Что такое информационные системы в строительстве

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Пример 3.1. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

Люди, оборудование, материалы, здания и др.

Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.

Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.

Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение

Производство профессиональной информации

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Информационные системы в строительстве. Москва

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Внимание! Под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: «организация» и «фирма».

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Этапы развития информационных систем

История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Изменение подхода к использованию информационных систем

Концепция использования информации

Вид информационных систем

Цель использования

Бумажный поток расчетных документов

Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах

Повышение скорости обработки документов

Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты

Основная помощь в подготовке отчетов

Управленческие информационные системы для производственной информации

Ускорение процесса подготовки отчетности

Управленческий контроль реализации (продаж)

Системы поддержки принятия решений

Системы для высшего звена управления

Выборка наиболее рационального решения

Информация — стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество

Стратегические информационные системы

Выживание и процветание фирмы

Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Дня этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70-х — начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Процессы в информационной системе

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (рис. 3.1 ), состоящей из блоков:

• ввод информации из внешних или внутренних источников;

• обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

• вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

• обратная связь — это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

• любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

• информационная система является динамичной и развивающейся;

• при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

• выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

• информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:

• структурированность решаемых управленческих задач;

Рис. 3.1. Процессы в информационной системе

• уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

• принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;

• вид используемой информационной технологии.

Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Что можно ожидать от внедрения информационных систем

внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

• обеспечению достоверности информации;

• замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

• предоставлению потребителям уникальных услуг;

• отысканию новых рыночных ниш;

• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

РОЛЬ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ В ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

Общие положения

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач.

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме — эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение социальных и экономических задач.

2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Структура управления организацией

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планиpование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела ≈ менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

• финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

• психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п.

В последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие «принятие решения» и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Принятие решения — акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

На рис. 3.2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Рис. 3.2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Пример 3.2. Некоторые учетные задачи:

• учет количества приданной продукции;

• учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;

• учет произведенной продукции;

• бухгалтерский учет и т.д.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Пример 3.3. На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование.

Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Пример 3.4. На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

Персонал организации

Персонал организации — сотрудники разной степени квалификации и уровней управления — от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. На рис. 3.3 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:

Рис. 3.3. Квалификация персонала по уровням управления

на верхнем, стратегическом, уровне управления — менеджеры высшего звена руководства организации (фирмы и его заместители). Основная их задача — стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;

на среднем, функциональном, уровне — менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). Основная задача — тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

на нижнем, операционном, уровне — исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.). Основная задача — оперативное реагирование на изменение ситуации.

На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции.

Пример 3.5. Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Прочие элементы организации

Стандартные процедуры в организации — точно определенные правила выполнения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей.

Субкультура любой организации — совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная ее составляющая — информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе.

Пример 3.6. В фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило — клиент обслуживается в порядке очередности. Значит, и информационная система должна обрабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступления заявки клиента.

Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы. Поэтому очень важно на этане внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.

Следует заметить также, что информационные системы сами по себе дохода не приносят, но могут спобствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. Внедрение информационных систем связано с необходимостью автоматизации функций работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, часто проходят очень трудно и болезненно.

ПРИМЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу;

посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно.

Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету заказов.

Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

Информационные системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы, отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.

Пример 3.7. Информационная система, установленная в фирме по сдаче автомашин внаем, отслеживает местонахождение, стоимость и техническое состояние парка прокатных машин. Это позволяет минимизировать потери от простоя и пустого прогона для каждой автомашины, перераспределяя предложения согласно спросу.

Информационные системы автоматизации технологии («менеджмент уступок»). Суть этой технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок.

Пример 3.8. Информационные система по продаже авиабилетов позволяет проанализировать архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить разумную цену на каждое место, снизить количество непроданных билетов и пр. Она резервирует каждое место на самолет в США за три месяца до полета 1,5 раза, т.е. два места резервируются за тремя пассажирами.

Пример 3.9. Информационная система банка обеспечивает все виды оплат по счетам его клиентов. Она умышленно сделана несовместимой с информационными системами других банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которого ему трудно выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатные услуги.

Источник: dit.isuct.ru

Информационная система управления строительными проектами: пора внедрять?

Нет сегодня нужды убеждать специалистов строительной отрасли в полезности применения современных средств управления производственными процессами. Одним из таких инструментов являются автоматизированные информационные системы управления проектами (ИСУП).

Все понимают, что это потенциально эффективный управленческий инструмент. Отрицать очевидное не все решаются, но все ли его используют?

Полагаю, что доля тех, кто применяет реально, на деле современные информационные системы технологии управления в строительстве, относительно невелика.

Можно перечислить целый ряд причин, главные из которых – сложившееся недоверие руководителей к полезности их применения в наших специфических российских условиях, частый неудачный опыт внедрения.

Сказывается дефицит квалифицированных кадров в строительстве, владеющих соответствующими знаниями и навыками.

Вместе с тем, по некоторым оценкам, доходы и доли рынка тех компаний, которые перешли на комплексное применение современных цифровых технологий, растут в 3 раза быстрее, чем у тех, кто остался в прошлом, применяет традиционные системы управления.

Выбор программного продукта – это финальный этап более общего процесса: разработки и внедрения в компании системы управления проектами.

Рассмотрим более детально эту комплексную и важную для повышения эффективности управления строительством проблему.

Заодно ответим на вопрос, почему программное обеспечение как таковое – не панацея от всех бед в управлении строительными проектами.

Что такое автоматизированная информационная система

Автоматизированная информационная система (АИС) – это определенная методология управления (отвечает на вопрос «как управлять?»), организационная структура и персонал («кто управляет?»), специальное оборудование и программное обеспечение («каковы инструменты управления?»).

Этот управленческий комплекс предназначен для сбора и обработки данных, а также хранения и передачи информации заинтересованным пользователям. Информация, в свою очередь, необходима им для принятия управленческих решений.
Таким образом, АИС – это система, которая на основе автоматизированной технологии обработки и получения информации используется для оптимизации процессов управления и информационного обеспечения персонала в конкретной деятельности.

Что такое информационная система управления проектами

Информационные системы управления проектами (ИСУП) – это эффективные инструменты автоматизации управления проектной деятельностью на основе использования специального программного обеспечения.

Основные достоинства, преимущества и условия применения ИСУП:

— возможность системной, на единой методологической, организационной, информационной и программной основе, автоматизации процессов управления на протяжении всего жизненного цикла проекта (планирование, исполнение, мониторинг и контроль процессов);

Автоматизацию как инструмент повышения эффективности управления целесообразно применять, если сложность объекта управления (проекта, программы, портфеля проектов) превышает сложность управляющей системы. В противном случае управляющая система может справляться и без такого дорогостоящего инструмента как автоматизация.

Кроме того, не следует автоматизировать хаос, то есть сложившуюся стихийно практику управления, не опирающуюся на регулярные правила, процедуры, стандарты, иначе получится «автоматизированный хаос»;

— существенное повышение управляемости процессов координации проектной деятельности в условиях мультипроектного управления: управления программами, масштабными проектами и портфелями проектов; — возможность интеграции с другими информационными системами и коммуникациями компании.

Информационная система управления проектами сама по себе не решает проблему повышения эффективности управления проектной деятельностью строительной компании, если прежде не создана система управления как таковая (отсутствует методология проектного управления, не создана организационная структура, адекватная задачам проектного управления, отсутствует система информационного обмена).

Именно здесь обычно кроется причина неудачных попыток внедрения программного обеспечения для управления строительными процессами. Автоматизация сама по себе не решит ни одного вопроса, если прежде не создана и не отлажена система управления проектами в компании. Вы просто выбросите деньги на ветер, полагая, что разработка (покупка) современного программного продукта станет панацеей от всех бед.

Какие задачи решает ИСУП

▪ автоматизация всех процессов управления проектом, составляющих стадии инициации, планирования, исполнения, мониторинга и контроля, закрытия, то есть все этапы и стадии жизненного цикла проекта;

▪ создание единого для всех заинтересованных сторон и участников проекта информационного пространства для сбора, обработки, накопления, интеграции, представления, обмена и хранения информации о проектной деятельности и управления ею;

▪ значительное сокращение времени на осуществление коммуникаций (передачи, получения и обмена информацией) на всех уровнях управления проектной деятельностью в организации;

▪ повышение эффективности (оптимизация) большинства процессов управления проектной деятельностью (прежде всего, процессов принятия управленческих решений: менеджеры получают возможность принимать решения быстрее, на основе более полной и релевантной информации);

▪ повышение управляемости и усиление оперативного контроля проектных процессов за счет:

— улучшения координации деятельности участников проекта и заинтересованных сторон;

— совершенствования механизма обратной связи;

— более четкого определения и разграничения ответственности между участниками проектной деятельности.

▪ повышение согласованности действий при реализации процессов управления деятельностью компании, в том числе между проектной и обычной операционной деятельностью;

▪ обеспечение более надежного прогнозирования и планирования проектной деятельности компании;

▪ повышение оперативности и эффективности управления сложными проектами, программами, портфелями проектов при сохранении и повышении качества управленческих решений и действий.

Из каких подсистем состоит ИСУП

Информационная система управления проектами состоит из 4-х управленческих подсистем:

Указанные подсистемы ИСУП объединяются в единый управленческий комплекс на базе специализированной программной среды.

Таким образом, информационная система управления проектами – это не только и не столько даже программное обеспечение, каким бы продвинутым оно не было.

Это, прежде всего, методология управления проектами плюс временная организационная структура, состоящая из компетентных людей, владеющих методологией, плюс система коммуникаций и обмена управленческой (проектной) информацией и только после этого, программное обеспечение, создающее автоматизированную среду управления проектами.

Каково предназначение методологической подсистемы ИСУП

Методологическая подсистема ИСУП – система установленных в организации стандартов, правил, коммуникаций, процедур управления проектной деятельностью, шаблонов проектных документов, вместе составляющих целостное описание метода управления проектами, принятого в данной организации.

То есть методологическая подсистема ИСУП представляет собой адаптированную к условиям организации модель управления проектами, опираясь на которую, команда управления проектом может обеспечить успешное управление проектами в компании.

Любая методология управления проектами, несмотря на многообразие стандартов и методов, в главном опирается на единую общепризнанную систему базовых принципов.

Их правильное системное применение, как многократно показал накопленный опыт, обеспечивает львиную долю успеха в управлении проектной деятельностью.

Каково предназначение организационной подсистемы ИСУП

Организационная подсистема ИСУП – временная организационная структура, на которую, в соответствии с принятой методологией, возложено выполнение функций управления проектом.

То есть, организационная подсистема представляет собой субъект управления проектом – команду управления проектом (КУП). Члены КУП должны владеть методологией управления проектами, принятой в компании, быть погруженными в информационную среду и уметь применять соответствующее программное обеспечение как технический инструмент управления проектами.

Каково предназначение информационной подсистемы ИСУП

Информационная подсистема ИСУП – действующая в компании система сбора, обработки, накопления, интеграции, представления, обмена и хранения информации по проекту.

То есть, информационная подсистема создает в компании единую информационную среду, в которой информация формируется, накапливается, сохраняется и распространяется между участниками и заинтересованными сторонами проекта.

Каково предназначение программной подсистемы ИСУП

Программная подсистема ИСУП – специальное программное обеспечение, создающее автоматизированную среду управления проектами компании.

То есть, программное обеспечение – инструмент автоматизации управления проектной деятельностью в компании, техническое средство управления.

Из каких этапов состоит внедрение ИСУП в организации

1-й этап: оценка существующей практики управления проектами в компании, потребностей и условий управления проектами в компании (оценка «как есть»);

2-й этап: разработка, на основе проведенной оценки, базовых составляющих концепции (методологической, организационной, информационной подсистем) управления проектами в компании (если таковой не имеется в компании);

3-й этап: выбор (привязка, проектирование) программного обеспечения для компании или проекта;

4-й этап: разработка регламента (метода) функционирования ИСУП в компании (предложение «как должно быть»);

5-й этап: тестирование и настройка ИСУП в конкретных условиях деятельности компании (на базе пилотного проекта);

6-й этап: внедрение ИСУП в деятельность компании.

Таким образом, не спешите тратить деньги и время на приобретение того или иного модного программного обеспечения. Создайте вначале систему управления проектами, обучите людей, обеспечьте реальное применение системы на практике, почувствуйте ее эффективность в сравнении с ручным управлением проектами.

Только после того, как такая система создана, отлажена, приносит реальную пользу и вы понимаете, что автоматизация — это инструмент дальнейшего роста эффективности, вот тогда настало время для внедрения программного продукта.

О том, как выбрать программное обеспечение для управления строительным проектом, читайте на нашем сайте здесь.

Источник: drilling-info.ru

Информационная система — основные понятия и определения

Перед вами актуальная и полная информация об информационных системах. Мы постарались опустить ненужные подробности. А то что осталось, описали простым языком. Так чтобы каждый мог разобраться в теме. Приятного изучения!

Что такое информационная система: определение

Сначала обсудим, что такое Система.

Под системой подразумевают любые объекты, которые могут быть рассмотрены и как единое целое, и как совокупность разнообразных элементов, объединенных для достижения поставленной цели. Системы могут отличаться между собой как по целям, так и по своему составу.

Система — это объект сложного типа. Он включает в себя разнородные элементы, взаимосвязанные между собой и существующие как единый объект.

Подсистема — это отдельный объект, входящий в состав системы, и сам состоящий из других разнородных элементов.

Чтобы лучше понять суть этого определения, приведем примеры нескольких систем, их целей и элементов.

Цель	Система	Элементы
Производство телефонов	Завод	Производственное оборудование, рабочие, недвижимость и прочее
Работа с данными	Компьютер	«Железо», периферия, программное обеспечение, интернет
Обмен информацией	Телекоммуникации	Кабели, компьютеры, сетевое оборудование, модемы.
Производство информации	Информационная система	Программы, работники, компьютерные сети, компьютеры.

Итак, что такое система, мы разобрались. А теперь давайте добавим к этому термину слово «информационная», и поймем, для какой цели и каким образом она функционирует. Вот что обеспечивают информационные системы:

• сбор информации;
• ее хранение;
• ее обработка;
• поиск данных;
• выдача информации.

Все это касается информации, которая нужна для принятия решений в тех или иных областях деятельности. Например, это пригождается при анализе проблем и при создании новых продуктов.

Вот какое определение дает Википедия:

Информационная система (ИС) — система, предназначенная для хранения, поиска и обработки информации, и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию (ISO/IEC 2382:2015).

ИС предназначена для своевременного обеспечения надлежащих людей надлежащей информацией, то есть для удовлетворения конкретных информационных потребностей в рамках определённой предметной области, при этом результатом функционирования информационных систем является информационная продукция — документы, информационные массивы, базы данных и информационные услуги.

Современные информационные системы в качестве основного элемента своего функционирования используют компьютер. Также активно задействуется периферийное оборудование и сервера.

Нужно понимать, что между ИС и компьютерами есть разница. Компьютеры оснащаются специализированным программным обеспечением, вместе с которым являются технической базой ИС. Немыслима информационная система и без сотрудников, которые взаимодействуют с телекоммуникациями и компьютерами.

Структура информационной системы

Подсистема — это часть системы, которую можно выделить по каким-либо признакам.

Независимо от того, в какой сфере деятельности применяется информационная система, ее общая структура может быть рассмотрена как совокупность подсистем. Это значит, что существует так называемый структурный признак классификации. А сами подсистемы являются обеспечивающими. Поэтому можно дать такое определение:

Структура информационной системы — это совокупность ее обеспечивающих подсистем.

Как видно из рисунка выше, обеспечивающие подсистемы могут быть:

• техническая;
• математическая;
• программная;
• информационная;
• организационная;
• правовая.

Рассмотрим каждый этот тип подробнее.

Техническое обеспечение ИС

Техническая подсистема — это совокупность имеющихся технических средств, обеспечивающих работоспособность ИС, а также технологические процессы и документация.

В состав технического обеспечения входят:

• компьютеры;
• технические устройства для хранения, обработки, вывода, сбора и передачи информации;
• линии связи;
• оборудование для передачи данных;
• оргтехника;
• другое…

С помощью документации оформляют выбор оборудования, прописывают принципы организации его эксплуатации, процесса обработки данных. Документация делится на 3 типа:

1. Нормативно-справочная: которая используется для расчетов за техническое обеспечение.
2. Специализированная: которая включает в себя описание методик по каждому из этапов разработки технического обеспечения;
3. Общесистемная, которая состоит из отраслевых и государственных стандартов, касающихся технического обеспечения.

В настоящее время активно используются две главные формы организации технического обеспечения:

• Децентрализованная. Каждая подсистема на компьютерах реализуется прямо на рабочих местах.
• Централизованная. Все подсистемы работают на специальных вычислительных центрах и больших ЭВМ.
• Частично децентрализованная. Часть подсистем базируются непосредственно на персональных компьютерах, а другая часть — в вычислительных центрах.

Частично децентрализованная система судя по всему является наиболее перспективным типом, сочетая в себе преимущества работы отдельных элементов на персональных компьютерах и общей базы данных а также общих функциональных подсистем на отдельной большой ЭВМ. Взаимодействие всего этого осуществляется по внутренней сети предприятия или через интернет.

Математическое и программное обеспечение ИС

Математическое и программное обеспечение информационной системы — это комплекс математических моделей, методов, программ и алгоритмов, предназначенных для осуществления задач и целей ИС, а также для полноценного функционирования подсистемы технического обеспечения.

В состав математического обеспечения входят:

• типовые задачи;
• инструменты для моделирования;
• методы математической статистики и программирования, а также теории массового обслуживания и пр.

К средствам программного обеспечения относятся:

• Специальное ПО — совокупность программных средств, разработанных в процессе создания конкретной ИС. Это ППП (пакеты прикладных программ), созданные для реализации разработанных моделей функционирования реального объекта.
• Общесистемное ПО — комплекс программных средств, предназначенных для осуществления типовых действий пользователями, работающими в разных информационных системах. Они позволяют расширить стандартный набор функций персональных компьютеров, контролировать и управлять процессами работы с данными.
• Техническая документация на создание программных средств, включающая в себя описание целей, ТЗ на алгоритмизацию, математическо-экономическую модель и контрольные примеры.

Информационное обеспечение ИС

Информационное обеспечение ИС необходимо для формирования и выдачи актуальной информации, позволяющей принимать эффективные управленческие решения.

Информационное обеспечение — это комплекс подсистем: кодирование и классификация данных, системы документации, схемы циркулирующих в предприятии информационных потоков, методы проектирования баз данных.

Унифицированные системы документации

Формируются на региональном, отраслевом или государственном уровнях. Главное предназначение — обеспечить сопоставимость показателей из разных сфер производства. Существуют стандарты, которые предъявляют требования к:

• системам документации;
• к формам документов;
• к структуре и составу показателей и реквизитов;
• к методам регистрации, ведения и внедрения документационных форм.

К примеру, у медицинских работников есть свои требования к оформлению документации. А у преподавателей вузов свои.

Но несмотря на то, что существует унифицированная система документации, большинство предприятий регулярно сталкиваются с типичными проблемами:

• приходится очень много документов обрабатывать вручную;
• в разных документах дублируются одни и те же показатели;
• специалистам приходится отвлекаться от своих главных задач на работу с большим объемом документации;
• существуют показатели, которые не используются на практике.

Информационное обеспечение как раз и нужно для того, чтобы устранить все эти и подобные им недостатки.

Схемы информационных потоков

Они содержат в себе маршруты потоков информации и ее размеры, а также места где возникает первичная информация и используются результатная информация. Если проанализировать структуру этих схем, можно значительно усовершенствовать всю систему управления.

Вот два простейших примера:

движение служебной записки

запись в базу данных информации о приеме на работу нового сотрудника

Такие схемы строятся для того, чтобы определить объем информации, которая используется в процессе работы организации, а также обеспечить:

• исключение неиспользуемых данных;
• исключения дублирующих данных;
• классификацию данных;
• рациональное представление данных.

Создание информационного обеспечения

Чтобы создать ИО, нужно пройти следующие этапы:

• сформулировать функции, задачи и цели всей системы;
• выявить потоки движения данных от момента их возникновения до их использования;
• представить данные об информационных потоках для анализа в виде схем;
• создать и использовать систему кодирования и классификацию;
• овладеть методологией разработки логических информационных концептуальных моделей, которые будут отражать связь разных данных;
• создать массивы и базы данных с помощью современных технических средств.

Организационное обеспечение ИС

Организационное обеспечение — это комплекс средств и методов, которые регламентируют взаимодействие сотрудников друг с другом и их работу с техническими средствами во время создания и использования информационной системы.

Эта подсистема ИС нужна для реализации следующих задач:

• анализировать имеющуюся системы управления предприятием, в котором планируется внедрить информационную систему;
• выявить задачи, которые подлежат автоматизации;
• подготовить эти задачи к решению на ПК: создать ТЗ на проектирование информационной системы, обосновать ее техническую и экономическую эффективность;
• разработать управленческие решения, направленные на повышение эффективности управленческой системы.

Правовое обеспечение ИС

Правовое обеспечение — это комплекс нормативных актов, регламентирующих процесс создания информации, а также ее юридический статус, функционирование ИС, получение, трансформации, передачи и использования данных.

Главное предназначение правового обеспечения заключается в том, чтобы обеспечить законность всех процессов.

В его состав входят все нормативные акты государственной власти федерального, местного и локального значения.

В правовом обеспечении выделяется:

• локальная составляющая регламентирующая функционирование данной информационной системы;
• общая составляющая, регламентирующая функционирование любой системы.

Правовое обеспечение содержит в себе:

• статус ИС;
• ответственность, обязанности и права сотрудников предприятия;
• нормативные акты, касающиеся отдельных видов управленческих процессов;
• правила создания информации и ее использования.

Классификации информационных систем

По признаку структурирования задач

Когда создаются или классифицируются информационные системы, обязательно возникают сложности, которые связаны с алгоритмическим и математическим описанием задач, которые решает система. От того, насколько тщательно разработана формализация, зависит эффективность функционирования всей системы. Также это влияет и на уровень ее автоматизации — степень невовлеченности человека в принятие решений на основе используемой информации.

Чем более точным будет математическое описание задачи, тем больше возможностей автоматизировать процесс обработки данных, а значит снизить степень участия человека в процессе решения этой задачи.

Можно выделить три типа задач, для которых разрабатываются ИС:

1. Формализуемая (структурированная) задача— это задача, в которой известен каждый ее элемент и то как они взаимосвязаны между собой.
   В структурированных задачах получается использовать математическую модель для выражения ее содержания. Это позволяет использовать точные алгоритмы ее решения. Как правило, это рутинные задачи, которые приходится выполнять множество раз. Цель ИС в этом случае — автоматизировать решение рутинной работы так, чтобы свести деятельность человека в ней к нулю.
2. Неформализуемая (неструктурированная) задача — это задача, в которой не получается выделить элементы и указать какая между ними существует связь.
   Решение неформализуемых задач с помощью методов автоматизации практически невозможно. Поэтому в них информационная система практически не используется. Решения должен принимать человек, опираясь на собственный опыт и понимание.
3. Частично формализованная задача — это наиболее распространенный тип задач. В большинстве случаев можно частично структурировать процесс, а другую часть передать человеку.

По степени автоматизации

В зависимости от того, в какой степени автоматизированы информационные процессы, можно выделить три вида ИС:

1. Ручные
   Ручные информационные системы не обладают техническими возможностями решения задач, поэтому в них все операции выполняются людьми.
2. Автоматические
   Автоматические ИС выполняют все операции по созданию и взаимодействию с информацией без помощи людей.
3. Автоматизированные
   Автоматизированные ИС подразумевают участие и человека, и информационных технологий в процессе. Причем главная роль здесь отведена компьютеру. Сегодня именно такие системы являются наиболее распространенными.

По характеру использования

В зависимости от того, что именно делает с информацией та или иная ИС, ее можно отнести к одному из следующих типов:

1. Информационно-поисковые включают в себя следующие задачи:
   — ввод данных;
   — систематизация;
   — хранению;
   — выдаче данных при запросах пользователей.
   В них не используется сложных преобразований данных. В качестве примеров можно привести поисковые системы Яндекс и Гугл или же ИС в библиотеке, в сервисах по продаже билетов.
2. Информационно-решающие включают в себя следующие задачи:
   — переработка информации.
   В них все операции по работе с данными выполняются согласно определенному алгоритму.

Информационно-решающие ИС, в свою очередь, можно разделить на два типа:

1. Управляющие
   Предоставляют данные, на основе которых человек может принимать решения. Обычно это различного вида расчеты, а также обработка больших массивов данных. Например, бухучет.
2. Советующие
   Предоставляют информацию, которые человек принимает к сведению, но не превращает немедленно в конкретные решения. Обычно это высокоинтеллектуальные системы, которые способны обрабатывать знания, а не просто данные. Например, информационные системы, работающие в медицинских учреждения. Они не выдают конкретные решения. Врач лишь принимает к сведению полученные данные. Но решения принимает он сам. Хотя может воспользоваться и с рекомендованным системой.

По сфере применения

В зависимости от того, в каких сферах используются ИС, их можно разделить на следующие типы:

Источник: telecomdom.com