Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.
Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
Этапы оформления командировки
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:
- что может быть целью рабочей поездки;
- кого могут отправлять в командировку;
- каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
- какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Документы на расходы
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
1. Выбор сотрудника
Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.
Кого нельзя отправить в командировку
Категория сотрудников
Ссылка на законодательство
Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках
Сотрудники, работающие по ученическому договору
Можно, только если командировка связана с ученичеством
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями
Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации
Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:
- женщины, имеющие детей до 3 лет;
- отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
- родители детей с ограниченными физическими возможностями;
- родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
- сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
- кандидаты в депутаты в период выборов.
Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ.
Есть нюансы и при направлении в командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.
Переход на электронный документооборот и ЭЦП в строительстве. Уход от «бумажных» документов.
В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
2. Согласование командировки
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
3. Составление заявления на выплату аванса
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.
4. Выпуск приказа о командировке
После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.
В приказе пишут:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
- куда;
- в какие даты и на сколько календарных дней;
- зачем (цель поездки).
- кто финансирует поездку (работодатель).
Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.
5. Бронирование жилья и билетов
В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.
Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки
Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
6. Выплата суточных
Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст.
217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.
7. Командировка
После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.
Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.
8. Отчёт о командировочных расходах
После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:
- собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчёт;
- если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.
Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Отчётные документы
На жильё
В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру. Отчётные документы за проживание в гостинице
Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ. Где можно жить в командировке кроме отеля
На транспорт
Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.
Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.
Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.
На другие расходы
Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее
Источник: b2b.tutu.ru
Если физическое лицо получило услуги у физического лица и оплатило оказанные услуги, какие документы могут подтвердить факт оплаты для возмещения затрат?
Договор — документ, в котором перечисляются все детали сделки, сроки оказания услуги, порядок оплаты и дополнительная информация. В договоре в любом случае должны быть указаны сведения о сторонах (имя, адрес, паспортные данные) и контактные данные, чтобы можно было обратиться в случае возникновения вопросов или претензий.
Расписка — подтверждение о том, что деньги были переданы исполнителю в качестве аванса или о том, что деньги получены в полном объеме.
Акт — свидетельство о том, что услуги оказаны и оплачены в полном объеме. В этом же документе заказчик и исполнитель указывают замечания, если они есть.
Может ли физическое лицо оказывать услуги без регистрации ИП? Каким образом в таком случае оформлять такие сделки и как оплачивать налоги?
Гражданин без образования ИП вправе совершать привычные возмездные сделки, предусмотренные гл. 39 Гражданского кодекса РФ. Поэтому единичные случаи реализации товаров, исполнение разовых работ или услуг не содержат признаков составов административного, налогового или уголовного правонарушения, при условии, что объемы работ, количество товара не свидетельствуют о том, что систематически получалась прибыль. Помните, что оказание услуг без регистрации ИП не освобождает лицо от уплаты налогов.
Договор подряда. Гражданин согласно договоренности, с заказчиком выполняет конкретную работу (ремонт, строительство), за выполнение и сдачу которой получает вознаграждение. Российское законодательство не препятствует заключению сделок между физическими и юридическими лицами (ст.420 ГК РФ).
Если происходит оказание услуг физическим лицом юридическому лицу налог НДФЛ удерживается и перечисляется юрлицом в размере 13%. Помимо этого, придется уплатить обязательные взносы в ПФР, ФОМС. Если сделка совершается между физлицами, то подрядчику требуется заполнить форму 3-НДФЛ, уплатить налог и подать декларации в налоговый орган.
Договор возмездного оказания услуг. По этому договору гражданин вправе оказывать услуги медицинского, консультативного, туристического, правового и иного характера за установленную плату. Можно ли заключить договор на оказание услуг с физическим лицом? Если данные услуги носят единичный характер, например, помощь в освоении знаний, проведение консультации, то все что вам нужно — заключить подобный договор. Предусмотрен аналогичный порядок самостоятельной уплаты НДФЛ.
Оказание услуг без регистрации ИП не освобождает лицо от уплаты налогов. На гражданина возлагается обязанность уплатить 13% от общей прибыли, что не всегда выгодно.
Проще зарегистрировать ИП и оказывать услуги юридическому лицу, уплачивая 6% на УСН. Либо зарегистрироваться как самозанятый гражданин и не платить НДФЛ и страховые взносы, так как для них действуют налоговые каникулы.
Систематизируем вышеизложенное: если физлицо совершает возмездные сделки с физическими лицами, которые не являются систематическими и не направлены на получение прибыли, то следует воспользоваться перечисленными видами договоров. Гражданин обязан самостоятельно отчитываться за полученный доход по форме 3- НДФЛ. С гражданина — нерезидента РФ — взимается ставка НДФЛ 30%. Если услуга оказана физическим лицом организации, то юрилицо вычтет из причитающегося вознаграждения 13% налог.
- Расписка исполнителя о получении денежных средств в полном объеме или получение аванса.
- Кассовый чек, если у исполнителя есть касса.
Акт об оказании услуг является основным доказательством, подтверждающим факт исполнения договора. Чтобы составить этот документ, включите в него, в частности, реквизиты договора возмездного оказания услуг (или договора подряда), реквизиты первичных учетных документов, перечень и объем оказанных услуг, а также сведения об обнаруженных недостатках услуг (при необходимости).
Подписать акт должны уполномоченные представители сторон. Заверять акт печатью не обязательно.
Источник: consaltika.ru