Номенклатура дел отдела капитального строительства

3.4. Номенклатура дел 3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. 3.4.2. Архив в целях качественного…

Как УО разработать номенклатуру дел и организовать архив документов

В статьях о документообороте мы уже рассказали, как УО разделить потоки документов, создать регламенты работы с ними и кто должен отвечать за работу с корреспонденцией. Сегодня читайте о том, как УО составить номенклатуру дел и по каким основным принципам вести архив организации.

Найдите утверждённую форму номенклатуры дел

В первой статье цикла мы уже писали,что номенклатура дел (НД) – это перечень журналов, дел, папок с документами, которые ведутся в организации. То есть это список заголовков таких папок/дел и дат хранения содержащихся в них документов.

1. Заголовки дел/папок.
2. Индексы.
3. Сроки хранения документов, которые находятся в деле.

Номенклатура дел по общему правилу составляется в конце календарного года на следующий год. Затем она только корректируется, уточняется и заново утверждается. Форма номенклатуры дел утверждена Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила). Структуру НД диктует структура самой УО, её штатное расписание, перечень внутренних подразделений.

Составьте перечень заголовков дел для номенклатуры

Первый шаг к созданию номенклатуры дел в УО – составление перечня заголовков всех созданных или планируемых к созданию папок/дел организации: как общих, так и в отдельных внутренних подразделениях.

Типовые заголовки для номенклатуры дел и, соответственно, журналов и папок утверждены приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В приказе приведены типовые наименования дел, которые характерны для большинства организаций вне зависимости от формы собственности (п. 1.2 приказа № 558).

1. Законы и иные НПА, относящиеся к деятельности организации.
2. Протоколы, постановления, решения, иные документы по итогам совещаний, собраний, заседаний.
3. Приказы, распоряжения и документы к ним.
4. Правила, регламенты, инструкции.
5. Переписка с органами госвласти по основным направлениям деятельности и т.д.

Задача управляющей организации – выбрать те заголовки, которые подходят уже существующим или вновь создаваемым папкам с документами. Типовые заголовки из приказа № 558 можно изменять, при этом не допускается употребление общих формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Конечно, среди типовых заголовков УО не найдёт всех необходимых ей наименований. В таком случае она вправе использовать и иные заголовки, в том числе указанные в жилищном законодательстве: журнал учёта обращений жителей МКД, акты осмотров и проверок и т.д.

Определите индексы дел и систему регистрации документов

Когда перечень заголовков составлен, следует для удобства использования номенклатуры систематизировать дела по подразделениям или, если УО небольшая, по блокам: внутренние документы, исходящие, входящие. После этого можно приступить к следующему шагу – формированию системы индексов дел.

Индекс дела – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение папки с документами (п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Индекс ложится в основу системы нумерации и регистрации документов в УО.

В каждой организации свой принятый перечень индексов. Главное – разработать понятные и логичные индексы. Использовать можно даты, аббревиатуры, сокращения. Рассмотрим на примере.

Допустим, что в организации приняты индексы для обозначения дел с документами разных потоков: 01 – внутренние, 02 – входящие, 03 – исходящие, 04 – не подлежащие регистрации. Такое же разделение можно принять, присвоив числа подразделениям УО.

• 02-01 – входящие письма жителей многоквартирных домов, обращения, жалобы;
• 02-02 – дело с письмами органа местного самоуправления;
• 02-03 – корреспонденция от органа ГЖН и т.д.

Если у УО сложная внутренняя структура подразделений, то отделы могут хранить у себя переписку и документы. Тогда они создают собственные папки.

Тогда для писем от жителей многоквартирных домов к индексу можно прибавить буквы: 02-01-ЮО – для юридического подразделения, 02-01-АО – для отдела по работе с клиентами, абонентского отдела и так далее.

Установите сроки хранения документов для внесения в номенклатуру дел

В номенклатуре дел также указывается срок хранения папок и журналов. Согласно п. 40 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это период времени, в течение которого документ хранится в составе документального или архивного фонда и не может быть уничтожен. Существуют документы вечного хранения, которые нельзя уничтожать, а есть – временного.

Сроки хранения типовых документов указаны в приказе № 558 и в других НПА, в том числе в ЖК РФ, ПП РФ № 354, ПП РФ № 331. Например, техническую документацию на многоквартирный дом организация обязана хранить постоянно, до момента передачи в другую УО или ТСЖ по решению общего собрания собственников.

Когда вся информация: заголовки дел, сроки хранения и индексы собраны, структурированы и объединены в номенклатуру, её должен утвердить руководитель организации. Затем НД доводится до сотрудников.

Найдите подходящее помещение для архива и назначьте архивариуса

Наравне с номенклатурой в УО необходимо утвердить и схему ведения архива организации, куда будут сдаваться документы вечного и длительного, более 10 лет, хранения до их уничтожения.

Главное, что нужно сделать, – найти помещение под архив, назначить архивариуса и создать единую схему сдачи дел в архив, где происходит их учёт, хранение и использование (п. 6 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Рассованные по углам, чердакам и подсобкам коробки с папками не являются архивом. Хранить архивные документы необходимо в одном помещении, где созданы необходимые условия с соблюдением температурного режима, уровня влажности и норм противопожарной безопасности.

В помещении должно быть сухо. Оптимально, если там установлены стеллажи и шкафы, а также стол для работы с документами. Все требования к местам хранения архивов изложены в п. 4.2 Основных правил.

В управляющей организации обычно за архив отвечает тот же сотрудник, что ведёт в УО документооборот: секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель. Но это может быть и другой работник.

Архивариус будет принимать дела в архив, вести их каталог, уничтожать документы временного хранения, выдавать требуемые папки и копии документов из архива. Он должен быть ознакомлен с регламентом работы со всеми видами документов, номенклатурой дел и системой работы в архиве.

Создайте регламент работы с архивом и утвердите бланки

1. Приниматься в архив должны все документы, но по графику, заранее утверждённому руководителем УО или начальником отдела делопроизводства (п. 3.7.25 Основных правил). Ответственный работник принимает их по актам, образец которого УО следует разработать и довести до всех структурных подразделений.
2. Необходимо установить чёткие требования к сдаваемым папкам: они должны быть переплетены, прошиты, пронумерованы. В сдаваемых делах обязательно должна быть опись вложений.
3. В каждом подразделении необходимо назначить сотрудника, который будет сдавать дела и документы в архив. Это упорядочит систему формирования архива и исключит путаницу.
4. После приёма дела в архив ответственный работник должен проводить экспертизу ценности находящихся в папке документов, то есть определять значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также сроки их хранения. Делать это следует в соответствии с ч. 2 Основных правил.
5. Лучше, если документы вечного и длительного хранения будут лежать отдельно, также следует вести систематизацию дел по годам. Это позволит быстрее найти необходимые документы.
6. Выдача дел обязательно должна фиксироваться в соответствующем журнале, чтобы у работника была информация о том, где находятся выданные документы. Установите чёткие сроки, в течение которых сотрудники, взявшие в архиве документы, должны их вернуть.

Также необходимо разработать и утвердить ряд бланков, которые необходимы для работы сотрудника архива: опись документов разных сроков хранения, акт приёма дел от подразделений, заявление на выдачу документов из архива во временное пользование, акт уничтожения документов и др. Образцы приведены в приложении к Основным правилам.

Создайте номенклатуру дел и архив в УО

Также в УО должна быть организована работа архива: определены место хранения дел, порядок их сдачи и приёма в архив, схема определения ценности документов, алгоритмы работы с архивными документами, их временной выдачи на руки и хранения. В таком случае документы УО никогда не потеряются и будут всегда под рукой.

Чтобы упростить и автоматизировать работу управляющей организации, мы разработали сервис «АДС на 100%». Вы сможете отказаться от устаревших программ и бумажных журналов, сэкономить на автоматизации, увеличить эффективность обслуживания жителей и привлечь больше клиентов. Попробуйте уже сейчас!

Чтобы принять участие в 30-дневном бесплатном тестировании и использовании сервиса для автоматизации диспетчерской – «АДС на 100%», оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.

Об утверждении номенклатуры дел администрации Качканарского городского округа на 2019 год. В целях администрации. улучшения организации работы. … 120-04-14. Журнал регистрации разрешений на ввод объектов капитального строительства в эксплуатацию. 120-04-15. Журнал регистрации разрешений на производство инженерно-изыскательских работ.

Номенклатура дел отдела капитального строительства

3.4. Номенклатура дел

3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Номенклатура дел отдела Номенклатура дел учреждения. ДЗН ст. 200 а. Пост. ст. 200 а. 03 — Отдел мониторинга и качества образования. Перечни услуг, стандарт, 5л. отчеты и др. по формированию. … ст. 437. капитального , текущего. ремонта, строительства зданий. После истечения срока действия договора. 11-02. Договоры на аварийное прикрытие, подготовке к отопительному сезону в МОУ. 5 л. ст.817. После истечения срока действия договора. 15.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Сводная Номенклатура Дел на 2020 год. … Ректорат Управление экономики (УЭ) Отдел планирования и размещения закупок Планово-финансовый отдел Бухгалтерия Отдел расчетов по оплате труда Управление кадрами и делами (УКД) Сектор делопроизводства Сектор по работе с персоналом Архив ИТ управление (ИТУ) Центр дополнительного профессионального образования (ЦДПО) Центр иностранных языков Правовое управление (ПУ) Служба охраны труда Юридический сектор Служба комплексной безопасности (СКБ) Служба контроля пропускного режима и внугриобъектового режима Дежурно-диспетчерская. … 04-01 04-02. Служба проректора по хозяйственным вопросам и капитальному строительству …