Рецепт эффективности – планирование. Каждый час, потраченный на планирование, экономит месяцы труда для бизнеса.
В целях эффективного управления выделим два понятия:
- Оперативное планирование
- Стратегическое планирование
Многие понимают, что план нужен обязательно. Столько же предпочитают не иметь никакого плана вовсе. Необходимость строить планы приходит с опытом. Время, конкуренция, не решаемые проблемы, большое количество персонала приводит бизнес к необходимости строить планы на длительный период.
Написана масса трудов о пользе планирования. Не меньше книг исповедуют «новаторские» подходы в управлении бизнесом, предлагают избегать построение планов, т.к. они приводят к не гибкости бизнеса в динамически изменяемых условиях внешней и внутренней среды.
Правда как всегда где-то по средне. Бизнес выстраиваться под конкретные цели, которые должны быть достигнуты. Какие инструменты будут выбраны для достижения цели, это дело индивидуальное. Если бизнес способен сформировать устойчивый коллектив, команду, каждый член которой будет однозначно понимать цели и задачи бизнеса, ему не нужен контроль, а выходной результат удовлетворяет, то действительно, тратить время на создание и контроль исполнения планов не нужно.
Аэрофлотом на Клондайк
В нашей практике мы не встречали такие коллективы, поэтому предпочитаем строить планы и контролировать их выполнение. Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет что-нибудь сделать с ним сейчас.
Стратегический план
Стратегический план – это документ. Планирование используется для достижения приоритетных целей бизнеса. Завоевание доли рынка. Создание бренда безусловного доверия. Капитализация (с параметрами), и тд. Как правило в основе создания стратегического плана, и в зависимости от размера бизнеса лежат от 3 до 7 целей.
Стратегический план строится на период 3-5 лет, реже 5 – 10 лет.
Оперативный план
Оперативное планирование используется для решения тактических задач. Оперативный план строится на 1 год. Хороший оперативный план является частью стратегического. Идеально если оперативный план на период выделяется непосредственно из стратегического плана. Если это возможно, то это является критерием высокого качества стратегического планирования.
Практика стратегического планирования.
Руководство компании определяет группу сотрудников заинтересованных в реализации сформулированных целей бизнеса.
Группа, совместно руководством разрабатывает стратегический план. Этим достигается максимальная вовлечённость и личная заинтересованность ведущих сотрудников в бизнес результате.
Стратегический плане состоит из перечисления целей бизнеса. Каждой цели соответствует разработанный перечень задач, решение которых должно привести к достижению поставленной цели.
Каждая задача состоит из нескольких мероприятий. Мероприятие – конкретное действие, связанное с решением задачи.
Выполнение мероприятий позволяет добиться решения задачи. Контроль достижение цели осуществляется пониманием и проверкой утверждения «..будет ли решена задача, если будут выполнены все сформированные по ней мероприятия?».
Управление строительством инфраструктурных и промышленных объектов на основе BIM-модели.
Этот же вопрос верен в отношении сформулированной стратегии, «..будет ли достигнута поставленная цель, если будут решены все сформированные по ней задачи?»
Стратегический план формируется виде таблицы, в столбцах которой перечислены следующие разделы:
Стратегия
Задача
Мероприятие
Дата начала
дата окончания
Критерий достижения результата
Ответственный
1
Все цели, задачи и мероприятия должны иметь следующие параметры:
- Дата начала
- Дата окончания
- Критерий достижения результата
- Ответственный
Каждый из уровней предполагает назначение ответственного, сроки исполнения, и критерии достижения результата.
Контроль исполнения плана
Важным для понимания является формирования представления о формате ответственности за каждое предложенное в плане мероприятие. У любой конкретной задачи и мероприятия должен быть «заказчик» и «подрядчик». Это позволяет однозначно распределить ролевую ответственность за:
- постановку задачи,
- определение критериев выходного результата,
- способов достижения результатов,
- форму и порядок отчетности.
Важным является формирование критериев достижения результата. Результат должен быть физически осязаем. Как правило — это документ ОРД, (приказ, регламент, положение, акт выполненных работ и тд), согласованный и подписанный заказчиком работ.
Ценность стратегического плана
Сформулированные цели являются основой для ежедневной работы. Бизнес не должен распыляться на второстепенные задачи, не вошедшие в стратегический план. В соблюдение этого правила всеми участниками реализации, а это все компания, заложена основа эффективности использования трудовых и денежных ресурсов. Иными словами, стратегия и тактика должны быть неразрывно увязаны друг с другом.
Не согласованность направлений стратегических и тактических планов, это во многом вопрос эффективности достижения результатов стратегического планирования. Эффективное выполнение нужной работы — это залог успеха. Данный постулат можно охарактеризовать и как утверждение «самое короткое расстояние между двумя точками – это прямая», — ориентация на выполнение только нужной работы.
Планы должны быть реалистичны. Именно неспособность придать стратегии реалистичный характер не позволяет с оптимизмом смотреть в будущее многим проектам. «Оторванная» от реальности, а главное — от фактических усилий компании, стратегия представляет собой пустой звук или красиво оформленную брошюру, пылящуюся на одной из полок в кабинете руководителя.
Стратегии должны быть претворены в жизнь. Очень часто на практике неудача при реализации стратегии связана не с качеством данной стратегии, а с неспособностью грамотно претворить ее в жизнь.
Причастность рядового персонала к реализации стратегических планов компании. До сих пор в большинстве компаний стратегия — прерогатива топ менеджеров, в то время как простые работники не имеют представления о содержании стратегических планов руководства и даже об их наличии. В данном случае выход не в проведении «политинформации», а в выстраивании системы управления, позволяющей «перевести» стратегические инициативы на язык тактики.
Итогом реализации стратегии должно стать интеграции планов и системы управления.
Мероприятия и должностные обязанности
Стратегический план обладает не только фундаментальной ценностью для бизнеса. Одной из его практических функций является создание на его основе перечня должностных инструкций для персонала.
И действительно, не сложно заметить, перечень мероприятий, сформированный в стратегическом плане, позволяют выделить:
- ответственных и их
- обязанности.
На практике это готовые должностные инструкции для персонала, связанные со стратегическими целями и задачами бизнеса. Это ли не чудо?! Не нужно выкачивать из интернета малополезные документы никак не связанные с будущем компании. Описанные критерии оценки выходного результата, основа для оценки эффективности досадности.
Оптимизация численного состава, ролевое управление
Эффективно с первого дня принять ролевую модель управления компании.
Созданный стратегический план должен получить исполнителей. Это могут быть реальны сотрудники или роли позволяющие установить одному сотруднику несколько ролей.
«Роль» – производственный юнит, для которого определены обязанности и критерии качества.
Чрезвычайно эффективным решением для развивающегося, растущего бизнеса в условиях и не до загруженности персонала является решение назначить одному страднику несколько ролей.
Необходимо произвести ранжирование ролей. Для каждой роли может быть определен KPI. При необходимости можно определить систему оплаты труда исходя из ранга должности и важности выполняемых работ.
Первичное бюджетирование (затраты)
Стратегический план составят основу бюджета затрат компании на текущий период, и построение финансовой модели бизнеса.
(подробнее читай статью «Финансовое планирование бизнеса»)
Задачи в стратегическом плане реализации должны получить оценку плановых финансовых затрат. В зависимости от того на сколько полно определены оперативные планы, на столько точно будет определён бюджет затрат.
- Создание продукта
- Обеспечение продаж
- Маркетинг и реклама
- ФОТ
- Обеспечение безопасности
Затраты на обеспечение данных статей позволят покрыть 80% потребности оперативного плана реализации.
статья
Бюджет
Плановая дата
Создать рекламную компанию и обеспечить приток посетителей на сайт с конверсией 6%. в течение первых 6 мес.
Создать call центр обеспечивающий приём голосовых обращений в режиме 8 х 7.
Создать автоматизированную систему обработки заказов, которая обеспечить реализацию основного бизнес-процесса.
Создать службу рекламаций, которая обеспечить обработку обращений 24 х 7.
Корректировка стратегического плана
Плох тот план что не может быть изменён.
Суть изменения плана состоит построении системы обратной связи, соборе информации, её анализе и принятии решения об необходимости вносить изменения с заданной периодичностью.
Нет смысла в том, чтобы сегодня создать план, а завтра начать его корректировать. Как и нет смысла придерживаться плана, если на каком-то этапе стало понятно, что он не соответствует текущих реалиям.
Возникающая потребность часто менять план, признак низкого качества проработки бизнеса.
Рекомендуется создать регламент, установить правила и порядок внесена изменений в стратегический план. Важно научится создавать планы, которые бы не требовали изменения чаще раза в год.
Пример оперативного плана
статья
Бюджет
Плановая дата
Ответственный (роль)
критерий
Создать рекламную компанию и обеспечить приток посетителей на сайт с конверсией 6%.
Источник: itillect.ru
Оперативно-производственное планирование
Задачи и виды оперативно-производственного планирования
Все подразделения, которые работают не в ритме, в значительной мере недоиспользуют собственные производственные мощности. Это проявляется в производственных простоях, недозагрузке оборудования или наоборот, его перегрузке в какой-то период времени, сокращении рабочих мест или сверхурочных работах.
Работа согласно графика обеспечивает нормальную производственно-хозяйственную деятельность предприятия и даёт возможность организовать адекватное использование внутренних резервов.
Оперативное планирование – это осуществление текущей деятельности планово-экономических служб на протяжении короткого периода времени, к примеру, разработка годовой производственной программы, формирование квартального бюджета предприятия, контроль и корректировка полученных результатов и др.
Содержание оперативно-производственного планирования
Содержание оперативно-производственного планирования состоит в следующем:
- Разработка прогрессивных календарно-плановых нормативов.
- Разработка планов-графиков движения предметов труда во времени и пространстве в производственном процессе.
- Внедрение разработанных планов-графиков в цеха, на участках и на рабочих местах.
- Контролирование исполнения выданных планов-графиков.
- Текущая координация работы сопряжённых цехов, участков и рабочих мест.
Процесс оперативно-производственного планирования заключается в разработке и доведении до всех подразделений заданий на планируемые отрезки времени, иными словами, производится календарное планирование их деятельности. Более того, необходимо отметить, что систематически производится контроль над ходом выполнения плана, учитываются отклонения от первоначального плана и происходит оперативное регулирование производства.
От содержания оперативно-производственного планирования зависит и срок, этот критерий делит его на два вида:
- Календарное планирование.
- Текущее планирование.
Суть календарного планирования заключается в распределении годовых плановых заданий по производственным подразделениям и срокам выполнения, в том числе доведение установленных показателей до конкретных исполнителей работ. Календарное планирование помогает разрабатывать сменно-суточные задания, а также согласовывается последовательность выполнения работ каждым конкретным исполнителем.
Текущее планирование или диспетчирование производства заключается в оперативном контроле и регулировании ходя производственных процессов, в том числе учёта выпуска продукции и расходов ресурсов.
Оперативное планирование также можно поделить в зависимости от сферы применения. Оно бывает межцеховое и внутрицеховое.
Межцеховое планирование состоит из:
- Разработки производственных программ предприятия в целом объёме, номенклатуре и срокам.
- Составление планов, управление и контроль выполнения производственных программ цехами в целом и всеми производственными единицами в отдельности.
- Регулирование работы ключевых цехов между собой и их связи со вспомогательными и иными подразделениями и службами предприятия.
Суть межцехового планирования состоит в том, чтобы обеспечить координацию деятельности и необходимые пропорции в производстве между различными подразделениями предприятия, в том числе между вспомогательными и ключевыми, заготовительными и обрабатывающими, обрабатывающими и сборочными.
Процесс межцехового планирования производственных программ составляется на один месяц. В массовом производстве программы иногда разрабатываются также на квартал с разделениями по месяцам. В таком случае в месячные производственные программы могут вноситься корректировки согласно результатам работы за предыдущий месяц.
Внутрицеховое планирование состоит из:
- Разработки производственных программ и планов-графиков для участков, линий и рабочих мест каждого в отдельности.
- Формирование плановых заданий на один месяц и даже менее короткие отрезки времени.
- Слежение за выполнением плана по заданиям.
- Управление работой связанных между собой участков, линий, рабочих мест.
- Управление работой вспомогательных служб цеха, которые занимаются обеспечением основного производства.
Разработка производственных программ
Для разработки производственных программ используется «цепной метод», суть которого заключается в том, чтобы определить задания в порядке, обратном ходу технологического процесса, иными словами, от сдачи сборки готовых изделий к заготовке и установления потребности в материалах, сырье и полуфабрикатах.
Системы оперативного планирования отличают объекты планирования и учёта. Планово-учётной единицей может выступать изделие, группа деталей, входящие в изделие, деталь и технологическая операция.
Согласно разновидностям планово-учётных единиц, выделяют несколько систем оперативного планирования:
- Показная.
- Комплексно-узловая.
- Комплексно-групповая.
- Подетальная.
- Система непрерывного планирования.
Область применение и выбор любой системы оперативного планирования зависит от типа производства. Оно может быть массовое, серийное или индивидуальное, а также от характера продукции, которая выпускается.
В качестве расчётной базы для систем оперативного планирования выступают календарно-плановые нормативы. Такими нормативами являются размеры партий деталей, длительность производственного цикла партии деталей, размер незавершённого производства и пр. Область применяемых календарно-плановых нормативов устанавливается в соответствии с типом производства, для которого и определяются данные нормы.
В условиях массового производства основным фактором, определяющим календарно-правовые нормативы, становится ритм выпуска продукции, в единичном – длительность цикла прохождения заказа в производстве.
Расчёт календарно-плановых нормативов
Календарно-плановые нормативы можно рассчитать на достаточно продолжительный период, который охватывает всё время изготовления данной информации в условия единичного, мелкосерийного и серийного производства с нерегулярной повторяемостью серий. Устойчивая номенклатура выпускаемой продукции определяет нормативы на год, в более редких случаях – на несколько лет. Именно по этой причине они требуют внесения корректировок согласно процессам развития техники, технологий и организации производства не реже одного раза за год.
Выбранная система планирования и расчёт календарно-плановых нормативов даёт возможность плановому отделу разработать для каждого подразделения производственную программу по выпуску продукции на квартал с разбивкой по месяцам. Избранная планово-учётная единица помогает определить количественное задание по выпуску продукции каждым подразделением, которое на стадии внутрицехового планирования определяется более конкретно по участкам и доходит до каждого рабочего места в индивидуальном порядке.
Определение какой-то системы в качестве метода оперативного планирования в условиях рынка происходит посредством объёма спроса на продукцию и услуги, затратами и итогами планирования, масштабом и типом производства, а также способом организации структуры предприятия и некоторыми иными факторами.
Источник: zaochnik.com