Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.
Назначение распорядительных документов и их виды
При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
- организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
- распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.
Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.
В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:
Урок 17. Организация работы с распорядительными документами.
- создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
- содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.
К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.
Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Урок 9. Система организационно-распорядительной документации. Часть 1
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
- название вида документа;
- дата его оформления;
- наименование составителя;
- описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
- количественные характеристики описываемого факта;
- сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.
Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:
- возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
- обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
- проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
- возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
- рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
- установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
- необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
- использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
- ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
- возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
- обязательность составления на русском языке;
- возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
- указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.
В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):
- эмблема организации;
- товарный знак;
- коммерческое обозначение юрлица.
Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.
Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.
Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.
В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.
При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:
- «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
- «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.
К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).
На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №. к. »). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом. »).
Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.
Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.
Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:
- на последнем листе документа у его левой границы;
- на обороте последней страницы внизу слева;
- в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.
При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.
Источник: www.klerk.ru
Организационно распорядительные документы в строительстве
1 Автономная некоммерческая организация ВПО Центросоюза РФ «Российский университет кооперации» Саранский кооперативный институт (филиал)
3. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
4. Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций».
5. СНиП 11-01-95. Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений.
6. Управление проектно-сметной документацией // Technical Data Management System. [М.], 2011. Режим доступа: http:// www.tdms.ru/.
В своей работе организации используют множество документов различного типа и назначения. Методы, с помощью которых управляется документация, могут существенно облегчить работы или привести к значительным несоответствиям. Многие организации не имеют стратегии документирования, обеспечивающей своевременную, полную и достоверную информацию заинтересованным лицам.
Несвоевременное поступление информации к исполнителям приводит к затягиванию сроков или неправильно выполненной работе. Аналогично, неполные или недостоверные входные данные при разработках приводят к необходимости повторять эти разработки с учетом дополнительно полученной информации. Неправильное управление документацией создает несоответствие действий поставленным задачам и препятствует доведению необходимой информации до всех заинтересованных лиц.
Устранение проблем, связанных с управлением документацией, — это важный шаг к обеспечению эффективного менеджмента организации.
Для управления документацией необходима разработка отдельной документированной процедуры, включающей порядок выполнения основных требований раздела 4.2 стандарта ГОСТ ИСО 9001 [1]. В построении систем менеджмента качества (СМК) не допускается исключение каких-либо требований этого раздела стандарта.
Документацию проектной организации (ПО) в общем виде можно разделить на четыре вида:
- организационно-распорядительная документация;
- документация системы менеджмента качества;
- технологическая документация;
- проектно-сметная документация (ПСД).
В настоящее время на рынке систем электронного документооборота представлен достаточно большой выбор PDM, EDM, TDM систем, а также систем архивного хранения проектной документации, позволяющих управлять инженерными и техническими данными в рамках ПО, но эти программы не в полной мере учитывают управление всеми вышеперечисленными видами документов.
Организационно-распорядительная документация может быть условно разделена на три группы:
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).
Порядок оформления организационно-распорядительной документации установлен в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 [2]. Управление организационно-распорядительной документацией в Организации включает:
- идентификацию, учет и сохранность документов;
- доведение до исполнителей и заинтересованных сторон организационно-распорядительной документации;
- контроль исполнения документов.
Документация с истекшим сроком полезности передается в архив и управляется в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» [3] или уничтожается.
В состав документации СМК входят следующие документы:
- НД по обеспечению качества: стандарты серии ИСО и другая гармонизированная или унифицированная внешняя документация;
- документально оформленное заявление о Политике в области качества организации;
- Руководство по качеству;
- стандарты организации по процессам и процедурам СМК;
- положения, инструкции, методики, программы, планы и др. документация предусмотренная ГОСТ ИСО 9001 по реализации процессов СМК.
В соответствии с разделом 4.2 [1] при управлении документации СМК требуется разработка процедуры, включающей:
- официальное одобрение документов с точки зрения достаточности для выпуска;
- анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
- обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
- обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
- обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
- обеспечение идентификации и управления рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества;
- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию таких документов, оставленных для каких-либо целей.
Требование официального одобрения документов с точки зрения достаточности для выпуска реализуется использованием «Листа комментариев», форма которого разрабатывается для каждого вида наиболее часто используемых документов. Он включает перечень должностных лиц, заинтересованных в разработке этого вида документа, без подписи которых документ не представляется на утверждение и соответственно не используется. При необходимости заинтересованные лица на этом листе оставляют замечания и предложения по данному документу.
Требование анализа и актуализации по мере необходимости и повторного официального одобрения документов реализуется требованием проверки (верификации) рабочего состояния документов СМК при появлении изменений в организационно-штатной структуре организации, нормативной базе, используемых материалах, технологии производства и т. д. Актуализацию документов осуществляют лица, ответственные за их разработку. Для выполнения этой работы в каждый документ включается «Лист регистрации изменений», разработанный по специальной форме, представленной на рисунке 1. При наличии изменений, оказывающих влияние на качество продукции организации, необходимо повторное официальное одобрение документа. Верификация этого вида деятельности осуществляется при проведении внутренних аудитов.
Лист регистрации изменений
Номер листов (страниц)
Срок введения изменений
Рисунок 1. Форма «Листа регистрации изменений»
Требование обеспечения идентификации изменений и статуса пересмотра документов достигается использованием «Листа регистрации изменений», имеющегося в каждом документе. Статус пересмотра документов идентифицируется введением на титульном и первом листе документа обозначения «Версия № __». На первом листе документа записью «Введен взамен (краткое обозначение предыдущей версии документа)» от «__» ______ года. Форма идентификации документа и статуса его пересмотра представлена на рисунке 2.
СТО СМК П.3-4.2.3-2012
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Версия № _____ Дата введения____________
Взамен СТП СМК 14-2010
Рисунок 2. Форма идентификации документа и статуса его пересмотра
Требование обеспечения наличия соответствующих версий документов в местах их применения реализуется разработкой перечня документов, выдаваемых каждому сотруднику организации. Кроме этого на этапе обучения руководители процессов, структурных подразделений, специалисты, весь руководящий персонал разрабатывают списки документации, используемые в своей работе, форма перечня представлена на рисунке 3.
№ п/п
Наименование документации
Местонахождение документации
Ответственный за ведение и хранение
Примечания
Организационно — распорядительная документация
Рисунок 3. Форма перечня документации, используемой в работе
В соответствии с «Перечнем документов. » каждому сотруднику выдаются их легитимные версии, учет которых осуществляется на рабочих местах в списках документации, используемой в работе сотрудника (рисунок 3). Конкретный перечень необходимой документации на своих рабочих местах и на рабочих местах подчинённого им персонала определяют руководители процессов СМК или руководители структурных подразделении. Верификация этого вида деятельности осуществляется при проведении внутренних аудитов.
Требование обеспечения сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми обеспечивается, при их износе, порче или утери, своевременной заменой этих документов. При этом изымаемая версия аннулируется и утилизируется в установленном порядке, с соответствующей записью в журнале выдачи.
Контроль состояния документов осуществляется пользователем документов и внутренними аудиторами. При приведении документов в непригодное состояние ответственность за их состояние и замену несёт пользователь.
При наличии фонда общих документов структурного подразделения назначается ответственный за ведение документации, который проводит изменения в документации на основании извещений об изменении или отмене.
Подлинники (контрольные экземпляры) Политики и целей организации в области качества, руководства по качеству, стандарты организации, актуализирующие процессы и процедуры СМК, документация по разработке СМК, внутреннему и внешнему аудиту, обучению персонала в части СМК, записи процессов по качеству учитываются и хранятся у руководителя делопроизводства (ДП) СМК.
Для хранения документов в подразделениях выделяются специальные места (шкафы, сейфы, полки) и обеспечиваются условия, исключающие порчу документов.
По результатам проверки оценивается состояние документа и, при необходимости, ответственным за качество в структурном подразделении, в произвольной форме оформляется служебная записка на замену документа с указанием причины негодности или отсутствия необходимого количества экземпляров (листов). Служебная записка подписывается начальником структурного подразделения и направляется руководителю ДП СМК.
Негодными признаются документы, которые невозможно использовать, а именно: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов.
По заявкам исполнителей и ответственных за ведение документации руководитель делопроизводства СМК изымает непригодные документы и выдает исполнителям копии изъятых документов, размноженные с их контрольных экземпляров, с соответствующей записью в карточке выдачи документа.
Требование обеспечения идентификации и управления рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования СМК, реализуется использованием электронных баз данных («Гарант», «Консультант Плюс» и другие), а также включением необходимых документов в списки документации, используемой в работе, ведущиеся руководителями процессов, структурных подразделении, специалистами.
Требование предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующая идентификация таких документов, оставленных для каких-либо целей, реализуется выделением и идентификацией в структурном подразделении мест для размещения неиспользуемой документации. Также с целью исключения непреднамеренного использования аннулированных документов на их титульных листах ставится штамп «Аннулирован» с указанием должности, инициалов, фамилии и подписи лица, сделавшего отметку об отмене, даты отмены, а также вносятся соответствующие отметки в карточки учёта документации СМК. Ответственный за ведение документации в структурном подразделении на основании приказа изымает из обращения копию документа СМК, утратившего силу, вносит отметки в журнал учета (перечень) и передает копии руководителю ДП СМК для уничтожения. Аннулированные экземпляры документов СМК до уничтожения хранятся отдельно от действующих документов у руководителя ДП СМК.
Данная процедура является обязательной и, как правило, называется «Управление документацией СМК». Кроме указаний по реализации вышеперечисленных требований п. 4.2.3 [1] ИСО процедура может включать и другие общепринятые разделы для данного документа. Например: «Разработка, согласование, утверждение документов», «Регистрация и хранение документов» и другие.
Данная процедура позволяет собрать всю информацию и документацию, связанную с деятельностью организации, а также проектируемыми объектами, и организовать коллективную работу всех подразделений организации. Предлагаемая процедура управления документацией проектных организаций в строительстве была реализована при разработке СМК ряда проектных организаций в строительстве Республики Мордовия. Разработанные системы менеджмента были сертифицированы в системах сертификации «ГОСТ Р», «Евро-Регистр», «ГлавСтандартСерт».
Рецензенты:
Афоничкин А.И., д.э.н., профессор, зав. кафедрой «Маркетинг и информационные технологии в экономике», ОАНО ВПО «Волжский университет им. В. Н. Татищева», г. Тольятти.
Панфилов С.А., д.т.н., профессор, заведующий кафедрой электротехники светотехнического факультета Мордовского государственного университета имени Н. П. Огарева, г. Саранск.
Источник: science-education.ru