Выдать подотчет — полдела. Потом нужно списать аванс. Если провести списание неверно, контролеры могут доначислить зарплатные налоги, пени и штраф. В статье разобрали ситуации, с которыми может столкнуться каждый бухгалтер при списании подотчетных средств. Привели алгоритм действий, как выстроить работу с подотчетниками и авансовыми отчетами.
Что вы узнаете
Какие документы нужны для списания подотчета
К авансовому отчету работник должен приложить первичные документы на покупку товаров, работ, услуг. А также документы об оплате покупки.
Конкретный перечень документов, которые сотрудник должен приложить к авансовому отчету, не установлен. В каждой ситуации будет свой перечень бумаг.
Примеры подтверждающих документов
- Товарная накладная.
- Товарный чек.
- Акт об оказании услуг / выполнении работ.
- Путевой лист и служебная записка с датами выезда, если сотрудник ездит на личном авто, об этом заключено соглашение.
- Чек ККТ.
- Документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях.
- Слип (квитанция электронного терминала).
- Выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа. Актуально на случай утери чека.
Оперативно заполнять и сдавать авансовый отчет, а также передавать подтверждающие документы в бухгалтерию сотрудники могут в СБИС. Заполнение отчета в программе интуитивно понятное. Некоторые поля работодатель может настроить так, чтобы выпадал раскрывающийся список и сотрудник мог выбрать подходящую запись. Бухгалтеру легко проверить авансовые отчеты, которые сотрудники заполняют в СБИС.
Можно ли получить налоговый вычет по кадастровой стоимости дома
Работать с авансовыми отчетами в СБИС
Что делать, если документов нет
Первостепенная задача подотчетного лица — выполнить служебное задание. Например, закупить канцелярию или съездить в командировку. Другая задача — предоставить в бухгалтерию документы, которые докажут, что средства потрачены не на личные цели, а на нужды компании.
Работодатель может принять авансовый отчет и без документов, если, например, чек потерян, но служебное задание сотрудник выполнил — купил то, что нужно. Проверяющих такая ситуация не устроит. Даже если работодатель принял авансовый отчет, а подтверждающих документов в наличии нет, контролеры могут посчитать подотчет доходом сотрудника. И доначислить НДФЛ и страховые взносы.
По НДФЛ уже сформирована отрицательная для работодателей судебная практика. Смотрите, например, постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/2012.
Если нужных документов нет, но работодатель утвердил авансовый отчет, помните:
- Можно списать с сотрудника долг по авансу, выданному в подотчет.
- Нельзя проводить расходы в налоговом учете.
- Придется начислить с суммы подотчета агентский НДФЛ и страховые взносы. Удержать НДФЛ следует за счет любых доходов работника в денежной форме. Нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превышала
. Если до окончания года весь НДФЛ удержать не смогли (например, работник уволился), работодатель должен сообщить о невозможности удержать налог и самому работнику, и в ИФНС. Срок сообщения —
Можно ли получить налоговый вычет( возврат НДС) , если чеки не сохранились?
Если работодатель проигнорирует обязанность исчислить и удержать НДФЛ, при проверке налоговая доначислит этот налог
Чтобы доказать целевую направленность подотчетных трат, храните подтверждающие документы даже на УСН с объектом «Доходы» или спецрежиме ПСН. Для сокращения документооборота попросите подотчетника вместо бумажных кассовых чеков получать электронные. Как принимать е-чеки к учету, рассказали в статье.
Как действовать, если документы есть, но траты под вопросом
Бывает, документы есть, но сам документооборот и реальность трат под сомнением. Такое бывает, когда документооборот формальный, фиктивный, а контрагенты зачастую проблемные. Тогда подотчет также признают доходом работника, с начислением зарплатных налогов на сумму подотчетных. Списать траты на расходы не получится.
Проигрышное для работодателя судебное дело. Подотчетник предоставил договоры с проблемными контрагентами и первичку на приобретение ТМЦ. Сделки были многомиллионными. По мнению инспекторов, не было необходимости оплачивать их именно через подотчетника наличными. Вывод проверяющих и судей: документооборот был формальным.
Нужно доначислить агентский НДФЛ с подотчетных сумм.
Если траты подтверждены надлежащими документами, но экономически не обоснованы, тоже будут претензии от контролеров. И требование доначислить зарплатные налоги. Экономическую обоснованность можно попробовать отстоять в суде. Шансы высоки, если работодатель в локальных актах, трудовом договоре, других внутренних документах заранее предусмотрел и обосновал соответствующие расходы.
Выигрышное для работодателя судебное дело. Директор компании покупал себе на подотчетные средства деловую одежду и обувь. В среднем ежегодно на 100 тысяч рублей. Фирменные логотипы на одежду не нашивались. Трудовой договор предусматривал обязанность организации возместить расходы на то, чтобы поддержать деловой стиль руководителя и имидж предприятия.
В приказе работодателя указано, что компания закупает фирменную одежду для руководителя и она считается собственностью компании, со сроком службы до года. Также в приказе приведен перечень вещей, которые подлежат закупке. Директор делал покупки по этому списку. Суд первой инстанции принял сторону контролеров, которые признали покупки доходом директора. Апелляция и кассация поддержали налогоплательщика.
Как поступить с НДС, если подотчетник не предоставил счет-фактуру
Предъявлять к вычету входящий НДС рискованно, если подотчетник не предоставил счет-фактуру, а приложил к авансовому отчету только кассовый чек. Об этом — письмо Минфина от 27.11.2019 № 03-07-11/92132.
Случаи, когда все-таки можно взять НДС к вычету без счета-фактуры:
- Сотрудник оплатил проезд к месту командировки и обратно, в том числе постельные принадлежности в поезде.
- Командировочный рассчитался за жилье.
В таких случаях вычет делают на основании БСО, который оформлен на командированного. НДС должен быть выделен в бланке отдельной строкой.
Если подотчетник покупает прослеживаемые товары, например, монитор для ПК или монитор в комплекте с компьютером, нужно получить от продавца электронный счет-фактуру (УПД). Об этом — письмо Минфина от 23.08.2021 № 27-01-22/67650. В документе должны быть реквизиты прослеживаемости. Не важно, по доверенности покупает сотрудник или как простое физлицо без доверенности. В полученном УПД покупатель должен отразить итог приемки товара и передать УПД продавцу.
Организовать документооборот по прослеживаемым товарам нужно через оператора ЭДО, например СБИС. По ТКС сможете обмениваться документами с контрагентами, проверять коды партии, сдавать нужную отчетность по прослеживаемости в налоговую.
Система прослеживаемости под ключ
Как принять от работника неиспользованную сумму
После утверждения авансового отчета сотрудник должен вернуть неизрасходованный остаток средств наличными в кассу или в безналичном порядке на счет работодателя.
Если подотчетник получал аванс переводом на зарплатную карту, он может снять неиспользованные деньги с карты и вернуть в кассу наличными. Или сделать онлайн-перевод с карты на расчетный счет своей компании.
Когда работник пользуется корпоративной картой, нет нужды думать, как вернуть остаток денег на карте. Само по себе наличие денег на корпоративной карте не означает, что они выданы. Только когда сотрудник рассчитывается картой или обналичивает средства с нее, деньги становятся выданными в подотчет. До этого момента все деньги принадлежат компании и подотчетник за них не отвечает.
В какой срок
Срок для возврата неизрасходованных сумм устанавливает работодатель. Например, в локальном нормативном акте «Положение о расчетах с подотчетными лицами». Исключение — подотчет по командировкам. Командированные сотрудники должны отчитаться и сдать неиспользованный остаток
Целесообразно ориентироваться на порядок для командировочных и прописывать для остальных подотчетников примерно такой же срок возврата неиспользованных средств. Слишком продолжительный срок, например год, может вызвать вопросы у проверяющих. Особенно если срок предоставления авансового отчета столь же продолжительный. В ситуации, когда нет никаких подтверждений целевого расходования средств, инспекция может посчитать спорные суммы доходом физлица и доначислить за счет работодателя зарплатные налоги, пени и штраф.
Как принять остаток в кассу
Подотчетник может вернуть неиспользованную сумму наличными в кассу предприятия. В таком случае тратить эти деньги напрямую из кассы — нельзя. Даже на новый подотчет. Нужно зачислить деньги на счет и потом уже распоряжаться ими. Например, снова вернуть в кассу, чтобы выдать очередной подотчет.
Об этом письмо ЦБ РФ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.
Что делать, если сотрудник не сдает остаток денег
Если работник не вернул остаток подотчетных средств в установленный срок, соответствующую сумму удержите из зарплаты.
Как оформить удержание
- Получите в произвольной форме согласие работника на удержание, чтобы быть уверенным, что он не оспаривает оснований и размеров удержания.
- Составьте в произвольной форме приказ об удержании неизрасходованного аванса из зарплаты. Издать приказ нужно не позднее одного месяца со дня, когда закончился срок для возврата подотчетной суммы.
В компании установлено, что в течение 2 рабочих дней после утверждения авансового отчета (или после выхода на работу) сотрудник сдает в кассу остаток средств. Авансовый отчет утвердили 29 июля 2022 года. 2 августа — последний день для возврата подотчетных средств. До 2 сентября работодатель вправе принять решение об удержании неиспользованного подотчета из заработной платы работника.
В каком размере удерживать
Максимальный размер удержаний при каждой выплате заработной платы — 20% от начисленной суммы ЗП, которая осталась после удержания НДФЛ. Если весь остаток вычесть в текущем месяце не получилось, делайте удержания из зарплаты в следующем месяце, пока не удержите целиком.
Как действовать, если суммы не удержали
Если суммы не удержали из заработной платы своевременно (например, сотрудник уволился) либо работник не согласился на удержание:
-
Безопасно сразу начислить на остаток зарплатные налоги, не дожидаясь истечения срока исковой давности или прощения долга. Иначе при проверке контролеры с высокой вероятностью сами доначислят НДФЛ и взносы, а вместе с ними — пени и штраф. Взносы можно не начислять, если подотчетное лицо уволилось. Тогда начислите только НДФЛ.
Когда подотчетник вернет деньги, НДФЛ и взносы можно пересчитать.
Начисленные взносы можно брать к налоговому учету. Это правило действует, даже если саму списанную сумму, на которую начислены взносы, нельзя учесть в расходах в налоговом учете.
Основания для списания долга, который не удержали из зарплаты
- С работника — в течение года.
- С исполнителя (подрядчика) по ГПД — в течение 3 лет.
- На ОСНО сумму, списанную как безнадежную, можно учесть во внереализационных расходах.
- На расходной упрощенке учесть списание в расходах не получится. Подобные траты не входят в закрытый перечень трат, которые разрешены для учета на УСН.
- На ОСНО списанную сумму можно учесть во внереализационных расходах.
- На расходной упрощенке учесть списание в расходах не получится. Подобные траты не входят в закрытый перечень трат, которые разрешены для учета на УСН.
Дебиторская задолженность, которую списали из-за неплатежеспособности должника, должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение 5 лет с момента списания. Это нужно, чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания, если изменится имущественное положение должника. Такое требование изложено в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, в пункте 77.
Когда учитывать покупки подотчетника в расходах
Момент, когда подотчетные траты можно учитывать в налоговом учете, зависит от характера и назначения покупки. А также от того, есть ли перерасход по авансовому отчету.
Как перерасход влияет на налоговый учет расходов
- На расходной упрощенке и кассовом методе при ОСНО — не ранее даты погашения задолженности перед подотчетным лицом.
- На ОСНО с методом начисления — не ранее даты утверждения авансового отчета (ждать компенсации перерасхода сотруднику не нужно)
Бухгалтеру удобно, если бухгалтерская или кадровая программа позволяет:
- Быстро проверить наличие перерасхода или, наоборот, неиспользованного остатка средств по конкретному сотруднику.
- Узнать срок просрочки по подотчету.
- Отслеживать, на что расходуются подотчетные средства.
Все эти функции уже есть в СБИС. В бухгалтерской программе можно настроить любой порядок согласования подотчетных трат. Например: авансовый отчет с суммой до 3 000 руб. должен сразу отправляться в бухгалтерию, от 3 000 до 10 000 руб. нужно сначала согласовать с руководителем отдела, свыше 10 000 руб. — с директором компании.
Источник: sbis.ru
Почему электронный чек не пришел на почту и что с этим делать
Расчеты посредством онлайн-платежей повсеместно используются в современном мире. Если платеж осуществляется онлайн, то покупателю направляется документ в цифровой форме. Разбираемся, что делать в ситуации, когда не приходит электронный чек.
Когда используется электронная форма чека
Цифровой документ представляет собой аналог кассового в электронной форме, которая приравнивается к бумажному варианту и используется, например, для оформления возвратов покупок, подачи документов на налоговый вычет. Выдается он как на покупку, так и на возврат товара.
Для использования цифровой формы ККТ вместо бумажной продавец запрашивает у клиента номер мобильного телефона или адрес e-mail. Запрашивают данные различными способами: заполнение анкет, профиля в личном кабинете на сайте или в мобильном приложении продавца. Пользователь должен согласиться получать документы в цифровом виде. Сделать это можно в личном кабинете пользователя — подтвердить свое согласие.
К примеру, чтобы выяснить, куда приходит электронный чек из «Детского мира» или любого другого магазина, клиенту следует зайти в личный кабинет пользователя.
Реквизиты в цифровой форме идентичны бумажной. Дополнительно указываются контактные данные покупателя. Это обязанность закреплена в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662 .
Форма, направленная по СМС, представляет собой сокращенный вид, так как в СМС нет возможности передать весь объем информации.
Документ, направленный по СМС, выглядит так:
Таким образом, после покупки все сайты и сервисы обязаны предоставить пользователю электронный чек на те реквизиты, которые он предоставил.
С технической точки зрения, для отправки нужно, чтобы ККТ и тариф оператора фискальных данных (ОФД) поддерживали эту функцию, а в точке продаж работал интернет.
Минфин РФ в своих разъяснениях ( письмо Минфина РФ от 09.02.2022 № 30-01-15/8660 ) поясняет, что направить цифровой документ можно разными способами. В том числе, для отправки подойдет любой мессенджер, привязанный к номеру телефона покупателя.
Сроки, в течении которых направляются документы, закреплены в законе 54-ФЗ:
- не позднее следующего после оплаты рабочего дня;
- не позднее момента, когда покупатель получает заказ от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали особенности предоставления покупателю ЭК-чека. Используйте эти инструкции бесплатно.
Почему чек не пришел на почту
Возможными причинами, по которым не пришел кассовый чек при оплате онлайн, являются:
- клиент предоставил ошибочные реквизиты. В законе № 54-ФЗ за продавцом не закреплена обязанность проверять достоверность данных. Поэтому, если клиент ошибся и предоставил неверные данные, то предъявить претензии он не сможет;
- телефон абонента выключен или находится вне зоны действия сети. В этом случае документ будет доставлен, когда клиент станет доступен;
- сбой при отправке данных. Технически отправка осуществляется по цепочке: продавец → оператор фискальных данных → покупатель. На этапе передачи данных продавцом оператору ФД и от ОФД покупателю случаются сбои, причинами которых являются:
- отсутствие интернет-соединения;
- неверная настройка кассы;
- поломка фискального накопителя и другие.
В этом случае ответственность за то, что документ не доставлен покупателю, лежит на продавце. И как получить чек, если он не пришел ОФД, решает продавец.
Что делать, если электронный чек не пришел на почту
Статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрена ответственность пользователя за непередачу документа в адрес клиента. Сумма штрафа составляет:
- для ответственных лиц — от 1500 до 3000 рублей;
- для предприятия — от 5000 до 10 000 рублей.
Алгоритм, что делать, если не пришел электронный чек на почту, следующий:
- Проверить корректность переданных продавцу данных.
- Проверить в почте папку «Спам».
- Направить обращение продавцу.
- Проверить данные в сервисах ФНС России.
В ситуации, если кассовый чек не пришел по электронной почте, пользователю следует убедиться, что он предоставил верные реквизиты. Если были указаны неверные данные, ответственность — на покупателе. В этом случае что делать продавцу, если отправил электронный чек на другую почту? Формировать новый не требуется, так как это приведет к его дублированию. По запросу продавец предоставляет реквизиты, и тогда клиент сможет найти документ в приложениях ФНС России.
Данные об электронных формах находятся в сервисе ФНС России «Мои чеки онлайн». Там хранятся цифровые документы от продавцов, которым покупатель передал контактные данные. Чтобы получить цифровую форму от магазина и не предоставлять контактные данные, можно воспользоваться приложением ФНС России «Проверка чека». В него встроен удобный сервис с возможностью считать QR-код, в котором зашифрованы данные покупателя и при сканировании которого документ направляется пользователю по СМС или электронным письмом.
Если не пришел чек об оплате онлайн, сайты многих онлайн-магазинов настоятельно рекомендуют клиентам проверить папку «Спам» в своем почтовом ящике. Возможно, письмо находится там.
Рекомендации, как получить документ, если он не пришел на почту, находятся на сайтах компаний. Клиенту следует напрямую уточнить причины у продавца: обратиться в магазин, позвонить на горячую линию или написать обращение в службу поддержки. К примеру, сайты российских авиакомпаний, если не пришел чек ОФД за авиабилет, предлагают заполнить форму обратной связи, указав реквизиты билета и клиента, либо обратиться в пункты продаж.
Если все-таки документ не обнаружен, следует сообщить об этом в ФНС. При этом жалоба на непредоставление чека направляется через форму электронного обращения на официальном сайте ФНС.
- как выглядит чек от самозанятого;
- какие чеки прикладываются к авансовому отчету.
- Хохлова Юлия
В марте 2022 года многие компании перешли на выдачу электронных чеков вместо бумажных. Электронные чеки используют не только при онлайн-оплате, но и вместо кассового чека при контактной оплате. Основной причиной, почему перестали выдавать чеки, стал дефицит кассовой ленты. Однако, когда ситуация стабилизировалась, компании оценили преимущество цифровых чеков.
Источник: ppt.ru