целевые поступления , направленные для выполнения конкретных целевых программ. Расходование этих средств должно жёстко контролироваться руководством некоммерческой организации.
Все вышеперечисленные доходы НКО на ведение уставной деятельности не учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций (ст.251 НК РФ) и налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (ст.346.15 НК РФ).
Однако ввиду того, что данные поступления не облагаются налогом, проверяющие инстанции проявляют повышенное внимание к ним, поэтому, чтобы исключить налоговые риски, необходимо соблюдать элементарные требования по корректному оформлению первичной документации, в частности: верно указывать назначение платежа в документах на поступление денежных средств.
Указанные выше источники финансирования зачастую не способны покрыть все текущие расходы некоммерческой организации. Поэтому российское законодательство разрешает некоммерческим организациям осуществлять предпринимательскую деятельность в рамках своей уставной.
Реализовывая рекламную, печатную, сувенирную продукцию, сдавая в аренду имущество (помещения, оборудование), принадлежащее ей на праве собственности, она получит доход от коммерческой деятельности, который будет еще одним источником финансирования деятельности НКО.
Теперь перейдем непосредственно к отражению расходов от коммерческой и уставной деятельности в типовой программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.
В процессе своей деятельности некоммерческая организация сталкивается с тем, что ей приходится нести ряд расходов. Сразу отметим, что большинство расходов носят периодический характер и отражены в смете доходов и расходов НКО.
Расходы некоммерческой организации подразделяются на:
• текущие расходы, связанные с выполнением основной уставной деятельности НКО;
• целевые расходы (расходы на выполнение целевых мероприятий);
• расходы, связанные с предпринимательской деятельностью;
Последние, кстати, если организация ведет как уставную, так и коммерческую деятельность, должны распределяться пропорционально по обоим видам деятельности.
Отражение расходов от уставной деятельности
Некоммерческие организации такие расходы учитывают по аналогии с поступлениями – на счете 86.
Рассмотрим отражение расходов в программе на примере некоммерческой организации, занимающейся управлением и эксплуатацией коттеджного поселка.
Ежемесячные расходы на эксплуатацию поселка:
• Вывоз мусора – 90 000 руб.;
• Обслуживание газовых сетей – 25 000 руб.;
• Охрана территории поселка – 150 000 руб.
• Аренда офиса – 15 000 руб.;
Для отражения всех видов расходов воспользуемся документом «Поступление товаров и услуг», который находится в разделе «Покупки»:
Выбираем вид операции «Услуги, (акт)»:
Заполняем документ данными из первичного акта поставщика:
После проведения документа, программа сформирует проводки: Дт 20.01 Кт 60.01.
Отметим, что бухгалтера некоммерческих организаций часто допускают ошибку, отражая расходы сразу на 86 счете.
Это связано скорее с удобством: бухгалтерам удобнее сразу отражать затраты на счете 86, минуя двадцатые счета, т.к. типовая 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 закрывает 20 и 26 счета на 90 счет, а не на 86 счет, и им впоследствии приходится править регламентную операцию «Закрытие месяца» вручную.
Однако это является нарушением. План счетов не предусматривает учет затрат, минуя двадцатые счета (мы об этом писали ранее на примере некоммерческой организации, занятой обслуживанием коттеджного поселка). Кроме того, как уже указывалось в той же статье, аналитический учет по счету 86 «Целевое финансирование» ведется по назначению целевых средств и в разрезе источников их поступления, и не предполагает учета в разрезе статей затрат. Это затруднит впоследствии составление отчетности (бухгалтерской отчетности, сметы доходов и расходов), так как предопределенное третье субконто 86 счета «Движение целевых средств» (изменить его нельзя) носит недостаточно информативный характер.
Остальные услуги отразим по аналогии:
Административно-хозяйственные расходы отражаем также документом «Поступление товаров и услуг» с той лишь разницей, что вместо 20 счета используем 26 счет:
После проведения сформируются проводки: Дт 26 Кт 60.01.
Отражение расходов от коммерческой деятельности
Так как наша организация, наряду с уставной, занимается ещё и коммерческой деятельностью (сдает в аренду принадлежащее ей на праве собственности нежилое здание), то она тратит средства на поддержание имущества в исправном состоянии.
Рассмотрим такой пример расходов на коммерческую деятельность как охрана здания в размере 50 000 руб.
После проведения документа программа сформирует проводки: Дт 20.01 Кт 60.01
Отражение регламентированной операции «Закрытие месяца»
Напомним, что в бухгалтерском учете некоммерческие организации, которые ведут деятельность, приносящую доход для учета расходов от коммерческой деятельности обязаны применять счет 90 «Продажи» (субсчет 02 «Себестоимость продаж»), для учета прочих расходов – счет 91 (субсчет 02 «Прочие расходы»).
Главной проблемой НКО, осуществляющих наряду с уставной коммерческую деятельность, является разделение расходов. Это связано с тем, что в соответствии с российским законодательством организации обязаны вести раздельный учет расходов по предпринимательской деятельности и расходов по уставной деятельности, не связанной с предпринимательской.
Так как порядок ведения раздельного учета расходов в некоммерческой организации законодательно не определен, организация вправе самостоятельно определить способ распределения затрат между уставной и предпринимательской деятельностью и закрепить его в своей учетной политике.
В конце месяца двадцатые счета закрываются. Но автоматически программа их закроет на 90 счет.
Задача бухгалтера – вручную исправить 90 счет на 86 по расходам от некоммерческой деятельности. По расходам от предпринимательской деятельности исправлять счет не потребуется. Посмотрим, как это выглядит на практике.
Для закрытия месяца служит одноименная типовая операция. Выбираем пункт «Закрытие месяца» в меню «Операции»:
Нажимаем на кнопку «Выполнить закрытие месяца» и программа начинает последовательно выполнять регламентированные операции:
После того, как программа выполнит «Закрытие месяца», проваливаемся в пункт «Закрытие счетов 20,23,25,26»:
выбираем пункт «Показать проводки»:
и в открывшемся окне устанавливаем флажок «Ручная корректировка»:
Далее меняем счет 90 на счет 86 по расходам, связанным с уставной деятельностью.
Вот здесь то нам и пригодится разбивка двадцатых счетов по статьям затрат и подразделениям. Изначальное корректное отнесение затрат в течение месяца даст свои плоды при закрытии периода и бухгалтеру не придется тратить много времени, вспоминая, что это были за затраты и к какому виду деятельности их отнести.
Отметим, что заработная плата персонала некоммерческой организации при ведении коммерческой и уставной деятельности тоже подлежит распределению:
После этого сохраните изменения и не забудьте перевыполнить операцию по закрытию 90-х счетов:
По итогам проведения операции «Закрытие месяца» счета 20 и 26, 90 и 91 закроются (сальдо на конец периода по ним будет равно 0):
Источник: xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai