Оператор персональных данных (ОПД) должен уведомить Роскомнадзор о своем намерении обрабатывать персданные до начала их обработки (ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). С 1 сентября 2022 года уведомлять не нужно только в трех случаях (Федеральный закон от 14.07.2022 № 266-ФЗ):
- оператор обрабатывает ПД без автоматизации;
- ПД включены в государственные информационные системы, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
- обработка ПД в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности.
До начала осени 2022 года из этого правила было девять исключений. Например, не нужно было уведомлять РКН об обработке ПД сотрудников в рамках трудовых правоотношений, ПД, состоящих только из фамилии, имени, отчества, либо личной информации, необходимой для оформления разового пропуска посетителю.
Это означает, что подавляющее большинство ОПД, в том числе все работодатели, должны будут уведомить Роскомнадзор. До выполнения этой обязанности они не имеют права работать с личной информацией граждан.
✅Пошаговая инструкция. Видео о том, Как отправить почтой уведомление о начале строительства?
Форма уведомления приведена в приложении 1 к Методическим рекомендациям Роскомнадзора (Приказ Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94). Уведомление нужно направить одним из трех способов:
- В бумажном виде. Для этого нужно заполнить форму на сайте Роскомнадзора, а затем распечатать, подписать и направить письмом в адрес территориального отделения Роскомнадзора по месту своей регистрации.
- Через сайт Роскомнадзора с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
- В личном кабинете на портале Госуслуг. Для этого нужна подтвержденная учетная запись.
31 августа 2022 года Роскомнадзор сообщил на своем сайте, что предельный срок для подачи уведомления не определён. 1 сентября не является крайним сроком. Рекомендуем не откладывать подачу надолго и сделать это в ближайшее время.
Роскомнадзор в течение 30 дней с даты поступления уведомления вносит информацию в реестр операторов персональных данных. Если вы отправляли бумажное, а не электронное письмо с УКЭП, дата будет отсчитываться с момента его получения территориальным отделением.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Уведомление Роскомнадзора — разовая акция. Если ваша компания уже есть в реестре, подавать заявку повторно не нужно. Но вам следует проверить сведения, которые есть в Роскомнадзоре. В частности, категории ПД и категории субъектов ПД, которые вы указывали в ранее поданном уведомлении.
Если какие-то виды личной информации отсутствуют, например, из трудовых правоотношений, то нужно уведомить Роскомнадзор об изменении сведений (п. 7 ст. 22 152-ФЗ).
Информационное письмо можно направить теми же способами, что и уведомление. На это отведено 10 рабочих дней с даты возникновения изменений. В случае с 266-ФЗ сроки надо отсчитывать с 1 сентября 2022 года.
#Выкупитьза90дней Серия 3: Подаём уведомление о начале строительства
Статьи по теме→
Елена Кулакова
Елена Кулакова
Отвечает
Михаил Кобрин
Отвечает
Елизавета Кобрина
Отвечает
Елизавета Кобрина
Александра Задорожнева
Отвечает
Елена Кулакова
Отвечает
Елена Кулакова
Ольга Якушина
Елена Кулакова
Елена Кулакова
Отвечает
Михаил Кобрин
Отвечает
Елизавета Кобрина
Отвечает
Елизавета Кобрина
Александра Задорожнева
Отвечает
Елена Кулакова
Отвечает
Елена Кулакова
Ольга Якушина
Михаил, Одно из значений слова «повинность» — обязанность, обязательное исполнение чего-л., занятие чем-л. Но я согласна, что это слово придает тексту излишнюю эмоциональную окраску. Спасибо за Ваше замечание, поправим.
Зина, Публикую ответ эксперта Натальи.
С 1 сентября 2022 года вступают в силу изменения в ст. 1 «Сфера действия настоящего Федерального закона» № 152-ФЗ о распространении его действия на иностранных юридических лиц и иностранных граждан, которые осуществляют обработку персональных данных граждан РФ.
Смотрите статью 1 Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ: «1.1. Положения настоящего Федерального закона применяются к обработке персональных данных граждан Российской Федерации, осуществляемой иностранными юридическими лицами или иностранными физическими лицами, на основании договора, стороной которого являются граждане Российской Федерации, иных соглашений между иностранными юридическими лицами, иностранными физическими лицами и гражданами Российской Федерации либо на основании согласия гражданина Российской Федерации на обработку его персональных данных».
Эта поправка закрепила существующую уже до этого позицию Роскомнадзора и судов, что положения 152-ФЗ распространяются и на иностранные компании, действующие в РФ. За невыполнение законных требований к обработке персональных данных физическое лицо или организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Еще одно неприятное последствие — риск блокировки интернет-сайта компании. Пример: дело о блокировке в России социальной сети Linkedin, где суд не согласился с доводом, что нормы российского законодательства о персональных данных к иностранной компании неприменимы (Апелляционное определение Московского городского суда от 10.11.2016 по делу N 33-38783/16).
Если филиал иностранной организации обрабатывает персональные данные российских граждан, то он должен подать уведомление в Роскомнадзор. Исключения указаны в статье 22 152-ФЗ.
По Закону № 152-ФЗ:
оператор персональных данных — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Закон 152-ФЗ не содержит исключений для ИП, микропредприятий или некоммерческих организаций. Все случаи, когда он не применяется, указаны в самом 152-ФЗ.
Закон 152-ФЗ не распространяется на отношения, возникающие при:
1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;
2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
3) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну (ст. 1 Закона № 152-ФЗ).
Оператор вправе осуществлять обработку персональных данных без уведомления Роскомнадзора в случаях, указанных в п. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. С 1 сентября 2022 года их всего два:
— ПД, включенных в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
— в случае, если оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных исключительно без использования средств автоматизации.
Если ИП обрабатывает персональные данные граждан и не подпадает под исключения в ст. 1 и ст. 22 Закона № 152-ФЗ, он должен уведомить Роскомнадзор.
Добрый день! Подскажите пож., некоммерческая профсоюзная организация, состоящая из 2-х работников должна подавать уведомление?
Любовь Кузнецова, По Закону № 152-ФЗ:
оператор персональных данных — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Закон 152-ФЗ не содержит исключений для ИП, микропредприятий или некоммерческих организаций. Все случаи, когда он не применяется, указаны в самом 152-ФЗ.
Закон 152-ФЗ не распространяется на отношения, возникающие при:
1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;
2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
3) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну (ст. 1 Закона № 152-ФЗ).
Оператор вправе осуществлять обработку персональных данных без уведомления Роскомнадзора в случаях, указанных в п. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. С 1 сентября 2022 года их всего два:
— ПД, включенных в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
— в случае, если оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных исключительно без использования средств автоматизации.
Если организация обрабатывает персональные данные граждан и не подпадает под исключения в ст. 1 и ст. 22 Закона № 152-ФЗ, она должна уведомить Роскомнадзор.
Количество работников организации на выполнение этой обязанности не влияет. В частности, оператор уведомляет об обработке ПД, связанных с трудовым законодательством, и указывает категорию субъекта ПД — работники (как пример). Уведомлять Роскомнадзор о приеме и увольнении конкретного сотрудника не нужно.
Добрый день! Обратились в Забайкальский Роскомнадзор, сказали, что не надо отправлять уведомление, и что с 01.09.2022 форма уведомления изменится. Так надо или нет?
Ирина, Публикую ответ эксперта Натальи.
Ваш вопрос разбила на две части и отвечу по каждой.
Форма уведомления в РКН действительно должна измениться. С 1 сентября 2022 года начинает действовать дополнительное требование по ч. 3.1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ «при предоставлении сведений, предусмотренных частью 3 настоящей статьи, оператор для каждой цели обработки персональных данных указывает категории персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, правовое основание обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, способы обработки персональных данных» (ст. 1 Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ).
Ирина, По второй части Вашего вопроса я не стану комментировать позицию Забайкальского отделения, поскольку не видела сам их ответ. Приведу официальную позицию Роскомнадзора, изложенную в письме от 19 августа 2022 г. № 08-75348:
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
На основании п. 3 ст. 3 Закона под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
По вопросу подачи уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (далее — Уведомление), сообщаем, что согласно п. 2 ст. 3 Закона оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данным.
На основании ч. 1 ст. 22 Закона обработка персональных данных должна осуществляться с уведомлением уполномоченного органа о таком намерении, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 22 настоящего Закона.
Таким образом, в связи с принятием Федерального закона от 14.07.2022 N 266-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных», в случае осуществления указанной деятельности в Вашем обращении, не подпадающей под исключения ч. 2 ст. 22 Закона, полагаем, организации надлежит направить Уведомление в территориальное управление Роскомнадзора по месту нахождения юридического лица в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе.
Обращаем Ваше внимание, что оператор вправе в настоящий момент направить Уведомление по форме, установленной в соответствии с приложением N 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа о начале деятельности по обработке персональных данных и внесении изменений в ранее представленные сведения, утвержденных приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 N 94, в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Электронная форма Уведомления и порядок ее заполнения размещены на Портале персональных данных Роскомнадзора https://pd.rkn.gov.ru/.
На интернет-странице https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/updateform/ оператору предоставлена возможность сформировать Уведомление в электронной форме и направить в его в территориальный орган Роскомнадзора одним из следующих способов:
1. сформировать Уведомление и направить в бумажном виде;
2. сформировать Уведомление и направить в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
3. сформировать Уведомление и направить в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.
В последующем, после издания Роскомнадзором приказа об утверждении форм уведомлений и информационных писем в соответствии с изменениями в Законе, оператор вправе направить соответствующее Информационное письмо для внесения изменений в сведения об операторе в Реестре в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации в качестве юридического лица.
Источник: www.kontur-extern.ru
Как заказчику провести электронную приемку в ЕИС
В этой статье покажем пошаговой алгоритм электронной приемки товаров, работ, услуг. Вместо громоздкой и запутанной процедуры в ЕИС увидите простую и наглядную интерактивную схему.
Электронная приемка в ЕИС
Для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений из специального перечня условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года. Перечень заказчиков определило Правительство распоряжением от 18.06.2021 № 1659-р (постановление от 28.04.2021 № 667).
С 1 января 2022 года для всех заказчиков электронная приемка продукции (товаров, работ, услуг) становится обязательной. Электронное актирование представляет собой формирование поставщиком и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг в электронном виде. Это норма установлена ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, введенной Федеральным законом от 02.07.2021 № 360-ФЗ.
В ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ указано, что электронная приемка проводится при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона). Это правило не распространяется на закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), за исключением закупки у единственного поставщика в электронной форме по ч. 12 ст. 93 Закона до 3 млн. руб., так как эти контракты заключаются в электронной форме в Единой информационной системе (ЕИС).
На практике электронная приемка вызывает много вопросов у пользователей ЕИС. Поэтому Федеральное казначейство настоятельно рекомендует заказчикам начать тренироваться уже сейчас. Когда норма станет обязанностью, времени разбираться не будет.
Обязательно ли включать электронную приемку, если заказчик заключает контракт на внебюджетные средства?
Полагаем, что в контрактах с внебюджетными средствами федеральные заказчики могут не указывать положения об электронном актировании. В постановлении Правительства от 28.04.2021 № 667 не указаны нормы об источниках финансирования. Фраза «получатели средств федерального бюджета» не говорит о том, что только в контрактах с федеральными средствами нужна приемка через ЕИС.
В постановлении указана категория заказчиков — федеральные заказчики. Также нет прямого указания, что эти правила применяются только для получателей лимитов (органы власти и казенные учреждения). Официальных разъяснений по данному вопросу пока нет.
Нет, не применяйте. Исключение — малые закупки до 3 млн руб. по части 12 статьи 93 Закона. Электронную приемку проводят только по результатам электронных процедур, а закупки у едпоставщика — не электронные. Только закупки до 3 млн руб. по пунктам 4 и 5 статьи 93 Закона № 44-ФЗ относятся к электронным (ч. 12 ст.
93 Закона № 44-ФЗ).
Чтобы провести электронную приемку в ЕИС, заказчику нужно пройти восемь шагов, которые видите на схеме. Мы подробно расписали действия, которые нужно выполнить на каждом этапе. Нажмите на «шаг» — и перейдете в нужный раздел. Рисунки с подсказками помогут верно заполнить данные в ЕИС.
Как провести электронную приемку в ЕИС: восемь шагов
Шаг 1. Настройте в ЕИС право заказчика подписывать электронный документ
Дайте сотруднику, который занимается приемкой в ЕИС, право работать с электронным документом. Зайдите в личный кабинет системы. Авторизуйтесь как Администратор организации с полномочием «Заказчик». В горизонтальном меню в разделе «Администрирование» выберите пункт «Пользователи организации».
Где искать пользователей организации?
Система откроет список пользователей. В контекстном меню нужного пользователя выберите пункт «Права доступа пользователя». Смотрите подсказки на рисунке.
Как настроить права доступа пользователя?
Система откроет страницу с несколькими блоками информации. Вам нужен блок «Работа с документами о приемке». Заполнить данные помогут подсказки на рисунке ниже.
Как настроить данные на вкладке «Работа с документами о приемке»?
Человека, который проводит электронную приемку, определяет руководитель внутренним документом, например приказом. В приказе прописывают порядок, в котором взаимодействуют сотрудники, кто и за что отвечает. Руководитель наделяет полномочиями человека, который будет принимать от поставщиков УПД и прикреплять все документы в ЕИС. Ответственный подписывает документы своей электронной подписью либо использует подпись руководителя. Право использовать подпись руководителя также нужно прописать в приказе.
Например, в приказе пропишите такую схему: ответственный принимает товар, проводит экспертизу, а специалист по закупкам подписывает документы в ЕИС. Если создаете комиссию, уточните, как подписывает электронный документ каждый ее член. Первый вариант — каждый человек из комиссии ставит свою электронную подпись. Второй вариант — ответственный сканирует решение приемочной комиссии, прикрепляет к УПД и подписывает своей ЭП.
На данный момент применять электронную приемку необязательно. Но для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений, конкретный список которых определило Правительство, условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года (постановление от 28.04.2021 № 667).
Федеральное казначейство рекомендует не ждать, когда электронное актирование станет обязанностью, и применять инструмент уже сейчас. Так заказчик заранее решит проблемы и найдет ответы на вопросы, которые могут возникнуть в результате приемки. Но пока заказчик и поставщик должны выразить добровольное согласие на электронную приемку. Принудить поставщика к электронному актированию нельзя, иначе нарушите нормы ГК.
В переходный период стороны вправе пользоваться обычной бумажной приемкой. Заказчик вправе, как и прежде, прикреплять документы о приемке в ЕИС к завершенному контракту в формате pdf, docx, jpeg.
Обязанности оформлять согласие в письменной форме нет. Когда электронная приемка станет обязанностью, согласие и вовсе не понадобится.
Одни заказчики оформляют письменное согласие на электронную приемку. В соглашении пишут: «стороны выражают взаимное согласие на подписание документов о приемке с использованием ЕИС». Другим заказчикам достаточно устного согласия. Специалисты Казначейства в видеоконференциях разъясняли, что оба варианта законны.
Нет, не станет. В настоящее время в сфере действия Закона № 223-ФЗ такого проекта изменений нет.
На Всероссийском совещании «Новые функциональные возможности версии 11.1 ЕИС в сфере закупок», которое прошло 23 марта 2021 года, XVI Всероссийский форум-выставка «ГОСЗАКАЗ», специалисты Казначейства сказали, что электронная приемка станет обязательной с 1 мая 2021 года, но только для Закона № 44-ФЗ.
Шаг 2. Откройте контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС
Чтобы открыть доступ к электронной приемке, зайдите в реестр контрактов. Найдите нужный контракт на этапе «Исполнение». В контекстном меню контракта выберите «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». Пример — на рисунке ниже.
Как открыть контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС?
В личном кабинете ЕИС поставщик увидит, что по контракту возможно создать электронный акт и счет-фактуру.
Доступ к электронной приемке нельзя закрыть.
Вернуть контракту статус бумажной приемки не получится. Поэтому в переходный период не открывайте возможность электронной приемки, пока не подпишете с контрагентом соглашение или не договоритесь устно, что согласны на электронное актирование.
Доступ открывайте отдельно по каждому контракту и только в переходный период. Когда электронное актирование станет обязанностью, открывать доступ не потребуется. Для всех контрактов будет доступна только электронная приемка. Исключение — контракты, которые заключили до изменений.
Нет, не должен. Исключение — малые закупки до 3 млн руб. Электронную приемку проводят только по результатам электронных процедур. Закупка у единственного поставщика — не электронная процедура. Только закупки до 3 млн руб. по пунктам 4 и 5 ст.
93 Закона № 44-ФЗ считают электронными.
При этом функционал ЕИС позволяет сделать электронный документ о приемке по всем контрактам, которые включают в реестр, в том числе по контрактам с единственным поставщиком. Заказчик и поставщик вправе воспользоваться данной возможностью.
Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта
Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.
Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть — поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:
1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.
2. Универсальный первичный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями — счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.
3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.
С 1 июля 2021 года выставляйте и получайте электронные счета-фактуры с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по новому порядку.
Оператор ЭДО проверит поступившие документы, если такое условие есть в контракте. Также добавили порядок действий при положительном и отрицательном результате проверки (приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Электронное актирование проходит на базе универсального передаточного документа (УПД) по приказу ФНС № ММВ-7-15/820, а также на бизнес-процессе, который регламентирован приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Порядок устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур, в том числе исправленных, корректировочных в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, которые могут содержать регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости, в случаях, предусмотренных пунктом 5 статьи 169 НК.
Поставщик не должен распечатывать электронный документ и привозить вместе с товаром, работами или услугами. Электронный документ заменяет бумажный. Составление счетов-фактур в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки, за исключением случаев, когда выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным в соответствии с требованиями статьи 169 НК.
Шаг 4. Получите электронный акт от контрагента в ЕИС
Чтобы подтвердить, что получили электронный документ от участника в ЕИС, сформируйте извещение о получении электронного акта. Зайдите в ЕИС в личный кабинет заказчика. Выберите вкладку «Реестры» и кликните на «Реестр документов об исполнении контракта».
Где в ЕИС искать электронные документы о приемке?
Система откроет список контрактов в виде таблицы. Найдите контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». С помощью контекстного меню подпишите и направьте поставщику извещение о получении электронного акта.
Как направить контрагенту извещение, что получили электронный документ?
Шаг 5. Проверьте документ о приемке в ЕИС
Зайдите в «Реестре документов об исполнении контрактов» по инструкции из Шага 4. На вкладке «Контракты» найдите нужный контракт. Выберите документ о приемке и нажмите кнопку «Рассмотреть». В документе о приемке проверьте поля, которые заполнил контрагент, а затем заполните свои. Соблюдайте сроки, которые прописали в контракте. Когда электронная приемка станет обязанностью, придется укладываться в предел — 20 дней.
Как в ЕИС проверить электронный документ от поставщика?
На вкладках, которые заполнил контрагент, увидите слово «просмотр». Это означает, что данные можно только посмотреть и нельзя отредактировать. Проверяйте вкладки из списка:
-
общая информация; контрагенты; товары, работы, услуги; факт передачи товаров, работ, услуг; дополнительные документы поставщика (если поставщик прикрепил документы); подписанты поставщика.
Дальше действуйте в зависимости от того, нашли ли ошибки.
Что делать по результатам проверки УПД?
Чтобы отправить поставщику уведомление об уточнении, в контекстном меню документа о приемке нажмите «Сформировать уведомление об уточнении». Заполните окно, которое откроет система. Смотрите подсказки на рисунке ниже.
Как заполнить уведомление об уточнении?
Контрагент внесет изменения в документ о приемке и направит заказчику новую версию в ЕИС. Рассмотрите новый акт. Если все верно, переходите к шагу 6.
Шаг 6. Заполните электронный документ в ЕИС
Результаты приемки оформляйте в электронном документе, который открыли по инструкции из Шага 5. Переходите на вкладку «Приемка товаров, работ, услуг». Действуйте в зависимости от того, какое решение приняли. У вас три варианта.
Заказчик полностью принял продукцию
Например, весь товар отвечает условиям контракта и претензий нет.
В поле «Итог приемки» выберите «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». Заполнить строки вкладки помогут подсказки на рисунке ниже.
Как заполнить электронный акт при полной приемке?
К электронной форме можно прикрепить сканы бумажных документов. Например, документ о приемке, заключение экспертизы, товарную накладную.
Заказчик частично принял продукцию
Например, часть товара не того цвета. Заказчик принял подходящий товар, остальной — хочет обменять.
В поле «Итог приемки» из рисунка выше выберите «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». Система отобразит блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». Заполнить блок помогут подсказки на рисунке ниже.
Как заполнить электронный акт при частичной приемке?
К электронному документу прикрепите сканы бумажных документов, например акт о частичной приемке и мотивированный отказ от приемки.
После того как подпишете электронный документ, поставщик сформирует в ЕИС и направит заказчику корректировочный документ. В документ включат только товары, работы или услуги, которые принял заказчик. Проверьте и подпишите корректировочный документ, если не найдете ошибок.
Заказчик отказался принимать продукцию
Например, поставщик привез компьютеры с объемом оперативной памяти 16 ГБ вместо 32 ГБ.
В поле «Итог приемки», которое показали в первом варианте, выберите «Товары (работы, услуги) не приняты». Система отобразит блок «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта». Заполнить блок поможет рисунок с подсказками.
Как заполнить электронный акт об отказе в приемке?
Приложите к электронному документу скан бумажного варианта отказа, например заявление. Если поставщик решит, что отказ обоснованный, получите новый передаточный документ в ЕИС. Если отказ обжалуют, в Реестре документов об исполнении контракта увидите документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».
Счет-фактуру просто проверьте и примите к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры нажмите «Сформировать извещение о принятии к учету». Затем подпишите извещение.
Шаг 7. Подпишите электронный документ и направьте поставщику
Заполните вкладку «Подписанты заказчика».
Если решили создать приемочную комиссию, все члены должны подписать документ о приемке. Если комиссии нет, документ подписывает только заказчик. В ЕИС реализовали две возможности — в зависимости от того, есть ли электронные подписи у людей из комиссии.
- Документ о приемке подписывает только заказчик. Комиссия есть, но у членов нет электронных подписей. Тогда можно приложить отсканированное и подписанное бумажное решение комиссии. Электронный документ в этом случае подписывает только заказчик. Какие действия выполнить, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.
- Документ о приемке подписывают все члены комиссии и заказчик. Комиссия есть, и у всех членов есть электронные подписи. Тогда все члены комиссии подписывают электронный документ о приемке. Прикладывать в этом случае скан бумажного решения необязательно.
Сначала документ подписывают все члены комиссии. Руководитель организации всегда подписывает документ последним. Если председатель приемочной комиссии и руководитель — один и тот же человек, он подписывает документ последним. Как работать в этой ситуации в ЕИС, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.
Шаг 8. Внесите сведения в реестр контрактов
Проект сведений об исполнении контракта для реестра контрактов система сформирует автоматически. Данные подтянутся из электронного приемочного документа. Это произойдет, когда все члены комиссии и заказчик подпишут документ о приемке. Если комиссию не создавали, достаточно только подписи заказчика.
Проект сведений об исполнении контракта нужно подписать. Для этого перейдите по гиперссылке, которую увидите в окне подписания документа о приемке. Ссылка ведет в реестр контрактов. Подпишите информацию и разместите в ЕИС. Поможет рисунок с подсказками ниже.
Как система направляет сведения в реестр контрактов?
Можно ли проводить электронную приемку по контрактам, в которых не предусмотрено электронное актирование?
В переходный период безопаснее проводить электронную приемку, только если предусмотрели возможность в контракте. По контрактам, где прописана только бумажная приемка, действуйте по старым правилам. Техническая возможность провести электронную приемку по таким контрактам в ЕИС есть. При этом в статье 95 Закона № 44-ФЗ нет основания вносить изменения в порядок приемки по контракту, то есть заключать допсоглашения.
Формулировки об электронной приемке есть в типовом контракте на поставку лекарственных препаратов, которую утвердил Минздрав. В документе прописали возможность и бумажной, и электронной приемки. Воспользуйтесь формулировками из контракта, когда будете составлять собственный проект.
Поставщик заполняет страну происхождения товара и прикладывает подтверждающий документ, например сертификат СТ-1, декларацию, заключение Минпромторга. Документ зависит от условий закупки.
Прикрепленный документ заказчик увидит, когда откроет электронный документ о приемке. Ищите вкладку «Дополнительные документы поставщика», как на рисунке.
Где искать документ со страной происхождения товара?
Как провести электронную приемку по типовому контракту из приказа № 15н, если в ЕАСУЗ нет данного функционала?
Оформляйте бумажные документы о приемке, если нет технической возможности электронного актирования. Включайте в контракт информацию об электронной приемке, но по факту используйте, если есть согласие поставщика и техническая возможность.
Электронная приемка пока не обязательна. У сторон есть право выбрать между бумажным и электронным документооборотом. Также электронное актирование возможно при наличии технической возможности в ЕАСУЗ. Если такой возможности нет, заказчик не сможет провести приемку электронно.
Если оформите бумажные документы, не нарушите условия типового контракта на лекарства из приказа Минздрава от 18.01.2021 № 15н. В контракте прописано два варианта приемки — через ЕИС и обычным способом на бумаге. Электронная приемка не указана как единственный способ. По факту приемки товара стороны подписывают либо акт приема-передачи, либо структурированный документ в ЕИС (п. 6.7 типового контракта).
Источник: star-tender.ru