Все операции по движению материалов (поступление, перемещение, расходование, выбытие) должны оформляться первичными учетными документами. Для учета материалов используются формы первичных документов, утвержденные в учетной политике организации, исходя из Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете и ФЗ «О бухгалтерском учете».
Для учета движения материалов могут быть предусмотрены следующие формы документов: доверенность, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, карточка учета материалов, акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (табл. 9.4).
Первичные документы, используемые для учета движения материалов
Применение первичных документов в бухгалтерском учете
Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации
При приемке материалов на складе организации в случае отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными об ассортименте, количестве и качестве полученных от поставщика материалов
Распорядительные документы: приказы, распоряжения — много юридических тонкостей, оформление
При перевозке грузов автотранспортом при отсутствии расхождений между накладной и фактическими данными
Акт о приемке материалов
В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика
При отпуске материалов со склада организации, если материалы систематически потребляются и разработан лимит отпуска материалов
Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями
Накладная на отпуск материалов на сторону
Для учета отпуска материалов подразделениям организации, расположенных за пределами ее территории, или сторонним организациям
Карточка учета материалов
Для учета движения материалов на складе
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества
Накладная на внутреннее перемещение материалов
Для учета внутреннего перемещения материалов из одного подразделения организации в другое
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, им уполномоченного, с оттиском печати организации. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Работник, получивший доверенность, должен расписаться в ее корешке или в журнале учета выданных доверенностей. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее выдачи и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней. Выдача доверенностей лицам, неработающим в организации, не допускается.
Учет ТМЦ в 1С 8.3 пошаговая инструкция
Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо вдень поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов. Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением в документе поставщика (счет, накладная) штампа, в котором содержатся реквизиты приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.
Товарно-транспортную накладную получают от грузоотправителя и используют в качестве приходного ордера при приемке материалов, перевозимых автотранспортом.
Акт о приемке материалов оформляет приемочная комиссия в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя или транспортной организации. Акт утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом.
После приемки материалов акты с приложенными документами передают: один экземпляр — в бухгалтерию для учета движения материалов, другой — для составления претензии поставщику или транспортной организации. В случае составления акта приходный ордер не оформляется. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.
Лимитно-заборные карты используются для контроля соблюдения лимитов отпуска материалов в производство и контроля эффективности использования материальных ценностей.
Карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.
Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
Для сокращения количества первичных документов можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.
Требование-накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей (складом, цехом и т.п.), а второй — основанием для оприходования ценностей принимающей стороной.
Накладную на отпуск материалов на сторону выписывают в двух: первый — передают кладовщику для отпуска материалов, а второй — получателю материалов
Карточка складского учета материалов является регистром аналитического учета и обеспечивает организацию контроля за движением материалов на складе.
Накладная на внутреннее перемещение материалов выписывается в трех экземплярах: первый — остается в подразделении, списывающем материалы, второй — передается подразделению, принимающему материалы, а третий — передается в бухгалтерию фирмы. Данные документы подписываются руководителями передающего и принимающего подразделений организации.
Источник: studref.com
Документальное оформление материально-производственных запасов
Документальное оформление материально-производственных запасов создает определяющий момент в соблюдении требований законодательства по бухгалтерскому учету активов. Главной задачей учета материально-производственных запасов (МПЗ) является своевременное отражение в учете их движения, достоверное оформление поступления и выбытия. Рассмотрим как правильно оформить движение МПЗ документально и какие изменения следует учесть с 2021 года.
Документальное оформление материально-производственных запасов — основные моменты
Организации могут принять внутренние положения по документальному оформлению материально-производственных запасов, разработать собственные инструкции, а также формы первичных документов.
Вся первичка на документальное оформление поступления и расхода материальных запасов должна обеспечить надлежащий контроль над поступлением, отпуском, выбытием, перемещением запасов организации. Необходимо установить перечень должностных лиц организации, ответственных за получение и отпуск материально-производственных запасов, а также имеющих право подписи первичных документов.
Обратите внимание! С января 2021 года МПЗ учитываются по новым правилам в соответствии с ФСБУ 5/2019. ПБУ 5/01 утратил силу.
Какие изменения в учете МПЗ нужно учесть с учетом правил ФСБУ 5/2019, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Типовую ситуацию, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Своевременное правильное документальное оформление движения материально-производственных запасов позволит организации вывести достоверную фактическую себестоимость МПЗ, осуществить надлежащий контроль над их сохранностью. Налаженный учет запасов имеет огромное значение, например, для обеспечения бесперебойного выпуска продукции или оказания услуг, выполнения работ, при которых необходимо владеть оперативными данными о наличии остатков сырья и материалов.
Документальное оформление движения производственных запасов должно обеспечивать непрерывное отражение движения запасов, позволить вести количественный учет. Организация имеет право использовать унифицированные формы документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, отраслевые формы, принятые федеральными органами исполнительной власти, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, определенные законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:
Как оформляется поступление запасов, их внутреннее движение
При поступлении материала от поставщика вместе с товаром в организацию поступают товаросопроводительные документы: товарные накладные, требования-поручения, товарно-транспортные накладные, сертификаты, качественные удостоверения и др.
Документальное оформление поступления материально-производственных запасов происходит путем заполнения приходного ордера формы № М-4, либо на документ поставщика ставится оттиск штампа, заменяющего заполнение приходного ордера и содержащего все его реквизиты.
Форму М-4 скачайте на нашем сайте по ссылке ниже:
Если при приемке материалов обнаружены расхождения по количеству, ассортименту, качеству и другим данным по документам, специальная комиссия должна составить акт по форме М-7. Форму М-7 скачайте на нашем сайте по ссылке ниже:
При закупке материала подотчетным лицом оприходование запаса проводится в общеустановленном порядке.
На склад может поступить и собственная продукция, предназначенная для внутреннего потребления, также могут поступать возвратные отходы, материалы, полученные после демонтажа основных средств. Такой приход материала, а также передача между подразделениями оформляются накладными на внутреннее перемещение по типовой межотраслевой форме М-11. Правила ее заполнения изучите в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».
Как осуществляется документальное оформление поступления и расхода материальных запасов на складе
Отпуск материала в производство обычно производится на основании утвержденных лимитов. При отпуске материалов со склада в собственные подразделения оформляются лимитно-заборные карты (форма № М-8), требование-накладная (№ М-11), накладная (№ М-15).
Лимитно-заборные карты используются, когда одни и те же материалы систематически отпускаются в производство. Также целью их применения является осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов.
Бланк лимитно-заборных карт формы М-8 скачайте на нашем сайте по ссылке ниже:
Форма № М-15 применяется при передаче МПЗ в территориально отдаленные подразделения организации.
Бланк формы М-15 и порядок его заполнения посмотрите в статье «Унифицированная форма № М-15 — бланк и образец».
На основании поступивших первичных документов в местах хранения запасов материально ответственное лицо ведет их количественный учет в карточках складского учета, а при небольшом количестве номенклатуры карточки можно заменить книгой складского учета. Их формы и образец заполнения посмотрите в статьях:
- «Карточка складского учета материалов — бланк и образец»;
- «Книга складского учета материалов по форме М-17 — образец».
Переданные в эксплуатацию материальные ценности со временем теряют свои качества. Например, такие МПЗ, как инвентарь, инструмент, по истечении срока службы подлежат списанию с учета. Для этого составляется акт, форму которого можно найти в статье «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».
Когда нужно списывать запасы в бухучете и как правильно это сделать, учитывая положения нового ФСБУ 5/2019, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Итоги
При документальном оформлении поступления и расхода производственных запасов следует соблюдать требования законодательства, особенно в части наличия в документации всех обязательных реквизитов. Система учета МПЗ должна быть организована так, чтобы обеспечивалось своевременное, достоверное и полное отражение материальных ценностей на бухсчетах, была возможность вести надлежащий контроль за их движением.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: nalog-nalog.ru
Материалы на производственном предприятии: контроль движения и списания
Материалы занимают существенную долю в расходах многих производственных предприятий. При этом зачастую покупаются ненужные материалы, а нужные из-за бесхозяйственности могут без движения долго лежать на складе, теряя свои свойства, обесцениваясь. Чтобы избежать подобных рисков, следует наладить контроль за движением и расходом материалов. Из статьи вы узнаете, как правильно организовать аналитический и складской учет материалов, документально оформить их поступление, движение и списание.
МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ
Учет материалов на предприятии нужно строить на основе положений Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы»[1]. Данный стандарт применяется начиная с бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2021 г.
Сырье, материалы, топливо, запасные части, комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты, предназначенные для использования при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, в соответствии с положениями ФСБУ 5/2019 «Запасы» являются запасами.
Чтобы признать поступление в компанию запасов, в том числе материалов, необходимо следующее:
• затраты, понесенные в связи с их приобретением или созданием, обеспечат получение в будущем экономических выгод;
• определена сумма затрат, понесенных в связи с их приобретением или созданием, или приравненная к ней величина.
Строгое, правильное и своевременное документальное оформление поступления, любого перемещения и списания активов — залог сохранности материалов, порядка в их учете.
Финансисты, экономисты должны разбираться в основах бухгалтерского учета. Это необходимо, чтобы квалифицированно выполнять свои трудовые функции. В рамках этого понимания нужно знать, на каких счетах бухучета учитываются те или иные активы и обязательства компании.
Так, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению[2] для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запчастей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей и тому подобных ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке) используется счет 10 «Материалы».
Запасы признаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости, в которую включают:
• суммы, уплаченные и (или) подлежащие уплате организацией поставщику (продавцу, подрядчику) при приобретении (создании) запасов;
• затраты на заготовку и доставку запасов до места их потребления (продажи, использования);
• затраты по доведению запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях;
• величину возникшего в связи с приобретением (созданием) запасов оценочного обязательства по демонтажу, утилизации запасов и восстановлению окружающей среды;
• связанные с приобретением (созданием) запасов проценты, которые подлежат включению в стоимость инвестиционного актива;
• иные затраты, связанные с приобретением (созданием) запасов.
ООО «Вымпел» приобрело у поставщика материалы. Стоимость партии материалов — 802 000 руб. При этом компания понесла дополнительные расходы на:
• доставку приобретенных материалов до своего склада — 12 000 руб.;
• сортировку приобретенных материалов — 24 178 руб.
Фактическая себестоимость приобретенной партии материалов составит:
802 000 руб. + 12 000 руб. + 24 178 руб. = 838 178 руб.
Чтобы контролировать сохранность материалов, необходимо систематически проводить инвентаризации. Нужно проверять все без исключения материалы, осуществлять пересчет, перевес, обмер каждого вида материалов. Только серьезный подход к проведению инвентаризаций позволит предотвратить воровство, халатность и бесхозяйственность.
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЛЬНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ПОСТУПЛЕНИЯ, ДВИЖЕНИЯ И СПИСАНИЯ МАТЕРИАЛОВ
Важно правильно оформлять движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в организации, так как на основе оформленной документации:
• осуществляют учет и контроль материалов;
• налоговики и суды принимают важные, очень существенные в стоимостном плане решения.
Некорректно оформленная документация зачастую служит основанием для признания арбитрами претензий к материально ответственным работникам, а также признания того, что компания реально не понесла спорных расходов.
Базовые требования, на которые обращают внимание суды и налоговики:
• отсутствие датировки документов, в связи с чем нельзя сделать обоснованный вывод о периоде поступления или списания ТМЦ;
• отсутствие подписей должностных лиц, что не позволяет сделать вывод о наличии факта совершения данной операции, виновности материально ответственного лица;
• неустановленные подписи или подписи неуполномоченных лиц не позволяют сделать вывод о наличии факта совершения данной операции, виновности материально ответственного лица;
• нечеткое указание или указание номенклатурных позиций, не соответствующих учетным данным, что не позволяет точно идентифицировать материалы.
Рассмотрим документы, которые должны быть оформлены в отношении поступления и движения материалов.
Документы, оформляемые при приемке материалов
Основанием для оприходования материалов на складе компании будут первичные документы поставщика — накладная, универсальный передаточный документ.
На основании документов поставщика в организации формируют внутренний документ — приходный ордер (форма № М-4).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Унифицированная форма № М-4, как и все указанные в статье формы [3] , не является обязательной к применению. Компания в силу своей специфики, внутренних требований может самостоятельно разработать форму приходного ордера. Как показывает практика, чаще всего используют унифицированные формы. При необходимости в них вносят определенные изменения, соответствующие требованиям конкретного учета.
Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Его нужно выписывать на фактически принятое количество ценностей.
Если есть количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, составляют акт о приемке материалов (форма № М-7). Эту форму также необходимо оформлять, если ценности поступили без документов.
Акт в двух экземплярах составляют члены приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
Для чего нужна форма № М-7? Этот документ представляет собой юридическое основание для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Документы, оформляемые для учета сохранности материалов
Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру применяют карточку учета материалов (форма № М-17). Ее заполняет на каждый номенклатурный номер материала материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Важный момент: для сокращения количества первичных документов отпуск материалов можно оформить непосредственно в карточках учета материалов.
Нужно отметить, что вместо карточек складского учета допустимо вести учет в книгах складского учета.
[1] Утвержден Приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н.
[2] Утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010).
[3] Утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (в ред. от 21.01.2003) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
Д. В. Кислов, канд. экон. наук
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 9, 2022.
Источник: www.profiz.ru