Строительство имеет характерные отличия от других отраслей производства – по техническим, экономически и организационным признакам. Одну из ключевых ролей играет отдел материально-технического обеспечения, бесперебойная работа которого оказывает влияние на процессы реализации строительных проектов по срокам и стоимости. Сэкономить на покупке стройматериалов можно — нужно только знать правильную тактику снижения накладных расходов.
Организация работы отдела снабжения строительной компании
В небольших компаниях опции обеспечения могут выполнять несколько сотрудников по совместительству с основными обязанностями. Но в крупных строительных компаниях, в особенности тех, которые получили подряд на возведение объектов специфических отраслей, работа с поставщиками строительных материалов должна вестись отдельным отделом.
Отдел снабжения строительства выполняет следующие функции:
- несет ответственность за обеспечение строительными материалами объектов строительства;
- осуществляет заказ материалов по заявке;
- отслеживает наличие необходимого оборудования и инструментов для работы и строителей.
Какими качествами должен обладать снабженец:
Снабжение в строительстве — как устроена работа снабженца?
- внимательность к деталям;
- устойчивость к конфликтным ситуациям;
- организованность;
- многозадачность;
- ответственность;
- аналитический склад ума;
- коммуникабельность.
Специалист отдела снабжения должен иметь представление о логистической работе, транспортировке груза, их хранении и приеме. Зачастую снабженцам приходится работать и с бухгалтерской документацией.
Эффективность работы отдела должна регулярно контролироваться. Эта функция может быть возложена на генерального или коммерческого директора. Отслеживаются следующие действия:
- планирование заказов во избежание приобретения ненужных материалов;
- выбор поставщиков, список претендентов в обязательном порядке должен быть согласован с финансовой службой;
- замена поставщиков, если условия соглашений нарушаются;
- строительная компания закупка материалов на основании конкурсов – закрытых и открытых по приоритетным направлениям компании.
В сложных экономических условиях, в которых работает большая часть компаний на сегодняшний день, деятельность отдела снабжения должна оптимизироваться:
- представителям малого бизнеса не следует заниматься долгосрочным планированием. Оптимальное решение – рассчитывать реальные потребности на месяц. Запросы по материалам желательно удовлетворять лишь по живым заявкам;
- необходимо пересмотреть отношения с поставщиками, так как цены регулярно меняются. На рынке появляются новые компании, согласные на сотрудничество на более выгодных условиях;
- с недобросовестными партнерами, которые систематически нарушают условия договоров, нужно разрывать контракты;
- не нужно стесняться торговаться с поставщиками. Отдел снабжения может требовать скидок, пересмотра графика выплат за поставки;
- регулярно должна проводиться инвентаризация запасов для выявления невостребованных материалов. Излишки можно использовать под нужды компании.
Как выбрать поставщика строительных материалов
При любом строительстве одна из самых существенных статей расхода – это строительные материалы. Суммарная величина зависит не только от количества/качества материалов, но и от логистики/доставки. Сотрудничество с надежным поставщиком, который может организовать своевременную доставку, а также инструменты контроля расхода материалов, положительным образом повлияют на стоимость и сроки строительства
Как выбрать надежного поставщика:
- оценить репутацию компании и опыт работы;
- выяснить специализацию;
- обратить внимание на соблюдение условий сотрудничества с другими клиентами;
- мобильность поставщика.
Когда вы взаимодействуете только с одним поставщиком, хоть и с тем, который уже неоднократно себя показывал с положительной стороны, вы автоматически соглашаетесь с предложенными им ценами. Однако, сотрудничая с несколькими поставщиками, вы можете рассчитывать на скидку или более привлекательные условия.
Лучше всего запросить как минимум три предложения от разных поставщиков, чтобы получить справедливую и конкурентоспособную цену. Желательно получить расценки в письменной форме (в виде коммерческого предложения), что упрощает последующее сравнение не только цен, но и условий поставки (сроки, гарантии замены дефектных материалов и т.д.).
Автоматизация закупок строительных материалов
Эффективным способом сократить издержки в строительстве является автоматизация управления движением материалов и контроля их расхода. Программный продукт БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Снабжение и склад предназначен автоматизировать процессы снабжения в строительстве и включает следующие функциональные возможности:
- информация загружается из сметных программ;
- ведется учет заявок на материалы;
- формируются заказы поставщикам;
- контролируется расход материалов;
- реализована возможность списания материалов по себестоимости;
- доступна интеграция с терминалом сбора данных (ТСД) и мобильное приложение прораба;
- резервируются материалы на складе из свободного остатка;
- заказы на закупку формируются по нескольким заявкам;
- событийный интерфейс позволяет организовать взаимодействие между всеми участниками процесса.
Преимущество системы – ведение учета и закупок в разрезе строительных площадок/складов.
Автоматизация дает возможность снизить расходы на материалы до 20% и обеспечивает своевременные поставки. С помощью софта можно выявить излишки и недостачи, провести план-фактный анализ. Заявки на материалы формируются с указанием склада, объекта и инициатора. В программе отражается и дата исполнения, контроль осуществляется на каждом этапе процесса снабжения.
В программе можно составить несколько видов отчетов по ресурсной и лимитно-разделительной ведомости. Так, например, план-фактный анализ расхода МПЗ позволяет своевременно выявить отклонения от сметных норм.
Пример отчета «План-фактный анализ расхода МПЗ» в программе БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО
Работа с тендерными площадками
Продукт БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Тендерные закупки с модулем «Снабжение и Склад», служит дополнением к основным его возможностям, связанным с выбором поставщика материалов. Решение в особенности будет полезно специалистам отдела закупок.
- определение оптимальной стоимости поставки материалов;
- отправка предложений в автоматическом и ручном режимах;
- взаимодействие с торговыми площадками через внешний интерфейс;
- предусмотрено формирование печатной версии документов для рассылки запросов.
Как эффективно управлять материально-производственными запасами строительной компании с помощью модулей программы БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО? В видеообзоре эксперт компании расскажет о рекомендуемых модулях и функционале решений, которые помогут взять ситуацию с материалами под контроль.
Хотите внедрить БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО в своей компании и бесплатно протестировать возможности программы? Для этого достаточно оставить заявку на сайте или написать онлайн-консультантам в чат.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Источник: chita.1cbit.ru
Чем занимается снабженец и нужен ли он предприятию?
Отдел по снабжению — это необходимый элемент и залог успешной деятельности каждого предприятия. Ведь любая кампания, которая организовывает, сбыт продукции, сталкивается с проблемами материальных ресурсов и их обеспечением. Очень важно не только следить за хранением товаров, их поставкой, но и создать эффективную систему работы по сбыту продукции, уметь оформлять выгодные сделки с партнерами, находить товары по выгодной цене, регулярно заниматься закупками и контролировать доставку товара на объекты. Как показывает опыт — без менеджера-снабженца выйти на достойный уровень сбыта невозможно. Для устранения всех казусов связанных с логистикой на предприятии и существует распространённая нынче вакансия снабженца, спрос, на которую, не прекращает расти.
Кто такой «менеджер по снабжению» и с чем его есть?
Согласитесь, имея малый или средний бизнес просто нецелесообразно открывать свой собственный отдел по снабжению. В таком случае, гораздо экономичнее и логичнее иметь специалиста по снабжению, чем поручать эту работу аутсорсинговым фирмам. В таких организациях одну и ту же работу будут выполнять различное количество людей (логист, менеджер-снабженец, кладовщик, и т. д.)
Менеджер по снабжению относится к категории управленцев, именно он контролирует обеспечение предприятия сырьем, инструментами, оборудованием. Он сам вправе решать каким образом будет осуществлено взаимодействие с партнерами-поставщиками материальных ресурсов, на каких условиях и какую выгоду получит от этого сотрудничества не только сама компания, но и он лично..
MUST-HAVE для снабженца
Следует выделить ряд качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на вакансию снабженца. Для более продуктивной работы, он должен быть: внимательным, стрессоустойчивым, организованным, коммуникабельным, инициативным и ответственным. Кроме того, у менеджера по снабжению должен быть аналитический склад ума, ведь в его обязанности входит анализ закупок и продаж товаров. Поэтому снабженец должен быстро принимать решения на основе сделанного анализа результатов продаж.
Также, претендент обязан иметь представление о логистике, базовых правилах транспортировки, хранения и приема продукции. Должен быть подкован в сфере документооборота, продвижения товара, иметь бухгалтерские навыки по работе с документацией (желательно знать программу «1С») и уверенно «юзать» ПК. Очень важно уметь работать с большим объемами информации, быстро переключаться от одной задачи другой, держать много информации в голове.
Должностные обязанности снабженца
В функциям снабженца организации входит такой спектр обязанностей:
- Проведение анализа эффективного сотрудничества с поставщиками;
- Поиск бизнес-партнеров с наиболее выгодными условиями и качественной продукцией;
- Организация материально-технического обеспечения;
- Контроль создания новых схем для бесперебойного обеспечения организации материально-техническими ресурсами;
- Обеспечение потребности в материальных ресурсах;
- Проведение своевременной оплаты заказов;
- Контроль за качеством и комплектацией полученного товара.
Хороший снабженец не только зарабатывает компании деньги, но и помогает продвигать ее, увеличивая лояльность покупателей к нужному товару, в правильном месте, в нужном количестве.
Источник: hr-portal.ru
Статьи
Снабженец строительной компании: когда и зачем он нужен
Если строек много, а времени у руководителя не хватает, есть смысл задуматься о снабженце. Расскажу подробнее, чем занимается снабженец строительной компании.
Снабженец будет заниматься закупом, доставкой, контролем качества и количества материалов. Сотрудника вы можете нанять, разместив объявление на «Авито». Водителю нужно платить как з/п, так и соцотчисления. А вопрос доставки можно решить несколькими способами.
Например, в сфере деревянного домостроения доставляются пиломатериалы (брус, доска) на лесовозах с манипулятором одним или несколькими рейсами либо доставляет подрядчик (поставщик пиломатериалов), либо транспортная компания.
Кровельные материалы доставляются автомобилем с краном-манипулятором (либо доставляет подрядчик (поставщик кровельных материалов), либо транспортная компания.).
Крепежные материалы, нагеля, масла, джут, прочие материалы приходится закупать у множества поставщиков. Мелочуху можно закупить и доставить на легковом автомобиле, но объемный материал, такой как джут, требует грузового автомобиля.
В виду того, что на стройках негде хранить весь объем материалов, в целях сохранности приходится разбивать доставку на несколько рейсов. Это основная проблема в необходимости грузового автомобиля.
Вы можете купить автомобиль, к примеру, Газель с бортом 4 м. Покупка б/у бодрого автомобиля обойдется как минимум в 400 тыс. руб. Дополнительными затратами могут быть страховка, налоги, техосмотр, замена жидкостей. В дальнейшем приобретете летнюю и зимнюю резину, будете менять моторное масло 2 раза в год. Автомобиль необходимо периодически ремонтировать.
У нас постоянно текли патрубки. К тому же, автомобиль морально и физически устаревает. За его уходом надо следить: зачищать, обрабатывать от ржавчины. Кроме того, всегда есть риск помять, поцарапать.
Минус покупки грузового автомобиля – дороговизна самой покупки и содержания. Плюсом является мобильность снабженца, независимость от транспортных компаний. Скорость обеспечения строек высокая.
Рекомендую вам нанимать водителя со своим автомобилем. Собственник очень аккуратно будет ездить, беречь автомобиль и сам производить мелкий ремонт.
Можно организовать процесс снабжения так, что вам не понадобится грузовой автомобиль. Постарайтесь обойтись наемными транспортными компаниями. Если хорошо организовать работу с поставщиками, можно отказаться от собственного грузового транспорта. Есть такие фирмы, которые готовят материалы по звонку снабженца компании, сами отправляют товар транспортными компаниями.
Транспортники по звонку будут забирать материалы и по адресу доставлять. Мелкие материалы все равно придется собирать самостоятельно, закупать у множества поставщиков. Легковой транспорт нужен в любом случае. Рекомендую вам нанять снабженца со своим легковым автомобилем, и проблема будет решена. Будут повышенные транспортные затраты.
При любом форс-мажоре (нехватке 1 доски, необходимости в объемном инструменте) вам придется нанимать транспортную компанию. Скорость обеспечения строек будет зависеть постоянной организации обеспечения строительных объектов.
Мы доставляем крупные материалы (брус, кровельные материалы) наемными транспортными компаниями, при этом работаем с пилорамой, у которой есть собственные лесовозы с манипулятором. Кровельные материалы, нанимая частников, довозим на автомобиле с краном. Это единичные поездки, поэтому держать такую технику на балансе не имеет смысла.
Для доставки мелочухи и джута мы приобрели прицеп 3,5 м. При нехватке пиломатериала или кровельных материалов прицеп тоже выручает. Прицеп оказался очень выгодным. Не надо платить страховку, налоги. Что касается ремонта, у него по ходовой 2 амортизатора, 2 рессоры – там нечему ломаться. Затрат на ремонт нет.
А если вдруг что случится, можно починить хоть в лесу. Здесь автосервис не нужен. Если прицеп везет внедорожник, то доехать он может дальше, чем «Газель». Желательно приобрести тяговый автомобиль, к примеру, «Нива-Шевроле», «Хендай-Сантафе».
Если снабженцу срочно куда-то надо, он может расцепить прицеп на объекте и решать вопросы, пока рабочие разгружают материалы.
Сама поездка происходит в комфорте в любимом легковом автомобиле. Проблема грузовых автомобилей в том, что у них подвеска жесткая, которая все же отдает на позвоночник. Это чревато протрузией, грыжей позвоночника.
Плюсов у прицепа очень много. Он выгоден, удобен и есть не просит. Минус в том, что к нему надо приноровиться. Цена данного прицепа – 75 тыс. руб. Для сравнения параметры борта автомобиля «Газель» и прицепа: Ширина борта «Газели» – 1,8, у прицепа – 1,2, длина болта «Газели» — 4,2 м, а у прицепа – 3,5 м, высота тента «Газели» — 1,5, у прицепа – 1,2.
Для нас разница в габаритах несущественна, поскольку возим мы в основном мелочуху. В нашем случае прицеп идеально подходит.
Чтобы строительные объекты были обеспечены, необходимо учесть основные проблемы в работе со снабженцем:
получает откаты от поставщиков;
медленно обеспечивает стройки материалами;
завозит несоответствующие или некачественные материалы.
У снабженца компании есть прекрасная возможность зарабатывать на откатах. Вы об этом даже не узнаете.
Многие поставщики, чтобы конкурировать в цене, работают по серой схеме: без чеков, без уплаты налогов. Цена у них может быть ниже на уровень налога (от 6 до 20%). С одной стороны, строительная фирма выигрывает, что закупает материал по низкой цене. С другой – снабженец может с поставщиком товаров обговорить завышенную цену, чтобы заложить бонус себе. Выгодно поставщику, поскольку он получает постоянного клиента, выгодно и снабженцу, ведь он получает дополнительный доход.
Что с этим делать? Уровень откатов можно закрыть непосредственным общением директора или представителя директора с поставщиком. Нужно договориться о том, что фирма готова сотрудничать на основе порядочных и взаимовыгодных отношений. Это значит не вести переговоры цен за спиной. В противном случае, взаимовыгодные отношения сразу прекратятся.
Снабженец сегодня есть, но завтра – уволен, а вы потеряете партнера, который несет вам деньги.
Второй из вариантов – это вести все отношения по безналичному расчету, изначально обговорив ценовые предложения и заключив договор на поставку материалов по строго оговоренной цене.
Вторая проблема в работе снабженца компании – это скорость обеспечения строительных объектов материалами. Если у работника повременная оплата труда, то скорости в работе вы не увидите. Очень важно в строительной сфере учесть факторы: праздничные и выходные дни, время распиловки пиломатериала, время работы транспортных организаций, учесть сезонные закрытия дорог или проблемы с дорогами в связи с неблагоприятными погодными условиями (дождливая, заснеженная погода), учесть наличие бригады на стройке для разгрузки и складирования.
Если не мотивировать снабженца, то обеспечение строительных объектов будет неспешным. Поговорил, попил кофе, и день прошел. Стройки будут затягиваться, а фирма недополучать прибыль.
Я нашел выход из этой ситуации. Снабженца привязал к % от выручки. То есть, чем быстрее сдадим объект, тем быстрее он получит свой заработок. Тут важно, чтобы объем заказов у вас был постоянным. Иначе снабженец будет простаивать, сидеть без денег и уволится. Если стабильности нет, можете применить сдельно-повременную.
У работника будет минимальный стабильный заработок, уверенность в завтрашнем дне и мотивация к работе.
Третья проблема – это несоответствие привезенного материала смете или качеству.
Частый случай, когда снабженец, который должен закупить и доставить материал на строительный объект, находит материалы-аналоги, по техническим характеристикам слабо или вовсе не подходящие. Если руководство это одобряет и не договаривает клиенту, скрывает некачественно закупленный и смонтированный материал.
Это может сказаться гарантийными обязательствами, головной болью и нервами клиента. Но если клиент это выявит, то фирма оплатит неустойку в случае несерьезного нарушения, а в случае серьезного – произведет демонтажно-монтажные работы с полными финансовыми затратами по закупу материала согласно сметы, демонтажу неподходящего или некачественного материала, монтажу нового и вывозу неподходящего или некачественного на свалку. Значит, понесет потерю денег, времени и испортит себе репутацию в глазах клиента. Ведь произошло умышленное/неумышленное нарушение технологии строительства.
Возможен корыстный случай, когда материалы поставляются с подменой чеков, транспортных накладных.
Укажите в договоре найма снабженца уровень ответственности.
Если фирма узкоспециализирована, занимается 1 видом строительства, то закупаются и доставляются уже изученные, отработанные материалы. Исключается подмена, снабженец не тратит время на поиски поставщика, изучение аналогов, технических характеристик.
В связи с этим, снабженец строительной компании работает быстро, без откатов, четко по смете.
Снабженец, как и остальные сотрудники, получает % от прибыли. Таким образом, ему ничего не остается, как привозить качественный материал, нужное количество и в срок. Он сам планирует свою работу таким образом, чтобы стройка не простаивала, а количество поездок было минимальным.
Мы отказались от склада, кладовщика и договорились о выгодных ценах с поставщиками, которые собирают материалы по звонку снабженца без его участия. Мы договорились с транспортниками и отказались от собственного грузового транспорта. Снабженец компании организует процесс обеспечения строек. Он просто приезжает, оплачивает и уезжает, показывает место выгрузки. Всякую мелочуху он доставляем на легковом автомобиле с прицепом.
В следующей статье я расскажу о финансовом планировании в строительной компании. Как грамотно все составить, чтобы знать все доходы и расходы компании и быть уверенным в бизнесе. Это важно.
Источник: stroibiz.com