В понимании большинства людей документооборот предприятия представляет собой регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование и дальнейшее хранение. Поспорить с этим достаточно сложно, поскольку это и есть первоочередные задачи в документообороте каждой организации.
В течение многих лет ведение архива любого предприятия осуществлялось именно таким образом, и применение специальных программ, обеспечивающих чёткое ведение документооборота, встречалось нечасто. В лучшем случае в секретариате дублировали данные документов в таблицы Word или Excel, в худшем же ответственный за документооборот сотрудник мог просто забыть присвоить входящий или исходящий номер тому или иному документу, упустить из виду занесение очередного номера документа в реестр или подшить договор без подписи и печати одного из исполнителей.
Казалось бы, что такие ошибки в век информационных технологий недопустимы, однако они встречаются и по сей день. При этом если речь идёт о среднем предприятии любого профиля или даже о холдинговой компании, то в итоге работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций.
Организация документооборота в строительной компании.
Однако если говорить о документообороте в строительных компаниях, то такого примитивного набора действий недостаточно для его ведения и поддержания в актуальном состоянии. Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение – часто наиболее уязвимое место строительных компаний.
Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны.
В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п.
Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства.
Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д.
Документооборот в строительстве
Внедрение новых программных решений позволяет систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях.
Безусловно, представители строительных компаний осознают, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что им приходит в голову – искать программу по документообороту. Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям.
Тогда уполномоченный на поиски программы сотрудник строительной компании начинает сетовать на то, что программ, отвечающих необходимым требованиям, на рынке нет. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности.
Например, программа «АЛТИУС – Управление строительством» включает в себя модуль «АЛТИУС – Документооборот», который создан специально для участников строительного рынка и предназначен для комплексной работы с документами. Эта программа является самой простой в освоении программой документооборота, и времени, чтобы научиться ей пользоваться, потребуется совсем немного.
Программа решает главную проблему, возникающую при работе с документами у любой строительной компании – систематизирует их учет, не говоря уже о том, что полностью его автоматизирует. Модуль «АЛТИУС – Документооборот» предусматривает весь набор важных функций для строительных компаний, как по учету экземпляров документов, так и по учету деятельности, связанной с исполнением договоров.
Карточка каждого договора содержит основные значимые сведения: дату подписания, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование юридического лица по договору (в строительном холдинге их может быть несколько), объект, ответственное лицо и т. п. Данный модуль позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины появления подобной задержки, то есть отображает жизненный цикл документа. Важно, что программа способна отображать все изменения в карточке самого документа.
То есть, если, к примеру, на договор уже составлена карточка, но через несколько недель к договору заключено новое дополнительное соглашение с изменением цены, сроков выполнения, реквизитов, то и в карточке самого договора данные изменения будут автоматически отражены, и это поможет избежать разночтений в дальнейшей работе. Кроме того, в рамках программы «АЛТИУС – Управление строительством» модуль «Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем за каждым из этапов выполнения договора.
Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники. Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора.
Стоит заметить, что программа способна составить финансовые, календарные, ресурсные планы, рассчитать плановую себестоимость работ с учётом внутрифирменных нормативов в разрезе реальных статей затрат. Контролирует она и ведение актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3), а также стоимость выполненных работ.
Дополнительным плюсом является и то, что в любой момент программа сформирует отчет о состоянии выполнения обязательств по договорам, напомнит о предстоящих и просроченных платежах.В программе также существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) – свои настройки.
Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.Имеющийся набор отчетов (порядка 80) в программе «АЛТИУС – Управление строительством» предоставляет руководству строительной компании полноценную информацию о плановом и фактическом состоянии взаиморасчетов, выполнении обязательств по договорам, осуществлении работ, движении товарно-материальных ценностей, текущих затратах по объектам и других важных аналитических моментах. В первую очередь программа необходима сотрудникам сметно-договорного, производственно-технического, планово-экономического отделов, отдела материально-технического снабжения, службы главного инженера. Стоит заметить, что во всех версиях программы максимально упрощен ручной ввод данных, многие показатели могут быть импортированы из внешних файлов, что обеспечивает значительное снижение риска ошибок и сокращение временных затрат. Кроме того, каждый документ снабжен функцией проверки на правильность и полноту введенных данных. Любые договоры в строительстве связаны с обязательствами, и учет деятельности по ним – сфера ответственности, входящая в компетенцию управленцев. «Отсутствие порядка в хранении договоров, актов и других документов – общая проблема в работе всех строительных компаний. Но внедрение полнофункциональной, несложной в использовании программы способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли», – резюмирует генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Травкин А. Л.
Релиз опубликован: 2009-04-17
Источник: club.cnews.ru
Документооборот строительной организации
Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и направляются исполнителям. Для ООО «КСИЛ» можно предложить следующий график документооборота (таблица 2.2) [9], [33].
Таблица 2.2 — График документооборота ООО «КСИЛ»
Сроки передачи в бухгалтерию другими подразделениями
По учету труда и его оплаты
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Не позднее первого рабочего дня вновь принимаемого работника
3 дня с момента приема копия
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54а)
Личная карточка работника
После приема работника на работу; при наличии изменений
Исполняются и хранятся в отделе кадров
Ежегодно не позднее 25 декабря предыдущего года; при внесении изменений
Исполняются и хранятся в отделе кадров
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
При переводе работника
Исполняются и хранятся в отделе кадров
Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54а), вносится запись в трудовую книжку
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
При предоставлении отпуска работнику, но не позднее чем за 3 дня до его начала
На следующий день после расчета отпускных, копия на следующий день после подписания
Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»
Ежегодно не позднее 25 декабря предыдущего года
График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками
Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника
На следующий день после подписания
Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
При командировании работника
Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки
Перед отбытием работника в командировку
При а/о, по истечении 3 дней с момента возвращения из командировки
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9). После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9а). Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом
Приказ (распоряжение) о поощрении работников
По мере необходимости
Не позднее последнего числа отчетного месяца
Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы N Т-11 «__ руб. __ коп.»
Табель учета использования рабочего времени
По окончании отчетного месяца, но не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным
Составляются уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.)
Составляется работниками бухгалтерии
По окончании отчетного месяца, но не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным
После подготовки соответствующей расчетной ведомости
Журнал регистрации платежных ведомостей
По итогам отчетного года
Ведется работником бухгалтерии
Лицевой счет (свт)
При приеме на работу; затем ежегодно
Заполняются работником бухгалтерии
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
При предоставлении отпуска работнику, но не позднее чем за 3 дня до его начала
Расчет отпускных представляется отделом кадров в бухгалтерию и составляется бухгалтерией. Представляется вместе с копией приказа об отпуске
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
При прекращении трудового контракта, но не позднее последнего дня работы
Расчет увольнительных представляется отделом кадров в бухгалтерию и составляется бухгалтерией. Представляется вместе с копией приказа об увольнении
Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии
Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы
При приемке работ
Три дня с момента подписания
Составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы
По учету работ в капитальном строительстве
Акт о приемке выполненных работ
По мере выполнения работ
3 дня после подписания сторонами
Акт составляется на основании данных Журнала учета выполненных работ (форма N КС-6а) в необходимом количестве экземпляров. Акт подписывается уполномоченными представителями сторон, имеющими право подписи (производителя работ и заказчика (генподрядчика)). На основании данных Акта о приемке выполненных работ заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3)
Справка о стоимости выполненных работ и затрат
По мере необходимости
Журнал учета выполненных работ
1 (по каждому объекту)
По мере выполнения работ ежедневно
Журнал учета выполненных работ ведет исполнитель работ по каждому объекту строительства на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ. Затраты по строке «Накладные и прочие расходы» отражаются на основе смет этих расходов за отчетный период в размерах, определяемых в соответствии с принятой в строительной организации методикой
Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения
По мере необходимости
3 дня после подписания сторонами
Акт составляется исполнителем строительно-монтажных работ в трех экземплярах: первый остается у лица, сдавшего объект на хранение, второй передается лицу, принявшему объект на ответственное хранение, третий передается в бухгалтерию. Материалы, подлежащие возврату, указываются в таблице акта. Против каждого вида материала показывается количество и процент годности материалов, предполагаемых к возврату после разборки данного объекта. Данные о предполагаемом возврате материалов применяются в дальнейшем для контроля за возвратом материалов при разборке временных (нетитульных) сооружений
Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений
3 дня после подписания сторонами
Акт составляется комиссией, специально назначенной приказом (распоряжением) руководителя строительной организации или уполномоченного лица. Акт составляется в необходимом количестве экземпляров, из которых один передается в бухгалтерию, другой лицу, принявшему объект на ответственное хранение. В акте отмечается количество и процент годности фактически полученных от разборки временных сооружений материалов, а также предполагаемый возврат материалов при возведении данного сооружения, который указывается на основании данных граф 5, 6 Акта о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма N КС-8). В случае расхождений в количестве полученных от разборки материалов с количеством предполагаемого возврата лицо, ответственное за возврат, объясняет причину расхождения. Фактически полученные от разборки материалы передаются материально ответственному лицу, и в акте проставляется его подпись
Акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений
По мере необходимости
По мере необходимости сноса
3 дня с момента утверждения БТИ
Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить собственник (владелец) здания, строения, сооружения, насаждения, подлежащего сносу, или его представитель, представитель заказчика (застройщика) вновь строящегося объекта, представитель бюро технической инвентаризации. В случае необходимости в состав комиссии могут входить представители других заинтересованных организаций
Акт о приостановлении строительства
По мере необходимости
По мере необходимости при приостановлении строительства
3 дня после подписания контрагентом или при хоз. способе дирекцией
Акт составляется в необходимом количестве экземпляров по каждой стройке с указанием раздельно приостановленных строительством работ. Один экземпляр передается подрядчику, второй заказчику (застройщику), третий представляется только по требованию инвестора
Акт о приостановлении проектно- изыскательских работ по неосуществленному строительству
По мере необходимости
По мере необходимости при приостановлении проектно- изыскательских работ
С момента получения проектно- изыскательных работ организации
Акт составляется заказчиком в необходимом количестве экземпляров, из которых один остается в бухгалтерии заказчика, два направляются проектной организации, четвертый экземпляр представляется только по требованию инвестора
По учету кассовых операций
Приходный кассовый ордер
Ежедневно при движении наличных средств по кассе
На следующий день после проведения вместе с отчетом кассира
Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе
Расходный кассовый ордер
Выписывается работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации
Книга учета принятых и выданных денежных средств
Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям
По учету расчетов с подотчетными лицами
При необходимости, но не позднее 3 дней после срока, установленного приказом об учетной политике
В день заполнения
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке
По учету результатов инвентаризации
Инвентаризационная опись основных средств
Согласно приказу о проведении инвентаризации
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
Инвентаризационная опись подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц)
По мере фактического обсчета на местах хранения
Ежедневно после опечатывания склада
Ярлык заполняется ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы N ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3)
Инвентаризационная опись товарноматериальных ценностей
Согласно приказу о проведении инвентаризации
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
Инвентаризационная опись составляется и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц)
Акт инвентаризации товарноматериальных ценностей отгруженных
Акт составляется ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц)
Инвентаризационная опись товарноматериальных ценностей, принятых на ответственное хранение
Опись составляется ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным(ми) лицом (лицами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц)
Акт инвентаризации товарноматериальных ценностей, находящихся в пути
Акт составляется ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товарно-материальных ценностей в пути, подписывается ими. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии
Акт инвентаризации расходов будущих периодов
Составляется ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующем счете, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии
Акт инвентаризации наличных денежных средств
Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Результаты инвентаризации оформляются актом, подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй материально ответственному лицу, принявшему ценности, третий в бухгалтерию. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся
Продолжение таблицы 2.2
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности
Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение. При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Согласно приказу о проведении инвентаризации
Устанавливается приказом о проведении инвентаризации
Акт составляется и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационных описей. На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительная ведомость составляется бухгалтером, один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу (лицам)
Сличительная ведомость товарноматериальных ценностей
Сличительная ведомость составляется бухгалтером, один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу (лицам)
По учету работ в автомобильном транспорте
Путевой лист легкового автомобиля
По мере выхода транспорта на линию
На следующий день при получении нового путевого листа
Выписывается диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль
По учету основных средств и нематериальных активов
Акт о приеме-передаче объекта основных средств
При любом перемещении основных средств
3 дня с момента утверждения
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, модернизированных объектов основных средств
3 дня с момента утверждения (ведется пообъектно)
Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации, производившего ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации. Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах.
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
3 дня с момента утверждения
Акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.
Акт о списании автотранспортных средств
При любом перемещении автотранспорт- ных средств
3 дня с момента утверждения
Акт составляется и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания
Инвентарная карточка учета объекта основных средств
С момента поступления, по мере движения на основании первичных документов до момента списания
Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств. Форма заполняется на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию
Акт о приеме (поступлении) оборудования
При любом перемещении основных средств
3 дня с момента утверждения
При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии входит также представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта. Если невозможно произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад, Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру
Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж
При любом перемещении основных средств
3 дня с момента утверждения
Акт о выявленных дефектах оборудования
При выявлении дефектов
Составляется на дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования
Карточка учета нематериальных активов
По мере ввода в эксплуатацию
Пообъектно. Заполняется на основании документа на оприходование, приемки- передачи (перемещения) нематериальных активов и другой документации
По учету материалов
По мере получения материальных ценностей
Составляется бухгалтером материальной группы, передается поставщику, в бухгалтерию возвращается корешок вместе с приходными документами
По мере поступления материалов на склад
В течение 3 дней с момента получения материальных ресурсов
Акт о приемке материалов
По мере выявления расхождения фактических и указанных в сопроводительных документах данных при оприходовании материалов
В течение 3 дней с момента утверждения вместе с приходными документами
По мере необходимости в материалах
В течение 3 дней с момента закрытия лимита
По мере необходимости в материалах для разовых производственных нужд
В течение 3 дней с момента получения материальных ценностей
Накладная на отпуск материалов на сторону
По мере реализации на сторону
В течение 3 дней с момента отпуска материальных ценностей
Карточка учета материалов
По мере движения на основании приходных и расходных документов
По мере требования
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
По мере поступления на склад материалов при ликвидации основных средств
В течение 3 дней с момента поступления на склад материальных ценностей
Расчетные документы
По мере необходимости
Составляется бухгалтером финансовой службы
По мере необходимости в случае прямого указания на данный вид расчетов в договоре
По мере необходимости в случае прямого указания на данный вид расчетов в договоре
Составляется бухгалтером финансовой службы
По мере необходимости
По мере необходимости в случае аккредитивных расчетов
Продолжение таблицы 2.2
Документы, не указанные в Альбомах типовых унифицированных форм Госкомстата России
Документы, связанные с исчислением налогов
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться [9].
График документооборота представляет собой график или схему, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.
График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Дата добавления: 2021-03-18 ; просмотров: 211 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net