Где хранится документация по строительству

За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно. Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

Зачем сохранять

Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много. От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

• Предъявления в государственные структуры.
• Оформления чего-либо.
• Простота поиска.
• Удобство и компактность в экстренных случаях.

Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

На какой стадии находится разработка технической документации для строительства и сертификации?

Виды и сроки

Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

• Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
• Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
• Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
• Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
• Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
• Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
• Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

Правила хранения

Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

• Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
• Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
• Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
• Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.

Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

Как организовать хранение документов дома правильно

Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

• Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
• Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
• Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
• Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
• Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.

Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

Системы хранения для документов дома

Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.

Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

Папки

Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри. Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:

• Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
• Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
• Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
• Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
• Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
• Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
• Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
• Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

Корзины, коробки, ящики

Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

Портфель

Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

• дерматин;
• кожа;
• пластмасса;
• брезент;
• гранитоль;
• плотная ткань.

Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

Органайзер

Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.

Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру.

Конверты

Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

• бумага;
• картон;
• полиэтилен;
• пластмасса;
• ткань;
• стекловолокно.

Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

Мини-комод

Этажерки и шкафчики – небольшие предметы мебели, которые помогут справиться со сбережением довольно множества документации. Выбирают их так, чтобы на полки можно было просто установить коробки. Удобными считаются с выдвижными ящиками, куда можно поместить папки или файлы.

Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

Сейфы

Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.

Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

В электронном виде

Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.

Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

Бумажные письма, уведомления, рецепты

Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

• Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
• Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
• Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.

Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

Основные ошибки

В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

• Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
• Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
• Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.

Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

Заключение

Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

Источник: vashstorag.ru

Современные центры хранения исторических источников и принципы их организации

Неопубликованные письменные исторические источники хранятся в архивах и в рукописных фондах библиотек и музеев. Опубликованные нужно искать на страницах печатных изданий, хранящихся в библиотеках.

Архивами России руководит специальное государственное ведомство – Федеральное архивное агентство (Росархив). Архивы делятся на федеральные, региональные и ведомственные.

В федеральных архивах хранятся документы по истории всей страны. Федеральные архивы могут собирать документы по хронологическому принципу (Российский государственный архив древних актов (Москва) – документы по русской истории до XVIII в. включительно, Российский государственный исторический архив (Санкт-Петербург) – документы за XIX – начало XX в., Государственный архив Российской Федерации (Москва) – документы за XIX–XX вв. и т.д.) или по тематическому принципу (Российский государственный военно-исторический архив (Москва), Российский государственный архив военно-морского флота (Санкт-Петербург), Российский государственный архив экономики (Москва) и т.д.).

Фондообразователями федеральных архивов являются центральные государственные органы, министерства, ведомства, комиссии, различные организации, предприятия, политические партии и общественные организации, воинские части и т.д. В архивах содержится также немало разного рода тематических коллекций и частных собраний, а также личных архивных фондов, преимущественно значительных государственных и общественных деятелей.

Хранение, как правило, организовано по принципу фондообразователя: документы собраны в фондах, названных по имени учреждения (организации, собирателя коллекции, частного лица), чьи документы легли в основу данного фонда. Внутри фонда документы сгруппированы по описям, организованным по хронологическому, тематическому или иному принципу. В архивах исследователь может воспользоваться реестрами описей, самими описями, различными видами научно-справочного аппарата: картотеками, справочниками, описаниями отдельных фондов и коллекций и т.д.

Принцип хранения документов по фондам, организованным учреждением- фондообразователем, не всегда возможно соблюсти, особенно в архивах, имеющих долгую историю. Например, Российский государственный архив древних актов (далее – РГАДА) возник путем слияния пяти архивов: 1) Московского архива Министерства юстиции (МАМЮ); 2) Московского главного архива Министерства иностранных дел (МГАМИД); 3) Государственного архива Министерства иностранных дел; 4) Московского отделения Общего архива Министерства императорского двора; 5) Архива Межевой канцелярии. Каждый из этих пяти архивов также имел свою сложную внутреннюю историю.

В результате дела, принадлежащие одному фондообразователю и единые по тематике, могут быть рассеяны по нескольким фондам. Например, сохранившиеся 149 дел, отложившиеся от Приказа сбора ратных людей за 1630– 1654 гг., рассеяны по трем фондам: ф. 137 – Боярские и городовые книги, ф. 141 – Приказные дела старых лег, ф. 396 – Архив Оружейной палаты. Число таких примеров можно значительно приумножить, поэтому исследователю необходимо быть очень внимательным, тщательно работать с путеводителями, реестрами, описями, справочным аппаратом, чтобы выявить все необходимые документы.

Региональные архивы находятся в субъектах Федерации (как правило, в областных или республиканских городских центрах) и содержат документы по истории региона. Фондообразователями здесь являются региональные и местные государственные учреждения, организации, промышленные предприятия, общества и клубы, частные лица и т.д. Завершенной видится трехчастная структура региональных архивных учреждений.

• 1. Государственный архив (Государственный исторический архив), хранящий документы с раннего периода до начала XX в. Структура его фондов, как правило, во многом воспроизводит структуру управления и устройства губернии имперского периода истории России с добавлением коллекций и личных фондов.
• 2. Архив документов по Новейшей истории данного региона (название в разных регионах может различаться: Центр документов новейшей истории, Государственный архив социально-политической истории и т.д.), образованный на базе бывшего при СССР архива партийных и советских органов и содержащий в основном документы по истории XX в. В архив документов новейшей истории также могут поступать фонды современных государственных учреждений и предприятий.
• 3. Архив документов по личному составу (другое название – Архив документов по социально-правовой защите граждан), содержащий документы современных предприятий и организаций. Необходимость в таких архивах возникла в последние годы, когда массовая реогранизация, слияние и закрытие предприятий высвободили большой массив документации, утрата которого была бы нарушением прав бывших работников. Для хранения и создавались архивы документов по личному составу, куда поступают также документы действующих предприятий и организаций. Поскольку история фондообразователя может насчитывать много лет, эти архивы представляют интерес и для историка, поскольку охватывают своими фондами часть XX в.

Такая трехчастная структура является идеальной и выдерживается нс во всех регионах. Кроме вышеназванных, в субъектах РФ встречаются отдельные архивы научно-технической документации, аудио- и видеодокументов, узкоспециальные исторические архивы (например, Государственный исторический архив немцев Поволжья в г. Энгельсе Саратовской области) и т.д. В 85 субъектах Федерации сегодня существуют 200 региональных архивов.

Историками могут быть востребованы также материалы ведомственных архивов, не входящих в систему Росархива, имеющих особый статус и ограниченный режим доступа. Из наиболее значимых можно назвать Архив Президента РФ, в котором хранятся самые важные исторические документы ВКП(б) (КПСС), руководства СССР, Президентов РФ.

Сегодня создан электронный Архив Президента РФ, ведется большая работа но переводу документов в электронный формат, их оцифровке и в перспективе – по доступности для читателей. В настоящее время электронный архив содержит более 27 тыс. томов дел, состоящих из более 900 тыс. документов и более 7 млн изображений. Ими пользуются специалисты и представители различных подразделений Администрации Президента РФ. Планируется подключение Архива Президента РФ к системам документооборота учреждений, организаций и ведомств.

Работа исследователей в ведомственных архивах ограничена, в основном работники архивов отвечают на официальные запросы или допускают пользователей до просмотра отдельных дел, необходимость в котором имеет серьезное документальное обоснование.

Большое количество документов по истории России также хранится в зарубежных архивах. Прежде всего, это архивы бывших республик СССР, а ныне независимых государств. Внутренняя структура этих архивов, формировавшихся при СССР, аналогична историческим архивам России.

В основе лежит все та же система фонд – опись – дело, фонды образуются на основе документации учреждений-фондообразователей. Во многих архивах на постсоветском пространстве продолжают использоваться созданные еще в XIX–XX вв. описи на русском языке. Из прогрессивных новшеств постсоветских архивов следует отметить быстро развивающуюся систему оцифровки документов и их размещения в открытом или частично ограниченном доступе, что позволяет работать с документами ученым из других стран без выезда в архив, например, электронные архивы Эстонии.

В зарубежных архивах и рукописных хранилищах находятся как иностранные документы, касающиеся проблематики российской истории, так и вывезенные разными путями из России и осевшие в иностранных хранилищах подборки и коллекции российских документов, архивы русской эмиграции и т.д. Материалы по отечественной истории в зарубежных архивах мало изучены и ждут своих исследователей.

Кроме собственно архивов, рукописные неопубликованные источники хранятся в отделах рукописей библиотек и фондах музеев. Данные фонды состоят из коллекций собирателей рукописей, личных документов и собраний отдельных фондообразователей: монастырей, культурных и общественных организаций. Здесь хранятся преимущественно нарративные памятники, а деловая документация представлена в меньших объемах.

Значительные объемы источников по истории Средних веков и раннего Нового времени опубликованы, а с XVI в. печатные издания и сами выступают в качестве исторического источника. Применительно к Новому и Новейшему времени многие источники существуют уже только в печатном виде (статистические сборники, адрес-календари, газеты, листовки и прокламации и т.д.)• Редкие и ценные издания XVI–XX вв. надлежит искать в отделах редких книг научных библиотек, а газеты – в отделах периодики или в специальных газетных фондах.

Наконец, огромное количество источников опубликовано в различных вариантах изданий: в многотомных тематических или хронологических подборках, отдельных сборниках документов, в виде комментированных статей или публикаций в научной периодике. Эти публикации источников надлежит искать в библиотеках.

Сегодня большинство библиотек имеют электронные каталоги, что значительно облегчает поиск. Поиск в каталогах легче всего вести по ключевым словам, т.е. словам и словосочетаниям, которые лучше всего характеризуют выбранную область исследования. Например, для темы «Бородинская битва» ключевыми будут следующие слова и словосочетания: Бородино, М.

И. Кутузов, Наполеон, Отечественная война 1812 г. и т.д. Набрав в соответствующей строке поиска ключевое слово или нужную тему, можно получить перечень книг и статей по данной тематике в настоящей библиотеке. В библиотеках, где сохранились бумажные каталоги, лучше всего начинать поиск с систематического или предметного каталога, в которых книги размещены по темам и ключевым словам.

При составлении списка публикаций источников надо предоставлять преимущество более современным и более научным изданиям, а также их каноническим серийным изданиям, на которые принято ссылаться. Например, при обращении к древнерусским летописям не нужно пользоваться их отдельными полунаучными публикациями XVIII–XX вв., а следует взять Полное собрание русских летописей, датированное концом XX – началом XXI в., чтобы учесть последние комментарии ученых. Помимо собственно источников, библиотеки содержат источниковедческие исследования. Их также необходимо привлекать для сбора полной информации об источнике.

Оцифровка и размещение в Интернете библиотечных фондов со временем сделают возможным прочтение практически любой книги со своего компьютера. Оцифровка библиотечных фондов ведется в соответствии с Законом об авторском праве. Переводу в электронный формат подлежат издания, на которые уже вышел срок давности по авторским правам (50 лет) и которые стали общенародным достоянием или на размещение которых получено согласие автора и издательства.

С каждым годом все большее развитие получают электронные библиотеки и электронные порталы – базы данных. Они развиваются преимущественно в области систематизации и организации тематических подборок современной научной периодики, однако их область применения расширяется и охватывает все большее количество публикаций во всех их видах, в том числе и издания источников. Изучение истории Нового и Новейшего времени уже немыслимо без обращения к этим базам. Существуют и электронные тематические подборки, и публикации источников. Работу с такими ресурсами лучше всего вести с помощью электронных систем поиска по ключевым словам.

Источник: studme.org

Хранение документов дома: идеи организации с фото

Организация хранения документов дома рано или поздно требуется любой хозяйке. За несколько десятков лет жизни у каждого человека накапливается большое количество документов личных и своих домочадцев. Когда квитанции, договора, свидетельства о рождении детей свалены в один ящик для хранения, найти быстро небольшое по размеру удостоверение личности либо СНИЛС сложно. Периодически каждый задумывается, как организовать хранение архива.

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Рабочие документы следует хранить отдельно от личных. Желательно организовать хранение не только в разных папках, но и в разных ящиках и шкафах.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

В одной из комнат вы можете выделить шкаф или комод, в котором одна или несколько полок могут быть выделены под хранение документов дома.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

1. бумаги, подтверждающие право собственности;
2. личные печати;
3. большие суммы наличных средств.

Папка для медицинских анализов, книжек, рецептов должна быть выделена на каждого члены семьи отдельно. Это ускорит поиск нужных документов и структурирует их хранение.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Способы организации

Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории. Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:

1. медицина;
2. бытовая техника;
3. ремонт.

Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.

Хранение документов в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Как хранить бумажные письма, уведомления, рецепты

Существуют разные способы хранения текущих документов дома. Актуальная информация, отправленная по почте заказным письмом, может быть ценной для человека несколько дней, месяцев, десятилетий. Письма разбирают сразу. Судебные решения, ответы из официальных инстанций откладывают в отдельную коробку или бокс, предназначенные для хранения документов дома.

Ненужные письма (реклама) сразу отправляют в мусорную корзину. В красивой коробке можно временно хранить неразобранные текущие документы. Здесь могут находиться два- три дня чеки из продуктовых магазинов, затем они выбрасываются.

Рецепты размещают отдельно от всех остальных бумаг в вертикальном лотке на полке подвесного ящика. Есть большое количество видео идей хранения документов дома. В подарочных и поделочных магазинах можно купить готовые деревянные полки, стойки для бумаг и раскрасить по собственному вкусу.

Источник: cleanhack.ru

Как и где хранить техническую документацию?

Хороший подход — docs as code.
Мы ведём все документы в git-репозиториях, в формате Markdown. Исходники обёрнуты в Foliant, который может в любой момент из md собрать PDF, docx, сайт, гугл-док или что угодно. Например, многие проекты с документацией автоматически собираются в базу знаний при помощи GitLab-CI. При каждом пуше изменений в репозиторий сайт пересобирается и мы уверены, что там всегда свежие доки. А как только менеджер просит готовый документ — можно тут же собрать PDF, с коропоративным лого и т д.

При этом исходники всегда лежат в plain-text в репозиториях, что даёт возможность работать над доками вдвоём и втроём, со всеми взрослыми фишками вроде девелоп и мастер веток, фичей, релизов, как будто это код.

Knowlage base — спейс в корп. Confluence
Инфраструктуру, кабельную документация и описание серверов-свитчей — Racktables.

Дмитрий, спасибо за ответ. А есть возможность затёртые скрины запостить? Как это выглядит не в демке от разработчиков, а в боевом режиме?

что именно, Confluence или Racktables ?

Конфлюенс — это wiki на стероидах, отличная база для документации, есть даже не очень дорогие варианты.
с Racktables сложнее, его показать не смогу — трудно замазывать, там имена — адреса — описания.
Но его наверняка можно поставить в докере, чтобы посмотреть , займет не много времени.

Дмитрий, по-хорошему, и то, и то хотелось бы увидеть на живом примере.

Рэктейблс я демку посмотрел — дичь какая-то))) поэтому и хотелось бы живой пример. Если найдете минутку — можете нагуглить картинки-скриншоты более менее вменяемых реализаций? Ну т.е. я совсем не разбираюсь в связях объектов внутри продукта, а у вас есть хотя бы представление на основе собственной базы

Конфлюенс — ушёл смотреть, но Атласиан уже попахивает тяжелым «комбайном».

Конфля — да, комбайн. Но мне выбирать не приходится — это корп стандарт и нам просто дали тут место ). На самом деле мне нравится — еще бы работало оно побыстрее, но это другой вопрос.

Racktables трудно описать. Это скорее процесс. Смотрите. Я добавляю туда свои подсети. Добавляю устройства.

Скажем при добавлении сервера я описываю какой адрес на его интерфейсе и в разделе сетей этот адрес сразу резервируется. То есть там все разделы связаны, всегда виднона какой порт свитча что подключено, какой порт на сервере, какая там система, чтото еще. Но конечно как и любая другая документация — надо поддерживать ее актуальной, иначе очень скоро она превращается в бесполезную тыкву.

Дмитрий, раз она резервирует адреса, значит по ней можно планировать дальнейшую масштабируемость сети? Интересно, но на начальном этапе эта громоздкость пока отпугивает. Главное чтобы не было полей со звездочками.

Confluence так себе на самом деле. Тоже его используем, но выбрали исключительно из-за интеграции с Jira Service Desk. У него есть просто детские болезни, висящие в баг-трекере Atlassian годами со статусом «GATHERING INTEREST» или «FUTURE CONSIDERATION», да и базовый функционал достаточно скромен. Поэтому рекомендую посмотреть в сторону свободных WIKI-движков.

Если не хотите тыкать пальцем в небо, а нужен системный подход без факапов, начните изучать тему отсюда: Как лучше сделать документацию компании? и далее по ссылкам в том посте.

P.S. Неоднократно замечаю интересный факт. Все советуют решение, о котором вроде бы слышали или которое работает конкретно у них, но никто не задается главным вопросом: а какая цель у ТС? Какие входные условия у ТС?

Участники треда, вы понимаете, что выбор инструмента/подхода — это не выбор из А, B, C. Это, в первую очередь, определение цели (они могут различаться на 180 град.), анализ входных условий и только потом выбор инструмента/подхода. Если у конкретного участника этого топика работает инструмент/подход, который приносит ему пользу, то это совсем НЕ означает, что такой же подход с таким же успехом будет обязательно работать у топикстартера.

Источник: qna.habr.com