Организационные документы в строительстве

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Документооборот в строительстве

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Должников С.Л. Исполнительная документация в строительстве

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д.

Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Акт экспертизы и др.

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями.

Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Системы документации обеспечивающего типа

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Источник: www.profiz.ru

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы определяют порядок создания, реорганизации или ликвидации организации, ее правовой статус, функции, структуру и штатную численность, а также правила, обязательные для выполнения работниками организации. К организационным документам относятся уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это обязательный организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения организации с другими организациями, физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. Содержание устава по законодательству РФ должно включать:

• • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• • местонахождение (почтовый адрес);
• • предмет и цель деятельности;
• • порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
• • порядок распределения прибыли;
• • порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
• • органы управления (внутренняя организационная структура). Формуляр-образец устава состоит из реквизитов 08,10,11,12,14,
• 16, 18, 20, 22, 23, 25.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. В обоих случаях на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя и разделяются на две основные группы: инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения), и должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта. Должностные инструкции позволяют реализовать следующие цели:

• • рациональное распределение труда;
• • оптимальное использование кадров;
• • повышение эффективности деятельности организации;
• • создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
• • повышение ответственности сотрудника за результаты своего труда;
• • обеспечение объективности при аттестации работника;
• • соблюдение объективности при поощрении и взыскании;
• • разрешение трудовых споров.

При разработке должностных инструкций необходимо опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Министерства труда Российской Федерации (Минтруда РФ) от 21 августа 1998 г. № 37. Должностная инструкция включает несколько разделов.

Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначения на нее. В нем ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность. Определяется также порядок замещения и исполнения должностных обязанностей сотрудника в случае его временного отсутствия.

Раздел «Должностные обязанности» определяет выполняемые сотрудником виды работ с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением ключевых направлений его служебной деятельности.

В разделе «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов; методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определяются уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения должностных обязанностей, и требования к стажу работы.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют эффективному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание не допускается, поскольку эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.

В разделе «Ответственность» определяется мера ответственности работника за несоблюдение должностных обязанностей, например: «Начальник редакционно-издательского отдела несет ответственность за оперативное, всестороннее и объективное изложение материалов в изданиях».

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст инструкции необходимо согласовывать с юристами. Должностные инструкции утверждаются руководителями организации. Внести изменения в инструкцию можно лишь посредством приказа или другого распорядительного акта.

При внесении изменений работника уведомляют об этом под роспись. Стиль изложения инструкции позволяет отнести ее к указаниям. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «устанавливается», «не допускается», «запрещается» и т.д.

Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположением реквизитов, поскольку зона адресата (правый верхний угол) отведена для реквизита «Гриф утверждения». К составу реквизитов и содержанию должностных инструкций предъявляются повышенные требования. Формуляр-образец инструкции включает реквизиты 08,10, 11, 12, 14, 16, 18, 20,21,22,23, 24.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц.

В управленческой практике имеются положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам, например Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения.

Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение служит главным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения.

Текст положения включает следующие разделы: «Общие положения»; «Цели и задачи»; «Функции»; «Права и обязанности»; «Руководство»; «Взаимоотношения с другими подразделениями».

В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Приводится также перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» формулируются главная цель деятельности структурного подразделения и его ключевые задачи.

«Функции» — основной раздел положения, включающий всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень функций, которые должны обеспечить решение ключевых задач.

В разделе «Права и обязанности» указываются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач, подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства РФ, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются самостоятельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно — как правило, это координация деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя: право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать конкретные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения, применять меры поощрения и взыскания и т.д. Здесь также перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются служебные связи с другими подразделениями, возникающие в процессе производственной, хозяйственной, управленческой деятельности; фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их представления, сроки; устанавливаются взаимные обязательства; определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица — их непосредственные разработчики (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба, а утверждает руководитель. Юридическую силу положение обретает с момента утверждения.

Договор — правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. В современном законодательстве договор — основной документ, устанавливающий различные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также в качестве учредительного документа при образовании некоторых форм предприятий.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты 06, 08,09, 12,15,19, 23, 21. Текст штатного расписания составляется в табличной форме, столбцы содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок, месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: 06 (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), 08,09,12,15,19, 21,23. Текст документа составляется в табличной форме. Документ визирует главный бухгалтер, подписывает начальник отдела кадров, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Источник: studref.com

Что такое организационные документы — виды, реквизиты, образцы для скачивания

Чтобы регламентировать работу предприятия, его учредители (руководители) оформляют надлежащи организационные документы. Такие бумаги считаются внутренними (локальными) нормативными актами, действующими исключительно в рамках конкретной организации.

Что такое организационные документы?

Любая организация – как крупная, так и мелкая – не сможет функционировать без своей внутренней структуры. Деятельность компании (учреждения) нужно регулярно систематизировать, обеспечивая должный порядок.

Чтобы создать необходимые предпосылки для нормального осуществления всех процессов, собственники и руководители предприятия регламентируют его работу путем оформления и утверждения так называемых организационных документов.

Организационной документацией подробно описывается структура компании, детализируются ключевые принципы её функционирования, предписываются правила выполнения тех или иных процессов, относящихся к её деятельности.

Организационные документы предприятия корректируются достаточно редко. После надлежащего утверждения они приобретают статус нормативных актов, постоянно действующих в конкретной организации.

Большая часть подобных актов составляется ещё на этапе создания предприятия. Впоследствии организационные документы регулируют деятельность компании, придавая её работе целенаправленность и упорядоченность.

Какие бывают — виды

На предприятии должны быть все типичные разновидности организационных документов, регламентирующих ключевые направления его деятельности. К такой документации относятся следующие акты компании:

Как оформляются — основные реквизиты

Каждый из вышеперечисленных организационных документов оформляется в соответствии с определенными правилами и включает конкретные реквизиты.

Устав

Устав юридического лица включает следующие сведения:

1. Общие положения о данной организации.
2. Главные функции компании.
3. Права, обязанности в организации.
4. Менеджмент юридического лица.
5. Контакты и взаимоотношения.
6. Операционная и коммерческая деятельность.
7. Активы компании, её основные средства и иное имущество.
8. Контрольно-ревизионные процедуры.
9. Правила реорганизации/ликвидации.
10. Порядок и принципы образования уставного капитала (эмиссии акций).
11. Порядок распределения (использования) полученной прибыли.
12. Порядок формирования организации, а также осуществления и прекращения ее работы.
13. Внутренняя организационно-управленческая структура.

Положение

Принципиальная структура Положения выглядит следующим образом:

1. Главные цели и ключевые задачи деятельности компании (подразделения).
2. Структура подразделений.
3. Выполняемые функции, имеющиеся права, возложенные обязанности.
4. Ответственность лиц, выполняющих поставленные цели (назначенные задачи).
5. Менеджмент, контроль, ревизионные процедуры.
6. Реорганизация/ликвидация юрлица (подразделения юрлица).

Инструкция

Должностная инструкция характеризуется наличием таких реквизитов:

1. Общие положения о должности.
2. Основные функции, ключевые обязанности, имеющиеся права, а также ответственность должностного лица.
3. Контакты должностного лица с иными должностями и подразделениями в компании.
4. Оценка выполняемой работы.

Штатное расписание

Как правило, штатное расписание содержит следующие сведения (в табличной форме):

1. Перечень имеющихся должностей/позиций/специальностей.
2. Число сотрудников по каждой должности/позиции/специальности.
3. Оплата труда (система, размеры) по каждой должности / специальности / позиции.

Структура и штатная численность

Данный документ обычно включает такую информацию (в табличной форме):

1. Наименование конкретного подразделения (отдела/цеха).
2. Код конкретного подразделения (отдела/цеха).
3. Число сотрудников в конкретном подразделении (отделе/цехе).

Правила внутреннего трудового распорядка

Данный организационный документ содержит следующие главные реквизиты:

1. Порядок и ключевые принципы найма/увольнения работников.
2. Действующий распорядок трудового дня.
3. Применяемый режим труда/отдыха.
4. Установленные права/обязанности трудящихся.
5. Правила и ключевые принципы поощрения/наказания персонала.

Корректное оформление вышеперечисленной организационной документации считается важным условием её легитимности для конкретной компании.

Выводы

Организационные документы предприятия – это регламенты, которые утверждаются его собственниками (руководителями). Они считаются обязательными в пределах конкретной организации.

Рассматриваются как юридические (правовые) акты, которые издаются владельцами компании (или её руководством) для всестороннего регулирования её деятельности.

Зачастую данными регламентами затрагиваются вопросы управления, кадровой работы, документооборота, учета, а также операционной и прочей деятельности.

Источник: dokuform.ru

Внутренние документы организации: основные характеристики

Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.

Организационные документы предприятия

Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.

На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.

Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Положения

К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.

Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?

Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.

Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.

Штатное расписание и штатная численность

Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.

Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.

Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.

Какие еще внутренние документы организации существуют?

Должностные инструкции

Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.

Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.

Договоры

Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.

Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.

Служебные документы

Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.

Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.

Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).

Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.

Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью.

Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.

Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.

Протоколы

Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.

Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.

Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).

В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок.

Докладные, служебные, объяснительные записки

Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях — вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.

Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.

Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы — еще и руководителем организации.

Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.

Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.

Справки

Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.

Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.

Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.

Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.

Учет внутренних документов организации должен быть строгим.

Распорядительные документы организации

Различают следующие виды распорядительных документов:

• Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым — о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.

• Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам – пять лет.

Внутренние документы кредитной организации

Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).

Источник: businessman.ru

Положение о документообороте и делопроизводстве

Положение о документообороте организации – это внутренний акт, согласно которому устанавливаются правила по обработке, приему, передаче, хранению и архивированию документов в компании. Документ обязателен к применению всеми отделениями компании.

Документооборот в компании

Под документооборотом подразумевают организацию движения документов от момента их создания или поступления до момента завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив.

В зависимости от сферы применения документооборот в компании разделяют на следующие категории:

• кадровый;
• произведенный;
• бухгалтерский;
• управленческий;
• административно-хозяйственный.

Документооборот и делопроизводство – это тесно связанные понятия. Ведь документооборот включает в себя все стадии движения документации, а под делопроизводством подразумеваются все процессы работы с документами.

Без налаженной схемы документооборота невозможно организовать эффективную систему бухгалтерского, кадрового, налогового и управленческого учета. Более того, отсутствие единых правил работы с документами значительно усложнит взаимодействие между структурными подразделениями, управление персоналом и управление компанией в целом.

Вам также будет интересно:

Принципы организации документооборота в компании устанавливаются в положении о документообороте (далее – Положение).

Нормативное регулирование

При разработке Положения необходимо руководствоваться действующим законодательством, в частности:

Кроме этого, в процессе составления документа необходимо учесть нормы Указа Президента «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», а также требования нового Госстандарта по делопроизводству ГОСТ Р 7.0.97-2016.

С 31.08.2018 года в РФ действует Примерная инструкция по делопроизводству в госорганизациях (приказ Росархива №44 от 11.04.2018 года). В государственных учреждениях этот документ является обязательным к применению. Что касается частных предприятий, то они могут использовать Инструкцию как пример при разработке собственного положения.

Структура Положения

Вам также будет интересно:

Утвержденной структуры Положения нет, однако обычно документ состоит из следующих разделов:

1. Основные определения и термины, которые используются в документе.
2. Общие положения.
3. Принципы организации документооборота.
4. Потоки документов в организации.
5. Порядок организации документооборота (обычно включает в себя несколько подразделов, например, “Процедуры документооборота и стадии обработки информации”, “Прием и обработка документации”, “Регистрация входящей корреспонденции”, “Рассмотрение и исполнение документов” и другие).
6. Особенности работы с иностранной документацией.
7. Правила хранения документов.
8. Электронный документооборот.

Содержание Положения

Далее рассмотрим, что необходимо прописать в каждом из перечисленных выше разделов Положения.

Основные определения и термины

Фактически, в этом блоке нужно перечислить и дать определение всем специфическим терминам, которые используются по тексту. Это облегчит практическое применение локального акта и позволит минимизировать риск неоднозначных трактовок.

Вам также будет интересно:

Общие положения

В этом разделе укажите, что настоящий документ разработан и утвержден для применения в конкретном предприятии, учреждении или ООО. Пропишите, что каждое структурное подразделение обязано в своей работе учитывать нормы Положения.

В следующем пункте можно указать, что за организацию документооборота и контроль исполнения Положения отвечает отдел делопроизводства или единственный делопроизводитель, если в компании не создана отдельная служба.

Далее нужно определить категорию документации, на работу с которой нормы Положения не распространяются (например, документы, которые содержат информацию, отнесенную к гостайне).

Принципы организации документооборота

В этом блоке нужно перечислить основные принципы, в соответствии с которыми организовывается документопоток в ООО, ПАО или других формах юрлиц. Вот примерный перечень этих принципов:

маршрутизация документов, то есть распределение документации на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут;

Потоки документов в организации

В этом разделе Положения пропишите, что в документообороте компании в соответствии со спецификой обработки выделяют разные виды документопотоков, например:

Укажите, каким образом следует осуществлять отправку документов, например, почтовой связью, курьерской доставкой и электронной связью.

Порядок организации документооборота

Обычно данный раздел является наиболее объемным. Здесь необходимо перечислить и описать основные процедуры делопроизводства и документооборота. Порядок выполнения каждой из процедур нужно конкретизировать максимально подробно.

Для удобства раздел можно разбить на несколько подразделов, например:

Процедуры документооборота и этапы обработки информации

Здесь следует расписать, какие основные процедуры документооборота существуют в организации. Обычно сюда включают прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение документов, регистрацию входящей корреспонденции, обработку и подготовку ответов, регистрацию исходящей корреспонденции, оформление и регистрацию внутренних документов и другое.

Прием и обработка документации

Укажите, что прием и обработка поступающих документов осуществляется службой делопроизводства.

При этом ответственные сотрудники обязаны:

1. проверить корректность адресов поступающих документов;
2. вскрыть принятую корреспонденцию;
3. проверить комплектность документов;
4. рассортировать документацию на такую, что подлежит регистрации и такую, что регистрации не подлежит;
5. передать документы на регистрацию.

Предварительное рассмотрение

Отдел делопроизводства также должен предварительно рассмотреть поступившую документацию. Это необходимо для того, чтобы выделить из массива входящей корреспонденции бумаги, которые необходимо рассмотреть безотлагательно.

Документы, не требующие немедленного рассмотрения руководством, могут направляться непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Регистрация поступающих документов

Вам также будет интересно:

В этом подразделе пропишите, что поступающие в организацию документы следует регистрировать только после того, как служба делопроизводства выполнит предварительное рассмотрение.

Укажите, что все поступающие документы следует зарегистрировать в день их поступления. На полученной документации проставляется регистрационный штамп и дата поступления.

Рассмотрение и исполнение документов

Зафиксируйте, что зарегистрированный документ следует передать руководителю или исполнителю, в адрес которого он поступил.

Руководитель рассматривает документ, после чего осуществляется наложение резолюции, содержащей конкретное поручение исполнителю.

Пропишите, что ответственность за обработку и исполнение документов возлагается на исполнителя, указанного в резолюции.

В этом блоке необходимо также конкретизировать обязанности исполнителя, указав, что последний обязан:

в необходимых случаях – подготовить список для рассылки документа; определить место хранения документа.

Работа с отправляемыми документами

В этом блоке нужно зафиксировать порядок работы с документами, подлежащими регистрации и отправке.

Здесь пропишите, что отдел делопроизводства и канцелярии перед регистрацией и отправкой документа обязан проверить правильность его оформления.

Отправка документов

В этой части нужно прописать порядок отправки документов. За отправку документации, как правило, отвечает отдел делопроизводства или канцелярия.

Укажите сроки отправки документов. Обычно письма рассылаются в день регистрации документов или не позже следующего рабочего дня. В первую очередь отправляется срочная корреспонденция.

Разработка, оформление и регистрация внутренних документов

В этом блоке можно прописать, какие существуют в компании основные группы внутренних документов. Например, выделяют документацию, которая касается:

• основной деятельности;
• личного состава;
• административно-хозяйственной деятельности.

Укажите, что внутренние документы компании разрабатываются по поручению руководителя. Также нужно предусмотреть, какие субъекты будут брать участие в процедуре разработки проекта. Обычно основными инстанциями визирования документации выступают:

• непосредственный исполнитель или разработчик, а также соисполнители; ;
• финансовый отдел; ;
• если вопрос затрагивает личный состав – кадровая служба.

Предусмотрите, что документ на стадии проекта хранится у непосредственного исполнителя или разработчика. Утвержденное положение, приказ или распоряжение передаются на хранение в отделе делопроизводства.

Особенности работы с иностранной документацией

Укажите, кто будет отвечать за работу с поступающей иностранной корреспонденцией. Обычно эти обязанности также возлагаются на службу делопроизводства.

Далее необходимо расписать порядок работы с иностранной документацией. Можно установить, что документы от иностранных контрагентов подлежат обработке по стандартным правилам. Однако если документ выполнен на иностранном языке, ответственное лицо обязано подготовить аннотацию на русском языке.

Предусмотрите, что к исполнению и обработке документации, отправляемой в адрес иностранных партнеров, привлекаются сотрудники, которые владеют соответствующим языком.

Правила хранения документов

В этом разделе необходимо указать, что служба делопроизводства формирует документальный фонд организации. Для этого ответственные специалисты осуществляют следующие манипуляции:

• разрабатывают и ведут номенклатуру дел;
• оформляют дела;
• принимают меры для сохранности и учета дел, а также передачи их на хранение в архив.

После того, как срок хранения документа истек, последний подлежит уничтожению.

Электронный документооборот

На сегодняшний день большинство предприятий и учреждений уже перешли на электронный документооборот, который в отличие от бумажного гарантирует:

В компании может быть утверждено отдельное положение об электронном документообороте в организации либо соответствующий раздел можно выделить в общем положении о документообороте.

Работа с электронными документами имеет ряд особенностей. Электронный документооборот предполагает наличие и функционирование специальной системы, где создаются, обрабатываются и хранятся электронные документы.

Информация, которая поступает в организацию на бумажных носителях, должна быть отсканирована и включена в систему. Электронные сообщения, которые поступают в компанию от третьих лиц, подлежат регистрации.

Проекты электронных документов составляются, оформляются и согласовываются по тем же правилам, что и документы на бумажных носителях. Для подтверждения подлинности документов используются электронные цифровые подписи.

Особенности разработки и утверждения Положения

Разработка Положения обычно поручается руководителю службы делопроизводства, делопроизводителю, юристу или секретарю.

Готовый проект обязательно проходит стадию согласования с различными структурными подразделениями компании, например, с юридической службой, отделом кадров и финансовым отделом.

Как и остальные локальные акты Положение утверждается руководителем организации. При этом в документе может быть предусмотрен срок его действия, однако это необязательное условие.

На что обратить внимание при составлении Положения?

Вам также будет интересно:

Содержание норм, прописанных в Положении, должны отвечать потребностям, целям и задачам компании. Правила работы с документацией должны быть четкими, логичными и адекватными, иначе на практике попросту возникнет ситуация, когда исполнители будут игнорировать утвержденный регламент.

Не стоит слишком детализировать все манипуляции, связанные с делопроизводством. Лучше оставить в Положении только те процессы, которые соответствуют минимальному набору функций, выполняемых службой.

Источник: lawabc.ru