Получение прибыли, успешное развитие, минимизация рисков — основные цели любой компании. Достичь этих целей можно с помощью планирования, которое позволяет:
- предвидеть перспективу развития в будущем;
- более рационально использовать все ресурсы фирмы;
- избежать банкротства;
- улучшить в компании контроль;
- увеличить возможности в обеспечении фирмы необходимой информацией.
Процесс планирования целесообразно разделить на три этапа:
1. Установление количественных показателей для целей, которые должна достигнуть компания.
2. Определение основных действий, которые нужно осуществлять для достижения целей, принимая во внимание воздействие внешних и внутренних факторов.
3. Разработка гибкой системы планирования, обеспечивающей достижение поставленных целей.
ПРИНЦИПЫ И ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
Любой план, в том числе производственный, должен строиться на определенных принципах. Под принципами понимают основные теоретические положения, которыми руководствуется предприятие и его работники в процессе планирования.
План производства работ
- Принцип непрерывности подразумевает, что процесс планирования осуществляется постоянно в течение всего периода деятельности предприятия.
- Принцип необходимости означает обязательное применение планов при выполнении любого вида трудовой деятельности.
- Принцип единства констатирует, что планирование на предприятии должно быть системным. Понятие системы подразумевает взаимосвязь между ее элементами, наличие единого направления развития этих элементов, ориентированных на общие цели. В данном случае предполагается, что единый сводный план предприятия согласуется с отдельными планами его служб и подразделений.
- Принцип экономичности. Планы должны предусматривать такой путь достижения цели, который связан с максимумом получаемого эффекта. Затраты на составление плана не должны превышать предполагаемых доходов (внедряемый план должен окупаться).
- Принцип гибкости предоставляет системе планирования возможность менять свою направленность в связи с изменениями внутреннего или внешнего характера (колебание спроса, изменение цен, тарифов).
- Принцип точности. План должен быть составлен с такой степенью точности, которая приемлема для решения возникающих проблем.
- Принцип участия. Каждое подразделение предприятия становится участником процесса планирования независимо от выполняемой функции.
- Принцип нацеленности на конечный результат. Все звенья предприятия имеют единую конечную цель, реализация которой является приоритетной.
В зависимости от содержания поставленных целей и задач планирование можно разделить на следующие виды (табл. 1).
Таблица 1. Виды планирования
Признак классификации
Виды планирования
Характеристика
По обязательности планирования
Представляет собой процесс принятия решений, имеющих обязательный характер для объектов планирования
Проект производства работ: ошибки при разработке | Фрагмент лекции Сергея Вдовкина в КОНЦЕНТРАТОРЕ
Носит исполнительный характер и не является обязательным
По содержанию плановых решений
Определяет основные направления развития предприятия на долгосрочную перспективу (от двух лет и более)
Определяет мероприятия, направленные на расширение производства, повышение качества продукции, разработку новых направлений развития или выпуска новой продукции
Определяет последовательность действий при принятии управленческих решений в краткие промежутки времени
По продолжительности планового периода
Охватывает период более пяти лет
От двух до пяти лет
Год, квартал, месяц
По степени охвата объектов
Общий план предприятия
Разрабатывается по предприятию в целом
Планы объектов (отдельных подразделений)
Разрабатывается для каждого структурного подразделения
Разрабатывается для каждого процесса хозяйственной деятельности: производства, сбыта, закупок и т. п.
ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВА
Производственные планы являются важной составляющей всей системы планирования на предприятии, поэтому о разработке планов производства поговорим подробнее. Рассмотрим систему планирования производства, состоящую из четырех основных звеньев:
- стратегический план производства;
- тактический план производства;
- производственная программа;
- календарный план производства.
Первоочередная цель производственного планирования — определить нормы производства, чтобы удовлетворить потребности покупателей, заказчиков или потребителей продукции компании.
Составляя производственный план, следует принять во внимание четыре ключевых вопроса:
1. Что, сколько и когда нужно произвести?
2. Что для этого надо?
3. Какими производственными мощностями и ресурсами располагает компания?
4. Какие дополнительные расходы потребуются, чтобы организовать выпуск и реализацию продукции в количестве, необходимом для удовлетворения спроса?
Это вопросы приоритета и производительности.
Приоритет — это то, что нужно, сколько и в какой момент времени. Приоритеты устанавливаются рынком. Производительность — это способность производства изготавливать товары, выполнять работы, оказывать услуги. Производительность зависит от ресурсов организации (оборудования, рабочей силы и финансовых средств), а также от возможности своевременно получить от поставщиков оплаченные материалы, работы, услуги.
На коротком промежутке времени производительность (производственная мощность) — это объем работы, выполняемый за определенный срок при помощи труда и оборудования.
В производственном плане отражаются:
- ассортимент и объем выпускаемой продукции в натуральном и стоимостном выражении;
- желательный уровень материально-производственных запасов для снижения рисков остановки производства из-за недостатка сырья и материалов;
- календарный план выпуска готовой продукции;
- производственная программа;
- потребность в сырье и материалах;
- себестоимость выпущенной продукции;
- себестоимость единицы продукции;
- маржинальная прибыль.
СТРАТЕГИЯ И ТАКТИКА В ПЛАНИРОВАНИИ ПРОИЗВОДСТВА
Стратегический план производства связан с общей стратегией развития предприятия, планами продаж и закупок, объемом выпускаемой продукции, планируемыми запасами, трудовыми ресурсами и т. п. Он основан на долгосрочных прогнозах.
Тактический план направлен на достижение целей стратегического плана.
Тактические планы содержат детальные данные по производственным подразделениям предприятия (наличие трудовых и материальных ресурсов, оборудования, транспорта, площадей для хранения материальных запасов, готовой продукции и т. д.), необходимые для реализации производственной программы мероприятия и сроки их исполнения.
Тактические планы мероприятий дополняются стоимостными планами, которые содержат данные об издержках (себестоимости) в рамках подразделений, а также планами потребностей в ресурсах.
Уровень детализации выпускаемой продукции в производственном плане обычно невысокий. Детализация осуществляется по укрупненным группам товаров (например, холодильное оборудование, печи и т. п.).
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН ПРОИЗВОДСТВА
Календарный план производства разрабатывают для производственных подразделений. Он представляет собой график выпуска отдельных видов изделий в установленный срок. В качестве исходной информации используют:
- производственный план;
- заказы на реализацию;
- сведения о готовой продукции на складе.
В календарном плане осуществляют разбивку производственного плана по датам, определяют количество конечных изделий каждого вида, которое требуется произвести в определенный промежуток времени. Например, в плане может быть указано, что каждую неделю необходимо производить 200 единиц изделий модели «А», 100 единиц изделий модели «Б».
Календарное планирование позволяет:
- устанавливать последовательность выполнения заказов и приоритетность работ;
- распределять материальные ресурсы по производственным подразделениям;
- выпускать готовую продукцию в строгом соответствии с планом продаж, сводя к минимуму простои оборудования, избыточные запасы и работу персонала вхолостую.
Уровень детализации здесь выше, чем в производственном плане. План производства составляют по укрупненным группам, а календарный план производства разрабатывают по отдельным конечным изделиям и видам работ.
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ПРОГРАММА
Производственная программа является частью производственного плана и содержит данные о плановом объеме выпуска и реализации продукции.
К производственной программе могут прилагаться расчеты:
- производственной мощности предприятия;
- коэффициента использования производственной мощности;
- интенсивности загрузки производственных подразделений.
Объем выпуска продукции
Плановый объем производства рассчитывают исходя из плана продаж и плана закупок.
Основу плана продаж составляют:
- договоры, заключаемые с потребителями продукции предприятия (заказчиками работ и услуг);
- данные о продажах за предшествующие годы;
- данные о рыночном спросе на продукцию, получаемые от менеджеров.
Основа плана закупок:
- договоры с поставщиками материально-технических ресурсов;
- расчет потребности в материальных ценностях;
- данные о материальных ценностях на складах.
ЭТО ВАЖНО
Количество и ассортимент выпускаемой продукции должны удовлетворять рыночный спрос не выходя за рамки имеющихся на предприятии материальных запасов.
Объем выпуска готовой продукции планируется по группам. Товар относится к той или иной группе по классификационным признакам, которые позволяют отличать одно изделие от другого (модель, класс точности, фасон, артикул, марка, сорт и др.).
При планировании объема выпускаемой продукции приоритеты отдаются товарам, которые пользуются повышенным спросом у покупателей и потребителей (данные предоставляет отдел продаж).
Производственная мощность предприятия
В производственной программе определяют производственную мощность и составляют баланс производственных мощностей предприятия.
Под производственной мощностью понимают максимально возможный годовой объем выпуска продукции в номенклатуре и ассортименте, установленных планом, при полном использовании производственного оборудования и площадей.
Общая формула расчета производственной мощности (Мпр) выглядит так:
где Поб — производительность оборудования в единицу времени, выраженная в штуках изделий;
Ффакт — фактический фонд времени работы оборудования, ч.
Основные статьи баланса производственных мощностей:
- мощность предприятия на начало планируемого периода;
- величина прироста производственной мощности за счет различных факторов (приобретение новых основных фондов, модернизация, реконструкция, техническое перевооружение и др.);
- размеры уменьшения производственной мощности в результате выбытия, передачи и продажи основных производственных фондов, изменения номенклатуры и ассортимента продукции, изменения режима работы предприятия;
- величина выходной мощности, то есть мощности на конец планируемого периода;
- среднегодовая мощность предприятия;
- коэффициент использования среднегодовой производственной мощности.
Входная мощность определяется на начало года по наличному оборудованию.
Выходная мощность на конец планируемого периода рассчитывается с учетом выбытия основных фондов и ввода нового оборудования (или модернизации, реконструкции имеющегося оборудования).
Среднегодовая мощность предприятия (Мср/г) исчисляется по формуле:
где Мнг — входная мощность;
Мвв — мощность, вводимая в течение года;
Мвыб — мощность, выбывающая в течение года;
n1 — количество полных месяцев работы вновь введенных мощностей с момента ввода до конца периода;
n2 — количество полных месяцев отсутствия выбывающих мощностей от момента выбытия до конца периода.
Коэффициент использования среднегодовой производственной мощности в отчетном периоде (Ки) рассчитывается как отношение фактического выпуска продукции к среднегодовой мощности предприятия в этом периоде:
где Vфакт — фактический объем выпуска, ед.
К СВЕДЕНИЮ
Если фактический объем выпуска больше среднегодовой производственной мощности, то это значит, что производственная программа предприятия обеспечена производственными мощностями.
Приведем пример расчета среднегодовой производственной мощности предприятия и коэффициента фактического использования производственной мощности для составления производственного плана.
В ведущем производственном цехе завода установлено 10 станков. Максимальная производительность каждого станка — 15 изделий в час. За год планируется изготовить 290 000 изделий.
Процесс производства прерывный, завод работает в одну смену. Количество рабочих дней в году — 255, средняя продолжительность одной смены — 7,9 ч.
Для расчета производственной мощности завода нужно определить режимный фонд времени работы единицы оборудования в год. Для этого используем формулу:
где Фр — режимный фонд времени работы единицы оборудования, ч;
РДг — количество рабочих дней в году;
Тсм — средняя продолжительность одной смены с учетом режима работы предприятия и сокращения рабочего дня в предпраздничные дни, ч;
Ксм — количество смен.
Режимный фонд времени работы 1 станка за год:
Фр = 255 дн. × 7,9 ч × 1 смена = 2014,5 ч.
Производственная мощность предприятия устанавливается по мощности ведущего цеха. Мощность ведущего цеха составит:
2014,5 ч × 10 станков × 15 ед./ч = 302 174 ед.
Коэффициент фактического использования производственной мощности:
290 000 ед. / 302 174 ед. = 0,95.
Коэффициент показывает, что станки работают практически при полной производственной загрузке. У предприятия достаточно мощности, чтобы изготовить планируемый объем продукции.
Интенсивность загрузки подразделения
Составляя производственную программу, важно рассчитать трудоемкость и сопоставить ее с имеющимися ресурсами.
Данные о трудоемкости изделия (количество нормо-часов, затрачиваемых на изготовление единицы продукции) обычно предоставляет планово-экономический отдел. Предприятие может самостоятельно разработать нормы трудоемкости по выпускаемым видам продукции, проведя контрольные замеры времени выполнения тех или иных производственных операций. Время, необходимое для выпуска изделия, рассчитывается на основании конструкторско-технологической документации предприятия.
Трудоемкость продукции представляет собой затраты рабочего времени на производство единицы продукции в натуральном выражении по номенклатуре выпускаемой продукции и услуг. Трудоемкость производства единицы продукции (Т) рассчитывают по формуле:
где РВ — рабочее время, затраченное на производство данного количества продукции, ч;
Кп — количество продукции, произведенной за определенный период, в натуральных единицах.
Завод выпускает несколько видов продукции: изделия А, В и С. В выпуске продукции задействованы два производственных цеха: цех № 1 и цех № 2.
Чтобы составить производственную программу, заводу нужно определить трудоемкость по каждому виду продукции, максимальную загрузку производственных фондов, а также продукцию, на выпуск которой будет ориентирована данная программа.
Рассчитаем максимально возможный фонд рабочего времени для каждого цеха.
Максимально возможный фонд рабочего времени представляет собой максимальное количество времени, которое может быть отработано в соответствии с трудовым законодательством. Величина этого фонда равна календарному фонду рабочего времени за исключением числа человеко-дней ежегодных отпусков и человеко-дней праздничных и выходных.
Цех № 1
В цехе работает 10 человек.
Исходя из данного количества работников календарный фонд рабочего времени составит:
10 чел. × 365 дн. = 3650 чел.-дн.
Количество нерабочих дней в году: 280 — ежегодные отпуска, 180 — праздничные дни.
Тогда максимально возможный фонд рабочего времени для цеха № 1:
3650 – 280 – 180 = 3190 чел.-дн., или 25 520 чел.-ч.
Цех № 2
В цехе работает 8 человек.
Календарный фонд рабочего времени:
8 чел. × 365 дн. = 2920 чел.-дн.
Количество нерабочих дней в году: 224 — ежегодные отпуска, 144 — праздничные дни.
Максимально возможный фонд рабочего времени для цеха № 2:
2920 – 224 – 144 = 2552 чел.-дн., или 20 416 чел-ч.
Рассчитаем интенсивность загрузки цехов. Для этого приведем расчет трудоемкости выпуска запланированного количества изделий и сравним ее с максимально возможным фондом рабочего времени. Данные представлены в табл. 2.
Источник: www.profiz.ru
Как Составить План Проекта и Оправдать Ожидания Команды и Стейкхолдеров
В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.
По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.
Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта . Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.
Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.
Что такое план проекта
План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.
Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте.
Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта . Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину.
Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта:
- CPM (Critical Path Method или Метод Критического Пути).
- WBS (Work Breakdown Structure или Иерархическая Структура Работ).
- PERT-диаграмма.
В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:
- Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.
- Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками.
- Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
- Работы с возможными рисками.
- Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.
Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла.
Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.
Документ обычно включает информацию о:
Цель плана проекта
В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.
Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:
- Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
- Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
- Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
- Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?
Пример плана проекта
Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами . Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.
Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.
И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.
Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO .
С помощью инструмента вы сможете:
- Создавать задачи и подзадачи.
- Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
- Управлять виртуальными ресурсами.
- Задавать стоимость ресурсам.
- Создавать зависимости и вехи.
- Следить за прогрессом каждой задачи.
- Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
- Создавать персональные календари.
- Делиться графиком с помощью ссылки.
- Создавать отчеты.
- Работать с портфелями проектов.
- Экспортировать график в популярные форматы.
- Создавать персональные рабочие календари.
- Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы
- и многое другое.
Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO
Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.
Шаблон плана проекта
Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта , которые подойдут многим профессиональным индустриям:
- Разработка ПО.
- Строительство.
- Организация мероприятий.
- Маркетинг.
- Торговля.
- Производство.
- Дизайн
- и многим другим.
Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.
Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.
Как составить план проекта
Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.
Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.
1. Познакомьтесь с участниками проекта
Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.
В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.
2. Определите основные цели проекта
Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.
3. Определите объемы работ
Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:
- Обозначает конечный результат.
- Определяет длительность проекта.
- Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
- Выбирает методологию управления проектом.
- Определяет технические требования и ограничения.
- Дает оценочную стоимость.
4. Создайте детальный план проекта
Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение.
Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.
5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы
Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете.
Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами , а также повышает эффективность команды.
6. Оцените риски
Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:
- Дополнительные расходы.
- Привлечение сторонних специалистов.
- Задержка выполнения задачи или нескольких.
- Болезнь или увольнение сотрудника.
- Срочные командировки,
- и многое другое.
Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы.
Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.
Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.
Заключение
Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.
Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.
Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.
Источник: blog.ganttpro.com